„Wykonywanie działań informacyjno – promocyjnych dla budowy zakładu termicznego unieszkodliwiania odpadów w koninie oraz rekultywacji trzynastu gminnych składowisk odpadów” w ramach projektu pn: „Uporządkowanie gospodarki odpadami na terenie subregionu konińskiego”. - pl-konin: usługi reklamowe i marketingowe

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, przeprowadzenie oraz nadzór nad realizacją działań informacyjnych i promocyjnych dla projektu pn. „uporządkowanie gospodarki odpadami na terenie subregionu konińskiego”. działania informacyjne i promujące muszą być prowadzone zgodnie z aktualnymi wytycznymi komisji europejskiej w zakresie projektów współfinansowanych przez fundusz spójności, z poszanowaniem unijnych i krajowych przepisów w zakresie informacji i promocji 1) wytyczne ministra rozwoju regionalnego w zakresie informacji i promocji. narodowe strategiczne ramy odniesienia 2007 – 2013 z czerwca 2010 r., „zasady promocji projektów dla beneficjentów programu operacyjnego infrastruktura i środowisko 2007 2013” z lipca 2009 roku w celu zapewnienia spójnych działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektów współfinansowanych ze środków unii europejskiej. zasady stosowania znaku, budowania ciągu znaków oraz projektowania tablic i naklejek w promocji projektów programu operacyjnego infrastruktura i środowisko. 2) obowiązek informowania o współfinansowaniu projektów ze środków unii europejskiej wynika z art. 69 rozporządzenia rady (we) nr 1083/2006 z dnia 11.7.2006 roku ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące europejskiego funduszu rozwoju regionalnego, europejskiego funduszu społecznego oraz funduszu spójności. 3) zasady dotyczące realizacji ww. obowiązku przez beneficjentów zostały zawarte w art. 8 9 rozporządzenia komisji (we) nr 1828/2006 (zm. rozporządzeniem komisji we nr 846/2009 z dnia 1 września 2009 roku) ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia rady (we) nr 1083/2006 z dnia 11.7.2006 roku, ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące europejskiego funduszu rozwoju regionalnego, europejskiego funduszu społecznego oraz funduszu spójności oraz rozporządzenia (we) 1080/2006 parlamentu europejskiego i rady w sprawie europejskiego funduszu rozwoju regionalnego. 4) podstawowe zasady prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych na potrzeby narodowej strategii spójności oraz wszystkich programów operacyjnych określa strategia komunikacji funduszy europejskich w polsce w ramach narodowej strategii spójności na lata 2007 2013 (zwana dalej strategią komunikacji). 3. zakres prac 3.1. informacje podstawowe wszystkie działania wykonywane przez wykonawcę oraz przygotowane przez niego materiały muszą być zgodne z wymaganiami dyrektyw unijnych i krajowych przepisów oraz wytycznych mrr i zatwierdzone przez zamawiającego. prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych to obowiązek państw członkowskich, instytucji zarządzających programami i samych beneficjentów korzystających z pomocy unijnej. obowiązek ten wynika wprost z przepisów prawa wspólnotowego (w szczególności z rozporządzenia rady (we) nr 1083/2006 oraz rozporządzenia komisji (we) nr 1828/2006 (zm. rozporządzeniem komisji we nr 846/2009 z dnia 1 września 2009 roku), a także z dokumentów krajowych, które w sposób bardziej szczegółowy niż unijne rozporządzenia, określają zasady komunikacji funduszy europejskich. na poziomie krajowym głównymi dokumentami dotyczącymi informacji i promocji są wytyczne ministra rozwoju regionalnego w zakresie informacji i promocji, strategia komunikacji funduszy europejskich w polsce w ramach narodowej strategii spójności na lata 2007 2013, plany komunikacji poszczególnych programów oraz „zasady promocji projektów dla beneficjentów programu operacyjnego infrastruktura i środowisko 2007 2013”. wszelkie duże materiały promocyjne, materiały multimedialne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym oraz księgą identyfikacji wizualnej narodowej strategii spójności, obowiązkowo emblemat unii europejskiej, odwołanie słowne do unii europejskiej wraz z odwołaniem słownym do funduszu spójności, logo poiiś, hasło promocyjne poiiś oraz informację o współfinansowaniu projektu. zadanie wykonawcy będzie polegało na przygotowaniu następujących środków przekazu informacji tablice pamiątkowe. termin dostarczenia zamawiającemu – najpóźniej do 60 dni przed zakończeniem każdej z inwestycji wchodzących w skład projektu. przygotowanie projektu graficznego oraz wykonanie tablicy pamiątkowej – szt. 14. tablica pamiątkowa powinna być wykonana w sposób umożliwiający zamontowanie jej na ścianie frontowej budynku. tablica pamiątkowa powinna być wykonana z materiałów trwałych tj. mosiądzu. tablica powinna być przygotowana według wzoru zamieszczonego w wytycznych ministra rozwoju regionalnego w zakresie informacji i promocji, oraz „zasad promocji projektów dla beneficjentów programu operacyjnego infrastruktura i środowisko 2007 2013”.tablica pamiątkowa powinna mieć wymiary 100 cm (szerokość) x 70 cm (wysokość). dopuszcza się możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wymiarów tablicy z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. projekt graficzny zostanie przekazany zamawiającemu na płycie cd/dvd. tablica pamiątkowa powinna zawierać następujące elementy a) emblemat unii europejskiej, odwołanie słowne do unii europejskiej, odwołanie słowne do funduszu spójności, b) logo poiiś, c) logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego d) hasło promocyjne poiiś e) informację o współfinansowaniu ze środków unii europejskiej „projekt (należy wstawić tytuł projektu) współfinansowany przez unię europejską ze środków funduszu spójności w ramach programu infrastruktura i środowisko” tablice informacyjne. termin dostarczenia zamawiającemu – do 30 dni od dnia zgłoszenia zapotrzebowania przez zamawiającego. przygotowanie projektu graficznego oraz wykonanie tablic informacyjnych – szt. 14. każda tablica informacyjna powinna być wykonana na stelażu umożliwiającym usytuowanie na stałe w miejscu realizacji inwestycji. każda tablica powinna być wykonana w technologii gwarantującej jej odporność na negatywny wpływ warunków atmosferycznych, w tym promieni słońca, opadów deszczu oraz wysokich i niskich temperatur. tablica powinna być przygotowana według wzoru zamieszczonego w wytycznych ministra rozwoju regionalnego w zakresie informacji i promocji, oraz „zasad promocji projektów dla beneficjentów programu operacyjnego infrastruktura i środowisko 2007 2013”. tablica informacyjna powinna mieć wymiary 300 cm (szerokość) x 200 cm (wysokość). dopuszcza się możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wymiarów tablicy z uwagi na rodzaj i charakter projektu, pod warunkiem zachowania wszystkich proporcji oryginalnego wzoru tablicy. projekt graficzny zostanie przekazany zamawiającemu na płycie cd/dvd. tablica informacyjna powinna zawierać następujące elementy a) emblemat unii europejskiej, odwołanie słowne do unii europejskiej, odwołanie słowne do funduszu spójności, b) logo poiiś, c) logo beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego d) hasło promocyjne poiiś e) informację o współfinansowaniu ze środków unii europejskiej „projekt współfinansowany przez unię europejską ze środków funduszu spójności w ramach programu infrastruktura i środowisko” f) tytuł projektu g) nazwę beneficjenta i/lub podmiotu upoważnionego h) wartość projektu w pln (w zaokrągleniu do pełnego pln) i) kwotę dofinansowania z funduszu spójności (w zaokrągleniu do pełnego pln) informacje prasowe (artykuły/konferencje). a) przygotowywanie (projekt i publikacja) informacji prasowych nt. projektu. wymienione działania będą wykonywane w oparciu o dane uzyskane od zamawiającego; efektem pracy wykonawcy winny być m.in. następujące publikacje prasowe — 15 publikacji (5 w 2012 roku, 5 w 2013 roku, 2 w 2014 roku, 3 w 2015 roku, we wskazanym przez zamawiającego dzienniku lokalnym oraz wydawnictwie branżowym po jednej publikacji w latach 2012 2015, ok. 1 kolumna, kolor, — 10 publikacji (3 w 2012 roku, 2 w 2013 roku, 2 w 2014 roku, 3 w 2015 roku, w tygodniku regionalnym, ok. 1 kolumny, kolor. b) zorganizowanie konferencji prasowych do zadań wykonawcy będzie należało zorganizowanie co najmniej 6 konferencji prasowych na szczeblu lokalnym dotyczących poszczególnych etapów realizacji projektu, z udziałem przedstawicieli mediów. data oraz miejsce zorganizowania konferencji zostaną wskazane przez zamawiającego. do obowiązków wykonawcy będzie należało — opracowanie scenariusza konferencji prasowej, — opracowanie oraz rozesłanie informacji o konferencji prasowej, — przygotowanie drukowanych materiałów informacyjnych dla prasy program spotkania, lista uczestników, informacje o projekcie, — prowadzenie konferencji, — przygotowanie wizytówek (winiety) na stoły konferencyjne. w miejscach, w których odbywają się konferencje/szkolenia/spotkania należy umieścić flagę unii europejskiej oraz logo poiiś. na zaproszeniach, materiałach konferencyjnych/szkoleniowych i innych dokumentach należy umieścić właściwe oznaczenie emblemat unii europejskiej, odwołanie słowne do unii europejskiej wraz z odwołaniem słownym do funduszu spójności, logo poiiś, hasło promocyjne poiiś, a także logo beneficjenta, logo podmiotu upoważnionego, logo instytucji informację o współfinansowaniu projektu. wszystkie materiały wykonawca zobowiązany jest przedstawić do akceptacji zamawiającemu nie później, niż na 10 dni przed planowaną datą konferencji, za wyjątkiem sytuacji szczególnych. publikacje drukowane i elektroniczne. a) przygotowanie materiałów filmowych i ich emisja w telewizji zadaniem wykonawcy będzie przygotowanie i emisja materiału filmowego na temat realizacji projektu (60 sekundowego w telewizji o zasięgu, lokalnym i regionalnym w godzinach popołudniowych). każdego roku wykonawca przygotuje nowy materiał filmowy (łącznie 8 filmów). przewidywana częstotliwość emisji wynosi po 5 emisji rocznie. treść materiału filmowego oraz termin emisji winien być uzgodniony z zamawiającym. wykonawca winien uzyskać prawa do powielenia powyższych materiałów w ilości po 20 sztuk w formacie dvd, a także przekazać do zamieszczenia na stronie internetowej zamawiającego. b) przygotowanie w każdym roku realizacji projektu po cztery audycje radiowe o zasięgu regionalnym – czas 5 minut. c) wyprodukowanie filmowej kroniki dokumentującej w pełni realizację projektu d) wyprodukowanie serii slajdów obrazujących cały okres realizacji projektu materiały audiowizualne dotyczące przedsięwzięcia współfinansowanego przez unię europejską winny zawierać wyraźne wskazanie udziału ue (zamieszczenie logo ue i poiiś). wszystkie działania promocyjne i informacyjne projektu muszę być zgodne z zasadami promocji programu operacyjnego infrastruktura i środowisko dostępnymi na stronie internetowej www.pois.gov.pl w zakładce zasady promocji, a w szczególności ze strategią komunikacji funduszy europejskich na lata 2007 – 2013 z załącznikiem nr 1 narodową strategią spójności księgą identyfikacji wizualnej oraz zasadami promocji projektów dla beneficjentów programu operacyjnego infrastruktura i środowisko 2007 2013 wraz z załącznikiem, wytycznymi ministra rozwoju regionalnego w zakresie informacji i promocji. e) opracowanie i druk materiałów informacyjnych nt. projektu broszury, foldery, ulotki. termin przygotowania – do 30 dnia każdego roku trwania umowy. wykaz materiałów informacyjnych 1. ulotka informacyjna ulotki 5 000 sztuk (w 2012 roku 2 000 szt., w 2013 roku – 2 000 szt., w 2014 roku 1 000 szt.). szczegółowy opis materiału. format a4 – 3 000 szt. format a5 – 2 000 szt. gramatura ulotek. a4 80g/m2 – 1 200 szt. 120 g/m2 – 900 szt. 170 g/m2 (papier kredowy)– 900 szt. a5 80g/m2 – 800 szt. 120 g/m2 – 600 szt. 170 g/m2 (papier kredowy)– 600 szt. 2.broszura informacyjna broszura 3 000 sztuk na 3 lata. po 1 000 sztuk na każdy rok 2012, 2013, 2014. szczegółowy opis materiału. format a5 – 3 000 szt. dwustronna, gramatura broszury wnętrze papier offset 100 g, full kolor (4+4), okładka kreda błyszcząca 200 g, full kolor (4+4), lakier offset błysk, oprawa zeszytowa, 12 stron (+okładka) 3. folder promocyjny 2015. 6 000 sztuk. po 1 500 egzemplarzy na każdy rok 2012, 2013, 2014,2015 szczegółowy opis materiału. format a4 6000 sztuk. liczba stron 4. papier kreda błyszcząca 135 g, full kolor (4+4). konferencje/szkolenia/spotkania informacyjne. a) zorganizowanie i prowadzenie (przy udziale właściwych specjalistów wykonawcy) spotkań z mieszkańcami miast konina, koła, słupcy objętych realizacją projektu. planuje się zorganizowanie minimum 3 spotkań informacyjnych z mieszkańcami na początku realizacji projektu. do zadań wykonawcy będzie należało m.in. — przygotowanie oraz umieszczenie w miejscach wskazanych przez zamawiającego plakatów informacyjnych o spotkaniu, — przygotowanie 30 minutowej prezentacji audiowizualnej projektu w programie power point, która powinna być przedstawiona do akceptacji przynajmniej 7 dni przed planowaną datą spotkania, — zapewnienie udziału moderatora prowadzącego spotkania, — zapewnienie udziału co najmniej 2 ekspertów technicznych, — rozdawanie materiałów informacyjnych w postaci ulotek, folderów, broszur. b) zorganizowanie co najmniej dwóch konferencji naukowo dydaktycznych, w roku 2012, uzasadniających słuszność wyboru budowy zakładu termicznego unieszkodliwiania odpadów do zadań wykonawcy będzie należało m.in. — opracowanie programu konferencji, organizacja i obsługa konferencji, w tym obsługa techniczna, — opracowanie projektu graficznego, druk zaproszeń i ich wysyłka, — oznaczenie zaproszeń oraz materiałów konferencyjnych zgodnie z wytycznymi, — zapewnienie co najmniej 2 prelegentów do wygłoszenia wykładów związanych z projektem, minimum z tytułem doktora, — zapewnienie osoby prowadzącej konferencję, posiadającej merytoryczne przygotowanie i doświadczenie. gadżety promocyjne. do wykonawcy będzie należało przygotowanie oraz wyprodukowanie galanterii reklamowej a) notesy formatu a5, 60 kartkowe 1 000 szt., z logo ue i poiiś oraz z odpowiednim z wytycznymi nadrukiem dot. realizowanej inwestycji. wykonawca zaproponuje co najmniej 3 projekty graficzne i wzory notesów, b) długopisy 1 000 szt., z logo ue i poiiś, kolor zielony lub niebieski, loga ue kolorowe, widoczne napisy – tytuł projektu lub adres strony internetowej. wykonawca zaproponuje, co najmniej 3 projekty graficzne i wzory długopisów, c) papierowe torebki reklamowe z logo ue i poiiś – 500 szt. (wymiary ok. 260/320/130 mm); torebki winny być papierowe nielakierowane, w kolorze srebrnym lub białym tak, aby zagwarantować czytelność logo, papier gramatura min. 150 g m 2, sznurek, nadruk dwustronny. wykonawca zaproponuje 3 projekty graficzne torby papierowej, d) teczki tekturowe formatu a4 z logo ue i poiiś 1 500 szt., po złożeniu ok. 230×320 mm, grzbiet 15mm, wykonane z utwardzonego kartonu, pokryte folią wewnątrz biała okleina, zamykana na gumkę, z trzema zakładkami chroniącymi dokument, kolor granatowy z nadrukiem. wykonawca zaproponuje co najmniej 3 projekty graficzne teczek, e) banery „roll ups” z logo ue i poiiś (przenośne zwijane ścianki ekspozycyjne do wykorzystania podczas prezentacji, spotkań, wywiadów, wystaw lub targów) – 4 szt., wykonawca zaprojektuje i wykona roll upy zawierające m.in. informacje na temat realizacji projektu. nadruk winien być zabezpieczony dwustronnym laminatem o wysokiej odporności na uszkodzenia, aluminiowa kaseta wymiar min. 200 cm wys., min. 100 cm szer., jednostronny nadruk, stabilna konstrukcja składany maszt podtrzymujący baner, z mechanizmem samo nawijającym, dodatkowo sztywny pokrowiec. wykonawca zaproponuje, co najmniej 3 projekty graficzne banerów, f) smycze reklamowe 1 000 szt., materiał pet, nadruk dwustronny, metalowy karabińczyk, szerokość taśmy 15 20 mm, widoczny nadruk loga ue i poiiś, g) ołówki drewniane 3 000 szt., długość ok. 190 mm, twardość hb, lakierowane, okrągłe, temperowane, z gumką, kolor jasny (naturalny) z nadrukiem loga ue i poiiś, h) koperty firmowe 2 000 szt. format c5 hk (229×162mm), zaklejane po krótkim boku, samoklejący pasek, 80 90 g m2, kolor biały z nadrukiem loga ue i poiiś. wykonawca zaproponuje projekt graficzny kopert po ustaleniach z zamawiającym, i) pendrive 16 gb 500 szt., obudowa drewniana z nadrukiem logo ue i poiiś; dane techniczne pamięć 16 gb, port usb 2.0 kompatybilne z usb 1.1, obsługiwane systemy operacyjne windows 98/nt/me/2000/xp/vista/2008. wykonawca zaproponuje 3 wzory, j) flagietki polski, miast/gminy uczestniczących w projekcie i unii europejskiej – po 2 szt., wymiar ok. 15 x 24 cm. flagietki zostaną dostarczone do 2 miesięcy od podpisania umowy, k) stojaki do flagietek – 2 szt., kolor srebrny, 3 ramienny, wysokość ok. 35 cm. stojaki zostaną dostarczone do 1 miesiąca od podpisania umowy (wraz z flagietkami). l) kalendarze na lata 2013, 2014 i 2015, 2016 z logo ue i poiiś oraz odpowiednim nadrukiem dot. realizowanej inwestycji — kalendarze plakatowe na lata 2013, 2014, 2015, 2016 (4 x 300 szt.), materiał papier kreda błyszcząca min. 135 g, format co najmniej b2, wykończenie listwy po krótszych bokach, z zawieszką, kalendarium zaznaczone święta, imieniny, z odpowiednim nadrukiem dot. realizacji projektu współfinansowanego ze środków funduszu spójności w ramach poiiś. wykonawca w każdym kolejnym roku przedstawi, co najmniej 2 projekty graficzne kalendarza. kalendarze plakatowe zostaną dostarczone do siedziby zamawiającego w następujących ilościach i terminach na rok 2013 300 szt. do 31.10.2012, na rok 2014 300 szt. do 31.10.2013 roku, na rok 2015 300 szt. do 31.10.2014 roku, na rok 2016 300 szt. do 31.10.2015 roku, — kalendarze książkowe skórzane na lata 2013, 2014, 2015 i 2016 (4 x 60 szt.), format a5 okładka ze skóry, kolor preferowany granatowy z grawerowanym nadrukiem, kalendarium papier ecru, trzy dni miesiąca na każdej stronie z zaznaczonymi godzinami (soboty i niedziele razem), standardowa część informacyjna, wstążka, wklejka 2 strony rozkładówka, druk pełno kolorowy. wykonawca w każdym kolejnym roku przedstawi co najmniej 2 projekty graficzne i wzory kalendarzy. kalendarze książkowe zostaną dostarczone do siedziby zamawiającego w terminie ustalonym z zamawiającym, jednak nie później niż do 15 listopada każdego roku poprzedzającego. wykonawca przedstawi zamawiającemu opracowane przez siebie projekty w/w materiałów w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy. po akceptacji zamawiającego, wykonawca dostarczy wszystkie w/w materiały w ciągu następnych 60 dni (za wyjątkiem kalendarzy). strona www projektu. przygotowanie i aktualizacja strony internetowej projektu (w formie zakładki do strony http //www.mzgok.konin.pl, na której umieszczane będą na bieżąco wypracowane materiały dotyczące zlecenia. do obowiązków wykonawcy należeć będzie zamieszczanie artykułów na temat kolejnych etapów realizacji zlecenia.ii.1.6)