Realizacja Projektu Meteo-Risk od strony organizacyjno-prawnej, zarządzanie Projektem w okresie jego realizacji, rozliczanie i raportowanie

Warszawa: Realizacja Projektu Meteo-Risk od strony organizacyjno-prawnej, zarządzanie Projektem w okresie jego realizacji, rozliczanie i raportowanie


Numer ogłoszenia: 358072 - 2013; data zamieszczenia: 04.09.2013

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej - Państwowy Instytut Badawczy, ul. Podleśna 61, 01-673 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 5694230, 5694416, 5694263, faks 22 5694415.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: państwowy instytut badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Realizacja Projektu Meteo-Risk od strony organizacyjno-prawnej, zarządzanie Projektem w okresie jego realizacji, rozliczanie i raportowanie.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie na rzecz Zamawiającego usługi w zakresie realizacji Projektu METEO-RISK w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, Priorytet III Zarządzanie zasobami i przeciwdziałanie zagrożeniom środowiska, Działanie 3.2 Zapobieganie oraz ograniczanie skutków zagrożeń naturalnych oraz przeciwdziałanie poważnym awariom (dalej: Projekt) od strony organizacyjno-prawnej, zarządzania Projektem w okresie jego realizacji, rozliczania i raportowania, zgodnie z ofertą Wykonawcy. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) obsługę organizacyjno-prawną wdrożenia Projektu, w szczególności weryfikację wdrożenia procedur w zakresie: a) realizacji Projektu, b) rozliczania i raportowania wydatków w Projekcie, 2) zarządzanie realizacją Projektu, w szczególności: a) prowadzenie biura Projektu, b) nadzorowanie zgodności realizacji Projektu z opracowanymi harmonogramami, c) przygotowywanie wystąpień do Instytucji Wdrażającej lub Instytucji Pośredniczącej o wyrażenie zgody na zmiany harmonogramów rzeczowo-finansowych Projektu, zgłaszanie zmian niewymagających aneksowania oraz w razie zaistnienia takiej potrzeby opracowywanie aneksów do umowy o dofinansowanie w związku ze zmianami, d) opracowywanie aneksów do umowy o dofinansowanie wraz ze zmodyfikowanymi harmonogramami rzeczowo-finansowymi zadań i całego Projektu w przypadku zmian, e) obsługa formalno-prawna i wsparcie merytoryczne w przygotowaniu i przeprowadzeniu procedury wyboru dostawców usług koniecznych do zrealizowania Projektu, w tym także wsparcie prawne związane z podpisaniem umów z dostawcami i monitorowaniem realizacji tych umów, f) utrzymywanie stałego kontaktu z Instytucją Wdrażającą lub Instytucją Pośredniczącą i wyjaśnianie bieżących problemów, 3) rozliczanie Projektu, w szczególności: a) sporządzanie wymaganych w umowie o dofinansowanie raportów rzeczowo-finansowych z postępu w realizacji Projektu oraz wniosków o płatność w określonych w umowie o dofinansowanie terminach i formach na podstawie danych rzeczowo-finansowych przekazywanych przez Zamawiającego, b) nadzór nad kompletowaniem dokumentacji finansowej potwierdzającej poniesienie wydatków u Zamawiającego oraz innych wymaganych informacji sprawozdawczych, c) konsultacje dla pracowników Zamawiającego w kwestiach związanych z rozliczaniem Projektu, d) czynny udział w kontrolach Projektu, przeprowadzanych przez instytucje nadzorujące wykorzystanie środków unijnych, w tym dokonywanie pokontrolnych korekt raportów/wniosków o płatność, 4) rozliczanie wydatków Zamawiającego w ramach Projektu, w szczególności a) kontynuacja prac związanych z organizacją pracy Zespołu Projektowego u Zamawiającego (dalej: Zespół), w szczególności: i. określenie zakresów obowiązków nowych członków Zespołu, ii. przygotowanie odpowiednich upoważnień, oświadczeń, wniosków o aneksy do umów o pracę i umów cywilno-prawnych dla osób uczestniczących w realizacji Projektu, iii. weryfikacja poprawności działania systemu zbierania i akceptowania kart czasu pracy, b) weryfikacja wdrożenia w Dziale Finansowo-Księgowym Zamawiającego, procedury dotyczącej księgowania wynagrodzeń i wydatków w Projekcie oraz kontrola poprawności ich rozliczania, 5) podejmowanie innych działań związanych z zapewnieniem jakości realizacji Projektu..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
72.22.40.00-1.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: umowa o dofinansowanie nr POIS.03.02.00-00-00-001/11-00 Projketu Meteo-Risk systemu numerycznego prognozowania pogody i przewidywania zagrożeń meteorologicznychw ramach działania 3,2 priorytetu III Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
31.07.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• NBC Consulting S.A., ul. Astrów 10, 40-555 Katowice, kraj/woj. dolnośląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 58100,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  70110,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  70110,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  70110,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Dnia 30 czerwca 2013 zakończyła się realizacja umowy nr 1288/NJ/NI/2012 z dn. 18 maja 2012 r. z Wykonawcą Nizielski & Borys Consulting Sp. z o. o. z siedzibą w Katowicach, ul. Astrów 10, wybranym w przetargu nieograniczonym, numer postępowania NJ/84/PN/U/GS/Meteo-Risk/11. Postępowanie przetargowe, które wyłoniło Doradcę przeprowadzone zostało w czasie, kiedy zakończenie projektu przewidziano na 30.06.2013. Umowa na dofinansowanie nr POIS.03.02.00-00-001/11-00 została zawarta w dniu 14.05.2012 co przesunęło datę zakończenia projektu do 30.09.2013. Ze względu na czas niezbędny na przeprowadzenie postępowań przetargowych, odbiór robót i rozliczenie projektu, został podpisany aneks nr POIS.03.02.00-00-001/11-01 w dniu 25.06.2013 o przedłużenie umowy o dofinansowanie do końca roku 2013. Po zakończeniu projektu Doradca będzie wykonywał prace związane z końcowym rozliczeniem i sprawozdawczością z nim związaną. Z tego względu zaplanowano środki na wykonanie tej umowy w budżecie projektu. Art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Zamówienia uzupełniające zostały przewidziane w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, numer postępowania NJ/84/PN/U/GS/Meteo-Risk/11, pkt 2.6 SIWZ, oraz w pkt II.1.4 Ogłoszenia o zamówieniu Nr 336230-2011 z dn. 14.10.2011 r.