Dostawę i wdrożenie z dedykowanymi szkoleniami systemu ERP Wraz z elektronicznym systemem obiegu dokumentów w obszarze Zintegrowanego Informatycznego Systemu Zarządzania Uniwersytetem Kazimierza Wielkiego w ramach realizacji projektu „Program Rozwoju Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy”. - pl-bydgoszcz: pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

Zamiast: 

II.3) Czas trwania zamówienia lub termin realizacji:

Rozpoczęcie 30.4.2013.

Zakończenie 31.5.2015.

II.3) Czas trwania zamówienia lub termin realizacji:

Rozpoczęcie 15.3.2013.

Zakończenie 31.5.2014.

Zamiast: 

II.1.5)

—.

—.

—.

—.

—.

—.

II.1.5)

8. Podział kierunków (specjalności) studiów stacjonarnych na grupy zajęć dydaktycznych – Dział Dydaktyki sporządza (dla studiów stacjonarnych) zbiorczy wykaz podziału na grupy zajęć dydaktycznych. Wydawane jest Zarządzenie Rektora i publikowane jest przez specjalistę ds. Organizacji, Zarządzania i Rewizji, a następnie rozsyłane do kierowników jednostek organizacyjnych prowadzących kierunek/specjalność (wymagane potwierdzenie przeczytania), którzy akceptują podział na grupy lub kierują (generują) pismo z prośbą o zwiększenie grup do Prorektora Ds. Dydaktycznych i Jakości Kształcenia. Prorektor opiniuje pisma pozytywnie lub negatywnie. Wnioskodawca zostaje powiadomiony o podjętej decyzji.

9. Proces akceptacji umowy cywilno-prawnej – Pracownik jednostki organizacyjnej, która zawiera z osobą (zleceniobiorcą) umowę cywilno-prawną nanosi do systemu ESOD dane osobowe zleceniobiorcy lub pobiera je (jeśli osoba już wcześniej występowała w bazie) z systemu ERP (określenie przypadku np. po wprowadzeniu i kontroli numeru PESEL). Wprowadzane są następnie pozostałe dane niezbędne do zawarcia umowy oraz niezbędne do zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS. W zależności od źródła finansowania umowy, a tym samym dysponenta środków, umowa akceptowana jest lub odrzucana przez odpowiednie osoby (np. prorektorów, dziekana, kanclerza). Proces musi umożliwić obsługę ewentualnej korekty budżetu dysponenta środków. Decyzja o korekcie podejmowana jest przez Kwestora. Po przejściu przez umowę procesu akceptacji system ESOD musi umożliwić przekazanie do systemu ERP danych dotyczących osoby (jeśli osoba jeszcze nie występowała w bazie ERP lub jej dane się zmieniły) oraz danych dotyczących umowy.

10. Delegacja – Proces musi umożliwić obsługę polecenia wyjazdu służbowego. Pracownik składa wniosek do przełożonego o zgodę na wyjazd służbowy. Po akceptacji przez przełożonego wniosek przekazywany jest do dysponenta środków (który ma prawo akceptować wyjazd lub zlecać wyjazd), z prośbą o zgodę na wyjazd (możliwe jest, iż jedna osoba pełni wszystkie powyższe funkcje). Dysponent środków wniosek akceptuje, odrzuca, bądź cofa do korekty. Jeśli dysponent środków wyrazi zgodę na wyjazd wnioskującego, generowany jest wniosek delegacyjny. Na etapie generowania wniosku delegacyjnego pracownik wysyła wniosek do akceptacji do dysponenta środków. Po akceptacji wniosku delegacyjnego wniosek trafia do akceptacji przez Kwestora. Kwestor akceptuje, odrzuca, bądź cofa wniosek do korekty. Wniosek po akceptacji trafia do obszaru kadrowego, gdzie jest rejestrowany przez Dział Kadr. Po zarejestrowaniu wniosku przez Dział Kadr wniosek wraca do osoby delegowanej. Po powrocie delegowanego wniosek delegacyjny wysyłany jest do akceptacji dysponenta środków. Po akceptacji wniosek delegacyjny trafia do Działu Finansowego, Analiz i Planowania w celu jego rozliczenia. Proces musi uwzględniać strukturę organizacyjną Zamawiającego.

11. Publikowanie zarządzeń Rektora oraz pism okólnych – Proces polega na przesłaniu do określonej grupy użytkowników (np. do wszystkich, do kierowników jednostek) zarządzenia (pisma) w postaci pliku np. PDF wraz z możliwością dodawania tytułu, opisu, słów kluczowych. Proces musi posiadać możliwość potwierdzenia zapoznania się z zarządzeniem oraz możliwość utworzenia wykazu osób, które zapoznały się z zarządzeniem dla sprawy (zarządzenia) lub dla osoby (wykaz zarządzeń, z którymi osoba się zapoznała).

12. Wniosek w sprawie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – Proces obejmuje: jednostkę realizującą BZP, Kwestora, Kanclerza lub Rektora. Jednostka realizująca zamówienie (wnioskodawca) wypełnia wniosek w ESOD o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wnioskodawca nie musi być jednostką realizującą. Proces musi uwzględniać wskazanie przez wnioskodawcę jednostki realizującej (np. Działu Informatyzacji, Działu Zaopatrzenia; jednostkami realizującymi może być każda struktura komórki organizacyjnej UKW, pojedynczy pracownik UKW, bądź zespół osób pracujący w ramach projektu – system musi umożliwić wnioskodawcy zdefiniowanie zespołu indywidualnie, lub wyboru komórki organizacyjnej z listy na etapie tworzenia konkretnego wniosku). Wnioskodawca opisuje przedmiot zamówienia, podaje źródło finasowania (podgląd danych w ERP), proponuję skład komisji przetargowej (konsultacja z Biurem ds. Zamówień Publicznych UKW, czy komisja przetargowa jest wymagana; skład komisji przetargowej nie jest określony przepisami wewnętrznymi, średnio liczy od 3 do 10 osób, z przewodniczącym komisji), podaję termin realizacji zadania; postępowania PZP, podaje szacunkową i maksymalną wartość zamówienia. Wiosek przekazywany jest do dalszego wypełnienia przez BZP, gdzie wydawana jest opinia dotycząca trybu zamówienia publicznego, rejestracja wniosku i uzupełnienie wniosku o kody CPV dla przedmiotu zamówienia. Po uzupełnieniu wniosek przekazywany jest do Kwestora. Po weryfikacji w Kwesturze wniosek trafia do akceptacji do Rektora lub Kanclerza gdzie powoływana jest oficjalnie komisja przetargowa ( o ile była wymagana). Każdy z decydentów: Kwestor, Kanclerz lub Rektor oraz także BZP może cofnąć wniosek do wyjaśnienia. Jednostka realizująca (oraz wnioskodawca) powiadamiana jest o akceptacji wniosku oraz o powołaniu komisji przetargowej (o ile była powoływana). Proces musi uwzględniać dodanie załączników do wniosku (w tym plików, np.: doc, pdf) w postaci dodatkowych opinii, SIWZ, czy innych dokumentów, jakie mogą pojawić się w procedurze PZP. Proces musi uwzględniać informacje zwrotne pomiędzy wymienionymi w procesie aktorami a wnioskodawcą i jednostką realizującą, jeżeli wnioskodawca nią nie jest. Proces kończy się wraz z wszczęciem postępowania PZP przez Biuro ds. Zamówień Publicznych UKW.

Dodatkowe załączniki i wzory zawiera SIWZ.

Zamiast: 

II.1.5) Krótki opis zamówienia lub zakupu:

—.

—.

—.

—.

—.

—.

—.

—.

—.

II.1.5) Krótki opis zamówienia lub zakupu:

Wymagane podstawowe procesy Zamawiającego:

1. zapotrzebowanie – Od momentu wygenerowania zapotrzebowania przez Jednostkę wnioskującą, proces obejmie dysponenta środków, Kanclerza, Kwestora. Każdy z decydentów może cofnąć wniosek do wyjaśnienia. Musi być także możliwość konsultacji z jednostkami niebędącymi stroną w danym procesie, w celu naniesienia uwag. Z poziomu systemu obiegu dokumentów dostępna musi być możliwość uzyskania przez dysponenta środków informacji na temat wielkości niewykorzystanego budżetu będącego do dyspozycji danej jednostki w ramach struktury funkcjonalnej Zamawiającego. Na podstawie danych z systemu ERP uwzględniony musi zostać budżet jednostki oraz zablokowane w nim do momentu rozliczenia środki na realizację zapotrzebowania (Zapotrzebowanie musi posiadać wycenę). Zapotrzebowanie może być finansowane z wielu budżetów równocześnie przy akceptacji dysponentów tych budżetów. Proces musi zapewnić możliwość weryfikacji stanów magazynowych w Systemie ERP. Proces musi umożliwić dokonanie korekty zapotrzebowania. Zapotrzebowanie zostaje przekazane do realizacji przez uprawnione komórki organizacyjne. Proces musi uwzględniać możliwość przekazania informacji do Biura Zamówień Publicznych w celu rozpoczęcia procesu Zamówienia Publicznego. W procesie może wystąpić konieczność pojawienia się umowy, która musi zostać dołączona do Zapotrzebowania. Proces kończy się realizacją zamówienia, odbiorem faktury, ewentualnie przyjęciem na stan Magazynu;

2. proces faktury kosztowej – W momencie wpływu faktury (papierowej, elektronicznej) jednostka realizująca zlecenie sprawdza merytoryczną zgodność z zapotrzebowaniem oraz umową (jeśli jest). Informacja o numerze zapotrzebowania zostaje dołączona do faktury, jednostka realizująca zlecenie przekazuje zakup do zamawiającego uzyskując jego potwierdzenie przyjęcia lub odbioru, ewentualnie przekazuje towar do magazynu (jeśli faktura dotyczy zakupu towaru, a nie usługi). Jednostka realizująca zlecenie wprowadza fakturę do systemu. Dołączona zostaje informacja o numerze/numerach zapotrzebowań, których dotyczą pozycje faktury. Proces musi uwzględniać możliwość wystawienia dokumentu OT i przekazania go do jednostki ewidencji środków trwałych, także możliwość przekazania informacji o wprowadzeniu pozycji do Księgozbioru Biblioteki. Następnie trafia do Kwestury i jej jednostek, gdzie następuje realizacja formalno-rachunkowa, przygotowanie przelewu, akceptacja Kwestora do zapłaty, realizacja przelewu. System przekazuje informację z dekretem księgowym do Księgowości, gdzie w obszarze księgowym zostaje ona zaksięgowana (w przypadku środka trwałego także wprowadzona do ewidencji środków trwałych). Proces musi uwzględniać fakturę, do której nie pojawiło się zapotrzebowanie, wraz z możliwością przekazania jej celem wyjaśnienia do osoby dysponenta środków oraz do zaakceptowania/odrzucenia takiej faktury przez Kanclerza i Kwestora, następnie przekazanie faktury do Kwestury do realizacji zapłaty oraz ewentualne wystawienie noty obciążeniowej, w przypadku braku akceptacji pokrycia wydatku przez osoby decyzyjne;

3. obsługa kontrahentów zewnętrznych (ePUAP) – Poprzez platformę ePUAP kontrahent za pomocą formularza sprawy składa i podpisuje Profilem Zaufanym wniosek. Wniosek automatycznie trafia do ESOD. W ESOD na podstawie rodzaju sprawy lub przy udziale kancelarii (w przypadku niemożliwości automatycznego określenia) jest kierowany do właściwego procesu obsługi. Po rozpatrzeniu sprawy i podjęciu decyzji jest ona podpisywana kwalifikowanym podpisem cyfrowym w ESOD oraz automatycznie przekazywana do platformy ePUAP, a poprzez platformę ePUAP do kontrahenta. ESOD przekazuje informację o podjętej decyzji do systemu USOS (poprzez bazę pośrednią, o której mowa w pkt. 4.6 Załącznika). W przypadku odebrania decyzji przez kontrahenta potwierdzenie doręczenia jest automatycznie przekazywane do ESOD. W przypadku nieotrzymania potwierdzenia od kontrahenta w ustawowym terminie system ESOD powiadamia o konieczności wysłania decyzji pocztą tradycyjną;

4. tworzenie planów studiów - Jednostka organizacyjna uczelni (na przykład: instytut, katedra) opracowuje programy studiów, w tym plany studiów. Programy kształcenia dla kierunku studiów po akceptacji przez Wydziałową Komisję Ds. Dydaktyki i Jakości Kształcenia lub Wydziałowy Zespół Ds. Jakości Kształcenia (lub inny podmiot posiadający prawo akceptacji planów studiów) zatwierdza Rada Podstawowej Jednostki Organizacyjnej. Zatwierdzone przez tę Radę plany studiów przekazywane są do Działu Dydaktyki w celu ich formalnego sprawdzenia. Po sprawdzeniu ich zgodności z obowiązującymi przepisami podlegają rejestracji poprzez nadanie numeru ewidencyjnego. Na każdym etapie zatwierdzenie musi istnieć możliwość odesłania planu do korekty jednostki organizacyjnej opracowującej plan. Oryginał przechowywany jest w Dziale Dydaktyki, a następnie archiwizowany zgodnie z Zarządzeniem Nr 43/2010/2011 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 14.6.2011 roku. Kopia przekazywana jest do Dyrektora Instytutu/kierownika katedry, Studium Języków Obcych, Studium Praktyk oraz do kierownika właściwego dziekanatu;

5. wniosek o zapomogę z ZFŚS – W procesie występują pracownik oraz Komisja Socjalna. Pracownik składa wniosek do Przewodniczącego Komisji Socjalnej. Wniosek może zostać cofnięty do korekty. Komisja Socjalna zatwierdza/odrzuca złożony wniosek. Zatwierdzenie powoduje wpis w kartotece pracownika danych o zapomodze w obszarze kadrowym. Wnioskodawca zostaje powiadomiony o podjętej decyzji;

6. wniosek o pożyczkę mieszkaniową z ZFŚS – Pracownik składa wniosek do Przewodniczącego Komisji Socjalnej, która akceptuje bądź odrzuca wniosek. Wniosek może zostać cofnięty do korekty. Po akceptacji następuje odnotowanie faktu otrzymania pożyczki w kartotece pracownika w systemie ERP. Generowana jest umowa, do której zaciągane są dane pożyczkobiorcy i żyrantów z obszaru kadrowego systemu. Drukowana jest umowa do podpisu. Z obszaru kadrowego generowany jest przelew. Wnioskodawca zostaje powiadomiony o podjętej decyzji;

7. wniosek o urlop – Pracownik składa wniosek do przełożonego. Na etapie składania wniosku pracownik musi otrzymać informację (pobieraną z obszaru kadrowego) o przysługującej, aktualnej ilości dni urlopu do wykorzystania. W momencie złożenia wniosku, ilość dni wpisanych z danego wniosku musi zostać zarezerwowana w Systemie ERP z puli ilości dni dostępnych. Przełożony wniosek akceptuje, odrzuca, bądź cofa do korekty. Wniosek po akceptacji trafia do obszaru kadrowego, gdzie po zatwierdzeniu przez Dział Kadr ostatecznie rozliczone zostają dni urlopowe. Proces musi uwzględniać strukturę organizacyjną Zamawiającego.

Wymagane wzory załaczników określa SIWZ