Organizacja pierwszego posiedzenia Komitetu Monitorującego otwierającego Program Interreg V-A Polska-Słowacja, w dniach 28-29.4.2015 w kraju Preszowskim, Słowacja. - polska-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest wybranie operatora będącego w stanie świadczyć kompleksową usługę polegającą na organizacji posiedzenia komitetu monitorującego program interreg v a polska–słowacja 2014–2020 w obrębie tego samego obiektu w jednej z wybranych miejscowości štrbské pleso, starý smokovec – rejon tatr wysokich, kraj preszowski, słowacja. hotel standard – co najmniej 4 gwiazdki położenie – słowacja kraj preszowski štrbské pleso, starý smokovec. hotel położony w miejscu gwarantującym ciszę i spokój podczas posiedzenia, na terenie atrakcyjnym turystycznie. liczba uczestników ok. 60 osób. wykonawca zapewni nocleg w miejscu spełniającym wymagania obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie zgodnie z rozporządzeniem ministra gospodarki i pracy z 19.8.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów (dz.u. nr 188 z 2004 r., poz. 1945) lub zgodnie z rozporządzeniem ministra gospodarki republiki słowackiej z 26.6.2008 (predpis č. 277/2008 z. z. vyhláška ministerstva hospodárstva slovenskej republiky, ktorou sa ustanovujú klasifikačné znaky na ubytovacie zariadenia pri ich zaraďovaní do kategórií a tried). w skład usługi polegającej na organizacji posiedzenia komitetu monitorującego wchodzić będą następujące części składowe obsługa gastronomiczna podczas posiedzenia (w tym kolacja, lunch/obiad, serwis kawowy), usługa hotelarska, wynajem sali konferencyjnej w obrębie tego samego obiektu dla ok. 60 osób wraz z zapewnieniem sprzętu niezbędnego do prowadzenia tłumaczenia symultanicznego w dniu 29.4.2015. 1. sala konferencyjna (klimatyzowana) – warunki ogólne — wynajem w dniu 29.4.2015 w godzinach odpowiednio 8 00 do 17 00. ze względu na konieczność umieszczenia w sali materiałów informacyjnych oraz sprzętu do tłumaczenia symultanicznego sala musi być dostępna od dnia poprzedzającego posiedzenie, czyli 28.4.2015 od godziny 16 00. w dniach 28/29.4.2015 sala musi być zamykana na noc, — układ stołów i krzeseł w kształcie podkowy zewnętrznej, — stół prezydialny z 10 krzesłami dla prowadzących, — ustawiony z boku stół z czterema krzesłami, — stolik/stoliki pod projektory multimedialne, — 2 projektory multimedialne (możliwość równoczesnego wyświetlania dwóch różnych prezentacji), — dwa ekrany o identycznej wielkości umieszczone w miejscach zapewniających doskonałą widoczność dla wszystkich uczestników spotkania. odpowiednia wielkość ekranów ma zapewnić właściwą widoczność wszystkim uczestnikom spotkania (z każdego miejsca przy stole), — przedłużacz 4 szt., — flipchart 1szt (wraz z papierem i pisakami), — 2 laptopy (kompatybilne z projektorami, z podłączeniem do internetu, pełną wersją ms office oraz aplikacjami do odtwarzania filmów wideo, w tym dvd, zainstalowanymi kodekami umożliwiającymi odczyt popularnych formatów plików wideo oraz aplikacją umożliwiającą odczyt plików wideo w formacie flv), — bezprzewodowy dostęp do internetu, — multifony na stolikach dopuszczalny 1 multifon na 2 osoby (dokładna ilość multifonów oraz słuchawek zostanie podana w późniejszym terminie najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia), — 3 mikrofony bezprzewodowe, — zagwarantowanie miejsca do ustawienia kabiny symultanicznej ze stanowiskami pracy dla 2 tłumaczy umieszczona na sali konferencyjnej w miejscu, w którym nie będzie przeszkadzała w prowadzeniu spotkania, a które zapewni odpowiednią jakość tłumaczeń, — zapewnienie kabiny symultanicznej ze stanowiskiem pracy dla 2 tłumaczy wraz z niezbędnym sprzętem do tłumaczenia symultanicznego (w tym słuchawki w ramach tłumaczenia symultanicznego). wykonawca odpowiada za kompletność, prawidłowość funkcjonowania dostarczonego sprzętu oraz jego kompatybilność (w tym m.in. kompatybilność sprzętu z nagłośnieniem i wyposażeniem sali, kompatybilność słuchawek z dostarczonym sprzętem do tłumaczenia) także w przypadku gdy dany hotel nie będzie dysponował sprzętem tłumaczeniowym i konieczne będzie dostarczenie go przez wykonawcę (w całości lub częściowo) z zewnątrz. kabina zamknięta, oddzielająca przestrzeń pracy tłumaczy od reszty sali, zapewniająca izolację dźwiękową. — zapewnienie odpowiedniej obsługi technicznej w ramach dostarczonego sprzętu do tłumaczenia symultanicznego wraz z montażem/demontażem, — przygotowanie kabiny symultanicznej wraz z niezbędnym sprzętem/wyposażeniem do tłumaczenia symultanicznego najpóźniej do godziny 21 00 na dzień przed posiedzeniem komitetu monitorującego, — zapis dźwięku i sprzęt do nagrywania spotkań w tym jakościowo dobre nagranie całości obrad, dwie odrębne ścieżki nagraniowe w języku oryginalnym oraz w wersji polskiej, podział na poszczególne części obrad na nośniku cd/dvd. usługę tłumaczenia ustnego (obecność tłumaczy) zapewnia zamawiający. 2. zapewnienie parkingu dla gości (ok. 40 miejsc parkingowych); 3. zapewnienie koordynatora – osoby do kontaktu (opiekuna) odpowiedzialnej za organizację, która będzie obecna na dzień przed posiedzeniem (28.4.2015) co najmniej od godziny 16 00, przez cały czas trwania posiedzenia komitetu monitorującego od godzin porannych do zakończenia posiedzenia (29.4.2015). wykonawca zapewni we własnym zakresie nocleg, pobyt oraz dojazd koordynatora; 4. umieszczenie w miejscu posiedzenia i spotkania (przy wejściu do hotelu, na sali, w której będzie odbywać się posiedzenie a także na dwóch małych salach dla delegacji krajowych) dwujęzycznej informacji oraz stosownych logotypów według zasad przekazanych przez zamawiającego. 1) wyżywienie — uroczysta zasiadana kolacja z obsługą kelnerską w dniu 28.4.2015 dla ok. 60 osób (dokładna godzina i liczba osób zostanie podana najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia), w skład której wchodzi przystawka (do wyboru 2 rodzaje), zupa (do wyboru 3 rodzaje), główne danie (do wyboru t3 rodzaje w tym jedno danie jarskie), deser (do wyboru dwa rodzaje), napoje (kawa, herbata wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, cytryna, soki owocowe 100 % – 3 rodzaje, woda mineralna gazowana/niegazowana), lampka wina – białe i/lub czerwone). kolacja w wydzielonej sali restauracyjnej przy jednym stole, — serwis kawowy – ciągły podczas trwania posiedzenia w dniu 29.4.2015 dla ok. 60 osób (dokładne godziny oraz liczba osób zostanie podana w późniejszym terminie najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia). serwis kawowy dostępny na 15 minut przed rozpoczęciem spotkania. dodatkowo, oprócz wyznaczonego w sali konferencyjnej miejsca na bufet, zapewnienie napojów (woda gazowana/niegazowana, soki – soki owocowe 100 % w trzech rodzajach smakowych) na stole prezydialnym oraz stołach dla uczestników spotkania. w skład serwisu kawowego wchodzą minimum herbata, kawa wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, cytryna, soki 3 rodzaje, woda mineralna gazowana/niegazowana, owoce, kruche ciastka, ciasta domowe lub inne wypieki np. drożdżówki — lunch w dniu 29.4.2015 dla ok. 60 osób (dokładna godzina oraz liczba osób zostanie podana w późniejszym terminie najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed planowaną posiedzenia). ciepły lunch podany w formie bufetu (co najmniej 2 rodzaje zupy, 3 rodzaje dania głównego na ciepło, w tym jedno wegetariańskie, sałatki, surówki, dodatki typu ryż, ziemniaki, warzywa gotowane, 2 rodzaje deseru) wraz z napojami, pieczywem, owocami, ciastkami. napoje dostępne podczas lunchu kawa, herbata (wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, cytryna), soki owocowe – 100 % trzy rodzaje, woda mineralna gazowana/niegazowana. propozycje menu do akceptacji na co najmniej 5 dni kalendarzowych przed planowaną datą posiedzenia. wszystkie posiłki mają być serwowane na poziomie odpowiadającym standardowi świadczenia usług gastronomicznych przez hotel co najmniej 4 gwiazdkowy. 2) zakwaterowanie — rezerwacja do 60 pokoi jednoosobowych z węzłem sanitarnym lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania na 1 nocleg z 28/29.4.2015, — zakwaterowanie ze śniadaniem. cena śniadania wliczona w cenę noclegu, — rezerwacja blokowa na hasło komitet monitorujący w terminie do 20.4.2015. w ramach zakwaterowania zamawiający pokrywa koszt wynajęcia maksymalnie do 11 pokoi jednoosobowych lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. pozostałe koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej. ewentualne koszty rezygnacji z rezerwacji noclegu pokrywa uczestnik we własnym zakresie (dotyczy uczestników, których koszt noclegu opłacany jest indywidualnie). dla przedstawicieli zamawiającego (wskazani pracownicy wst pl sk) dostępność pokoi w dniu 28.4.2015 najpóźniej od godz. 16 00. dostępność dwóch pokoi przydzielonych przedstawicielom zamawiającego w dniu 29.4.2015 do godz. 18.00. dokładna liczba pokoi, których koszt wynajęcia pokrywa zamawiający zostanie podana najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia. inne warunki wykonawca zapewni — dostęp do drukarki, kserokopiarki oraz komputera począwszy od godziny 16 00 w dniu 28.4.2015, w dniu 29.4.2015 (od 8 00 do 17 00), — stół rejestracyjny wraz z dwoma krzesłami, który powinien być ustawiony na co najmniej 2 godziny przed rozpoczęciem posiedzenia w dniu 29.4.2015 przy wejściu do sali konferencyjnej tak, by umożliwić rejestrację uczestników, — dodatkowe dwie małe sale na minimum 15 osób każda udostępnione w dniu poprzedzającym posiedzenie komitetu monitorującego tj.28.4.2015 (od godziny 18 00 do godzin wieczornych) oraz 29.4.2015 w godzinach od 8 00 aż do zakończenia posiedzenia dla przedstawicieli delegacji krajowych, — zapewnienie pomieszczenia do przechowywania bagaży w dniu 29.4.2015, — zapewnienie szatni (wraz z osobą odpowiedzialną za zawieszanie/oddawanie kurtek/płaszczy) lub przygotowanie wieszaka na okrycia wierzchnie dla uczestników posiedzenia w bliskości sali konferencyjnej w dniu 29.4.2015 (od 8 00 do zakończenia posiedzenia), — podczas realizacji przedmiotu umowy wykonawca zobowiązuje się zapewnić liczbę pracowników zapewniającą sprawną obsługę danego wydarzenia, dbać o czystość w trakcie i w miejscu świadczenia usługi, na bieżąco kontrolować stan przygotowanych i podawanych posiłków oraz uzupełniać ich ilość. podstawą do wyliczenia ogólnej kwoty brutto za wykonanie przedmiotowego zamówienia jest iloczyn uczestników spotkania i koszty osobo doby przedstawionej w ofercie. ostateczne potwierdzenie liczby osób oraz innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi najpóźniej na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia komitetu monitorującego. oferta musi zawierać nazwę i adres hotelu, w którym zostanie zorganizowane posiedzenie komitetu monitorującego. ii.1.6)