Przeprowadzenie kompleksowej obsługi restauracyjnej w dniu 14 czerwca 2013 r. w Regionalnym Centrum Turystyki Biznesowej, podczas konferencji Wrocław Global Forum

Wrocław: Przeprowadzenie kompleksowej obsługi restauracyjnej w dniu 14 czerwca 2013 r. w Regionalnym Centrum Turystyki Biznesowej, podczas konferencji Wrocław Global Forum


Numer ogłoszenia: 123569 - 2013; data zamieszczenia: 25.06.2013

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Wrocław Urząd Miejski Wrocławia, pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 71 7779230, 7779231, faks 71 7779229.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przeprowadzenie kompleksowej obsługi restauracyjnej w dniu 14 czerwca 2013 r. w Regionalnym Centrum Turystyki Biznesowej, podczas konferencji Wrocław Global Forum.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przeprowadzenie kompleksowej obsługi restauracyjnej w dniu 14 czerwca 2013 r. w Regionalnym Centrum Turystyki Biznesowej, podczas konferencji Wrocław Global Forum.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
12.06.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• INVEST-SYSTEM-Eu Sp. z o.o., ul. Okrężna 16, 53-008 Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 71850,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  71850,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  71850,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  71850,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  W związku z tym, że przedmiotem zamówienia jest zapewnienie w ciągu jednego dnia konferencji kompleksowej obsługi restauracyjnej w zakresie przygotowania potraw, zapewnienia obsługi kelnerskiej i serwisu, odpowiedniej zastawy stołowej dla gości konferencji Wrocław Global Forum tj. zapewnienie lunchu oraz usługi restauracyjnej o specjalnym przeznaczeniu dla tzw. grupy osób zaliczanych do VIP - Gala Dinner. Gala Dinner jest to wydarzenie towarzyszące każdej konferencji Wrocław Global Forum. To spotkanie o uroczystym charakterze, w czasie którego wręczane są Nagrody Wolności Rady Atlantyckiej Atlantic Council Freedom Award. Są to wyróżnienia dla osób i instytucji działających na rzecz rozszerzania wolności i swobód obywatelskich. W minionych latach uhonorowani nimi zostali m.in.: Hillary Clinton, Lech Wałęsa, Vaclav Havel, Javier Solana, Aleksander Kwaśniewski, Władysław Bartoszewski, John McCain i założyciele Gazety Wyborczej - Helena Łuczywo i Adam Michnik. Ze względów organizacyjnych, aby zapewnić sprawny przebieg konferencji, wyżywienie musi być zapewnione w jednym miejscu, tj. w miejscu konferencji. Konferencja odbywać się będzie w dniach 13-15 czerwca br. Miasto Wrocław podjęło się organizacji konferencji w dniu 14 czerwca, w pozostałych dniach konferencji zaproszeni goście będą korzystać z usług restauracyjnych Restauracji Bistro Bar oraz Restauracji Pergola prowadzonej przez firmę INVEST SYSTEM - EU Sp. z o.o., to zapewnia im współorganizator. Konferencja Wrocław Global Forum - organizowana przez Miasto Wrocław, Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, amerykański think tank Atlantic Council of the United States oraz Convention Bureau Wrocław to prestiżowe spotkanie przedstawicieli świata polityki, biznesu, ekspertów, dziennikarzy i intelektualistów z Europy oraz Stanów Zjednoczonych. Wspomniane Forum po raz czwarty zagości we Wrocławiu w dniach 13-15 czerwca br., stając się znakomitą okazją do spotkań, wymiany doświadczeń i otwartych dyskusji na temat polityki, stosunków transatlantyckich, polityki energetycznej i polityki bezpieczeństwa w szerokim gronie wszystkich uczestników. Wrocławskie Przedsiębiorstwo Hala Ludowa Sp. z o.o. we Wrocławiu została wskazana jako centralne miejsce wydarzeń. W sposób oczywisty zarówno wybór lokalizacji jak i następczy wybór podmiotu, który będzie świadczył obsługę restauracyjną spotkań i konferencji międzynarodowych w tejże lokalizacji, wprost zaważą na wrażeniach i ogólnej ocenie przez delegacje zagraniczne potencjału oraz zdolności naszego miasta do sprawnego organizowania wielkich przedsięwzięć o skali międzynarodowej, a w konsekwencji wizerunkowo wpłyną również na obraz Miasta Wrocław jako solidnego partnera na arenie europejskiej. Z przyczyn organizacyjnych, technicznych, wizerunkowych oraz bezpieczeństwa, szczególnie istotne jest to, ażeby usługa restauracyjna odbywała się w miejscu spotkań,tj. bezpośrednio w Hali Ludowej - Wrocławskim Centrum Kongresowym. Ze względu na znaczną liczbę uczestników (350 osób) zamówienie może zostać zrealizowane przez Wykonawcę, który będzie miał możliwość obsłużenia takiej ilości gości i będzie posiadał odpowiednie zaplecze. W Przedsiębiorstwie Hala Ludowa Sp. z o.o. we Wrocławiu zlokalizowana jest Restauracja - Bistro Bar oraz Restauracja Pergola prowadzona przez firmę INVEST SYSTEM - EU Sp. z o.o. z pełnym zapleczem gastronomicznym. Prowadzący działalność gastronomiczną jest najemcą pomieszczeń Hali Ludowej wyłonionym w wyniku przetargu. Niewskazane jest także aby goście tej samej konferencji w trakcie jej trwania przez dwa dni mieli zapewnione wyżywienie tj. przerwy kawowe, lunch, vip lunch - lunch dla wybranych osób, w restauracji mieszczącej się w tym samym miejscu a następnego dnia musieli jechać do innego miejsca świadczenia usługi restauracyjnej (ewentualna wypadkowa w wyniku przetargu). Spowodowało by to z pewnością dużą stratę czasu z uwagi na niemożność przewidzenia dokładnej godziny zakończenia poszczególnych paneli dyskusyjnych oraz potrzebą zapewnienia większej ilości czasu potrzebnego na dotarcie do miejsca świadczenia usługi restauracyjnej. Mogłoby skutkować poniesieniem znacznych kosztów związanych z wyższymi cenami za usługi restauracyjne oraz niekorzystną dla Zamawiającego lokalizacją świadczenia usług - inna lokalizacja świadczenia usług to dodatkowe koszty transportu dla uczestników i utrudnienia komunikacyjne dla społeczeństwa. Przyjęte jest także zwyczajowo, że na konferencjach w których biorą udział wysokiej rangi przedstawiciele polityki, biznesu, kultury, nauki i dyplomacji wyżywienie powinno być zapewnione na miejscu. Ze względu na specyfikę konferencji oraz osób biorących w niej udział zamknięcie listy w tym ilości osób biorących udział w przedsięwzięciu nastąpi w dniach 10-12 czerwca br. Specyfika wydarzenia wymaga więc, aby Wykonawca świadczący usługę był nieprzerwanie w pełnej gotowości do jej realizacji przez cały okres jej trwania. Wyłącznie Wykonawca prowadzący jedyny lokal na terenie Hali Ludowej będzie w stanie sprostać wymaganiom związanym z realizacją zamówienia. W związku z powyższym wybór innego trybu mógł doprowadzić do naruszenia zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków tj. zwiększenia kosztów usługi bez gwarancji uzyskania oczekiwanego efektu.