Zapewnienie noclegów w hotelu o podwyższonym standardzie dla gości międzynarodowej konferencji Wrocław Global Forum

Wrocław: Zapewnienie noclegów w hotelu o podwyższonym standardzie dla gości międzynarodowej konferencji Wrocław Global Forum


Numer ogłoszenia: 122113 - 2013; data zamieszczenia: 24.06.2013

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Wrocław Urząd Miejski Wrocławia, pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 71 7779230, 7779231, faks 71 7779229.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zapewnienie noclegów w hotelu o podwyższonym standardzie dla gości międzynarodowej konferencji Wrocław Global Forum.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Zapewnienie noclegów w hotelu o podwyższonym standardzie dla gości międzynarodowej konferencji Wrocław Global Forum.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
12.06.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• HOLDING LIWA Sp. z o.o., ul. Górczewska 53, 01-401 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 55500,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  58800,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  58800,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  58800,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  W związku z tym, że przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej usługi hotelarskiej dla zaproszonych gości prelegentów i uczestników konferencji tj. zapewnienie noclegów w hotelu o podwyższonym standardzie dla gości międzynarodowej konferencji Wrocław Global Forum przez wskazany przez współorganizatora hotel. Przyjęte jest także zwyczajowo, że noclegi dla przedstawicieli świata polityki, biznesu, kultury, nauki i dyplomacji zapewniane są zapraszanym gościom w hotelach o podwyższonym standardzie. Będą to goście międzynarodowej konferencji Wrocław Global Forum - organizowanej przez Miasto Wrocław, Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, amerykański think tank Atlantic Council of the United States oraz Convention Bureau Wrocław. To prestiżowe spotkanie przedstawicieli świata polityki, biznesu, ekspertów, dziennikarzy i intelektualistów z Europy oraz Stanów Zjednoczonych. Wspomniane Forum po raz czwarty zagości we Wrocławiu w dniach 13-15 czerwca br., stając się znakomitą okazją do spotkań, wymiany doświadczeń i otwartych dyskusji na temat polityki, stosunków transatlantyckich, polityki energetycznej i polityki bezpieczeństwa w szerokim gronie wszystkich uczestników. Miasto Wrocław podjęło się organizacji konferencji 14 czerwca br tj. zapewnienia, gościom noclegów tak aby uczestniczyli w panelach dyskusyjnych w tym dniu. Gmina Wrocław wzięła udział w konkursie Wsparcie obywatelskiego i samorządowego wymiaru polskiej polityki Zagranicznej 2013, organizowanego przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych, w ramach którego starała się o dofinansowanie na zorganizowanie konferencji Wrocław Global Forum, w tym zapewnienia noclegów w hotelu o podwyższonym standardzie dla gości konferencji (w ramach zadania Wsparcie obywatelskiego i samorządowego wymiaru polskiej polityki Zagranicznej 2013). Informację z decyzją Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych o przyznaniu nam dotacji na realizację ww. zadania, tj. zapewnienia noclegów, otrzymaliśmy 3 czerwca 2013 r. Miało to rozstrzygające znaczenie przy podjęciu decyzji o włączeniu się do współorganizacji tego wydarzenia, w zakresie zapewnienia usługi hotelarskiej o podwyższonym standardzie dla zaproszonych prelegentów i uczestników konferencji, przez naszą jednostkę. Hotel Monopol został wskazany przez współorganizatora konferencji jako centralne miejsce świadczące usługi noclegowej dla gości konferencji. Ze względu na rangę gości Gmina Wrocław zobowiązała się także do dołożenia wszelkich niezbędnych i słusznych starań aby konferencja odbyła się na wysokim poziomie w tym zapewnienia noclegów dla gości konferencji w hotelu o podwyższonym standardzie. W związku z brakiem gwarancji, że Biuro Prezydenta pozyska środki zewnętrzne na zapewnienie gościom konferencji noclegów współorganizator odpowiedzialny za rezerwację bazy noclegowej został zmuszony zarezerwować noclegi z dużym wyprzedzeniem, gdyż opóźnienie terminu rezerwacji groziłoby brakiem odpowiedniej ilości pokoi w hotelach o wymaganym standardzie. Ze względu na specyfikę konferencji oraz osób biorących w niej udział zamknięcie listy w tym ilości osób nocujących w tym dniu w hotelu nastąpi w dniach 10-12 czerwca br. W tym czasie nie ma fizycznej możliwości zorganizowania postępowania konkurencyjnego. Nawet posiadając informację o faktycznym zapotrzebowaniu na usługi noclegowe 7 dni przed planowaną realizacją zamówienia nie można by było przeprowadzić postępowania w trybach konkurencyjnych mając na uwadze środki ochrony prawnej np. potencjalne odwołanie. Mogłoby to spowodować, że nie zapewniono by noclegów dla gości konferencji ze względów proceduralnych, abstrahując od tego czy udałoby się znaleźć Wykonawcę świadczącego usługi hotelarskie na wysokim poziomie i o podwyższonym standardzie, który podjął by się wykonania zamówienia i dysponował by wolnymi pokojami w ilości i konfiguracji potrzebnej organizatorom. Głównym, oczywistym powodem dla którego nie można przeprowadzić postępowania w trybie konkurencyjnym jest także brak możliwości oszacowania przedmiotu zamówienia z należytą starannością tj. zgodnie z art. 29 ustawy Pzp. Oszacowanie, że potrzebujemy 140 noclegów (ok.60-80 gości) jest niejednoznaczne, ponieważ zupełnie inaczej kalkuluje się ofertę dla 60 a inaczej dla 80 osób. Zamknięcie listy osób biorących udział w konferencji nastąpi w dniach 10-12 czerwca br. Zamawiający nie jest w stanie do dnia dzisiejszego określić zakresu ani wartości zamówienia. Do dnia dzisiejszego nie była znana liczba osób nocujących w hotelu. Powyższe uniemożliwiłoby terminowe wykonanie zadania. Zatem zastosowanie ma art. 5 1a ust.4 ustawy Pzp. Specyfika wydarzenia wymaga więc, aby Wykonawca świadczący usługę był nieprzerwanie w pełnej gotowości do jej realizacji przez cały czas jej trwania. W związku z tym jedynym sposobem na przeprowadzenie postępowania na zapewnienie usług hotelarskich dla gości konferencji Wrocław Global Forum jest tryb przewidziany w art. 66 ust. 1 (zamówienie z wolnej ręki) w zw. z art. 5 ust. 1a pkt.4 (zastosowanie innego tryby niż zamówienie z wolnej ręki uniemożliwiłoby terminową realizację zadań). W sposób oczywisty zarówno wybór lokalizacji (hotel położony w centrum miasta), który będzie świadczył usługę hotelarską dla gości konferencji wprost zaważy na wrażeniach i ogólnej ocenie przez delegacje zagraniczne potencjału naszego miasta do sprawnego organizowania wielkich przedsięwzięć tj. zapewnienia zaproszonym gościom noclegów w hotelach o podwyższonym standardzie, o skali międzynarodowej, a w konsekwencji wizerunkowo wpłyną również na obraz Miasta Wrocław jako solidnego partnera na arenie europejskiej. Mając na względzie rangę zaproszonych gości niezwykle ważne jest aby zamówienie udzielone zostało konkretnemu wykonawcy świadczącemu usługi hotelarskie na najwyższym poziomie, o podwyższonym standardzie. W tym przypadku jedynym Wykonawcą, który świadczyć będzie usługi hotelarskie dla gości wspomnianej konferencji jest Hotel Monopol. Hotel Monopol jest najbardziej prestiżowym i rozpoznawalnym hotelem we Wrocławiu. Pięciogwiazdkowy standard, profesjonalna obsługa. Wybudowany w 1892 roku, łączy swoją indywidualną historię z historią miasta Wrocław. To tutaj gościł kwiat polskiej powojennej kultury i nauki, kręcone były sceny znakomitych polskich filmów.