Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Okręgowego Inspektoratu Pracy w Łodzi i podległych Oddziałów w Skierniewicach, Sieradzu, Piotrkowie Trybunalskim oraz Kutnie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Okręgowego Inspektoratu Pracy w Łodzi oraz podległych oddziałów w Skierniewicach, Sieradzu, Piotrkowie Trybunalskim oraz Kutnie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, w obrocie krajowym i zagranicznym do każdego miejsca w kraju i na terenie Unii Europejskiej) w okresie 36 miesięcy tj. od dnia 1 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2015 roku lub do wcześniejszego wyczerpania wartości umowy. Określenie przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 30 ust. 7 Prawa zamówień publicznych:Kod CPV: 64110000 0 Usługi pocztowe przedmiot głównyKod CPV: 64112000 4 Usługi pocztowe dotyczące listów, Kod CPV:64113000 1 Usługi pocztowe dotyczące paczek, Kod CPV: 64121100 1 Usługi dostarczania poczty. Zamówienie podzielone jest na dwa zadania: Zadanie 1 przesyłki o wadze do 50 gramów; Zadanie 2 przesyłki o wadze powyżej 50 gramów. Wykonawca może złożyć ofertę na jedno lub na dwa zadania. Szacunkowe dane dotyczące nadawanych przez Zamawiającego przesyłek w ciągu 36 miesięcy zawiera formularz cenowy zadanie 1 (kolumna 4) oraz formularz cenowy zadanie 2 (kolumna 4) stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ. Zamawiający informuje, że podane dane mają charakter szacunkowy i zastrzega sobie prawo do zmiany ilości przesyłek danego rodzaju w każdym czasie. Usługa ma być świadczona w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o masie wagowej do 50 gramów (zadanie 1) i powyżej 50 gramów (zadanie 2) oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i obrocie zagranicznym zgodnie z przepisami: ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. Prawo Pocztowe (Dz.U. z 2008 r., Nr. 189, poz. 1159 ze zm.)rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. Nr 5, poz. 34 ze zm.)rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. Nr 183, poz. 1795 ze zm.) międzynarodowych przepisów pocztowych: umowa międzynarodowa Siódmy protokół dodatkowy do Konstytucji Światowego Związku pocztowego, Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem. Regulaminem wewnętrznym kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa oraz porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Bukareszcie dnia 5 października 2004 r.(Dz. U. z 2007 r. Nr 206, poz. 1494), Regulamin Poczty Listowej sporządzony w Bernie (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych sporządzony w Bernie (Dz. U. z 2007 r Nr 108, poz. 754) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: w zakresie zadania 1przesyłki listowe nierejestrowane (listy zwykłe) ekonomiczne i priorytetowe, krajowe o wadze poniżej 50 g, przesyłki listowe rejestrowane (w tym polecone i polecone z potwierdzeniem odbioru) ekonomiczne i priorytetowe o wadze poniżej 50 g krajowe i zagraniczne, inne przesyłki i usługi pocztowe niewymienione w załączniku nr 1 do siwz w zakresie zadania 2 przesyłki listowe nierejestrowane (listy zwykłe) ekonomiczne i priorytetowe, krajowe o wadze powyżej 50 gprzesyłki listowe rejestrowane (w tym polecone i polecone z potwierdzeniem odbioru) ekonomiczne i priorytetowe o wadze powyżej 50 g krajowe i zagraniczne paczki krajowe przesyłki rejestrowane zawierające rzeczy, z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe oraz gabarytów określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U.z 2004 Nr 5 poz. 34 ze zm.)inne przesyłki i usługi niewymienione w załączniku nr 1 do siwz. Usługa będzie realizowana zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz regulaminami świadczenia usług będących przedmiotem umowy wydanych na podstawie przepisów wymienionych w pkt.2.5 siwz. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje usługę do wykonania.Zamawiający zobowiązuje się na potrzeby realizacji usługi właściwie przygotować przesyłki do nadania oraz przygotować zestawienia ilościowe w przypadku przesyłek nierejestrowanych z zestawienia z wyszczególnieniem adresatów, w przypadku przesyłek rejestrowanych: Zestawienie prowadzone będzie w postaci książki nadawczej. Zamawiający (nadawca) umieszcza na przesyłce nazwę odbiorcy, wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej) określając jednocześnie rodzaj przesyłki (zwykły, polecony, priorytet czy zwrotne poświadczenie odbioru-zpo) oraz pełną nazwę i adres zwrotny zamawiającego (nadawcy). Obowiązek właściwego przygotowania przesyłki oraz sporządzenia powyższych zestawień ciąży na Zamawiającym. Zestawienia (w postaci książki nadawczej) będą sporządzane w dwóch egzemplarzach po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy .Nadanie przesyłek listowych zwykłych, przesyłek poleconych, paczek oraz przesyłek kurierskich przygotowanych do nadania zgodnie z obowiązującymi przepisami powołanymi w pkt.2.5.siwz następuje w wyznaczonej placówce jednostce Wykonawcy w dniu ich dostarczenia przez pracownika Zamawiającego. Strony doprecyzują sposób nanoszenia i treść opłaty z uwzględnieniem przepisu art. 31 ustawy Prawo pocztowe. Miejscem nadania przesyłek będzie placówka Wykonawcy, która musi być zlokalizowana nie więcej niż 6 km od siedziby i podległych oddziałów Zamawiającego (zgodnie z tabelą przedstawioną poniżej). Adres siedziby Zamawiającego i podległych oddziałów90-441 Łódź, Okręgowy Inspektorat Pracy w Łodzi al. Kościuszki 12397-300 Piotrków Trybunalski, ul. 3-go Maja 498-200 Sieradz, ul. Polskiej Organizacji Wojskowej 6496-100 Skierniewice, ul. Reymonta 2399-300 Kutno, ul. Grunwaldzka 5 Wykonawca zobowiązany jest doręczać przychodzące przesyłki pocztowe ( w tym zwroty listów, które nie zostały odebrane w terminie) do lokalizacji wskazanych powyżej, każdego dnia roboczego (poniedziałek-piątek) w godzinach 8.00-11.00. Zamawiajacy przewiduje w trakcie trwania umowy możliwość zmiany lokalizacji siedzib Zamawiającego w granicach danej miejscowości. Zmiana ta nie spowoduje zmiany opłaty za odbiór, dostarczanie i zwrot przesyłek. Zamawiający nadaje przesyłki w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie do miejsca przeznaczenia. Opakowanie listów stanowi koperta Zamawiającego odpowiednio zabezpieczona (zaklejona). Opakowanie paczki zabezpiecza przed dostępem do zawartości i minimalizuje ryzyko jej uszkodzenia w trakcie przemieszczenia. Odpowiedzialność za przesyłki przechodzi na Wykonawcę z chwilą ich przekazania upoważnionemu przez niego przedstawicielowi. Strony dopuszczają możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek (nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty) i brak możliwości ich wyjaśnienia lub usunięcia w dniu odbioru. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki, niezwłocznie po doręczeniu przesyłek. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem gdzie i w jakim terminie adresat może odebrać list lub przesyłkę, z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w powszechnie obwiązujących przepisach prawa w tym zakresie. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie. Po upływie terminu odbioru lub wyczerpania możliwości doręczenia przesyłki, przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz.U. z 2004 r Nr 5 poz. 34 ze zm.) Wykonawca powinien posiadać odpowiednią określoną w ww. rozporządzeniu ilość placówek zdawczo odbiorczych. Placówki powinny być otwarte min. 5 dni w tygodniu. Zamawiający wymaga aby Wykonawca posiadał taką ilość placówek zdawczo odbiorczych aby największa odległość drogi, którą adresat musi pokonać w celu odebrania przesyłki nie przekraczała 20 km. W przypadku zagubienia przesyłki w wyniku czego zostanie ona niedostarczona do odbiorcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo reklamacji. Reklamacja będzie odbywać się zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i wewnętrznymi uregulowaniami Wykonawcy. Za wykonanie usługi Zamawiający zapłaci kwotę według cen usług pocztowych świadczonych przez Wykonawcę. Ceny usług pocztowych świadczonych przez Wykonawcę wynikają z formularza ofertowego i cenowego stanowiącego załącznik nr 1 do siwz. Usługi pocztowe nieujęte w tym cenniku, będą zlecane Wykonawcy i rozliczane według aktualnie obowiązującego cennika usług pocztowych WykonawcyRozliczenia finansowe za wykonanie usługi będą dokonywane z dołu w okresach miesięcznych, na podstawie specyfikacji wykonanych usług pocztowych sporządzonej przez Wykonawcę, zawierającej w szczególności sumę opłat za przesyłki faktycznie nadane zwrócone w okresie rozliczeniowym, stwierdzona na podstawie dokumentów zdawczo-odbiorczych podpisanych przez upoważnionych przedstawicieli stron. Wykonawca wystawi fakturę VAT za faktycznie wykonane usługi. Należność wynikającą z faktury, Zamawiający zapłaci przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 od daty wystawienia faktury. Datą zapłaty jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. Określone w załączniku nr 1 do siwz rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje w żaden sposób, że środki finansowe oraz podane ilości zostaną osiągnięte w okresie realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi fakturę zbiorczą dla jednostek Państwowej Inspekcji Pracy określonych w pkt. 2.11. z jednakowym terminem płatności, która przesłana zostanie do siedziby Okręgowego Inspektoratu Pracy w Łodzi al. Kościuszki 123. Wykonawca wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją do wykonanych usług w terminie do 7 go dnia następującego miesiąca po miesiącu rozliczeniowym. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki nadane i zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. Ceny określone w formularzu cenowym powinny zawierać wszystkie opłaty Wykonawcy. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek sporządzonych przez Zamawiającego. Wykonawca ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych, wyłącznie po ich zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo Pocztowe. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, Zamawiający zastosuje obowiązujący podatek VAT. W przypadku zmiany cen za usługi pocztowe, Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie udostępnić Zamawiającemu nowy cennik. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca określił wzory oznakowania przesyłek rejestrowanych lub priorytetowych, które będą stosowane przy oznakowaniu przesyłek listowych lub paczek. Dopuszcza się przekazanie Zamawiającemu wzoru pieczęci zastępującego ww. oznaczenia. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał system informacyjny umożliwiający śledzenie przesyłki nadanej. Opis przedmiotu zamówienia (zapotrzebowanie rodzajowe i ilościowe) zawarty jest w załączniku nr 1 do siwz.