Opracowanie systemu monitorowania decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w KPA, służącego poprawie zarządzania i jakości świadczonych usług oraz wzrostu zaufania społecznego w ramach projektu Wdrożenie usprawnień zarządc

Koło: Opracowanie systemu monitorowania decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w KPA, służącego poprawie zarządzania i jakości świadczonych usług oraz wzrostu zaufania społecznego w ramach projektu Wdrożenie usprawnień zarządczych oraz szkolenia kadr urzędów gmin Koło, Grzegorzew, Kłodawa, Kościelec, Osiek Mały współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre zarządzanie Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej 5.2.1.


Numer ogłoszenia: 143570 - 2012; data zamieszczenia: 07.05.2012

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miejska Koło, ul. Mickiewicza 12, 62-600 Koło, woj. wielkopolskie, tel. 063 2610252, 2610230, faks 063 2722984.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie systemu monitorowania decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w KPA, służącego poprawie zarządzania i jakości świadczonych usług oraz wzrostu zaufania społecznego w ramach projektu Wdrożenie usprawnień zarządczych oraz szkolenia kadr urzędów gmin Koło, Grzegorzew, Kłodawa, Kościelec, Osiek Mały współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre zarządzanie Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej 5.2.1..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiot zamówienia publicznego obejmuje opracowanie i wdrożenie systemów służących poprawie zarządzania i jakości świadczonych usług oraz wzrostu zaufania społecznego poprzez wdrożenie systemu monitorowania decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w KPA w ramach projektu Wdrożenie usprawnień zarządczych oraz szkolenia kadr urzędów gmin Koło, Grzegorzew, Kłodawa, Kościelec, Osiek Mały współfinansowanych przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre zarządzanie Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej 5.2.1. 2. Przedmiot zamówienia sklasyfikowany został wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) następująco: CPV: 79.42.00.00-4 usługi związane z zarządzaniem 3. Przedmiot zamówienia - Warunki ogólne Przedmiotem zamówienia jest wykonanie: diagnozy stanu, opracowanie oraz wdrożenie w Urzędzie Miejskim w Kole systemu monitorowania decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego w celu poprawy zarządzania i jakości świadczonych przez Urząd usług poprzez zmniejszenie decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w KPA. Diagnoza oparta winna być na analizie funkcjonujących procedur wydawania decyzji administracyjnych w poszczególnych komórkach organizacyjnych urzędu (w ograniczeniu do komórek, w których wydawane są decyzje administracyjne zgodnie z uregulowaniami określonymi w KPA) w oparciu o dokumentację wewnętrzną, stosowne uregulowania zewnętrzne oraz strukturę organizacyjną urzędu. Opracowanie to winno uwzględniać potrzeby i możliwości Urzędu Miejskiego w Kole z uwzględnieniem wykorzystania analizę SWOT ze wskazaniem kosztów i niezbędnych zasobów dla zapewnienia prawidłowej realizacji zadania monitoringu decyzji administracyjnych wydawanych zgodnie z KPA wraz z wdrożeniem modelowego systemu, obejmującym pilotaż, szkolenie pracowników oraz inne niezbędne obszary mające wpływ na prawidłowość realizacji działania. Przedmiot zamówienia powinien być przygotowany w oparciu o następujące poziomy: 1) Poziom I strategiczny zawierający opis koncepcji, cele i polityka, odpowiedzialność kierownictwa, zobowiązania, odpowiedzialność i uprawnienia oraz ciągłość działań usprawniających, 2) Poziom II taktyczny zawierający opis odpowiedzialności i uprawnień dla każdego wydziału, komórki organizacyjnej dotyczący wdrożenia systemu; Kto co robi, kiedy i jak? 3) Poziom III operacyjny zawierający szczegółowe opisy dla poszczególnych osób dotyczące realizacji procesów oraz instrukcje i normy i przekładać się na etapy: a) Etap 1 - Diagnoza systemu monitorowania decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w KPA b) Etap 2 - Opracowanie systemu monitorowania decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w KPA c) Etap 3 - Wdrożenie systemu monitorowania decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w KPA. Terminy realizacji poszczególnych etapów: 1) Etap 1 - do 15.05.2012 2) Etap 2 - do 12.06.2012 3) Etap 3 - do 30.06.2012 Terminy realizacji poszczególnych etapów są terminami orientacyjnymi (roboczymi) i mogą ulec zmianie m. in. ze względu na wymagalną akceptację przez instytucję pośredniczącą II stopnia MSWiA. ETAP 1 i ETAP 2 - DIAGNOZA I OPRACOWANIE SYSTEMU MONITOROWANIA DECYZJI ADMINISTRACYJNYCH WYDAWANYCH PO TERMINACH OKREŚLONYCH W KPA Zamawiający wymaga aby opracowanie zawierało co najmniej: - analizę SWOT zaproponowanego rozwiązania wraz ze wskazaniem kosztów i niezbędnych zasobów dla zapewnienia prawidłowej realizacji określonego działania, - określenie ram czasowych wdrożenia i pilotażu, - propozycję wykorzystania zgodnie z bieżącymi możliwościami Urzędu Miejskiego w Kole. ETAP 3 - WDROŻENIE SYSTEMU MOINTOROWANIA DECYZJI ADMINISTRACYJNYCH WYDAWANYCH PO TERMINACH OKREŚLONYCH W KPA Wdrożenie systemu monitorowania decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego będzie uzależnione od rekomendowanych rozwiązań w tym zakresie i powinno obejmować m.in.: - przeszkolenie pracowników Urzędu Miejskiego w Kole, którzy bezpośrednio i pośrednio (kadra kierownicza) uczestniczą w procesie wydawania decyzji administracyjnych, - wdrożenie opracowanej przez Wykonawcę procedury monitorowania obszaru wydawania decyzji administracyjnych. Efektem wdrożenia jest wprowadzenie zmian w organizacji pracy, wprowadzenie procedur monitorowania obszaru wydawania decyzji administracyjnych co w efekcie przełoży się na spadek liczby decyzji administracyjnych wydawanych po terminach określonych w KPA. W ramach realizacji zadania Zamawiający wymaga również: - sporządzania raportu po każdej części zadania, - sporządzenia raportu końcowego - podsumowującego całokształt działań w ramach zadania oraz przedstawienia raportu przez Wykonawcę na konferencji podsumowującej projekt. Struktura i zawartość raportów. Wykonawca dostarczy raporty w formatach doc i pdf w wersji elektronicznej (CD-ROM lub DVD) oraz papierowej. Każdy z raportów zostanie dostarczony w 2 egzemplarzach (format A4, druk dwustronny). Wszystkie raporty mają mieć jednolita formę graficzną. Wszystkie raporty powinny być sporządzone w języku polskim i mieć następującą strukturę 1) Streszczenie raportu, 2) Spis treści, 3) Wprowadzenie (opis głównych założeń i celów), 4) Opis wyników danego etapu zadania, 5) Wnioski, 6) Aneksy przedstawiające zestawienia i analizę danych, 7) Opis wybranej i zastosowanej metodyki oraz źródła informacji wykorzystywanychw badaniu (bibliografia). Zamawiający zastrzega sobie prawo do udostępniania raportów w formie elektronicznej pracownikom urzędu objętego badaniem (np. poprzez zamieszczanie na str. www). Wszystkie materiały dotyczące zadania zostaną opatrzone oznakowaniem, zgodniez wymogami, o których mowa w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach POKL oraz zgodnie z wytycznymi wskazanymi przez Zamawiającego. Zasady Współpracy 1) Wszystkie Raporty będą przedstawiane do akceptacji przez Zamawiającego w dniu zakończenia poszczególnego etapu określonego w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia. 2) Zamawiający ma prawo zgłosić swoje uwagi, w ciągu 10 dni, uwagi muszą być uwzględnione przez Wykonawcę oraz natychmiastowo poprawione. 3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do korzystania z zewnętrznej ekspertyzy dotyczącej oceny poszczególnych Raportów przedstawianych przez Wykonawcę. 4) Wykonawca zobowiązuje się wszelkie opracowania, analizy, raporty oraz materiały informacyjne, sporządzone na potrzeby świadczonej usługi, w formie pisemnej lub elektronicznej na podstawie niniejszej Umowy, wykonać należycie, nadając im charakter indywidualny oraz nie naruszając praw osób trzecich. 5) Wykonawca zobowiązany jest do stałej roboczej współpracy z Zamawiającym oraz przedstawicielami wskazanymi przez Urząd Miejski w Kole. Zamawiający zastrzega sobie prawo do współudziału jego przedstawicieli biorących udział w projekcie na wszystkich etapach opracowania i realizacji przedmiotu zamówienia. 6) Wykonawca przedstawi jako załącznik do protokołu z negocjacji Plan realizacji zamówienia określający działania przewidziane dla poszczególnych etapów (zakres rzeczowo - terminowo -finansowy). 7) Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności informacji i danych osobowych uzyskanych w trakcie realizacji zamówienia u uczestników projektu. 8) Wykonawca samodzielnie dokona dystrybucji materiałów związanych z realizacją usługi ( m.in. dystrybucja ankiet na stanowiskach, zebranie ankiet, wykonanie macierzy odpowiedzi, opracowanie raportu z badań ankietowych satysfakcji klienta, itp.). Ponadto Wykonawca samodzielnie zbiera dane w oparciu o udostępnione przez Urzędy dokumenty. 9) Wykonawca zapewnia nadzór nad opracowaniem i wdrożeniem dokumentacji przedmiotu zamówienia zakończony w całości w terminie do dnia 30.06.2012r. 10) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania zlecenia terminowo i bez usterek. W przypadku stwierdzenia wad zobowiązuje się do ich nieodpłatnego usunięcia w terminie 10 dni od daty zgłoszenia. 5. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określone zostały w druku PROJEKT UMOWY..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.42.00.00-4.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre zarządzanie Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej 5.2.1..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
27.04.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Grupa KRJ Sp. z o.o., ul.Kredytowa3a/114, 00-052 Warszawa, kraj/woj. podkarpackie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 21382,11 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  18500,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  18500,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  18500,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  W prowadzonych dwóch kolejnych postępowaniach w trybie przetargu nieograniczonego (ogłoszenia w BZP Nr 93630-2012 z dn. 26.03.2012 r. i ogłoszenie Nr 105640-2012 z dn. 04.04.2012) nie została złożona żadna oferta, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione. Zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia. Zamówienie publiczne współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre zarządzanie Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej 5.2.1