Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konsultacji społecznych dla projektu Programu Polska – Białoruś – Ukraina 2014-2020. - polska-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji konsultacji społecznych dla projektu programu polska – białoruś – ukraina 2014 2020, w tym m.in. usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji, usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, usługi drukowania i powiązane, transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych. 2. zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych a) część i dostarczenie usług w ramach organizacji konferencji w polsce, b) część ii dostarczenie usług w ramach organizacji konferencji na ukrainie, c) część iii dostarczenie usług w ramach organizacji konferencji na białorusi. opis przedmiotu zamówienia warunki ogólne przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji trzech konferencji konsultacyjnych dla projektu programu polska białoruś ukraina 2014 2020 (dalej projektu programu). konferencje związane są z konsultacjami społecznymi i odbędą się w trzech krajach programu. część i. dostarczenie usług w ramach organizacji konferencji w polsce. część ii. dostarczenie usług w ramach organizacji konferencji na ukrainie. część iii. dostarczenie usług w ramach organizacji konferencji na białorusi. podane niżej liczby uczestników są maksymalnymi danymi szacunkowymi. ostateczne potwierdzenie liczby osób i innych danych mówiących o ostatecznej wielkości zamówienia nastąpi z wyprzedzeniem 3 dni roboczych przed datą każdego wydarzenia. zamawiający poniesie koszt rzeczywistej liczby uczestników każdej konferencji. według najlepszej wiedzy zamawiającego konferencje konsultacyjne odbędą się w następujących miastach, w następujących terminach polska lublin, 19.5.2015 ukraina lwów, 21.5.2015 białoruś mińsk, 28.5.2015 ostateczne potwierdzenie terminu organizacji każdej konferencji nastąpi najpóźniej z wyprzedzeniem 5 dni roboczych. w przypadku konieczności zmiany jakiejkolwiek daty, nowy termin zostanie ustalony za porozumieniem stron. opis i cel konferencji przedmiotem spotkań będą konsultacje projektu programu połączone z konsultacjami projektu prognozy strategicznej oceny oddziaływania na środowisko. do udziału w spotkaniach zostaną zaproszeni przedstawiciele administracji rządowej i samorządowej, środowiska naukowe i biznesowe, organizacje pozarządowe z obszaru programu. przewidywana liczba uczestników konferencja w lublinie – maksymalnie 450 osób konferencja we lwowie – maksymalnie 250 osób konferencja w mińsku – maksymalnie 250 osób program konferencji będzie dostarczony w terminie późniejszym. przewiduje się, że spotkania odbywać się będą w godzinach 10.00 14.30. zamawiający zastrzega, że programy poszczególnych konferencji mogą się od siebie różnić. o ewentualnych zmianach wykonawca zostanie poinformowany najpóźniej trzy dni robocze przed każdym wydarzeniem. wspólna lista usług dla części i, ii i iii zamówienia 1. wynajem sali konferencyjnej wynajem klimatyzowanej sali konferencyjnej oświetlonej światłem dziennym oraz sztucznym, dla maksymalnie 450 osób w lublinie, maksymalnie dla 250 osób we lwowie i maksymalnie dla 250 osób w mińsku z miejscami siedzącymi w ustawieniu teatralnym w centrum konferencyjnym lub obiekcie hotelarskim o standardzie minimum 4 gwiazdek wg kategoryzacji opisanej w art. 38 ustawy o usługach turystycznych. miejsce konferencji – ścisłe centrum miasta, nie dalej niż 30 minut drogi (pieszo lub komunikacją miejską) od głównego dworca kolejowego w mieście do miejsca konferencji. wyposażenie sali stół prezydialny, nagłośnienie, rzutnik multimedialny, laptop, pilot do prezentacji ze wskaźnikiem laserowym, minimum 5 bezprzewodowych mikrofonów, multifon na stole prezydialnym dla każdej zasiadającej przy nim osoby (maksimum 4), bezprzewodowe oraz przewodowe połączenie z internetem (2 gniazda) oraz obsługa techniczna, dostępna przynajmniej na godzinę przed spotkaniem oraz w jego trakcie. konieczne jest przygotowanie i umieszczenie na stole prezydialnym „koziołków” formatu a5 z informacją nt. prelegentów (same koziołki dostarcza zamawiający). sala konferencyjna oraz droga do niej od wejścia głównego do budynku musi być oznakowana w sposób umożliwiający uczestnikom konferencji łatwy dostęp do miejsca spotkania. oznakowanie musi być gotowe przynajmniej na godzinę przed rozpoczęciem każdego spotkania. wynajem dodatkowej sali konferencyjnej w tym samym obiekcie, w którym odbywać się będzie każda z zaplanowanych konferencji, klimatyzowanej, dla maksymalnie 40 osób w układzie kinowym. zamówienie obejmuje także dostawę i montaż nagłośnienia, przynajmniej 2 mikrofonów bezprzewodowych oraz rzutnika multimedialnego. zamówienie opcjonalne 2. obsługa konferencji zapewnienie 5 hostess/hostów w lublinie, 3 hostess/hostów w mińsku i 3 hostess/hostów we lwowie, obecnych podczas konferencji i mających za zadanie podawanie mikrofonów uczestnikom, którzy będą chcieli zadać pytania prelegentom. zapewnienie osoby do obsługi sprzętu komputerowego. zapewnienie obsługi recepcji spotkania i rejestracji gości (2 osoby na każde 100 uczestników spotkania). rejestracja gości będzie obejmować uzyskanie podpisu każdego gościa na liście obecności. dystrybucja materiałów konferencyjnych podczas rejestracji. zapewnienie uczestnikom konferencji szatni wraz z obsługą dostępną na godzinę przed spotkaniem, w jego trakcie oraz godzinę po jego zakończeniu. sprzątanie po spotkaniu. 3. zakup i oznakowanie materiałów promocyjnych 1.długopisy 950 sztuk (po 250 dla konferencji na ukrainie i białorusi oraz 450 dla konferencji w lublinie), obudowa z metalu, srebrne lub pomarańczowe, wkład niebieski, zamówienie obejmuje dodatkowo grawerowanie 3 znaków graficznych na obudowie. 2.torby papierowe białe na materiały konferencyjne, 950 sztuk (po 250 dla konferencji na ukrainie i białorusi oraz 450 dla konferencji w lublinie) 32 x 44 cm (wysokość) x 16 cm (+/ 2 cm), uszlachetnienie folia mat, torby wytrzymałe, dodatkowe wzmocnienie na zakończenie rączki, rączka sznurek biały ozdobny, zamówienie obejmuje dodatkowo kolorowy nadruk 3 znaków graficznych na obu stronach. 3.notes 950 sztuk (po 250 dla konferencji na ukrainie i białorusi oraz 450 dla konferencji w lublinie), format b5, okładka twarda (folia typu soft touch, lakierowana mat), kolorowy nadruk na okładce na bazie znaków graficznych dostarczonych przez zamawiającego (zamówienie obejmuje także skład graficzny okładki), środek offset 90 g papier gładki typu chamois, minimum 190 stron (strony gładkie, bez linii czy kratek), oprawa kartek – szycie. dodatki tasiemka do zaznaczania stron w kolorze okładki. 4. usługi drukowania i powiązane 1. skład graficzny i druk publikacji nr 1. obróbka edytorska i graficzna tekstu przekazanego przez zamawiającego, tak by materiały konferencyjne były atrakcyjne wizualnie i przejrzyste. kolorowy wydruk materiałów konferencyjnych w formacie a4, w liczbie kompletów adekwatnej do liczby uczestników konferencji (450 sztuk na konferencję w polsce, po 250 sztuk na konferencje na ukrainie i na białorusi), w każdym komplecie maksymalnie 50 kartek, oprawa zeszytowa lub spirala, papier 90 g, na okładkę 200 g. teksty zostaną przekazane wykonawcy najpóźniej 3 dni robocze przed konferencją. 2. skład i druk publikacji nr 2. obróbka edytorska i graficzna tekstu przekazanego przez zamawiającego, tak by materiały konferencyjne były atrakcyjne wizualnie i przejrzyste. kolorowy wydruk materiałów konferencyjnych w formacie a4, w liczbie kompletów adekwatnej do liczby uczestników konferencji (450 sztuk na konferencję w polsce, po 250 sztuk na konferencje na ukrainie i na białorusi), w każdym komplecie maksymalnie 40 kartek, oprawa zeszytowa lub spirala, papier 90 g, na okładkę 200 g. teksty zostaną przekazane wykonawcy najpóźniej 3 dni robocze przed konferencją. zamówienie opcjonalne 5. transport materiałów 1. dostarczenie materiałów promocyjnych i konferencyjnych do miejsca organizacji każdej z konferencji – transport samochodem dostawczym, objętość ładunku do 5 m3. zamówienie obejmuje także załadunek i rozładunek oraz przygotowanie kompletów materiałów (konfekcjonowanie) – wkładanie materiałów do toreb (praca dla 3 osób przez maksymalnie 2 godziny). termin dostawy – w dniu poprzedzającym każdą konferencję do godziny 15 00. koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze, opłat drogowych pokrywa wykonawca. 2. transport powrotny niewykorzystanych materiałów promocyjnych (długopisy, notesy, torby) z miejsca organizacji każdej konferencji do miejsca wskazanego przez zamawiającego (w obrębie kraju, w którym odbywa się konferencja z lublina do siedziby wst w warszawie, ze lwowa do siedziby oddziału wst we lwowie, z mińska do siedziby oddziału wst w brześciu), załadunek i rozładunek. godziny dostawy zostaną szczegółowo ustalone z zamawiającym w trakcie realizacji umowy. koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze, opłat drogowych pokrywa wykonawca. zamówienie opcjonalne 6. usługi cateringowe zapewnienie usługi cateringowej w miejscu, w którym odbywać się będzie dana konferencja, dla maksymalnie 450 osób w lublinie, dla maksymalnie 250 osób we lwowie i dla maksymalnie 250 osób w mińsku. usługa cateringowa dla każdej konferencji składać się będzie z dwóch przerw kawowych – pierwsza przed rozpoczęciem konferencji, rozpoczynająca się w momencie schodzenia się i rejestracji gości i trwająca do czasu rozpoczęcia konferencji, druga w przerwie w trakcie konferencji, około południa. przerwa kawowa w formie stołu szwedzkiego z eleganckim, estetycznym nakryciem (obrusy, serwety, świeże kwiaty) oraz elegancką zastawą (porcelana, szkło, metalowe łyżeczki do kawy i herbaty, metalowe widelczyki do ciasta i owoców, serwetki papierowe). wykonawca zapewni szklanki oraz wodę gazowaną i niegazowaną na stole prezydialnym dla każdej z zasiadających przy nim osób w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 2 butelki na osobę. przerwa kawowa herbata (do wyboru czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (z ekspresu ciśnieniowego, z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 2 butelki na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,4 l dostępne w ilości przynajmniej po 2 butelki na osobę); owoce sezonowe świeże podane na tacach – 3 rodzaje w tym śliwki, gruszki, w ilości co najmniej 150 g owoców/osobę), kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło), minimum 4 kanapki na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym (wielkość kanapki rozmiaru minimum bułki kajzerki); wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 150 g na osobę). zapewnienie serwisu kelnerskiego podczas przerw kawowych – 1 kelner na nie więcej niż 100 uczestników spotkania. obsługa cateringowa musi być przygotowana każdorazowo pół godziny przed rozpoczęciem rejestracji na konferencję. 7. usługi fotograficzne obsługa fotograficzna konferencji praca 1 fotografa (osoba, która zajmuje się fotografią profesjonalnie) w dniu organizacji każdej z konferencji godzinach +/ 10 00 15 00), w tym wykonanie 50 zdjęć (reportażowych i portretowych); dostarczenie zamawiającemu wybranych 10 zdjęć w postaci cyfrowej w dniu organizacji każdej z konferencji (zdjęcia po obróbce cyfrowej). w ciągu 5 dni roboczych po zakończeniu wydarzenia, wykonawca musi dostarczyć zamawiającemu pozostałe zdjęcia, poddane obróbce, gotowe do wykorzystania na stronie internetowej (skompresowane) oraz w druku (rozdzielczość 300 dpi). wykonawca przekazuje także zamawiającemu wszelkie prawa majątkowe i autorskie do korzystania ze wszystkich zdjęć na wszelkich możliwych polach eksploatacji. koszty przejazdów i wyżywienia fotografa pokrywa wykonawca. wyposażenie fotografa – obiektyw szerokokątny (objęcie całej grupy w sali), teleobiektyw, światło zewnętrzne do kontr. 8. usługi protokołowania konferencji konferencje odbywają się w następujących językach w lublinie – w języku polskim, we lwowie – w ukraińskim, w mińsku – w rosyjskim. dla każdej konferencji niezbędne jest sporządzenie protokołu. wykonawca zobowiązany jest do nagrania przebiegu konferencji (rejestracja dźwięku) i przekazania zapisu zamawiającemu zapisu na płycie cd. dla każdej konferencji potrzebna jest osoba protokolant(ka)/sekretarz(ka) – posługująca się biegle językiem danej konferencji, jak również językiem angielskim, która sporządzi protokół uwag zgłoszonych podczas konferencji ujęty w formę tabelaryczną wg poniższego wzoru l.p. dotyczy zgłaszający treść uwagi/pytanie uzasadnienie 1. 2. 3. protokolant(ka)/sekretarz(ka) konferencji musi być osobą umiejącą aktywnie słuchać, syntetyzować informacje i sprawnie formułować wypowiedzi. zamawiający wymaga doświadczenia w sporządzaniu protokołów spotkań lub posiedzeń (sporządzenie protokołów na minimum 10 spotkaniach oraz referencje od minimum 2 zleceniodawców) oraz szybkiego, bezwzrokowego pisania na klawiaturze. w ramach przygotowań do wykonania zlecenia protokolant(ka)/sekretarz(ka) zobowiązany(a) jest do wnikliwego zapoznania się ze stroną internetową programu (cele, założenia, specyfika, podstawowe pojęcia). protokół z konferencji powinien być szczegółowy, przejrzysty i wiernie relacjonować wypowiedzi uczestników konferencji. 3 dni robocze po konferencji wykonawca przedstawi zamawiającemu do akceptacji sporządzony przez protokolanta(tkę)/sekretarza(rkę) protokół w języku narodowym (tj. polskim, ukraińskim lub rosyjskim odpowiednio dla poszczególnych konferencji) oraz w języku angielskim. i. część i dostarczenie wybranych usług w ramach konsultacji społecznych w polsce wynajem sali konferencyjnej zgodnie z pkt. 1, obsługa konferencji zgodnie z pkt. 2, zakup materiałów promocyjnych zgodnie z pkt 3, usługi drukowania i powiązane zgodnie z pkt. 4, transport materiałów zgodnie z pkt 5, usługa cateringowa zgodnie z pkt. 6, usługa fotograficzna zgodnie z pkt. 7, zapewnienie osoby protokolanta/sekretarza do sporządzenia protokołu konferencji konsultacyjnej zgodnie z pkt. 8 usługi dodatkowe usługi transportowe przewóz maksymalnie 15 osób na trasie warszawa lublin warszawa. wyjazd w dniu poprzedzającym konferencję lub w dniu konferencji wczesnym rankiem, powrót późnym popołudniem w dniu konferencji. wykonawca zapewni bus do przewozu osób, czysty, z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2010; wymagane wyposażenie fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu pokrywa wykonawca. zamówienie opcjonalne ii. część ii dostarczenie wybranych usług w ramach konsultacji społecznych na ukrainie wynajem sali konferencyjnej zgodnie z pkt. 1, obsługa konferencji zgodnie z pkt. 2, zakup materiałów promocyjnych zgodnie z pkt 3, usługi drukowania i powiązane zgodnie z pkt. 4, transport materiałów zgodnie z pkt 5, usługa cateringowa zgodnie z pkt. 6, usługa fotograficzna zgodnie z pkt. 7, zapewnienie osoby protokolanta/sekretarza do sporządzenia protokołu konferencji konsultacyjnej zgodnie z pkt. 8 usługi dodatkowe tłumaczenie symultaniczne ukr pl, pl ukr usługi tłumaczeniowe wynajem i montaż/demontaż sprzętu zapewnienie sprzętu do tłumaczenia symultanicznego w dniu organizacji konferencji w godzinach +/ 10 00 – 15 00 w warszawie. zamówienie obejmuje jedna dźwiękoszczelna kabina (tłumaczenie w konfiguracji polski ukraiński/ukraiński polski) maksymalnie 250 słuchawek z odbiornikami (wypożyczonych uczestnikom bez wymogu pozostawienia dokumentu tożsamości) nagłośnienie 5 mikrofonów bezprzewodowych funkcja nagrywania przebiegu spotkania montaż sprzętu i kabin musi nastąpić w dniu poprzedzającym spotkanie. obsługa tłumaczenia symultanicznego tematyka tłumaczeń dotyczy funduszy ue, zagadnień finansowych, gospodarczych, międzynarodowych, prawnych, samorządowych, środowiskowych. wynajem zespołu 2 tłumaczy do obsługi tłumaczenia w konfiguracji polski ukraiński/ukraiński polski. wykonawca musi wyznaczyć do realizacji zamówienia tłumaczy posiadających wykształcenie wyższe filologiczne lub będących absolwentami uczelni kształtujących tłumaczy oraz posiadających co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia. w przypadku tłumaczeń ustnych zamawiający powiadomi wykonawcę o tematyce spotkania, konferencji, szkolenia. koszty zakwaterowania, dojazdu i wyżywienia tłumaczy pokrywa wykonawca. wykonawca powinien każdorazowo konsultować z zamawiającym wątpliwości dotyczące nazewnictwa. usługi hotelarskie zapewnienie noclegu dla 1 osoby w pokoju 1 osobowym lub 2 osobowym do pojedynczego wykorzystania, w obiekcie hotelarskim o standardzie minimum 4 gwiazdek wg kategoryzacji opisanej w art. 38 ustawy o usługach turystycznych na maksymalnie 2 doby. obiekt hotelarski musi znajdować się najdalej 20 minut drogi (pieszo lub komunikacją miejską) od miejsca, w którym odbędzie się konferencja we lwowie. zamówienie opcjonalne zakup biletu lotniczego zakup i dostarczenie (na adres mailowy joanna.satora@cpe.gov.pl) jednego biletu lotniczego na trasie kijów lwów kijów (loty bezpośrednie tam i z powrotem, dokładne godziny i dni do uzgodnienia z zamawiającym). nazwisko pasażera zamawiający przekaże wykonawcy najpóźniej 5 dni roboczych przed wylotem. klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia iata. zamówienie opcjonalne iii. dostarczenie wybranych usług w ramach konsultacji społecznych na białorusi wynajem sali konferencyjnej zgodnie z pkt. 1, obsługa konferencji zgodnie z pkt. 2, zakup materiałów promocyjnych zgodnie z pkt 3, usługi drukowania i powiązane zgodnie z pkt. 4, transport materiałów zgodnie z pkt 5, usługa cateringowa zgodnie z pkt. 6, usługa fotograficzna zgodnie z pkt. 7, zapewnienie osoby protokolanta/sekretarza do sporządzenia protokołu z konferencji konsultacyjnej zgodnie z pkt. 8 usługi dodatkowe tłumaczenie symultaniczne ros pl, pl ros usługi tłumaczeniowe wynajem sprzętu zapewnienie sprzętu do tłumaczenia symultanicznego w dniu organizacji konferencji w godzinach +/ 10 00 – 15 00 w warszawie. zamówienie obejmuje jedna dźwiękoszczelna kabina (tłumaczenie w konfiguracji polski rosyjski/rosyjski polski) maksymalnie 250 słuchawek z odbiornikami (wypożyczonych uczestnikom bez wymogu pozostawienia dokumentu tożsamości) nagłośnienie 5 mikrofonów bezprzewodowych funkcja nagrywania przebiegu spotkania montaż sprzętu i kabin musi nastąpić w dniu poprzedzającym spotkanie. obsługa tłumaczenia symultanicznego tematyka tłumaczeń dotyczy funduszy ue, zagadnień finansowych, gospodarczych, międzynarodowych, prawnych, samorządowych, środowiskowych. wynajem zespołu 2 tłumaczy do obsługi tłumaczenia w konfiguracji polski rosyjski/ rosyjski polski. wykonawca musi wyznaczyć do realizacji zamówienia tłumaczy posiadających wykształcenie wyższe filologiczne lub będących absolwentami uczelni kształtujących tłumaczy oraz posiadających co najmniej roczne doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia. w przypadku tłumaczeń ustnych zamawiający powiadomi wykonawcę o tematyce spotkania, konferencji, szkolenia. koszty zakwaterowania, dojazdu i wyżywienia tłumaczy pokrywa wykonawca. wykonawca powinien każdorazowo konsultować z zamawiającym wątpliwości dotyczące nazewnictwa. ii.1.6)