Dokonanie rezerwacji miejsc i świadczenie usług hotelowych dla gości konferencji eksperckiej realizowanej w ramach Polskiej Prezydencji w Radzie UE

Warszawa: Dokonanie rezerwacji miejsc i świadczenie usług hotelowych dla gości konferencji eksperckiej realizowanej w ramach Polskiej Prezydencji w Radzie UE


Numer ogłoszenia: 142121 - 2011; data zamieszczenia: 19.05.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Narodowe Centrum Kultury, ul. Płocka 13, 01-231 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 2100100, faks 22 2100101.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Państwowa instytucja kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dokonanie rezerwacji miejsc i świadczenie usług hotelowych dla gości konferencji eksperckiej realizowanej w ramach Polskiej Prezydencji w Radzie UE.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Dokonanie rezerwacji miejsc i świadczenie usług hotelowych dla gości konferencji eksperckiej realizowanej w ramach Polskiej Prezydencji w Radzie UE.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.10.00.00-1.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
28.04.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Orbis S.A. (Oddział Sofitel Warsaw Victoria ul. Królewska 11, 00-065 Warszawa), ul. Bracka 16, 00-082 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 150000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  40500,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  40500,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  40500,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Usługa hotelowa jest elementem realizacji konferencji eksperckiej realizowanej w ramach Polskiej Prezydencji w Radzie UE w dn. 18-20 lipca 2011 r. Usługa będąca przedmiotem zamówienia obejmuje: dokonanie rezerwacji miejsc i świadczenie usług hotelowych (nocleg ze śniadaniem) dla gości konferencji. Ze względu na tworzenie centralnego systemu rezerwacji miejsc dla gości wydarzeń odbywających się ramach Polskiej Prezydencji w Radzie UE, Departament Współpracy z Zagranicą MKiDN dokonał rozpoznania rynku i rezerwacji miejsc w grudniu 2010 r. Przy wyborze brane były pod uwagę następujące czynniki: - Standard hotelu (4/5 gwiazdek) - Liczba miejsc noclegowych - 300-350. Ze względów logistycznych i organizacyjnych dążono do zlokalizowania gości w maksymalnie dwóch lokalizacjach - Lokalizacja hotelu (odległość od MKiDN umożliwiająca swobodną i szybką komunikacje w razie konieczności realizacji spotkań merytorycznych) - Dostępność bezprzewodowego internetu - Dysponowanie salą umożliwiającą zaaranżowanie w razie potrzeby spotkania merytorycznego pomiędzy moderatorem a panelistami. W wyniku analizy dostępności miejsc i ofert 5 hoteli położonych w pobliżu MKiDN tj. Le Meridien Bristol, Sofitel Warsaw Victoria (Orbis SA), Radisson Blu Center (PHD Polska Sp. z o.o), The Westin Warsaw, Hilton Warsaw, wybrano do współpracy 2 hotele, dysponujące w podanym terminie najwyższą liczbą miejsc i posiadających atrakcyjną lokalizację, tj. - Radisson Blu Center (PHD Polska Sp. z o.o) - 205 miejsc - Sofitel Warsaw Victoria (Orbis SA) - 225 miejsc W kwietniu 2011 r. przeprowadzono negocjacje cenowe ze wskazanymi hotelami. W oparciu o przedstawione wyceny zdecydowano o zakwaterowaniu większości gości (205, w tym koszty 150 pokrywa zamawiający, 50 pokrywają bezpośrednio goście. Rezerwacja obejmuje 195 pokoi typu Standard i 10 pokoji o podwyższonym standardzie - Business Class) w hotelu Radisson Blu Center. Ponieważ hotel nie dysponuje wystarczającą liczbą miejsc, pozostałe rezerwacje (140, w tym: koszty 50 pokrywa zamawiający, 90 pokrywają bezpośrednio goście) dokonane zostaną w hotelu Sofitel Warszaw Victoria.Postępowanie przeprowadzono na podstawie art. 66 w zw. z art. 5 ust. 1a ustawy Prawo Zamówień Publicznych