Wykonanie usług organizacyjno-logistycznych związanych z IX Konferencją Krakowską oraz debatami publicznymi/redakcyjnymi dla Małopolskiego Obserwatorium Rozwoju Regionalnego.

Adresy internetowe:

Główny adres: http://www.malopolska.pl

Adresy internetowe:

Główny adres: http://www.malopolska.pl

Wykonanie usług organizacyjno-logistycznych związanych z IX Konferencją Krakowską oraz debatami publicznymi/redakcyjnymi dla Małopolskiego Obserwatorium Rozwoju Regionalnego.

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usług organizacyjno-logistycznych związanych z IX Konferencją Krakowską (część 1 zamówienia) i debat publicznych/redakcyjnych dla Małopolskiego Obserwatorium Rozwoju Regionalnego (część 2 zamówienia).

2. Zamówienie składa się z dwóch części:

1) Część 1: wykonanie usług organizacyjno-logistycznych związanych z IX Konferencją Krakowską.

2) Część 2: wykonanie usług organizacyjno-logistycznych związanych z debatami publicznymi/redakcyjnymi dla Małopolskiego Obserwatorium Rozwoju Regionalnego polegających na:

Wykonanie usług organizacyjno-logistycznych związanych z IX Konferencją Krakowską

PL213.

1) Część 1: wykonanie usług organizacyjno-logistycznych związanych z IX Konferencją Krakowską.

a) Konferencja odbędzie się w Galerii Sztuki Polskiej XIX wieku w Sukiennicach, w Krakowie przy Rynku Głównym 3 w dniach 28-29 listopada 2016 r. Pomieszczenia, jakimi będzie dysponował Zamawiający na czas Konferencji to:

— Sala Siemiradzkiego,

— Sala Michałowskiego,

— Sala Chełmońskiego wraz z zapleczem dla cateringu,

— Sala Bacciarellego,

— Mediateka,

— Taras.

b) Przewidywana liczba uczestników IX Konferencji Krakowskiej wynosi 200 osób +/– 10 % każdego dnia, przy czym liczba prelegentów nie powinna przekroczyć 50 osób łącznie w ciągu całej konferencji. Konferencja skierowana jest do przedstawicieli administracji rządowej

i samorządowej, ekonomistów, socjologów, politologów, dziennikarzy, parlamentarzystów.

c) Wykonawca w szczególności zobowiązany jest do:

1. Przygotowania treści promocyjnych związanych z IX Konferencją Krakowską,

i2. Dystrybucji plakatów promujących IX Konferencję Krakowską,

3.Wykonania identyfikatorów dla panelistów oraz uczestników konferencji,

4. Wykonania teczek konferencyjnych wraz ze zintegrowanym notatnikiem,

5. Wykonania oznaczeń informacyjnych („koziołków”) dla prelegentów,

6. Transportu materiałów konferencyjnych z siedziby Zamawiającego,

7. Zapewnienia stołów, stolików i foteli konferencyjnych wraz z podestem, w ramach którego Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia stolików i foteli konferencyjnych,

8. Przygotowania sal konferencyjnych,

9. Zapewnienia obsługi recepcyjnej podczas konferencji przez 3 osoby,

10. Zapewnienia obsługi technicznej podczas trwania konferencji,

11. Przygotowania treści redakcyjnych relacjonujących i podsumowujących przebieg konferencji,

12. Rejestracji audio-video przebiegu konferencji oraz zapewnienie przekazu streamingowego przebiegu konferencji poprzez stronę internetową Zamawiającego,

13. Zapewnienia obsługi fotograficznej konferencji podczas dwóch dni konferencyjnych oraz przekazanie Zamawiającemu dokumentacji fotograficznej na nośniku cyfrowym,

14. Zapewnienia noclegów dla uczestników konferencji w jednym hotelu

15. Zapewnienia samochodu osobowego/taksówki na potrzeby Zamawiającego

16. Wykonania minimum 30 transkrypcji, bez transkrypcji dyskusji, oraz przekazanie ich Zamawiającemu na nośniku cyfrowym.

2). Warunki realizacji zamówienia zawarte są we wzorze umowy stanowiącym załączniki nr 3 do SIWZ.

3). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 4 do SIWZ.

1. Termin rozpoczęcia wskazany w pkt. II.2.7) jest terminem wstępnym, przewidywanym, realizacja zgodnie z ofertą wykonawcy oraz zapisami umowy.

2. Przed upływem terminu składania ofert, wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium przetargowe, na czas równy okresowi związania ofertą, w wysokości 1 400 PLN.

Wykonanie usług organizacyjno-logistycznych związanych z debatami publicznymi/redakcyjnymi dla Małopolskiego Obserwatorium Rozwoju Regionalnego

Debaty odbędą się na terenie województwa małopolskiego, w tym głównie w Krakowie.

1) Wykonanie usług organizacyjno-logistycznych związanych z debatami publicznymi/redakcyjnymi dla Małopolskiego Obserwatorium Rozwoju Regionalnego polegających na:

a) Przygotowaniu formuły oraz harmonogramu każdej z debat, na co najmniej 21 dni przed każdą z debat,

b) Zapewnieniu moderatora prowadzącego każdą debatę, na co najmniej 21 dni przed każdą z debat,

c) Zapewnieniu copywritera przygotowującego relację z każdej debaty, na co najmniej 21 dni przed każdą z debat,

d) Opublikowaniu w dzienniku o zasięgu regionalnym, tj. obejmującym obszar województwa małopolskiego co najmniej 2 kolorowych ogłoszeń promujących debaty, umieszczenia każdorazowo na stronie internetowej dziennika baneru internetowego promującego debatę, przekierowującego na stronę internetową Małopolskiego Obserwatorium Rozwoju Regionalnego,

e) Opracowaniu i wysłaniu w formie elektronicznej zaproszeń do udziału w debatach, na co najmniej 14 dni przed każdą z debat,

f) Opracowaniu i wysłaniu w formie papierowej zaproszeń do udziału w debacie na co najmniej 14 dni przed każdą z debat,

g) Przygotowaniu relacji z każdej debaty w formie cyklu artykułów o łącznej powierzchni co najmniej jednej strony – tożsamej z formatem dziennika i zamieszczenie w dzienniku o zasięgu regionalnym, tj. obejmującym obszar województwa małopolskiego,

h) Przygotowanie i umieszczenie na pierwszej stronie dziennika, o zasięgu regionalnym, tj. obejmującym obszar województwa małopolskiego kolorowego ogłoszenia promującego ukazanie się każdego artykułu, wchodzącego w skład relacji z każdej debaty, przygotowanie baneru internetowego odsyłającego do tego artykułu zamieszczonego na stronie internetowej dziennika, zamieszczenie w widocznym miejscu pod lub obok tego artykułu linku do strony Małopolskiego Obserwatorium Rozwoju Regionalnego,

i) Przekazaniu do 15 zdjęć z każdej debaty do 2 dni po każdej z debat

2) Warunki realizacji zamówienia zawarte są we wzorze umowy stanowiącym załączniki nr 5 do SIWZ.

3) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 6 do SIWZ.

1. Termin rozpoczęcia wskazany w pkt. II.2.7) jest terminem wstępnym, przewidywanym, realizacja zgodnie z ofertą wykonawcy oraz zapisami umowy.

2. Przed upływem terminu składania ofert, wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium przetargowe, na czas równy okresowi związania ofertą, w wysokości 5 000 PLN.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1) nie podlegają wykluczeniu,

2) spełniają warunki udziału w postępowaniu, dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej.

Dla części 1

a) warunek zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże się doświadczeniem w należytym wykonaniu (lub w wykonywaniu – w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej dwóch usług odpowiadających swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia.

Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia uważa się usługę kompleksowej organizacji konferencji i/lub wydarzenia promocyjnego, o wartości minimum 25 000 PLN brutto każda.

b) warunek udziału w postępowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1b pkt 3, zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

w tym:

— co najmniej jedną osobą przeznaczoną do pełnienia funkcji koordynatora ds. kontaktów

z Zamawiającym, posiadającą doświadczenie w koordynowaniu co najmniej dwóch konferencji i/lub innych wydarzeń promocyjnych, w ramach których koordynator zarówno ustalał szczegóły organizacyjne, jak i odpowiadał za organizację konferencji i/lub innego wydarzenia promocyjnego,

— co najmniej jedną osobą posiadającą następujące kwalifikacje: minimum roczne doświadczenie dziennikarskie, redaktorskie bądź pokrewne polegające na pisaniu tekstów należących do różnych gatunków dziennikarskich, np. artykuły, noty prasowe, teksty promocyjne, felietony, reportaże itp. Ww. teksty powinny dotyczyć szeroko pojętej tematyki społeczno-gospodarczej.

Dla części 2 warunek zostanie uznany za spełniony:

— gdy Wykonawca wykaże się doświadczeniem w należytym wykonaniu (lub w wykonywaniu – w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej dwóch usług odpowiadających swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia.

Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia uważa się usługę organizacji debaty publicznej/redakcyjnej moderowanej przez dziennikarza, z udziałem publiczności, po której ukazała się publikacja w prasie w postaci notki prasowej i/lub ogłoszenia prasowego i/lub relacji z debaty i/lub innego gatunku dziennikarskiego, o wartości minimum 30 000 PLN brutto każda.

2. Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu może polegać na zdolnościach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 22a ustawy.

3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (np. konsorcjum, spółka cywilna), warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony wyłącznie, jeżeli jeden z wykonawców spełni warunek samodzielnie.

4. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia nie mogą podlegać wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy i art. 24 ust. 5 pkt. 1 ustawy.

5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia winni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo), chyba że w przypadku spółki cywilnej, z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania (do stwierdzenia czego niezbędne będzie załączenie do oferty umowy spółki cywilnej). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

6. Wykaz oświadczeń, dokumentów na potwierdzenie warunków zawiera pkt VII SIWZ.

Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, ul. Racławicka 56, 30-017 Kraków, w pok. nr 607a.

1. Zamawiający, zgodnie z art. 24aa ustawy, informuje, że najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy wykonawca, którego oferta została oceniona, jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

2.Do oferty wykonawca winien dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (dalej oświadczenie JEDZ), którego wzór stanowi załącznik nr 2 do SIWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu JEDZ stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

3. Jednolity europejski dokument zamówienia składa się w formie pisemnej

4. Oświadczenia, dotyczące wykonawcy i innych podmiotów, na których zdolnościach polega wykonawca na zasadach określonych w art. 22a ustawy oraz dotyczące podwykonawców, składane są w oryginale.

5. Dokumenty, inne niż oświadczenia, o których mowa powyżej, składane są w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.

6. Poświadczenia za zgodność z oryginałem dokonuje odpowiednio wykonawca, podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.

7. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

8. Wzór oświadczenia o przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowe zostanie zamieszczony przez Zamawiającego na stronie internetowej, na której była zamieszona siwz wraz z załącznikami wraz w informacją, o której mowa w art. 86 ust. 5 ustawy.

9.Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia winni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo), chyba że w przypadku spółki cywilnej, z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania (do stwierdzenia czego niezbędne będzie załączenie do oferty umowy spółki cywilnej). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

10. Zamawiający dla części 1 zamówienia dopuszcza istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku:

a) zaistnienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego, skutkujących odwołaniem organizacji IX Konferencji Krakowskiej, Zamawiający może od umowy odstąpić. Oświadczenie o odstąpieniu z tych przyczyn zostanie złożone na piśmie najpóźniej na trzy tygodnie przed planowanym terminem Konferencji,

b) zmiany terminu IX Konferencji Krakowskiej. Konferencja w takiej sytuacji może odbyć w dniach: 5 – 6 grudnia 2016 lub 12 – 13 grudnia 2016, o czym Wykonawca zostanie poinformowany na 3 tygodnie przed pierwotnym terminem konferencji, tj. 28.11.2016. W związku ze zmianą terminu konferencji, pozostałe terminy dotyczące organizacji Konferencji, ulegają odpowiednio zmianie.

11. Zamawiający dla części 2 zamówienia dopuszcza istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia zmiany stawki podatku VAT, które nie będą miały wpływu na zmianę cen jednostkowych brutto określone w załączniku nr do umowy oraz wynagrodzenia wykonawcy o którym mowa w §4 ust. 1 i 2 do umowy.

Adres internetowy:http://uzp.gov.pl

Adres internetowy:https://www.uzp.gov.pl