Organizacja i obsługa uroczystej kolacji podczas Wieczoru Galowego Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego UITP w dniu 8 maja 2012r.

Warszawa: Organizacja i obsługa uroczystej kolacji podczas Wieczoru Galowego Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego UITP w dniu 8 maja 2012r.


Numer ogłoszenia: 133412 - 2012; data zamieszczenia: 26.04.2012

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Metro Warszawskie Sp. z o.o., ul. Wilczy Dół 5, 02-798 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6554670, faks 022 6433997, 6554679.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja i obsługa uroczystej kolacji podczas Wieczoru Galowego Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego UITP w dniu 8 maja 2012r..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Zamówienie dotyczy organizacji i obsługi uroczystej kolacji podczas Wieczoru Galowego Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego UITP w dniu 8 maja 2012r. W dniach 7-9 maja 2012 w Warszawie odbędzie się pierwsza edycja Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego UITP (UITP Local Rail Summit 2012), zorganizowana wspólnie przez Międzynarodową Unię Transportu Publicznego (UITP) oraz Spółki Metro Warszawskie i Tramwaje Warszawskie, będące lokalnymi gospodarzami i współorganizatorami przedsięwzięcia..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
17.04.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Mazurkas Travel Biuro Podróży Sp. z o.o., Al. Wojska Polskiego 27, 01-515 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 100000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  49680,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  49680,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  49680,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  W dniach 7 do 9 maja 2012 w Warszawie odbędzie się pierwsza edycja Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego UITP UITP Local Rail Summit 2012, zorganizowana wspólnie przez Międzynarodową Unię Transportu Publicznego UITP oraz Spółki Metro Warszawskie i Tramwaje Warszawskie będące lokalnymi gospodarzami i współorganizatorami przedsięwzięcia. Konferencja, w której planowany jest udział 400 uczestników z całego świata, w tym z Polski, będzie ważnym wydarzeniem mającym na celu podjęcie dyskusji na tematy związane z ostatnimi rozwiązaniami w dziedzinie kolei miejskich. Ta międzynarodowa konferencja po raz pierwszy zbierze wszystkie miejskie i podmiejskie podmioty kolejowe na wspólnym forum międzynarodowym. Ten niezwykły format pomoże operatorom kolei w poszukiwaniu i promowaniu pozytywnych synergii pomiędzy kolejami oraz pozwoli udziałowcom i decydentom lepiej zrozumieć zalety i korzyści rozwiązań dla transportu szynowego w miastach, wspomagając tym samym rozwój sektora kolejowego na całym świecie. Poszczególne sesje tematyczne prowadzone będą przez wybitnych specjalistów, naukowców oraz uznane w świecie autorytety w dziedzinie transportu kolejowego i miejskiego. Honorowy patronat nad tym prestiżowym wydarzeniem objęła Pani Prezydent Hanna Gronkiewicz Waltz. Głównym organizatorem Szczytu jest powstała w 1885 roku Międzynarodowa Unia Transportu Publicznego UITP międzynarodowa organizacja nonprofit zrzeszającą ponad 3400 podmiotów z 92 krajów, łącząca organy władzy, operatorów, ustawodawców, instytucje naukowe związane z transportem publicznym, jak również sektor zaopatrzenia i usług związanych z transportem publicznym. Współorganizatorami oraz lokalnymi gospodarzami przedsięwzięcia są Spółki Metro Warszawskie i Tramwaje Warszawskie. Wybór Warszawy jako miejsca organizacji Szczytu traktujemy jako wyróżnienie naszego miasta na arenie międzynarodowej. Pragnąc zapewnić odpowiednią oprawę tego wydarzenia i wykorzystać je także dla promocji Warszawy, Lokalni Gospodarze planują zorganizowanie kilku uroczystych i niezwykle eleganckich wydarzeń towarzyszących konferencji w najpiękniejszych i najbardziej reprezentacyjnych miejscach stolicy. W związku z powyższym Metro Warszawskie planuje między innymi przygotowanie i zorganizowanie wydarzenia towarzyszącego konferencji uroczystej zasiadanej kolacji, która odbędzie się podczas Wieczoru Galowego organizowanego w Auli Dużej Politechniki Warszawskiej, 8 maja 2012 roku. Wydarzenie towarzyszące Międzynarodowemu Szczytowi Lokalnego Transportu Szynowego UITP musi zostać zorganizowane zgodnie z wymogami stawianymi spotkaniom tej rangi. W oparciu o rozpoznanie rynku organizacji tego typu przedsięwzięcia w ocenie Metra Warszawskiego Sp. z o.o firmą posiadającą doświadczenie oraz niezbędne środki do przygotowania i przeprowadzenia w pełnym zakresie wyżej opisanej uroczystej kolacji, zgodnie z wymogami wynikającymi ze specyfikacji oraz warunków organizacji Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego UITP, jest firma Mazurkas Travel Biuro Podróży Sp. z o.o. Firma Mazurkas Travel jest jedną z najdłużej działających firm w tym sektorze na polskim rynku. Rocznie jest organizatorem kilkadziesięciu dużych imprez krajowych i międzynarodowych, dla uczestników z Polski i ze świata. Bogata tradycja oraz doświadczenie firmy Mazurkas Travel w organizacji cateringu pozwoliła na przeprowadzenie wielu ważnych wydarzeń w najbardziej prestiżowych i popularnych miejscach Warszawy, m.in. organizacja Gali z okazji Zgromadzenia Parlamentarnego NATO dla 1100 osób w Teatrze Wielkim 2010 rok, organizacja Wielkiej Gali Polskiego Biznesu dla ponad 1000 osób w Teatrze Wielkim Operze Narodowej w Warszawie dwukrotnie, w latach 2010 i 2011, organizacja uroczystej kolacji dla uczestników Międzynarodowej Konferencji PATLIB2008 organizowanej przez Urząd Patentowy RP oraz spotkania Ministra Radosława Sikorskiego z Ministrem Spraw Zagranicznych Francji Bernardem Kouchnerem i 200 ambasadorami Polski na świecie. Głownym argumentem przemawiającym za wyborem Mazurkas Travel Biuro Podróży Sp. z o.o jest fakt posiadania przez tę firmę dużego doświadczenia w organizacji uroczystych kolacji w Auli Dużej Politechniki Warszawskiej, w której odbędzie się Wieczór Galowy w dniu 8 maja 2012 r. W Auli Dużej Politechniki Warszawskiej firma ta organizowała min: Kolację serwowaną, zasiadaną dla 300 osób podczas Warsaw Europes Premier Wind Energy Event 2010, Kolację zasiadaną dla 350 osób w czasie I Światowego Zjazdu Inżynierów Polskich 2010, Kolację sewowaną, zasiadanę dla 200 gości firmy FM Group 2010, kolację zasiadaną dla 800 gości firmy Mostostal 2009 oraz Kolację zasiadaną dla 500 osób w czasie XXVIII Congress of the European Academy of Allergy and Clinical Immunology 2009. Dzięki temu doświadczeniu oraz doskonałej znajomości specyfiki miejsca, firma Mazurkas Travel jest w stanie zapewnić organizację uroczystej kolacji na najwyższym poziomie. Według naszej opinii, oprócz eleganckiego i wykwintnego menu, firma Mazurkas Travel Biuro Podróży Sp. zo.o zapewni nowoczesną oprawę dekoracyjną, stworzy niepowtarzalny klimat oraz zapewni odpowiedni do sytuacji, wyjątkowy sposób serwowania dań. Specjalny ceremoniał gastronomiczny, polegajacy na serwowaniu dań w tym samym czasie wszystkim gościom przy stole przez kelnerów i kucharzy prowadzonych przez mistrza ceremonii, przy akompaniamencie muzyki i odpowiednio dobranej choreografii, jest znakiem rozpoznawczym firmy Mazurkas Travel Biuro Podróży Sp. zo.o. Jesteśmy przekonani, że starannie przygotowany, zgodnie z posiadaną wiedzą i doświadczeniem, catering, z którego słynie Mazurkas Travel, podniesie rangę Wieczoru Galowego oraz jednocześnie stanowi ważny argument przemawiający za wyborem tej właśnie firmy. W opisanym stanie faktycznym Zamawiający postanowił zrealizować przedmiotowe zamówienie w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ponieważ zastosowanie innego trybu skutkowałoby naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków. W odniesieniu do przedmiotowego zamówienia, którego realizacja wymaga osiągnięcia efektu reprezentującego najwyższą jakość realizacji wizerunek kraju jako miejsca organizacji pierwszej edycji Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego oraz zakres zamówienia 400 gości z kraju i zagranicy wymagane są bardzo precyzyjne ustalenia umowy zasad i szczegółowego zakresu świadczenia a usługi, które są przedmiotem zamówienia wymagają specjalizacji i szczególnego doświadczenia, w zawiązku z czym zastosowanie procedury otwartej nie przyniesie istotnego efektu dla zwiększenia konkurencyjności. Dodatkowym elementem przemawiającym za prowadzeniem negocjacji ze wskazanym wykonawcą jest fakt, iż wykonawca ten posiada doświadczenie w realizacji imprez cateringowych w reprezentacyjnym obiekcie wybranym przez Zamawiającego jako miejsca realizacji zamówienia. Przełoży się to niewątpliwie na zwiększoną efektywność realizacji zamówienia przez wskazanego wykonawcę. Przyjęcie innego trybu realizacji przedmiotowego zamówienia niż z wolnej ręki w opisanym stanie faktycznym skutkowałoby powstaniem ryzyka realizacji zamówienia w sposób nie czyniący za dość wymaganiom zamawiającego zwłaszcza w obszarze zapewnienia najwyższej jakości, profesjonalizmu i kompleksowości realizacji zamówienia. Ze względu na cel i zakres zamówienia pierwszej edycji Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego stan taki jest niedopuszczalny, a zrealizowanie przedmiotowego zamówienia w sposób niezgodny z zamierzeniami zamawiającego zostałoby niewątpliwie uznane za naruszenie zasad celowego, oszczędnego i efektywnego wydatkowania środków finansowych. Ponadto należy również zauważyć, iż zastosowanie innego trybu udzielenia zamówienia niż z wolnej ręki skutkowałoby uniemożliwieniem terminowej realizacji przedmiotowego zadania. Organizacja przez zamawiającego pierwszej edycji Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego jest jego obowiązkiem wynikającym z trójstronnych ustaleń pomiędzy Międzynarodową Unią Transportu Publicznego UITP, Tramwajami Warszawskimi Sp. zo.o. oraz zamawiającym. W opisanym stanie faktycznym zamawiający pozostaje w stosunku zobowiązaniowym przede wszystkim z UITP i do jego obowiązków należy przestrzeganie postanowień wzajemnej umowy dotyczącej zasad realizacji pierwszej edycji Międzynarodowego Szczytu Lokalnego Transportu Szynowego. Ze względu na stopień skomplikowania wspólnego przedsięwzięcia ustalanie zasad jego realizacji oraz wzajemnych zobowiązań z tego faktu wynikających zabrało stronom wiele czasu, co w chwili obecnej powoduje, że okres pozostały zamawiającemu na udzielenie przedmiotowego zamówienia oraz wykonawcy na jego realizację jest krótszy niż zwyczajowo przyjęty dla realizacji uroczystości tego typu, o tak zaplanowanym zakresie. Przyjęcie dla udzielenia przedmiotowego zamówienia innego trybu niż z wolnej ręki skutkowałoby wydłużeniem procedury udzielenia zamówienia, a co za tym idzie skutkowałoby naruszeniem terminu realizacji przedsięwzięcia zgodnie z zaciągniętym przez zamawiającego zobowiązaniem wobec Międzynarodowej Unii Transportu Publicznego UITP.