Obsługa bankowa budżetu Gminy Łąck oraz jednostek organizacyjnych gminy w okresie 19.05.2013 - 18.05.2017

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Gminy Łąck oraz jednostek organizacyjnych gminy w okresie 19.05.2013 r. - 18.05.2017 r. 1.Przedmiotem zamówienia jest bankowa obsługa budżetu Gminy Łąck oraz wskazanych jednostek organizacyjnych Gminy Łąck w okresie 48 miesięcy od podpisania umowy. Liczba jednostek organizacyjnych Gminy jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek organizacyjnych bądź zmiany ich formy organizacyjnej, nowe jednostki zawrą umowy na warunkach wynikających z przeprowadzonego postępowania. Jednostkami organizacyjnymi Gminy Łąck objętymi zamówieniem są: 1)Urząd Gminy w Łącku, 2)Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Łącku, 3)Szkoła Podstawowa w Łącku, 4)Gimnazjum w Łącku, 5)Samorządowe Przedszkole w Łącku, 6)Modelowe Wiejskie Centrum Ekoturystyki Przyjazne Środowisku - Szkolne Schronisko Młodzieżowe - Zielona Szkoła w Sendeniu. 1.1 Zakres zamówienia obejmuje: a) Otwarcie, likwidację i prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych, w tym: 1)możliwość otwierania dodatkowych rachunków podstawowych i pomocniczych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie, 2)potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, 3)oprocentowanie środków na rachunkach oparte wg zmiennej stopy procentowej opartej na stawce WIBID 1M wyliczanej jako średnia z miesiąca poprzedzającego okres obrachunkowy, przy czym kapitalizacja odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca tj. w ostatnim dniu kalendarzowym. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem. 4)obsługę elektroniczną rachunków podstawowych i pomocniczych. 5)generowanie i przekazywanie w formie papierowej wyciągów bankowych, jako zestawień operacji przeprowadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych (wyciągi łącznie z załącznikami dotyczącymi wpływów). Wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez Kontrahentów w opisie płatności. Przekazane przez Wykonawcę wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w Systemie. Wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, nr rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, informację na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek. 6)udzielanie, bez prowizji i opłat, osobom upoważnionym przez posiadacza rachunku informacji telefonicznych o stanie salda na rachunkach i wszelkich przeprowadzonych operacjach. b) Wpłaty i wypłaty gotówkowe, w tym: 1)dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków, 2)możliwość wypłaty gotówki każdorazowo przez posiadaczy rachunków. c) Realizacja przelewów przekazywanych w formie elektronicznej jak i papierowej, na następujących zasadach: 1)przelewy dokonywane przy pomocy systemu bankowości elektronicznej muszą być realizowane w czasie rzeczywistym, 2)przelewy złożone w formie papierowej do godziny 14:00 powinny być realizowane w tym samym dniu, 3)możliwość dokonywania poleceń przelewów zagranicznych. d) Wdrożenie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych dla co najmniej 1 stanowiska (Gmina Łąck i jednostki organizacyjne, przy czym liczba stanowisk może ulec zmianie - docelowo około 10 stanowisk), w tym: 1)zainstalowanie systemu bankowości elektronicznej, 2)przeniesienie bazy danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez bank, 3)serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 12 godzin, 4)w przypadku awarii systemu lub braku łączności z bankiem: przyjmowanie i wydawanie zleceń płatniczych składanych na zewnętrznych nośnikach danych lub w formie pisemnej bez dodatkowych opłat, 5)przeszkolenie pracowników, w zależności od zgłoszonych potrzeb, szkolenia pracowników jednostek muszą odbywać się w siedzibach, gdzie zostanie wdrożony system bankowości elektronicznej. Usługa typu bankowość elektroniczna powinna być zainstalowana w okresie od dnia podpisania umowy do 18 maja 2017 roku (w terminie do 7 dni od zgłoszenia na innych stanowiskach w trakcie trwania umowy). Bank zapewni bezpłatną pomoc techniczną w okresie wdrożeniowym i powdrożeniowym pracownikom Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych pracujących w systemie bankowości elektronicznej. e) System bankowości elektronicznej winien zapewniać, co najmniej: 1)dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu roboczym, 2)dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym, 3)uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na wszystkich rachunkach 4)możliwość dokonywania przelewów bankowych, w tym przelewów na lokaty terminowe, 5)generowanie (wydruk) wyciągów bankowych, 6)pełną informację o dacie operacji, 7)przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, 8)umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym, 9)wykonywanie analiz i raportów z operacji i transakcji za wskazane okresy z możliwością ich drukowania, 10)system ten musi być systemem bezpiecznym, o dostępie chronionym hasłami, 11)przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, rachunku kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji 12)import danych z systemów księgowych do systemu bankowości elektronicznej, 13)równoczesną pracę kilku użytkowników, przy czym każdy użytkownik winien posiadać swój indywidualny identyfikator i hasło dostępu do systemu, 14)funkcjonowanie od dnia podpisania umowy. Szczegółowe warunki dotyczące świadczenia usługi home banking zostaną zawarte w odrębnej umowie. f) Wydawanie blankietów czekowych g) Wydawanie opinii i zaświadczeń na wniosek posiadacza rachunku. h) Zerowanie rachunków bankowych podstawowych i pomocniczych, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu w ostatnim dniu roku kwot pozostałych na wskazanych rachunkach na rachunek budżetu Gminy. i) Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych na rachunek budżetu Gminy, zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie. j) Możliwość udzielenia na rachunku bieżącym budżetu Gminy, w każdym roku budżetowym, kredytu odnawialnego, w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Gminy w uchwale budżetowej. Termin spłaty kredytu do 31 grudnia każdego roku. Nie może to być kwota wyższa niż określona corocznie w uchwale budżetowej na dany rok budżetowy. Na rok 2013 ujęta w uchwale budżetowej kwota kredytu na finansowanie przejściowego deficytu budżetu wynosi 500.000,00 zł. Szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa, przy czym: 1)zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny in blanco 2)każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu, 3)uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat poza jego oprocentowaniem, 4)Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłaty od salda niewykorzystanej części kredytu, 5)kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu 2 dni od daty podpisania odrębnej umowy kredytowej, 6)Zamawiający płaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia, 7)kredyt oprocentowany będzie wg stawki WIBOR dla depozytów WIBOR 1M za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy, powiększony o marżę Wykonawcy w wysokości określonej w złożonej ofercie, stałą w okresie obowiązywania zamówienia, 8)odsetki od wykorzystywanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych, przy czym pierwszy okres rozpoczyna się od dnia postawienia kredytu do dyspozycji Zamawiającego, kolejne okresy liczone są od następnego dnia po zakończeniu poprzedniego okresu, ostatni okres obrachunkowy kończy się w dniu poprzedzającym dzień całkowitej spłaty kredytu, 9)zmiana stawek bazowych nie wymaga odrębnego zawiadamiania Zamawiającego, 10)w przypadku likwidacji stawki WIBOR - 1M zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M. l) Możliwość automatycznego lokowania codziennego salda środków pieniężnych znajdujących się na rachunku budżetu gminy (powyżej 20.000,00 zł.) na lokatach typu overnight lub lokatach weekendowych, bez prowizji i opłat, przy czym lokata typu overnight będzie dokonywana o ile oprocentowanie na tej lokacie będzie wyższe niż oprocentowanie rachunku bieżącego. Oprocentowanie określa się w oparciu o WIBOR O N (ustalony o godz. 11 w dniu założenia lokaty + - wskaźnik korekty). Zamawiający zastrzega sobie prawo do złożenia dyspozycji automatycznego lokowania środków na lokatach overnight również na innych rachunkach bankowych. Zamawiający będzie miał możliwość wykonania dyspozycji rezygnacji z autolokaty na wskazanych rachunkach - wówczas oprocentowanie tych rachunków będzie następować według oprocentowania a vista. n) Dokonywanie miesięcznej kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonywania kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych wskazanych przez Zamawiającego. o) Możliwość przechowywania depozytów. p) Zamawiający nie dopuszcza pobierania opłat za: 1)otwarcie i zamykanie rachunków bankowych 2)zmiany kart wzorów podpisów 3)realizację przelewów przychodzących 4)wyciągi bankowe, odpisy wyciągów lub dowodów do wyciągów 5)zerowanie rachunków na koniec roku 6)przyjmowanie lokat (overnight, długoterminowych) 7)dokonywanie wpłat własnych na rachunki Zamawiającego przez upoważnionych pracowników Zamawiającego, upoważnionych pracowników jednostek organizacyjnych dokonujących wpłat w imieniu jednostki oraz osoby trzecie wpłacające na rzecz gminy podatki i opłaty oraz inne należności budżetowe 8)dokonywanie wypłat gotówkowych, z wyjątkiem wypłat określonych w pkt. s. 9)przelewy papierowe w przypadku przerw technicznych, awarii systemu i przejściowej blokady użytkownika 10)opinie i zaświadczenia wydawane na wniosek Zamawiającego 11)instalację systemu home banking i szkolenie pracowników z obsługi tego systemu r) ze względu na charakter zamówienia posiadanie placówki banku (oddziału filii) na terenie miejscowości Łąck lub utworzenie placówki banku (oddziału filii) na terenie miejscowości Łąck w ciągu 1 miesiąca od zawarcia umowy. s) wypłatę w formie gotówkowej świadczeń realizowanych przez GOPS: -świadczeń rodzinnych wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych, -świadczeń z funduszu alimentacyjnego wynikających z ustawy z dnia 7 września 2007 roku o pomocy państwa osobom uprawnionym do alimentów, -zasiłków stałych, zasiłków okresowych oraz zasiłków celowych wynikających z ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej, -zasiłków celowych na dożywianie wynikających z ustawy z dnia 29 grudnia 2005 roku o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania dla osób wskazanych przez Gminę, zamieszkałych na terenie gminy Łąck. Szczegółowe warunki wypłaty świadczeń realizowanych przez GOPS określi odrębna umowa. 1.2 Zastrzega się, iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość rachunków bankowych jak również ilość jednostek organizacyjnych może ulec zmianie. 1.3 Zastrzega się, aby wszystkie jednostki organizacyjne Gminy miały takie samo prawo do zawarcia umów na wykonanie bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego. W przypadku łączenia, przekształcenia bądź utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Gminy, Wykonawca podpisze z nimi umowę na prowadzenie obsługi bankowej na takich samych zasadach i warunkach, jakie zostaną zawarte w umowach podpisanych z Wykonawcą. Umowy na obsługę bankową w zakresie wymienionych w SIWZ usług bankowych zawierać będą: - ze strony Gminy Łąck - Wójt Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy - ze strony jednostek organizacyjnych - kierownicy jednostek organizacyjnych 1.4 Z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Gminy zostaną zawarte odrębne umowy bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego, według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki np. brak kredytu odnawialnego krótkoterminowego w rachunku bieżącym z uwzględnieniem istotnych elementów umowy występujących w Załączniku nr 4. 1.5 Wykonawca zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub grupę osób, które będą współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwania niezgodności, jak również: - kontakt z doradcą bankowym będzie odbywał się w sposób osobisty, telefonicznie i mailowo; - Wykonawca zobowiązany jest również wyznaczyć doradcę technicznego odpowiedzialnego za współpracę w obszarze technicznym np. w zakresie Systemu; 1.6 Wykonawca nie będzie pobierał z tytułu obsługi bankowej Gminy Łąck i jej jednostek żadnych innych opłat niż określone w SIWZ. 1.7 Zamawiający zastrzega sobie swobodę lokowania wolnych środków pieniężnych w innych bankach, zgodnie z art. 264 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) 1.8 Dla innych ewentualnych czynności nieprzewidzianych w SIWZ, będących przedmiotem doraźnego zlecenia Zamawiającego, Wykonawca będzie stosował opłaty i prowizje w wysokości nie wyższej niż określone w obowiązującej w banku oficjalnej tabeli. Zamawiający udostępni inne niezbędne do przygotowania oferty informacje dotyczące Gminy Łąck na pisemny wniosek.