Kompleksowa obsługa podróży krajowych i zagranicznych na potrzeby Biura Festiwalowego Impart 2016 we Wrocławiu

Wrocław: Kompleksowa obsługa podróży krajowych i zagranicznych na potrzeby Biura Festiwalowego Impart 2016 we Wrocławiu


Numer ogłoszenia: 72563 - 2014; data zamieszczenia: 03.04.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Biuro Festiwalowe Impart 2016 , ul. Komuny Paryskiej 39-41, 50-451 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 71 343 29 62, faks 71 343 29 62.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.impart.art.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Samorządowa instytucja kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa obsługa podróży krajowych i zagranicznych na potrzeby Biura Festiwalowego Impart 2016 we Wrocławiu.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie sukcesywnych, kompleksowych usług w zakresie: 1) rezerwacji i sprzedaży wraz z dostawą biletów lotniczych na międzynarodowe i krajowe przewozy lotnicze, 2) rezerwacji i sprzedaży wraz z dostawą biletów kolejowych na krajowe i międzynarodowe przewozy kolejowe, 3) obsługi wizowej, polegającej na każdorazowym poinformowaniu Zamawiającego o wszelkich wymogach formalnych dotyczących planowanych przez Zamawiającego podróży, a następnie na wniosek Zamawiającego, dopełnieniu wszelkich formalności zakresie wnioskowania, zakupu wraz z dostawą wiz w przypadku podróży zagranicznych do krajów wymagających wiz, 4) obsługi brokerskiej, polegającej na każdorazowym poinformowaniu Zamawiającego o wszelkich wymogach formalnych dotyczących planowanych przez Zamawiającego podróży w zakresie ubezpieczeń, a następnie zakupu wraz z dostawą, na wniosek Zamawiającego, polis ubezpieczeniowych w wariancie standardowym reszta świata - w ramach podróży do krajów poza Unią Europejską, obejmujących co najmniej koszty leczenia i transportu medycznego oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków zaś w ramach wszelkich podróży poza obszar Polski - dodatkowo ubezpieczenie bagażu podróżnego od utraty lub zniszczenia - na warunkach każdorazowo określanych przez Zamawiającego w szczegółowym zamówieniu. 2. W ramach realizacji zamówienia przewiduje się zakup: 1) 150 biletów lotniczych ( 50 na trasach krajowych, 100 na trasach zagranicznych ) - tam i z powrotem lub w jedną stronę, 2) 90 biletów kolejowych ( 30 na trasach krajowych, 60 na trasach zagranicznych ) - tam i z powrotem lub w jedną stronę, 3) 10 wiz, 4) 30 polis ubezpieczeniowych ( dla jednej osoby, prognozowany czas podróży: 3 - 5 dni ). Zamawiający zastrzega, iż podane powyżej ilości są ilościami prognozowanymi. Faktyczna ilość zamawianych usług zależeć będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, tj. może ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu w ramach środków przeznaczonych na realizację niniejszego zamówienia. 3. Wykonawca zapewni możliwość realizacji zadań dotyczących niniejszego zamówienia przez wszystkie dni robocze, przez które rozumienie się dni poza niedzielami oraz dniami ustawowo wolnymi od pracy, co najmniej w godzinach 08.00-16.00 oraz wyznaczy pracowników, numery telefoniczne oraz adres e-mail do kontaktu z pracownikami Zamawiającego. 4. Realizacja usług objętych niniejszym zamówieniem odbywać się będzie zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień składanych do Wykonawcy e-mailem, faksem lub w szczególnych przypadkach - telefonicznie. 5. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) przedstawienia Zamawiającemu niezwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia od złożenia zamówienia: a) minimum dwóch ( jeżeli występują ) najkorzystniejszych wariantów podróży z określeniem warunków podróży dotyczących najkorzystniejszych połączeń z uwzględnieniem: czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, ewentualnych przesiadek i przerw w podróży, cen biletów oraz warunków taryfy, b) wszelkich ewentualnych wymogów wizowych dotyczących celu podróży wskazanego przez Zamawiającego, c) minimum dwóch ( jeżeli występują ) najkorzystniejszych propozycji polis ubezpieczeniowych dotyczących podróży objętej zamówieniem. 2) rezerwacji połączeń lotniczych i sprzedaży biletów lotniczych oraz kolejowych, przedstawiając różne warianty połączeń z uwzględnieniem: a) warunków podróży określonych przez Zamawiającego, b) bezkolizyjnej relacji połączeń wieloetapowych i najkrótszego łącznego czasu połączeń na danej trasie ( z uwzględnieniem przerw między lotami), c) najkorzystniejszych cen i promocji obowiązujących w dniu wystawienia biletu, w tym najniższych z dostępnych taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych, w klasach wymaganych przez Zamawiającego, a w przypadku biletów lotniczych - także z uwzględnieniem oferty tzw. tanich linii lotniczych, 3) w przypadku ustalenia przez Zamawiającego możliwości zakupu biletów po cenach niższych, niż oferowane przez Wykonawcę - do sprzedaży biletów po korzystniejszych cenach, 4) każdorazowego powiadamiania Zamawiającego drogą elektroniczną o dokonanej rezerwacji i informowania o ostatecznym terminie wykupu biletu na warunkach określonych w rezerwacji, 5) w przypadku , gdy procedura wizowa przewiduje konieczność przeprowadzenia sformalizowanego postepowania ( nie dotyczy wiz kupowanych na lotnisku ), reprezentowania osoby wskazanej przez Zamawiającego przed organami wizowymi , w tym wypełnienia stosownego wniosku , zebrania niezbędnej dokumentacji stanowiącej załączniki do wniosku , złożenia i opłacenia wniosku przed organem wizowym, prowadzenia korespondencji z organem , odbioru i dostarczeni Zamawiającemu decyzji wydanej w efekcie rozpatrzenia wniosku, w razie konieczności na Wykonawca wykona wymienione w niniejszym punkcie czynności na podstawie stosownego pełnomocnictwa, 6) bezpłatnego dostarczania, na koszt i ryzyko Wykonawcy - biletów lotniczych i kolejowych oraz wiz i polis w wersji wybranej przez Zamawiającego, w formie przyjętej dla danego dokumentu, w miejsce wskazane przez Zamawiającego, z zastrzeżeniem, iż bilety lotnicze wystawiane będą w formie e-biletów lub w formie papierowej w zależności od przyjętej przez przewoźnika formy sprzedaży i przesyłane na wskazane przez Zamawiającego adresy pocztowe lub e-mail w terminach uzgodnionych przez strony gwarantujących planowane rozpoczęcie podróży, 7) bezzwłocznego informowania Zamawiającego, co najmniej drogą elektroniczną, o wszystkich zmianach dotyczących planowanej podróży, w tym zarezerwowanych lub wykupionych biletów, 8) w zakresie zakupu biletów lotniczych przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźników, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych, 6. Zamawiający ma prawo do: 1) dokonania, w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, rezygnacji z usługi wizowej, zakupienia polisy, odwołania rezerwacji lub zmiany rezerwacji ( w odniesieniu do klasy, czasu, terminu, trasy podróży oraz danych pasażera ) lub dokonania rezygnacji z zakupionego biletu - na warunkach określonych w taryfach przewoźników oraz rezygnacji z zakupionej polisy - na warunkach ubezpieczyciela. Jeżeli zmiana rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny, Zamawiający zobowiązany będzie do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. Wykonawca nie będzie przy tym pobierał żadnych dodatkowych opłat manipulacyjnych, 2) zwiększenia lub zmniejszenia ilości rezerwacji, zakupu i dostawy biletów, wiz i polis pod warunkiem nie przekroczenia kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, 3) weryfikacji wariantów polis, lotów i połączeń oraz porównywania cen biletów oferowanych przez Wykonawcę z cenami polis/ biletów oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez internet oraz żądania od Wykonawcy, w wypadku stwierdzenia, iż proponowane połączenia i/lub ceny polis/ biletów nie są najkorzystniejsze - przedstawienia nowych propozycji lub sprzedaży biletów po korzystniejszych cenach. 7. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia, w tym warunki płatności, zostały określone w Projekcie umowy - Załącznik nr 4 do SIWZ. 8. Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia podwykonawcom. W przypadku realizacji przedmiotu zamówienia z wykorzystaniem podwykonawców, Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w Formularzu ofertowym (Załącznik nr 1 do SIWZ) tych części zamówienia, których wykonanie powierzy podwykonawcom. W przypadku braku takiego wskazania w ofercie, Zamawiający uzna, że wykonawca nie zamierza powierzyć żadnej części zamówienia podwykonawcom. Zlecenie części zamówienia podwykonawcom nie zmienia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego za wykonanie tej części zamówienia. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania, uchybienia i zaniedbania podwykonawcy i jego pracowników w takim samym stopniu jakby to były działania, uchybienia i zaniedbania jego własnych pracowników..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
63.51.20.00-1, 63.51.00.00-7.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.06.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie żąda wniesienia wadium

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie warunku poprzez złożenie oświadczenia ( załącznik nr 2.1 do SIWZ ).

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, w okresie ostatnich 3 ( trzech ) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej jedną usługę związaną swoim rodzajem z usługą stanowiącą przedmiot niniejszego zamówienia o wartości nie mniejszej niż 150.000,00 zł brutto.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie warunku poprzez złożenie oświadczenia ( załącznik nr 2.1 do SIWZ ).

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie warunku poprzez złożenie oświadczenia ( załącznik nr 2.1 do SIWZ ).

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie stawia szczegółowych wymagań w zakresie spełnienia tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnienie warunku poprzez złożenie oświadczenia ( załącznik nr 2.1 do SIWZ ).

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. W przypadku polegania na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów - pisemne pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania do dyspozycji wykonawcy niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Dokument, z którego będzie wynikać zobowiązanie podmiotu trzeciego winien wskazywać także zakres i okres udziału innego podmiotu przy wykonaniu zamówienia. 2. Jeżeli wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy załączyć pełnomocnictwo określające zakres pełnomocnictwa.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 35
• 2 - Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu lotniczego krajowego - 20
• 3 - Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu kolejowego zagranicznego - 15
• 4 - Cena brutto opłaty transakcyjnej za wystawienie biletu kolejowego krajowego - 15
• 5 - Cena brutto opłaty transakcyjnej za obsługę wizową - 15

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: a) w sytuacjach, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy i mających charakter zmian nieistotnych tj. nie odnoszących się do warunków, które gdyby zostały ujęte w ramach pierwotnej procedury udzielania zamówienia, umożliwiłyby dopuszczenie innej oferty niż ta, która została pierwotnie dopuszczona, b) jeżeli nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, w tym w szczególności w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT, c) gdy zmiany są korzystne dla Zamawiającego, a w szczególności gdy spowodują obniżenie ponoszonych przez Zamawiającego kosztów. 2) Przewidziane powyżej okoliczności stanowiące podstawę zmian do umowy, stanowią uprawnienie Zamawiającego nie zaś jego obowiązek wprowadzenia takich zmian.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.impart.art.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Biuro Festiwalowe Impart 2016, ul. Mazowiecka 17, 50-412 Wrocław, pok. nr 16.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
11.04.2014 godzina 10:00, miejsce: Biuro Festiwalowe Impart 2016, ul. Komuny Paryskiej 39-41, 50-451 Wrocław, sekretariat.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Nie dotyczy.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie