Organizacja posiedzeń Komitetu Monitorującego/spotkań konsultacyjnych/szkoleń dla Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Polska (Województwo Lubuskie) – Brandenburgia 2007–2013. - polska-warszawa: usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest 1) organizacja minimalnie jednego, maksymalnie trzech posiedzeń komitetu monitorującego programu operacyjnego współpracy transgranicznej polska (województwo lubuskie) – brandenburgia 2007–2013 (km) na terenie obszaru wsparcia po (dwa planowane po stronie polskiej – obszar województwa lubuskiego oraz jedno po stronie niemieckiej – część kraju związkowego brandenburgia); 2) organizacja minimalnie dwóch, maksymalnie ośmiu spotkań konsultacyjnych/szkoleń organizowanych przez wspólny sekretariat techniczny programu operacyjnego współpracy transgranicznej polska (województwo lubuskie) – brandenburgia 2007–2013 (wst), na terenie obszaru wsparcia po (po stronie polskiej obszar województwa lubuskiego oraz po stronie niemieckiej część kraju związkowego brandenburgia). opis przedmiotu zamówienia. część i opz. i. przedmiotem zamówienia jest organizacja minimalnie jednego posiedzenia, maksymalnie trzech posiedzeń komitetu monitorującego programu operacyjnego współpracy transgranicznej polska (województwo lubuskie) – brandenburgia 2007–2013 w ciągu roku 2015. 1. miejsce planowanego posiedzenia a) obszar województwa lubuskiego; b) obszar 3 powiatów kraju związkowego brandenburgii märkisch oderland, oder spree oraz spree neiße oraz miast na prawach powiatu frankfurt nad odrą i cottbus. 3. ostateczne miejsce posiedzenia zostanie wskazane przez zamawiającego nie później niż 15 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia. planowana liczba uczestników każdego z posiedzeń maksymalnie 35 osób. 4. ramy czasowo lokalizacyjne posiedzenia posiedzenia jednodniowe (maks. czas trwania posiedzenia 8 godz.) lub dwudniowe (maks. czas trwania posiedzenia 8 godz. w pierwszym dniu oraz 8 godz. w drugim dniu) w ciągu i, ii, iii lub iv kwartału 2015 r. w miejscu leżącym na terenie województwa lubuskiego lub na terenie 3 powiatów kraju związkowego brandenburgii märkisch oderland, oder spree oraz spree neiße oraz miast na prawach powiatu frankfurt nad odrą i cottbus. ii. usługa ma zawierać następujące elementy 1. usługa konferencyjna a) sala klimatyzowana/ogrzewana dla minimum 35 osób; b) stoły konferencyjne – układ stołów w podkowę zewnętrzną; c) sala musi posiadać zaplecze sanitarne; d) przy sali powinna być dostępna szatnia wraz z osobą odpowiedzialną za zawieszanie/oddawanie kurtek/płaszczy należących do członków spotkania; e) wyposażenie sali w ekran oraz projektor multimedialny; f) dodatkowe miejsce na 1 kabinę do tłumaczenia symultanicznego. sala musi być dostępna w dniu poprzedzającym posiedzenie dla obsługi technicznej tłumaczy i cateringu oraz przygotowana i dostępna co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem posiedzenia dla pracowników zamawiającego. wykonawca zobowiązuje się oddelegować co najmniej 1 pracownika na czas spotkania, który będzie odpowiadał za prawidłowy przebieg spotkania pod względem organizacyjnym. podczas realizacji przedmiotu umowy wykonawca zobowiązuje się — przygotowywać, dowozić i podawać przygotowane posiłki w terminie i w miejscu wskazanym przez zamawiającego, — dostarczać posiłki nie wcześniej niż na godzinę przed rozpoczęciem spotkania, najpóźniej na 30 minut przed zaplanowaną godziną ich serwowania, — estetycznie podawać posiłki, — zapewnić liczbę pracowników zapewniającą sprawną obsługę danego wydarzenia. wymagany jest jednolity, czysty i schludny ubiór osób podających posiłki, — zapewnić we własnym zakresie niezbędne do wykonania usługi wyposażenie, w tym w szczególności urządzenia grzewcze, termosy, podgrzewacze wody, białe obrusy tekstylne (nowe lub świeżo wyprane i niepoplamione), naczynia szklane i ceramiczne/porcelanowe, metalowe sztućce oraz papierowe serwetki, w ilości uwzględniającej potrzeby przewidywanej liczby uczestników posiedzenia – niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku, — świadczyć usługę wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, — przygotowywać posiłki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o bezpieczeństwie żywności i żywienia (dz. u. z 2010 r. nr 136, poz. 914, z późn. zm.), — przestrzegać przepisów sanitarno epidemiologicznych, bhp i p.poż. oraz wewnętrznych przepisów obowiązujących na terenie świadczenia usługi, — dbać o czystość w trakcie i w miejscu świadczenia usługi, a także po zakończeniu usługi uprzątnąć pomieszczenia ze śmieci i resztek jedzenia. w przypadku, gdy zamawiający będzie dysponował nieodpłatną salą konferencyjną w danym miejscu posiedzenia, poinformuje o tym wykonawcę w terminie nie później niż 2 tygodnie przed datą planowanego posiedzenia. koszt wynajmu sali konferencyjnej w tym przypadku nie będzie wliczony w cenę organizacji posiedzenia. 2. usługi cateringowe (zamawiający poinformuje wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji posiedzenia) — 1 dzień posiedzenia 2 przerwy kawowe, obiad, kolacja. oprócz wyznaczonego miejsca na bufet („szwedzki stół” z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek, dodatkowo na stole konferencyjnym w trakcie posiedzenia muszą być zapewnione napoje woda (woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę) oraz soki (soki owocowe 100 % w 3 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), herbata (w saszetkach, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń) oraz kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń). szczegóły techniczne, co do ustawienia bufetu i napojów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. przerwy kawowe, obiad oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez zamawiającego. zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. o zmianach na bieżąco będzie informował wykonawcę. przerwa kawowa – przerwa kawowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy – maksymalnie 40 osób) a) pierwsza przerwa kawowa herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę. w miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”, „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą) oraz kanapki (obłożone 1 2 rodzajami wędliny – 50 % dostępnych kanapek, 1 rodzajem sera żółtego oraz przynajmniej 1 rodzajem warzywa – pomidor, ogórek, sałata, rzodkiewka, kanapki w ilości 3 sztuk/osobę). b) druga przerwa kawowa herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). w miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”, „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą). c) przerwa obiadowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy – maksymalnie 40 osób) w formie obiadu z obsługą kelnerską, w tym — 2 rodzaje zupy, — 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np. wołowina, wieprzowina, drób, ryba pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego z co najmniej 2 dodatkami typu sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „dauphine” lub „puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę), — 2 rodzaje deseru (deser lodowy lub inny uzgodniony w drodze kontaktów roboczych z zamawiającym – 100–150 g/osobę), owocami (podanymi na tacy/tacach – co najmniej 3 rodzaje spośród owoców typu banany, jabłka, mandarynki, morele, brzoskwinie lub inne uzgodnione z zamawiającym w ilości co najmniej 1 szt./osobę). napoje dostępne podczas obiadu herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona/z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę. d) kolacja dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy maksymalnie 40 osób), w formie obiadu z obsługą kelnerską, w tym — 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne wołowina, wieprzowina, drób, ryba pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „dauphine” lub „puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę). napoje dostępne podczas kolacji herbata (w saszetkach bez ograniczeń min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę. — 2 dzień posiedzenia (w przypadku posiedzenia trwającego 2 dni) 1 przerwa kawowa, obiad. przerwa kawowa – przerwa kawowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy – maksymalnie 40 osób) a) przerwa kawowa herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę; w miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek”, „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą) oraz kanapki (obłożone 1 2 rodzajami wędliny – 50 % dostępnych kanapek, 1 rodzajem sera żółtego oraz przynajmniej 1 rodzajem warzywa – pomidor, ogórek, sałata, rzodkiewka, kanapki w ilości 3 sztuk/osobę). b) przerwa obiadowa dla wszystkich uczestników posiedzenia (obsługa techniczna, w tym także kierowcy maksymalnie 40 osób) w formie obiadu z obsługą kelnerską, w tym — 2 rodzaje zupy, — 3 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np. wołowina, wieprzowina, drób, ryba pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z zamawiającym) oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego wraz z co najmniej 2 dodatkami typu sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz dodatku typu mięso, jajko, ser – dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), co najmniej 2 dodatki typu ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „dauphine” lub „puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę), — 2 rodzaje deseru (deser lodowy lub inny uzgodniony w drodze kontaktów roboczych z zamawiającym – 100–150 g/osobę), owocami (podanymi na tacy/tacach – co najmniej 3 rodzaje spośród owoców typu banany, jabłka, mandarynki, morele, brzoskwinie lub inne uzgodnione z zamawiającym w ilości co najmniej 1 szt./osobę). napoje dostępne podczas obiadu herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, dodatek w postaci cytryny, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę. 3. usługi hotelarskie — o konieczności rezerwacji miejsc noclegowych oraz rezerwacji blokowej zamawiający poinformuje wykonawcę na 10 dni kalendarzowych przed planowanym terminem posiedzenia km, — w zależności od wskazanych przez zamawiającego ram czasowych danego posiedzenia wykonawca zapewni od jednego do ośmiu noclegów (maksymalnie po 2 noclegi dla 4 osób) dla uczestników posiedzenia. dokładna liczba osób zostanie wskazana najpóźniej 7 dni kalendarzowych przed planowanym posiedzeniem, — wykonawca zapewni nocleg w obiekcie, w którym będzie zorganizowane posiedzenie i/lub obiekcie na terenie miejscowości wskazanej przez zamawiającego. maksymalna odległość miejsca noclegu od miejsca organizacji posiedzenia nie może być większa niż 2,5 km, — wykonawca zapewni nocleg w miejscu spełniającym wymagania obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie zgodnie z rozporządzeniem ministra gospodarki i pracy z 19.8.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, (dz. u. nr 188 z 2004 r., poz. 1945) lub z niemiecką klasyfikacją hoteli oraz niemiecką klasyfikacją domów noclegowych, zajazdów i pensjonatów (deutschen hotelklassifizierung, deutsche klassifizierung für gästehäuser, gasthöfe und pensionen [g klassifizierung]), — wykonawca zagwarantuje uczestnikom spotkania pokoje 1 osobowe i/lub 2 osobowe do wykorzystania przez jedną osobę, z pełnym węzłem sanitarnym, — zamawiający pokrywa koszt wynajęcia maksymalnie do 4 pokoi jednoosobowych (każdy na maksymalnie 2 noclegi), — dla pozostałych uczestników posiedzenia (maksymalnie 25 osób) wykonawca dokona blokowej rezerwacji na hasło „pl bb”, — rezerwacja blokowa będzie obowiązywać do 3 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia. koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej, — ewentualne koszty rezygnacji z rezerwacji noclegu pokrywa dany uczestnik we własnym zakresie, — cena śniadania będzie wliczona w cenę noclegu. część ii opz i. przedmiotem zamówienia jest zapewnienie miejsca, kompleksowej obsługi gastronomicznej na potrzeby organizacji minimalnie 2 spotkań/szkoleń, maksymalnie 8 spotkań/szkoleń organizowanych przez wspólny sekretariat techniczny programu operacyjnego współpracy transgranicznej polska (województwo lubuskie) – brandenburgia 2007–2013 (wst) w ciągu roku 2015. 1. miejsce planowanych spotkań/szkoleń a) obszar województwa lubuskiego; b) obszar 3 powiatów kraju związkowego brandenburgia märkisch oderland, oder spree oraz spree neiße oraz miast na prawach powiatu frankfurt nad odrą i cottbus. 2. dokładne miejsce, czas (spotkanie 1 lub 2 dniowe) spotkania/szkolenia zostanie wskazane przez zamawiającego nie później niż 10 dni kalendarzowych przed planowaną datą spotkania/szkolenia. planowana liczba uczestników każdego spotkania/szkolenia minimalnie 8 osób, maksymalnie 30 osób. ii. usługa zawierać ma następujące elementy (zamawiający poinformuje wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia) 1. usługa gastronomiczna oprócz wyznaczonego miejsca na bufet (szwedzki stół z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, sztućców (widelce, noże, widelczyki, łyżeczki, łyżki), a także papierowych serwetek, dodatkowo na stole konferencyjnym muszą być zapewnione napoje woda (woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę). oraz soki (soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych dzbankach dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), herbata (w saszetkach, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń) oraz kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń). szczegóły techniczne, co do ustawienia bufetu i napojów zostaną ustalone w drodze kontaktów roboczych pomiędzy zamawiającym a wykonawcą. przerwy kawowe, obiady oraz kolacja będą serwowane zgodnie z godzinami wskazanymi przez zamawiającego. zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany godzin podawania posiłków w trakcie trwania posiedzenia. o zmianach na bieżąco będzie informował wykonawcę. 2. szczegółowe elementy usługi cateringowej — 1 dzień spotkania/szkolenia 2 przerwy kawowe, obiad, kolacja, — 2 dzień posiedzenia/szkolenia (w przypadku spotkania trwającego 2 dni) 1 przerwa kawowa, obiad. dzień 1. — przerwa kawowa. wybór wariantu przerwy kawowej zostanie potwierdzony przez zamawiającego w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia. możliwe warianty a) herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 2 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). w miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne ciastka (2 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek” „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą); b) herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 2 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). w miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne kanapki (obłożone 1 2 rodzajami wędliny – 50 % dostępnych kanapek, 1 rodzajem sera żółtego oraz przynajmniej 1 rodzajem warzywa – pomidor, ogórek, sałata, rzodkiewka, kanapki w ilości 4 sztuk/osobę), ciastka (2 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.). — przerwa obiadowa przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia 2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np. wołowina, wieprzowina, drób, ryba np. pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z zamawiającym) wraz z co najmniej 2 dodatkami typu sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz składnika typu mięso, jajko lub ser dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), dodatkowo wymagane są co najmniej 1 dodatek typu ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „dauphine” lub „puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę). napoje dostępne podczas kolacji herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę). — kolacja przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia 2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne np. wołowina, wieprzowina, drób, ryba np. pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z zamawiającym) wraz z co najmniej 2 dodatkami typu sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz składnika typu mięso, jajko lub ser dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), dodatkowo wymagane są co najmniej 1 dodatek typu ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „dauphine” lub „puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę). napoje dostępne podczas kolacji herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę). dzień 2 — przerwa kawowa – przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki typu 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej litr na osobę), woda mineralna niegazowana w ilości 3 butelek 0,5 l na osobę). w miejscu wyznaczonym na bufet muszą być także dostępne ciastka (3 rodzaje – czekoladowe, kruche z cukrem, z nadzieniem typu „galaretka” lub „dżem” (ilość łączna ciastek na osobę powinna wynieść ok. 8 szt.), 2 rodzaje ciasta w ilości 2 kawałków na osobę (np. „sernik”, „makowiec”, „ciasto drożdżowe”, „murzynek” „ptasie mleczko” lub ciasto z czekoladą). — przerwa obiadowa – przerwa dla wszystkich uczestników spotkania/szkolenia 2 rodzaje dania głównego na ciepło (danie mięsne lub rybne wołowina, wieprzowina, drób, ryba pstrąg, dorsz, łosoś, miruna, flądra lub inna do uzgodnienia z zamawiającym) wraz z co najmniej 2 dodatkami typu sałatka (złożona z co najmniej 4 rodzajów warzyw oraz składnika typu mięso, jajko lub ser dostępna w ilości ok. 200 g/osobę), surówki (wielowarzywna, dostępna w ilości ok 150 g/osobę), dodatkowo wymagane są co najmniej 1 dodatek typu ryż (biały parboiled w ilości ok. 200 g/osobę, ziemniaki (w całości, „półksiężyce”, „dauphine” lub „puree”), warzywa gotowane (marchew, brokuły, kalafior itp. w ilości łącznej ok. 150 g/osobę). napoje dostępne podczas kolacji herbata (w saszetkach bez ograniczeń, min. 3 rodzaje asortymentowe, parzona wrzątkiem, dodatek w postaci cytryny, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona / z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami mleko, śmietanka, cukier, kawa dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki 100 %) podawane w szklanych dzbankach (dostępny przynajmniej 1 litr na osobę), woda mineralna niegazowana podawana w dzbankach lub butelkach w ilości 1,5 l na osobę). 2. usługi hotelarskie (zamawiający poinformuje wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia) w zależności od wskazanych przez zamawiającego ram czasowych danego spotkania/szkolenia wykonawca zapewni nocleg w obiekcie, w którym będzie zorganizowane spotkanie/szkolenie. wykonawca zapewni nocleg w miejscu spełniającym wymagania obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie zgodnie z rozporządzeniem ministra gospodarki i pracy z 19.8.2004 w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, (dz. u. nr 188 z 2004 r., poz. 1945) lub z niemiecką klasyfikacją hoteli oraz niemiecką klasyfikacją domów noclegowych, zajazdów i pensjonatów (deutschen hotelklassifizierung, deutsche klassifizierung für gästehäuser, gasthöfe und pensionen [g klassifizierung]). wykonawca zapewni nocleg w obiekcie, w którym będzie zorganizowane spotkanie i/lub obiekcie na terenie miejscowości wskazanej przez zamawiającego. maksymalna odległość miejsca noclegu od miejsca organizacji spotkania nie może być większa niż 2,5 km. wykonawca zagwarantuje uczestnikom spotkania/szkolenia pokoje 1 osobowe i/lub 2 osobowe do wykorzystania przez jedną osobę, z pełnym węzłem sanitarnym. śniadanie będzie wliczone w cenę noclegu. dla uczestników spotkania/szkolenia (maksymalnie 20 osób) wykonawca dokona blokowej rezerwacji na hasło „pl bb”. rezerwacja blokowa będzie obowiązywać do 3 dni kalendarzowych przed terminem spotkania/szkolenia. koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej. ewentualne koszty rezygnacji z rezerwacji noclegu pokrywa dany uczestnik we własnym zakresie. 3. wynajem oraz przygotowanie sali konferencyjnej na potrzeby spotkania (zamawiający poinformuje wykonawcę o ewentualnym wykluczeniu elementu danej usługi w dniu zlecenia organizacji spotkania/szkolenia) usługa konferencyjna a) sala klimatyzowana dla minimum 30 osób; b) stoły konferencyjne – układ stołów w podkowę zewnętrzną; c) sala musi posiadać zaplecze sanitarne; d) wyposażenie sali w ekran oraz projektor multimedialny; e) przy sali powinna być dostępna szatnia wraz z osobą odpowiedzialną za zawieszanie/oddawanie kurtek/płaszczy należących do członków spotkania; f) dodatkowe miejsce na 1 kabinę do tłumaczenia symultanicznego. bezawaryjność działania wszystkich ww. urządzeń musi zostać zademonstrowana zamawiającemu przed rozpoczęciem spotkania. podczas realizacji przedmiotu umowy wykonawca zobowiązuje się — przygotowywać, dowozić i podawać przygotowane posiłki w terminie i w miejscu wskazanym przez zamawiającego, — dostarczać posiłki nie wcześniej niż na godzinę przed rozpoczęciem spotkania, najpóźniej na 30 minut przed zaplanowaną godziną ich serwowania, — estetycznie podawać posiłki, — zapewnić liczbę pracowników zapewniającą sprawną obsługę danego wydarzenia. wymagany jest jednolity, czysty i schludny ubiór osób podających posiłki, — zapewnić we własnym zakresie niezbędne do wykonania usługi wyposażenie, w tym w szczególności urządzenia grzewcze, termosy, podgrzewacze wody, białe obrusy tekstylne (nowe lub świeżo wyprane i niepoplamione), naczynia szklane i ceramiczne/porcelanowe, metalowe sztućce oraz papierowe serwetki, w ilości uwzględniającej potrzeby przewidywanej liczby uczestników spotkania/szkolenia – niedopuszczalne jest stosowanie naczyń i sztućców jednorazowego użytku, — świadczyć usługę wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, — przygotowywać posiłki zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o bezpieczeństwie żywności i żywienia (dz. u. z 2010 r. nr 136, poz. 914, z późn. zm.), — przestrzegać przepisów sanitarno epidemiologicznych, bhp i p.poż. oraz wewnętrznych przepisów obowiązujących na terenie świadczenia usługi, — dbać o czystość w trakcie i w miejscu świadczenia usługi, a także po zakończeniu usługi uprzątnąć pomieszczenia ze śmieci i resztek jedzenia. sala musi być dostępna w dniu poprzedzającym posiedzenie dla obsługi technicznej tłumaczy i cateringu oraz przygotowana i dostępna co najmniej 1 godzinę przed rozpoczęciem posiedzenia dla pracowników zamawiającego. w przypadku, gdy zamawiający będzie dysponował nieodpłatną salą konferencyjną w danym miejscu posiedzenia, poinformuje o tym wykonawcę w terminie nie później niż 10 dni kalendarzowych przed datą planowanego posiedzenia. koszt wynajmu sali konferencyjnej w takim przypadku nie będzie wliczony w cenę organizacji spotkania. ii.1.6)