Organizacja w dniu 11 lipca 2011 r. kolacji dla uczestników konferencji Wyzwania dla rozwoju Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego, w 60. rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców.

Warszawa: Organizacja w dniu 11 lipca 2011 r. kolacji dla uczestników konferencji Wyzwania dla rozwoju Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego, w 60. rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców.


Numer ogłoszenia: 185772 - 2011; data zamieszczenia: 05.07.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6015916, 6463708, faks 022 8456044,.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja w dniu 11 lipca 2011 r. kolacji dla uczestników konferencji Wyzwania dla rozwoju Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego, w 60. rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Organizacja w dniu 11 lipca 2011 r. kolacji dla uczestników konferencji Wyzwania dla rozwoju Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego, w 60. rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
21.06.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Belvedere - Cafe Łazienki Królewskie Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie,, ul. Agrykoli 1, 00-460 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 31175,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  33826,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  33826,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  33826,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z art. 5 ust. 1a pkt 1 i 4 ustawy, w przypadku udzielania zamówień, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe, Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków i uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług niepriorytetowych - usług restauracyjnych i dotyczących podawania posiłków, w związku z organizacją w dniu 11 lipca 2011 r. kolacji dla uczestników konferencji Wyzwania dla rozwoju Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego, w 60. rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców. Konferencja będzie stanowić forum wymiany poglądów na temat osiągnięć i trudności azylu w Europie, a także stworzy okazję do dyskusji na temat aktualnej sytuacji dotyczącej Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego (WESA) oraz perspektyw jego rozwoju. Do udziału w konferencji zaproszono wielu znamienitych gości, w tym: przedstawicieli Biura Wysokiego Komisarza Narodów Zjednoczonych do Spraw Uchodźców, Komisarza UE do spraw wewnętrznych, dyrektorów generalnych służb imigracyjnych z krajów europejskich, przedstawicieli instytucji UE i organizacji międzynarodowych oraz pozarządowych zajmujących się kwestiami azylu, jak również przedstawicieli środowiska akademickiego i sędziów orzekających w sprawach uchodźczych. Udział w wydarzeniu jako osoby wygłaszające wprowadzenie do dyskusji potwierdzili m.in. Pan Robert Klass Visser, Dyrektor Wykonawczy Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu, Pan Daniel Endres, Dyrektor Biura UNHCR w Brukseli, oraz Pan Sebastiaan de Groot, Przewodniczący, International Association of Refugee Law Judges. Możliwe jest, że w konferencji udział weźmie Pani Cecilia Malmström, Komisarz UE do Spraw Wewnętrznych oraz Pan Antonio Guterres, Wysoki Komisarz Narodów Zjednoczonych do Spraw Uchodźców. W wypadku wydarzeń o tak wysokiej randze przyjęte jest, że gospodarz (w tym wypadku minister SWiA) wydaje uroczystą kolację. Kolacja taka powinna być zorganizowana w miejscu gwarantującym najwyższą jakość usług i charakteryzującym się oryginalną atmosferą. Ze względu na fakt, iż konferencja odbędzie się w hotelu, zorganizowanie uroczystej kolacji w obiekcie konferencji lub jakimkolwiek innym obiekcie hotelowym byłoby bardzo źle przyjęte przez uczestników i wpłynęłoby negatywnie na wizerunek gospodarza. Ponadto przyjęte jest, iż w wypadku konferencji o podobnej randze organizator zapewnia uczestnikom program turystyczny. Należy wziąć pod uwagę, iż wiele spośród zaproszonych na konferencję osób będzie w Polsce po raz pierwszy. W związku z ww. czynnikami stwierdzono, iż obiekty, w których mogłaby zostać zorganizowana kolacja powinny znajdować się w sąsiedztwie obiektów turystycznych lub/i same prezentować walory turystyczne. Rozwiązanie takie pozwoli na zminimalizowanie kosztów transportu poprzez zorganizowanie go tylko do/z miejsca programu turystycznego. Ponadto, ze względu na możliwość konieczności pokonania dużych odległości, organizacja programu turystycznego mogłaby być zagrożona jeśli miejsce kolacji nie sąsiadowałoby z obiektami, które zwiedzaliby goście (prognozowana godzina zakończenia konferencji w dniu 11 lipca 2011 r. to 16:30, kolacja planowana jest na 19:30, gościom należy dać co najmniej godzinę na odświeżenie się po całym dniu obrad, stąd na przejazd i program turystyczny zostają 2 godziny - jeśli zaistniałaby konieczność przewiezienia gości na miejsce programu turystycznego, a następnie do miejsca kolacji, realizacja programu mogłaby okazać się niemożliwa). W celu zbadania możliwości organizacji kolacji towarzyszącej konferencji Wyzwania dla rozwoju Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego, w 60. rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców wykonano badanie rynku, a następnie dokonano oceny obiektów zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia. Ze względu na odległość od hotelu Sofitel Warsaw Victoria, w którym odbędzie się konferencja (ograniczenie wydatków na transport) wybrano dwie lokalizacje, które mogłyby być objęte programem turystycznym: Zamek Królewski i okolice Starego Miasta oraz Łazienki Królewskie. Należy dodać iż w związku z prowadzonym postępowaniem przetargowym na zakup usług konferencyjnych, hotelowych i restauracyjnych na potrzeby konferencji Wyzwania dla Wspólnego Europejskiego Systemu Azylowego, w 60. rocznicę przyjęcia Konwencji dotyczącej statusu uchodźców, obiekt konferencji został wskazany dopiero w dniu 17 maja 2011 r. (informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty). Miejsca organizacji programu turystycznego oraz uroczystej kolacji wybrano tak, aby nie znajdowały się w dalekiej odległości od hotelu. Z uwagi na powyższe Zamawiający znalazł się w wyjątkowej sytuacji wynikającej z przyczyn zewnętrznych, której nie mógł on przewidzieć, a zastosowanie innego trybu zamówienia mogłoby uniemożliwić terminową realizację zadań. Ze względu na obiektywne trudności wynikające z braku możliwości wcześniejszego określenia takiego miejsca kolacji, które pozwoli na realizację programu turystycznego przy jednoczesnym ograniczeniu wydatków na transport, nie można zachować terminów określonych dla innych trybów zamówienia. Stanowi to podstawę do udzielenia zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 5 ust. 1a pkt 1 i 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. W okolicach Starego Miasta uroczysta kolacja w wymaganym formacie możliwa byłaby jedynie we wnętrzach Zamku Królewskiego (kolacja zasiadana na min. 110 osób). Informacje pozyskane z Zamku wskazują jednak, iż sam koszt wynajmu sal (Sala Rady na aperitif, Sala Balowa - na kolację) jest bardzo wysoki i bliski kwocie, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na kolację (23 000 PLN netto). Organizator kolacji może wynająć pomieszczenia, płacąc dodatkowo za obsługę (ok. 3 000 PLN netto), dekoracje kwiatowe oraz ew. akustyka; wyłączność na organizację cateringu w salach Zamku Królewskiego ma Café Zamek. Dodatkowo, ewentualny koszt biletu do Zamku dla jednej osoby to 25 PLN (bez przewodnika). W związku z powyższym jako miejsce, gdzie zrealizowany zostałby program turystyczny oraz zorganizowana zostałaby uroczysta kolacja wybrano Łazienki Królewskie. Program turystyczny obejmowałby zwiedzenie Pałacu na Wodzie (koszt biletu dla jednej osoby to 15 PLN) oraz spacer po Parku z przewodnikiem. Kolacja mogłaby zostać zorganizowana w Restauracji Belvedere znajdującej się na terenie Parku, w Nowej Oranżerii Łazienek Królewskich (zbudowana w 1860 r. według projektu Adama Adolfa Loeve i Józefa Orłowskiego). Restauracja istnieje 19 lat i świadczy usługi m.in. dla Kancelarii Prezydenta, Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Kancelarii Sejmu, Ministerstwa Spraw Zagranicznych i Ministerstwa Obrony Narodowej. Restauracja posiada fachową obsługę i bogate doświadczenie w organizacji podobnych wydarzeń. Koszt organizacji kolacji w Restauracji Belvedere nie przekroczyłby kwoty wskazanej przez Zamawiającego we wniosku. Stanowi to zdaniem Komisji przetargowej dodatkową przesłankę do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit a - Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. W świetle ww. informacji Komisji przetargowej uznaje, iż udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki Restauracji Belvedere umożliwi połączenie programu turystycznego z organizacją uroczystej kolacji, co pozwoli na ograniczenie kosztów transportu. Ponadto, w związku ze zbliżającym się terminem konferencji, wybór trybu z wolnej ręki umożliwi terminową realizację zadania. Wybór miejsca organizacji programu turystycznego i uroczystej kolacji ściśle związany był z wyborem obiektu konferencyjnego - w celu ograniczenia kosztów transportu. W uwagi na powyższe Komisja przetargowa rekomenduje udzielenie przedmiotowego zamówienia w trybie z wolnej ręki ze względu na spełnienie przesłanki opisanej w art. 5 ust. 1a pkt 1 i 4 i art. 67 ust. 1 pkt 1a ustawy - Prawo zamówień publicznych.