Zakup usług hotelowych, gastronomicznych i konferencyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji Ministrów Spraw Wewnętrznych państw wchodzących w skład nieformalnej grupy G-6

Warszawa: Zakup usług hotelowych, gastronomicznych i konferencyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji Ministrów Spraw Wewnętrznych państw wchodzących w skład nieformalnej grupy G-6


Numer ogłoszenia: 261075 - 2010; data zamieszczenia: 22.09.2010

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6015916, 6463708, faks 022 8456044,.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup usług hotelowych, gastronomicznych i konferencyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji Ministrów Spraw Wewnętrznych państw wchodzących w skład nieformalnej grupy G-6.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Zakup usług hotelowych, gastronomicznych i konferencyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji Ministrów Spraw Wewnętrznych państw wchodzących w skład nieformalnej grupy G-6. Konferencja organizowana jest w Krakowie w dniach 29-30 września 2010 r.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.10.00.00-1, 55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
22.09.2010.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Hotel Stary, ul. Szczepańska 5, 31-011 Kraków - Holding Liwa Sp. z o.o., H. Modrzejewskiej 2, 50-071 Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 130238,32 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  94293,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  94293,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  94293,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z art. 5 ust. 1a pkt 4 ustawy, w przypadku udzielania zamówień, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe, Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej reki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług niepriorytetowych - usług hotelowych, gastronomicznych i konferencyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji Ministrów Spraw Wewnętrznych państw wchodzących w skład nieformalnej grupy G6. Spotkanie organizowane jest w dniach 29 i 30 września 2010 r. w Krakowie. Przy międzynarodowych spotkaniach odbywających się na tak wysokim szczeblu jak konferencja G-6, zastosowanie mają zasady protokołu dyplomatycznego. Przyjętą zasadą przy konferencjach G-6 jest obligatoryjny udział wszystkich Ministrów państw nieformalnej grupy G-6. W przypadku braku uczestnictwa jednego z Ministrów spotkanie nie odbywa się. W związku z powyższym kanałami dyplomatycznymi dokonuje się wstępnego wyboru terminu odpowiedniego dla wszystkich uczestników spotkania. Strona Polska dokonała kanałami dyplomatycznymi konsultacji ze wszystkimi krajami G-6 oraz USA w celu ustalenia terminu spotkania. Po potwierdzeniu terminu, w sierpniu 2010 r. dotarła do MSWiA informacja o wycofaniu się z udziału Ministra Spraw Wewnętrznych Niemiec. Ze względu na fakt, że Niemiecki Minister Spraw Wewnętrznych jest kluczowym partnerem strony polskiej prace nad przygotowaniem konferencji zostały wstrzymane do czasu ostatecznego potwierdzenia przybycia przez stronę niemiecką. Oficjalne zaproszenia dla Ministrów Spraw Wewnętrznych do udziału w spotkaniu w Krakowie zostały wystosowane w dniu 13 sierpnia 2010 r., jednakże cały czas trwały rozmowy ze wszystkimi partnerami w celu ostatecznego potwierdzenia udziału. Prace nad przygotowaniem spotkania zostały ponownie rozpoczęte po uzyskaniu kompletu nieformalnych potwierdzeń uzyskanych kanałami dyplomatycznymi ze wszystkich państw grupy G-6 i dopiero obecnie możliwe jest oficjalne potwierdzenie udziału wszystkich Ministrów z grupy G-6 oraz z USA, jednakże do dnia 12.09.2010 r. potwierdzony oficjalnie został przyjazd przedstawicieli 2 państw (Niemcy, USA). Zasadą wynikającą z protokołu dyplomatycznego jest organizacja spotkań na tak wysokim szczeblu po otrzymaniu nieformalnych potwierdzeń udziału w spotkaniu kanałami dyplomatycznymi, natomiast oficjalne potwierdzenie może zostać uzyskane nawet bezpośrednio przed spotkaniem. Zdaniem Zamawiającego jest to wyjątkowa sytuacja wynikająca z przyczyn zewnętrznych, a zastosowanie innego trybu zamówienia mogłoby uniemożliwić terminową realizację zadań - w tym wypadku organizację spotkania Ministrów Spraw Wewnętrznych grupy G6, w związku z polskim przewodnictwem w Grupie. Ze względu na zaplanowaną datę spotkania i obiektywne trudności wynikające z braku możliwości wcześniejszego zaplanowania spotkania, nie można zachować terminów określonych dla innych trybów zamówienia. Stanowi to podstawę do udzielenia zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 5 ust. 1a pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ponadto, w celu zapewnienia odpowiednich do rangi spotkania warunków, Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia zawarł m.in. wymóg, aby Hotel zapewniał usługi w standardzie pięciogwiazdkowym, posiadał określoną liczbę pokoi, był usytuowany przy Rynku Głównym w Krakowie. Aby podczas planowanego spotkania podkreślić walory kulturowo-historyczne miejsca, w którym odbywa się konferencja, Zamawiający wymaga aby hotel był usytuowany w zabytkowej kamienicy przy Starym Rynku w Krakowie oraz zapewniał gościom odpoczynek i spożywanie posiłków w miejscu umożliwiającym podziwianie walorów historycznych i panoramy Starego Miasta. Kraków dysponuje 11 hotelami, które zapewniają usługi w standardzie pięciogwiazdkowym, w tym 6 hoteli jest w dzielnicy Stare Miasto. W hotelach umiejscowionych na Starym Mieście tylko dwa hotele spełniają wymagania dotyczące liczby pokoi hotelowych, jak również spełniają one walor historyczny oraz są położone w pobliżu Rynku Głównego, natomiast żaden z hoteli nie jest usytuowany bezpośrednio przy Rynku Głównym. Hotelem usytuowanym najbliżej Rynku jest Hotel Stary (ul., Szczepańska 5), który mieści się w kamienicy przy ulicy bezpośrednio dochodzącej do Rynku. Jedynie Hotel Stary spełnia wymagania dotyczące posiadania miejsca przystosowanego do wypoczynku oraz wykorzystania na potrzeby posiłków w takcie trwania spotkania, które umożliwia podziwianie panoramy Starego Miasta. Stanowi to zdaniem Komisji przetargowej dodatkową przesłankę do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit a - Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze.