Druk kart do głosowania w związku z wyborami do Sejmiku Województwa Pomorskiego w 2014 roku

Gdańsk: Druk kart do głosowania w związku z wyborami do Sejmiku Województwa Pomorskiego w 2014 roku


Numer ogłoszenia: 207743 - 2014; data zamieszczenia: 01.10.2014

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Województwo Pomorskie, ul. Okopowa 21/27, 80-810 Gdańsk, woj. pomorskie, tel. 58 3261555, faks 58 3261556.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Druk kart do głosowania w związku z wyborami do Sejmiku Województwa Pomorskiego w 2014 roku.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest druk kart do głosowania dla Okręgu Wyborczego nr 1, 2, 3, 4, 5.w związku z wyborami do Sejmiku Województwa Pomorskiego w 2014 roku. 2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 2.1 Nakładki na karty do głosowania sporządzone w alfabecie Braille/a Zamawiający przekaże Wykonawcy nie później niż do dnia 29 października 2014 r. (przed drukowaniem kart) w celu ich dopasowania z kartą do głosowania oraz ich zapakowaniem i dostarczeniem w paczkach razem z przedmiotem zamówienia.2.1 Wykonawca wykona skład i druk kart do głosowania dla okręgu wyborczego nr 1, 2, 3, 4, 5 w wyborach samorządowych 2014 do Sejmiku Województwa Pomorskiego, zarządzonych na dzień 16 listopada 2014 r., zapakuje, oznaczy paczki, dostarczy we wskazane miejsca przy zachowaniu następujących warunków: 1) Przewidywany nakład kart do głosowania wynosić będzie 1 780 000 sztuk (przewiduje się, że jedna karta do głosowania składać się będzie z 12 kartek, z zastrzeżeniem ust. 4) 2) karty drukowane na papierze offsetowym o gramaturze 70 g/m2, jednakowym rodzajem i wielkością czcionki dla wszystkich list kandydatów w danym okręgu wyborczym i nazwisk kandydatów 3)drukowana na papierze koloru niebieskiego, przy czym dopuszczalne jest użycie papieru koloru białego jednostronnie barwionego na kolor niebieski po stronie zadrukowanej i w prawym górnym rogu ma wycięte trzy umiejscowione w pionie otwory o średnicy 8 mm 4)druk w czarnym kolorze, pismo jednoelementowe bez szeryfów, czcionka /arial/ nie mniejsza niż 10 punktów 5)jest jedną kartą, zadrukowaną jednostronnie, formatu A4 lub składa się z odpowiedniej liczby zadrukowanych jednostronnie, zbroszurowanych i trwale połączonych kart formatu A4 6)każda karta na zadrukowanej stronie, w górnej lewej części, opatrzona jest oznaczeniem /Okręg wyborczy nr do wyboru Sejmiku Województwa Pomorskiego/, a w prawej - oznaczeniem /str.(numer danej strony) z(liczba stron)/ 7)pośrodku pierwszej karty, w górnej jej części, umieszczony jest napis /KARTA DO GŁOSOWANIA w wyborach do Sejmiku Województwa Pomorskiego w dniu 16 listopada 2014r./ 8)listy kandydatów na radnych umieszcza się w kolejności ich numerów 9)na jednej karcie umieszcza się tylko jedną listę kandydatów na radnych 10)każda lista opatrzona jest oznaczeniem /Lista nr / oraz skrótem nazwy komitetu wyborczego, który zgłosił listę. Na liście po oznaczeniu /Kandydaci na radnych/ umieszcza się w kolejności liczbę porządkową, po niej kratkę przeznaczoną na oddanie głosu oraz nazwisko i imię - imiona każdego kandydata 11)nazwisko kandydatów z tej samej listy kandydatów umieszcza się: a)w jednej kolumnie, jeżeli na liście zarejestrowano nie więcej niż 20 kandydatów b)w dwóch kolumnach, jeżeli na liście zarejestrowano więcej niż 20 kandydatów na pierwszej pozycji w drugiej (prawej) kolumnie zamieszcza się nazwisko i imię - imiona kandydata zarejestrowanego na danej liście pod numerem 21. 12)karty wykonane będą z materiałów Wykonawcy 13)karty do głosowania opatrzone zostaną pieczęcią Wojewódzkiej Komisji Wyborczej w Gdańsku, czynność ta powinna być dokonana w procesie druku z matrycy wykonanej z odcisku pieczęci Wojewódzkiej Komisji Wyborczej w Gdańsku 14) na każdej karcie, w jej dolnej części, umieszcza się informację o sposobie głosowania i warunkach ważności głosu, oraz poniżej, po prawej stronie, drukuje się odcisk pieczęci Wojewódzkiej Komisji Wyborczej w Gdańsku. Miejsce na umieszczenie pieczęci obwodowej komisji wyborczej oznaczone jest wyłącznie na pierwszej karcie w jej lewej dolnej części 15) wzór karty do głosowania z odciskiem pieczęci właściwej Wojewódzkiej Komisji Wyborczej do skanowania lub wykonania diapozytów Zamawiający dostarczy Wykonawcy do dnia 29 października 2014 r. 16)karty do głosowania będą drukowane wg wzoru określonego w załączniku nr 6 do SIWZ ale będą zawierały pięć różnych treści w zależności od tego, którego okręgu wyborczego będą dotyczyć 17)przygotowanie kart do głosowania do dystrybucji, w tym: a)wykonawca trwale zapakuje karty do głosowania wraz z nakładkami w czysty (niezadrukowany) papier po ok. 10 kg. Paczki winny być zapakowane oddzielnie według obwodów głosowania i odpowiadającym im okręgów wyborczych, zgodnie z rozdzielnikiem, który Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć Wykonawcy do dnia 20.10.2014 roku. b)każda paczka z kartami do głosowania będzie oznaczona numerem okręgu wyborczego, numerem obwodu głosowania ze wskazaniem nazwy gminy (miasta) i liczby kart do głosowania - zgodnie z wykazem dołączonym do umowy c)karty do głosowania zostaną zapakowane w papier pakowy po 500 sztuk oraz paczki zawierające uzupełnienie ponad wielokrotność 500 sztuk dla danego obwodu, a także paczki o mniejszej liczbie niż 500 sztuk dla obwodów z mniejszą liczbą wyborców, d)paczki winny być podpisane przez osoby upoważnione przez Wykonawcę do pakowania kart e)Wykonawca oddzielnie zapakuje rezerwowe karty do głosowania w ilości 5% nakładu dla poszczególnych okręgów wyborczych, f)paczki zostaną zmagazynowane u Wykonawcy do czasu ich dystrybucji g)wydrukowane i przygotowane do przekazania karty do głosowania oraz otrzymane od Zamawiającego nakładki na karty do głosowania będą przechowane przez Wykonawcę w warunkach pełnego zabezpieczenia przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą h)każda paczka z kartami do głosowania musi być usztywniona z dołu i góry tekturą jednowarstwową, zapakowana w podwójny papier pakowy i opasana na /krzyż/ taśmą polipropylenową zgrzewaną. Paczki muszą być zapakowane w taki sposób i przy użyciu takich materiałów, które uniemożliwiają wysypanie się lub uszkodzenie ich zawartości w czasie transportu, i)wydzielenie zbioru paczek dla poszczególnych okręgów należy dokonać przez zafoliowanie i umieszczenie na odrębnych paletach lub w inny sposób wyraźnie oddzielający zbiory paczek dla poszczególnych okręgów, 18)paczki z kartami: - przeznaczone do sporządzenia pakietów wyborczych stosowanych w głosowaniu korespondencyjnym zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego nie później niż do dnia 30 października 2014 r. do godziny 15.45. - pozostała część nakładu kart do głosowania wraz z nakładkami na karty do głosowania, które Zamawiający przekaże Wykonawcy, zostanie dostarczona przez Wykonawcę do miejsc zbiorczego odbioru na terenie okręgów wyborczych wskazanych przez Zamawiającego (m. Słupsk, m. Gdańsk, m. Gdynia, m. Sopot, urzędy miast i gmin powiatów: bytowski, chojnicki, człuchowski, gdańskiego, kartuskiego, kościerskiego, kwidzyńskiego, lęborski, malborskiego, nowodworskiego, puckiego, słupski, starogardzkiego, sztumskiego, tczewskiego i wejherowskiego), przy czym karty nie mogą się treścią ani w żaden inny sposób różnić od kart do głosowania przeznaczonych do sporządzenia pakietów wyborczych. Paczki będą dostarczane w godz. 08.00 - 16.00 według ustalonego przez Zamawiającego harmonogramu począwszy od dnia 2014 r. i nie później niż do godz. w dniu 13 listopada 2014 r. Harmonogram zostanie przez Zamawiającego przekazany wykonawcy w terminie do dnia 03.10.2014r. 19)karty muszą być dostarczone bezpośrednio z magazynu drukarni do wskazanych miejsc przez Zamawiającego w tym samym dniu co załadunek, wraz z przygotowanym przez siebie protokołem przekazania w 2 egzemplarzach, po jednym dla stron. 3.Koszty związane z dostarczeniem do siedziby Zamawiającego, a także odbiorem z siedziby Zamawiającego wzoru karty do głosowania, nakładek na karty do głosowania, informacji i innych dokumentów niezbędnych do wykonania zamówienia ponosi Wykonawca (koszty te należy wkalkulować w cenę wykonania zamówienia). 4.Zamawiający zastrzega, że ilość zamawianych kartek jakie znajdować się będą w 1 karcie do głosowania podane w Tabeli nr 2 kolumna 3 Formularza Ofertowego jest ilością szacunkową, podaną w celu prawidłowego określenia wartości zamówienia. Ostateczna ilość kartek jaka znajdować się będzie w 1 karcie do głosowania zostanie podana Wykonawcy do dnia 15 października 2014r. z zastrzeżeniem, iż ilość kartek uzależniona będzie od ilości komitetów wyborczych. W przypadku, gdy ostateczna liczba zamówionych kartek do głosowania będzie inna od ilości wskazanej w Tabeli nr 2 kolumna 3 Formularza Ofertowego, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za faktycznie zamówione ilości. 5.Zamawiający zastrzega, iż ilość zamawianych kart podana w Tabeli nr 1 kolumna 2 Formularza Ofertowego jest ilością szacunkową, podaną w celu określenia wartości zamówienia oraz porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Ostateczna ilość kart do głosowania zostanie podana Wykonawcy do dnia 15 października 2014r. W przypadku, gdy ostateczna liczba zamówionych kart do głosowania będzie inna od ilości wskazanej w Tabeli nr 1 kolumna 2 Formularza Ofertowego, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za faktycznie zamówione ilości. 6. Szczegółowy harmonogram realizacji zamówienia określony zostanie po podpisaniu umowy w porozumieniu z Wykonawcą. 7. Jednocześnie Zamawiający wymaga: 1)Wykonawca zobowiązany jest do zachowania najwyższej staranności przy zabezpieczeniu kart oraz nakładek na karty do głosowania przed ich utratą, uszkodzeniem bądź zniszczeniem w procesie produkcji, magazynowania i dostarczania do siedzib urzędów miast i gmin. 2)Wykonawca zobowiązany jest odebrać od Zamawiającego, w podanym terminie wg harmonogramu zadań, nakładki na karty do głosowania oraz przechowywać je do czasu ich dostarczenia do siedzib urzędów miast i gmin. 3)Wykonawca umożliwi osobom upoważnionym przez Zamawiającego wstęp do drukarni i prowadzenie kontroli przebiegu prac związanych z drukiem, pakowaniem, magazynowaniem kart i dostarczaniem. Przy czym korektę składów kart do głosowania w zakresie zgodności z ustaloną treścią karty i jej wzorem przeprowadzą dwa niezależne od siebie działające zespoły wyznaczonych pracowników Zamawiającego. Stwierdzone błędy oba zespoły skonfrontują i przekażą Wykonawcy (kierownikowi drukarni), zatrzymując po 1 egzemplarzu odbitki każdej karty. Po usunięciu błędów, zespoły dokonają ponownego sprawdzenia kart do głosowania na podstawie materiału wyjściowego, tj. ustalonej treści karty. Ostatecznej kontroli składu każdej karty do głosowania dokonają wyznaczeni członkowie Wojewódzkiej Komisji Wyborczej w Gdańsku, którzy zezwolą na uruchomienie druku pełnego nakładu karty, wspólnie podpisując kartę do druku. 4)Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie danych osoby (imię i nazwisko oraz nr telefonu, telefonu komórkowego i faksu, e-mail), która będzie upoważniona przez Wykonawcę do: kontaktowania się z Zamawiającym podczas realizacji zamówienia, udzielania wyjaśnień na pytania Zamawiającego dotyczące realizacji zamówienia, przyjmowania informacji i dokumentów, a także będzie uprawniona do dokonywania roboczych uzgodnień związanych z realizacją zamówienia, przy zachowaniu warunków określonych w umowie. 5)Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania dyżuru w drukarni w dniu wyborów oraz w przeddzień wyborów tj. 15 i 16 listopada 2014 r., umożliwiającego ewentualny pilny dodruk kart do głosowania. 6)Niezależnie od wyżej wymienionych środków organizacyjnych konieczne jest zapewnienie możliwości ewentualnego dodruku kart do głosowania, w przypadku nadzwyczajnych wydarzeń. 7)Zaleca się, aby karty do głosowania oraz nakładki na karty, były przechowywane w odrębnym, specjalnie do tego celu wydzielonym pomieszczeniu - odpowiednim dla tego rodzaju materiałów (sucho, przewiewnie, pomieszczenie zabezpieczone itp.). 8)Za prawidłowość pakowania kart odpowiada Wykonawca..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.80.00.00-2, 79.82.30.00-9, 79.92.00.00-9.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zapytanie o cenę

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
01.10.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
4.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
1.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Stralfors Sp. z o.o., ul. Parkowa 56, Laskowice, kraj/woj. Polska.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 989965,50 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  963336,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  963336,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  1795308,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytanie o cenę na podstawie art. 70 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zadania związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów samorządowych w 2014 r., jakie spoczywają na administracji samorządu województwa, stosownie do treści art. 123 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy, finansowane są ze środków budżetu państwa. Środki na wybory są planowane corocznie w ramach rezerwy celowej tworzonej w budżecie państw na dany rok budżetowy, a ich wysokość szacuje Szef Krajowego Biura Wyborczego. Zgodnie z treścią pisma Krajowego Biura Wyborczego Delegatura w Gdańsku /znak: DGD 064-11/14/ z dnia 25 lipca 2014 r., które stanowi załącznik do niniejszej Informacji, środki na zadania wyborcze zlecone samorządowi województwa zostały zaplanowane w budżecie na rok 2014, a ustawy gwarantują ich przekazanie w ramach dotacji celowej. Decyzja o przyznaniu środków zostanie przekazana w terminie umożliwiającym wykonanie zadań wyborczych spoczywających na samorządzie województwa. Zgodnie z art. 70 ustawy Prawo Zamówień Publicznych Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie zapytania o cenę, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych, a wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 tej ustawy. Przedmiotowa usługa jest usługą powszechnie dostępną i ma ustalone standardy jakościowe.