Bankowa obsługa budżetu Gminy Zembrzyce i jednostek organizacyjnych w latach 2019-2022

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa bankowa budżetu Gminy Zembrzyce ( + UG Zembrzyce) oraz jej jednostek organizacyjnych : - Szkoła Podstawowa w Marcówce, - Szkoła Podstawowa w Śleszowicach, - Zespół Szkół w Zembrzycach, - Szkoła Podstawowa w Tarnawie Dolnej, - Centrum Obsługi Szkół w Zembrzycach, - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zembrzycach, - Świetlica Środowiskowa w Zembrzycach obejmująca następujące usługi: a) otwarcie, prowadzenie i zamykanie na wniosek Zamawiającego lub jego jednostek organizacyjnych rachunków podstawowych i pomocniczych, rachunków tworzonych do obsługi projektów współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych, w tym wszystkich rachunków bankowych jednostek organizacyjnych (nie wyłączając nowo otwieranych rachunków w trakcie trwania umowy), w oparciu o odrębne dyspozycje z uwzględnieniem warunków przedstawionych w niniejszej SIWZ, ofercie Wykonawcy i w warunkach umowy na bankową obsługę budżetu Gminy Zembrzyce, jednostek organizacyjnych zawartej w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania, b) otwarcie i prowadzenie rachunków walutowych, c) potwierdzenie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, d) zapewnienie odbioru wpłat i umożliwienie wypłat gotówkowych na terenie wsi Zembrzyce, co jest uwarunkowane zdolnościami organizacyjnymi Zamawiającego. W ramach umowy Wykonawca zapewni indywidualną (bezkolejkową) obsługę pracowników Zamawiającego, jednostek organizacyjnych w godz. min. 7.00-13.30, a wyjątkowych sytuacjach przy wcześniejszym uprzedzeniu Zamawiającego Wykonawca zapewni obsługę do godz. 15.00-bez pobierania opłat i prowizji W ramach usługi dotyczącej wpłat w godzinach od 7-13.30 Wykonawca winien umożliwić dokonywanie ich przez osoby fizyczne na rzecz budżetu gminy i jednostek podległych bez pobierania opłat i prowizji. Nie są przewidziane wypłaty gotówki dla osób fizycznych. e) wydawanie blankietów czekowych-bez prowizji i opłat f) możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości tj. na banknoty jak i na bilon. Za wymienioną usługę Bank nie będzie pobierał żadnych prowizji ani opłat, g) automatyczne lokowanie wolnych środków pozostających na koniec dnia na rachunku bieżącym budżetu, na lokatach typu O/N w przypadku kiedy saldo na rachunku bieżącym budżetu będzie wyższe niż 100 000,00 złotych w przypadku gdy stawka oprocentowania będzie wyższa niż oprocentowanie środków na rachunku bieżącym (lokata O/N). Dotyczy to kont Gminy jak i Urzędu Gminy. Uruchamianie takiej opcji będzie automatycznie bez dodatkowych formalności (bez odrębnej dyspozycji Zamawiającego) w postaci przeksięgowania środków pieniężnych z rachunku Zamawiającego na rachunek depozytu automatycznego w wysokości salda. Powrót środków pieniężnych ze wskazanej lokaty wraz z należnymi odsetkami nastąpi następnego dnia roboczego. Środki będą do dyspozycji Zamawiającego nie później niż o 8.00 . Zamawiający wskaże rachunki bankowe, z których uruchamiana będzie taka opcja. Zamawiający może wstrzymać otwarcie depozytu automatycznego zawiadamiając o tym bank na piśmie. Szczegóły wymienionej usługi określi umowa. Wysokość oprocentowania będzie ustalana według zmiennej stopy procentowej zmienianej w okresach miesięcznych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do umieszczania wolnych środków pieniężnych na lokatach w innych bankach. - oprocentowanie lokat ,, overnight,, określone w oparciu o stawkę WIBID 1M z pierwszego dnia roboczego miesiąca ,, plus,, , minus,, marża banku określona w ofercie (stała w okresie umownym z zastrzeżeniem zmian opisanych w SIWZ). h) Udzielenie Gminie Zembrzyce na jej wniosek kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budżetowego do wysokości zapisanej w uchwale budżetowej na dany rok, o zmiennym oprocentowaniu, którego zabezpieczeniem, będzie weksel własny ,, in blanco,, wraz z deklaracją wekslową z kontrasygnatą Skarbnika Gminy Zembrzyce. W roku 2018 i 2019 limit kredytu w rachunku bankowym ustalono na 2 400 000,00 złotych. Kwota wykorzystanego Kredytu jest oprocentowana w stosunku rocznym, według zmiennej stopy procentowej. Stopa procentowa równa jest wysokości stawki referencyjnej, powiększonej o marżę Banku. Stawkę referencyjną stanowi stawka WIBOR 1M oznaczająca notowaną na warszawskim rynku międzybankowym stopę procentową dla międzybankowych depozytów 1-miesięcznych, według notowania podanego w Tabeli kursów Banku obowiązującej w dniu poprzedzającym rozpoczęcie każdego okresu obrachunkowego, za jaki należne odsetki od kredytu są naliczane i spłacane. W przypadku, gdy w danym dniu nie ogłoszono Tabeli kursów Banku z notowaniem stawki WIBOR 1M, stosuje się stawkę WIBOR1M podaną w ostatniej obowiązującej Tabeli kursów Banku w dniu poprzedzającym ten dzień. Marża banku jest stała w okresie obowiązywania umowy. Bank nie będzie pobierał opłat za gotowość środków (Bank nie będzie pobierał opłat od salda niewykorzystanej części kredytu w rachunku bieżącym). Odsetki od kredytu naliczane są miesięcznie i pobierane ostatniego dnia każdego miesiąca. i) realizacja przelewów złożonych w formie elektronicznej ,,na zewnątrz’’ w tym samym dniu, jeśli zostaną złożone przed ostatnią sesją wychodzącą ELIXIR w Banku, natomiast przelewów złożonych w formie elektronicznej ,, wewnętrznych” w tym samym dniu. W przypadku braku dostępu do systemu bankowości elektronicznej z winy banku, umożliwi on realizację przelewów w formie papierowej bez ponoszenia z tego tytułu opłat czy prowizji przez Zamawiającego. Takie sytuacje mogą mieć jedynie charakter wyjątkowy i Wykonawca winien wcześniej zawiadomić Zamawiającego o takim przypadku. j) przyjmowania i realizacji zmian w kartach wzorów podpisów zamawiającego, jego jednostek organizacyjnych-bez prowizji i opłat, k) realizacja wyłącznie dyspozycji podpisanych przez osoby upoważnione przez posiadacza rachunku, wymienione w karcie wzorów podpisów, l) obsługa bankowa (Home banking) we wszystkich obsługiwanych jednostkach organizacyjnych gminy na 8 stanowiskach, jak również przeszkolenie pracowników, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących oprogramowanie w okresie trwania umowy oraz świadczenie jego serwisu. Czas reakcji od zgłoszenia problemu telefonicznie, faxem, lub pocztą elektroniczną: niezwłocznie . System ten winien umożliwiać w szczególności : - uzyskiwanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym, na jego subkontach, na rachunkach pomocniczych i na subkontach tych rachunków, jednostek budżetowych Gminy Zembrzyce, - dostępność systemu bankowości elektronicznej poprzez sieć szerokopasmową, - przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji we wszystkich rachunkach, - składania poleceń przelewów, w tym poleceń przelewów do ZUS i US ze wszystkich wyżej wymienionych rachunków w ramach dostępnych środków, - tworzenie zbioru danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych, - uzyskanie raportów o zrealizowanych operacjach, - informację o odrzuceniu transakcji z podaniem komunikatu o przyczynie, - generowanie (wydruk) wyciągów niewymagających stempla bankowego , - podawanie w wyciągu bankowym pełnych informacji o źródle płatności, adresu, rodzaju płatności, kwoty, tytułu prawnego operacji, dacie dokonania płatności gotówkowej przez dłużnika. Za dostarczenie w formie elektronicznej wyciągu do każdego rachunku Bank nie będzie pobierał żadnych prowizji czy opłat. - generowanie (wydruk) potwierdzenia zrealizowanego przelewu, - możliwość wykonywania operacji w tym samym czasie na różnych rachunkach bankowych jednostki przez jednego bądź kilku użytkowników systemu, - umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym. ł) wydawanie opinii i zaświadczeń bankowych o prowadzonych rachunkach bankowych, m) oprocentowanie środków na rachunkach depozytowych (dotyczących wadium i zabezpieczenia umów – 2 rachunki). Naliczanie i dopisywanie odsetek następować będzie raz na miesiąc. Wysokość oprocentowania będzie ustalana na podstawie stawki WIBID 1 M , stanowiącego średnią wartość WIBID-u z poprzedniego miesiąca ,,plus,, , ,,minus,, marża określona w złożonej przez Bank ofercie. Marża jest stała w całym okresie trwania umowy z zaostrz. opisu dopuszczonych zmian umowy. n) zerowanie rachunków bieżących, zgodnie z dyspozycjami (Zamawiający określi konta, dla których ta usługa winna być wykonana), polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia każdego roku kwot pozostałych na wyżej wymienionych rachunkach (np. odsetki bankowe ) na rachunek bieżący budżetu Gminy. Za wymienioną usługę bank nie będzie pobierał żadnych opłat ani prowizji. Zamawiający złoży odpowiednią dyspozycję dotyczącą faktu zerowania rachunków bieżących nie później niż jeden dzień roboczy przed podaniem kwot do zerowania. Ostateczne kwoty poda w ostatnim dniu roboczym miesiąca grudnia. Zerowanie odbędzie się na dzień 31 grudnia godz. 00.00. o) przekazywanie odsetek ze wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych w dniu kapitalizacji na rachunek dochodów jednostki, p) umożliwienie Zamawiającemu pobieranie opłat z tytułu kosztów związanych z funkcjonowaniem określonych przez Zamawiającego rachunków bankowych z innych wskazanych przez Zamawiającego rachunków bankowych bez ponoszenia przez Zamawiającego dodatkowych opłat i prowizji, r) pośrednictwo banku, jeśli jest wymagane, w przypadku dochodzenia roszczeń z gwarancji bankowych, ubezpieczeniowych i innych zgodnie z przepisami ustawy prawo zamówień publicznych, s) zapewnienie dostępu Zamawiającemu do elektronicznych wyciągów bankowych w każdym kolejnym dniu roboczym, w którym były dokonane operacje na rachunkach, t) sporządzanie na wniosek Zamawiającego historii każdego rachunku bankowego otwieranego do obsługi konkretnego projektu realizowanego przez Zamawiającego, Uwaga: Zamawiający pracuje na systemie REKORD. Wykonawca winien zapewnić pełną kompatybilność systemów: własnego i Zamawiającego w celu zapewnienia ciągłości w dostępie do świadczonych przez siebie usług bankowych. Wykonawca pokryje wszelkie koszty niezbędne do poniesienia w celu zapewnienia kompatybilności systemów: banku i Zamawiającego, jeżeli wystąpi taka okoliczność. Bank nie będzie pobierał od Gminy Zembrzyce i jej jednostek innych niż zaproponowane w ofercie, opłat i prowizji za wykonywanie czynności wymienionych w zamówieniu, w szczególności nie będzie pobierał: - prowizji ani opłat za wpłaty gotówkowe osób fizycznych na konto Zamawiającego i jednostek organizacyjnych, - prowizji ani opłat od kwoty przelewu, wydanego przez Zamawiającego na rachunek prowadzony przez Bank Wykonawcy , - opłat i prowizji za rozpatrzenie wniosku o kredyt w rachunku bieżącym oraz za gotowość środków w ramach wysokości określonej odrębną umową. Realne zapotrzebowanie w roku w granicach dopuszczonych uchwałą Zamawiający określi poprzez złożenie stosownego wniosku, - prowizji ani opłat z tytułu otwarcia, prowadzenia, zamykania rachunków, kont i subkont, - prowizji ani opłat z tytułu obsługi lokat terminowych, - prowizji ani opłat z tytułu potwierdzenia stanu salda na rachunkach bankowych, wydawania historii prowadzonych rachunków, - opłat za druki i formularze niezbędne do przeprowadzenia transakcji gotówkowych i bezgotówkowych, - opłat i prowizji za wydawanie zaświadczeń i opinii bankowych, - opłat i prowizji z tytułu wypłat gotówkowych, - za karty wzorów podpisów, nawet w przypadku ich zmian. Uwaga dodatkowa: Jeżeli w trakcie trwania umowy powstaną lub zostaną przekazane Gminie inne jednostki organizacyjne zostaną one włączone do tej usługi bez ponoszenia dodatkowych opłat. Zmiana stanu rachunków bankowych oraz form organizacyjnych jednostek powiązanych z budżetem gminy nie spowoduje zmiany opłaty zaproponowanej w ofercie. Dopuszcza się możliwość zwiększenia ilości rachunków podstawowych i pomocniczych wynikającą ze zmian w strukturze organizacyjnej gminy lub zmiany zasad polityki rachunkowości dotyczących Gminy i jej jednostek organizacyjnych. Na stronie internetowej http://bip.malopolska.pl/ugzembrzyce/Article/id,240828.html dostępne są dokumenty, które umożliwiają zbadanie zdolności kredytowej Zamawiającego.