Usługi hotelarskie dla Regionalnego Centrum Kultur Pogranicza w Krośnie w I kwartale 2014 r.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie świadczone dla aktorów, zespołów i gości Regionalnego Centrum Kultur Pogranicza w Krośnie w I kwartale 2014 r. Oferty można składać w dwóch częściach. SZCZEGÓŁY I CZĘŚĆ Usługi hotelarskie w obiektach spełniających wymogi hotelu co najmniej dwugwiazdkowego, w okresie od dnia podpisania umowy do 31 marca 2014 r., niezbędne dla realizacji zadań statutowych Zamawiającego. 1. Przedmiotem zamówienia są usługi hotelarskie w obiektach spełniających wymogi hotelu co najmniej dwugwiazdkowego. Przewidywane ilości noclegów zawarte są w harmonogramie rezerwacji pokoi. Harmonogram ten określa przewidywane zapotrzebowanie przez okres obowiązywania umowy realizowane według bieżących potrzeb, co oznacza maksymalne zapotrzebowanie przez ten okres. Ilości noclegów rzeczywiście zrealizowane przez Zamawiającego mogą być niższe niż przewidywane zapotrzebowanie. Określenie maksymalnego zapotrzebowania nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku realizacji wszystkich noclegów w ilościach wskazanych w harmonogramie. W przypadku zmniejszenia lub zwiększenia ilości usług wskazanych w szczegółowym harmonogramie rezerwacji pokoi, cena jednostkowa zamawianej usługi nie ulega zmianie. Zamówienie dotyczy świadczenia usług hotelarskich w obiektach spełniających wymogi hotelu co najmniej dwugwiazdkowego, w rozumieniu przepisów par. 2 ust. 2 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie. Dodatkowe wymogi: a) odległość od siedziby RCKP przy ul Kolejowej 1; Krosno: do 5 km (mierzone najkrótszą drogą jadąc samochodem), b) miejsca parkingowe, c) darmowy dostęp do Internetu. 2. Planowa (przybliżona) ilość dób w czasie trwania umowy w Harmonogramie poniżej. 3. Przedmiotem zamówienia są pokoje jednoosobowe, dwuosobowe i trzyosobowe. W przypadku braku pokoju jednoosobowego Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania pokoju dwuosobowego do pojedynczego wykorzystania, po wcześniejszym każdorazowym uzgodnieniu z Zamawiającym. 4. W cenie noclegu należy uwzględnić koszt śniadania. 5. Podstawą świadczenia usług przez Wykonawcę będzie pisemna rezerwacja (zlecenie). Każda rezerwacja będzie zawierać określenie liczby gości (wraz z podaniem nazwisk członków grup i ich narodowości), okres pobytu, ilość i rodzaj pokoi / modyfikacje poszczególnych rezerwacji, będą przesyłane drogą elektroniczną lub faxem za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wymagane jest każdorazowe pisemne zwrotne potwierdzenie przez Wykonawcę złożonej rezerwacji przesłane mailem lub faxem. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości wykorzystywanych pokoi oraz ilości noclegów w stosunku do przewidywań, zmiany terminów realizacji noclegów, a także rezygnacji z rezerwacji w terminie do godziny 12.00 w dniu przyjazdu, w szczególnych wypadkach. W takim przypadku Wykonawcy będzie przysługiwało prawo do wynagrodzenia jedynie za faktycznie wykonaną część zamówienia. 7. W przypadku, gdy hotel, w którym została dokonana rezerwacja odmówi udzielenia noclegu Zamawiającemu, Wykonawca jest zobowiązany do zagwarantowania noclegu w innym hotelu położonym w tej samej odległości od siedziby Zamawiającego, o tym samym standardzie i w cenie nie przekraczającej ceny noclegu, który został zamówiony nocleg. 8. Doba hotelowa nie powinna zaczynać się później niż o godzinie 14:00 w dniu przyjazdu i kończyć się nie wcześniej niż o godzinie 12:00 w dniu wyjazdu. 9. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę zgłoszonej w ofercie lokalizacji hotelu. HARMONOGRAM: - zespół 2/3 stycznia 2014 r.: 23 osoby - zespół 13/14 stycznia 2014 r. - 17 osób - zespół 13/14/15 lutego 2014 r. - 8 osób - zespoły, grupy twórcze - 60 osób - sukcesywnie cały kwartał. II CZĘŚĆ Usługi hotelarskie w obiektach spełniających wymogi internatu/bursy, w okresie od dnia podpisania umowy do 31 marca 2014 r., niezbędne dla realizacji zadań statutowych Zamawiającego 1.Standard usług hotelarskich dla części II: a. położenie hotelu - odległość od siedziby RCKP przy ul Kolejowej 1; Krosno: do 5 km (mierzone najkrótszą drogą jadąc samochodem), b. pokoje w standardzie schroniska młodzieżowego, bursa internat itp. tj. w pokojach wieloosobowych, z dostępem do wspólnej łazienki. Pod pojęciem pokoju wieloosobowego Zamawiający dopuszcza pokoje o z miejscem do spania dla 2-8 osób, c. pościel w standardzie, d. ciepła woda, e. rozpoczęcie doby hotelowej w godz. 12:00 - 14.00, f. zakończenie doby hotelowej w godz. 10:00-12:00, g. w cenie noclegu należy uwzględnić koszt śniadania. 2. Zamawiający dostarczy Wykonawcy na początku każdego miesiąca wykaz wstępnych terminów rezerwacji (faksem lub pocztą elektroniczną) w którym określone zostaną następujące dane: a) dane osoby bądź osób, których dotyczy rezerwacja, b) liczba zamawianych pokoi, miejsc noclegowych, c) termin udostępnienia pokoi oraz termin ich zwolnienia. 3. Wykaz wstępnych rezerwacji może ulec zmianom. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania przedmiotu umowy w całości, tj. w ilościach podanych harmonogramie, a Wykonawcy w takim wypadku nie będzie przysługiwać odszkodowanie z tego tytułu, jak również nie będzie on uprawniony do żądania zapłaty wynagrodzenia za niezrealizowaną część usługi. 4.Usługi noclegowe dla zespołów w liczbie do 20-50 osób -jednorazowo- w następujących terminach: HARMONOGRAM - zespoły, grupy twórcze - 100 osób -sukcesywnie cały kwartał.