Dostarczenie wybranych usług w związku z organizacją wydarzenia programowego, w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Białoruś-Ukraina 2007-2013, które ma odbyć się w Rzeszowie w drugiej połowie marca lub w kwietniu 2016 roku. - polska-warszawa: usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w związku z organizacją wydarzenia programowego, w ramach programu współpracy transgranicznej polska białoruś ukraina 2007 2013, które ma odbyć się w rzeszowie w drugiej połowie marca lub w kwietniu 2016 roku, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. 2. opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączonym projekcie umowy (załącznik nr 1 do siwz). opis przedmiotu zamówienia o dokładnym terminie rozpoczęcia wydarzenia (liczy się dzień przyjazdu pierwszych uczestników – dzień rozpoczęcia pierwszej doby hotelowej) wykonawca zostanie poinformowany z wyprzedzeniem przynajmniej 7 dni roboczych (prawdopodobną datą organizacji wydarzenia jest 23.3.2016). zamawiający może potwierdzić ostateczną wielkość zamówienia (np. liczbę osób, biletów, etc.) z następującym minimalnym wyprzedzeniem w stosunku do daty rozpoczęcia wydarzenia, w zależności od rodzaju usługi — w przypadku zakupu biletów lotniczych 4 dni robocze (np. złożenie zamówienia 1 marca do godz. 11 00, wylot nie wcześniej niż 7 marca do godz. 11 00, chyba że będą dostępne bilety na loty wcześniejsze po tej samej cenie), — w przypadku usług hotelarskich etap 1 – rezerwacja blokowa na szacowaną grupę osób z wyprzedzeniem 7 dni roboczych, następnie etap 2 – doprecyzowanie ilości i nazwisk z wyprzedzeniem 3 dni roboczych, — w przypadku usług gastronomicznych ilość osób na każdy z posiłków z wyprzedzeniem 2 dni roboczych (np. przyjazd pierwszych uczestników 9 marca po godzinie 12 00, zamawiający potwierdza ilość posiłków najpóźniej 7 marca do godziny 12 00). usługi hotelarskie kryteria, które musi spełniać hotel w rzeszowie — oddalony od ratusza w rzeszowie (ul. rynek 1) o maksymalnie 400 metrów, wg google maps (dojście pieszo), — obiekt o standardzie minimum 4 gwiazdek wg kategoryzacji opisanej w art. 38 ustawy z 29.8.1997 o usługach turystycznych (t.j. dz.u. z 2014 r., poz. 196 z późn. zm.) wykonawca musi przedstawić zamawiającemu do wyboru przynajmniej 2 obiekty hotelarskie spełniające podane kryteria. zamawiający może wybrać docelowy hotel (dalej hotel) w zależności od dostępności miejsc i/lub skorzystać z obu hoteli równocześnie. 1. wynajem maksymalnie 45 pokoi 1 osobowych lub 2 osobowych do pojedynczego wykorzystania (dla maksymalnie 45 osób) na maksymalnie 2 doby wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania. wynajem 10 miejsc parkingowych przy hotelu na maksymalnie 2 doby. 2. wynajem sali konferencyjnej w hotelu wraz z podanym niżej wyposażeniem na jeden dzień – zamówienie opcjonalne. wymagana wielkość i wyposażenie sali, które musi zapewnić wykonawca a) stoły i krzesła dla ustawienia w jednostronną podkowę dla 42 osób oraz miejsca dla maksymalnie 8 obserwatorów (drugi rząd krzeseł bez stołów), b) minimum 2 kabiny dla tłumaczy do obsługi tłumaczenia symultanicznego we wszystkich możliwych konfiguracjach językowych w grupie języków polski, rosyjski, ukraiński (na sali musi być dodatkowe miejsce dla kabin), c) 50 słuchawek z odbiornikami do korzystania z tłumaczenia symultanicznego d) 35 multifonów (na stołach), e) nagłośnienie (kompletny system do obsługi tłumaczenia symultanicznego), zamówienie obejmuje także montaż (w dniu rozpoczęcia pierwszej doby hotelowej) i demontaż (po zakończeniu wydarzenia) wszystkich niezbędnych urządzeń i kabin oraz rejestrację cyfrową przebiegu wydarzenia (nagranie wypowiedzi w oryginale) i dostarczenie zamawiającemu nośnika z nagraniem po zakończeniu wydarzenia, f) projektor multimedialny, g) laptop z oprogramowaniem ms office podłączony do projektora, h) ekran, i) klimatyzacja, j) zaplecze magazynowe w sąsiedztwie sali wraz z wózkiem do przewożenia materiałów (czas dojścia z sali do 2 minut) do składowania materiałów promocyjnych i informacyjnych, k) swobodny dostęp do czystych toalet 3. wyposażenie sali w ratuszu miejskim w rzeszowie na jeden dzień w te same urządzenia co w sali w hotelu. wynajem samej sali w ratuszu jest obowiązkiem zamawiającego (montaż urządzeń, kabin, etc po południu w ciągu dnia poprzedzającego datę wydarzenia). zamówienie obejmuje także obsługę sali, sprzątanie po posiedzeniu. zamówienie opcjonalne 4. wynajem w warszawie maksymalnie 14 pokoi 1 osobowych lub 2 osobowych do pojedynczego wykorzystania (dla maksymalnie 14 osób) na maksymalnie 2 doby (doby nie muszą następować jedna po drugiej, hotel służył będzie osobom podróżującym z ukrainy i białorusi do rzeszowa tam i z powrotem z przesiadką w warszawie) wraz ze świadczeniem usługi gastronomicznej w postaci śniadania oraz kolacji. obiekt o standardzie minimum 4 gwiazdek wg kategoryzacji opisanej w art. 38 ustawy z 29.8.1997 o usługach turystycznych (t.j. dz. u. z 2014 r., poz. 196 z późn. zm.). hotel zlokalizowany w administracyjnych granicach dzielnicy śródmieście lub ochota (wg adresu hotelu). wykonawca musi dać zamawiającemu przynajmniej 2 obiekty do wyboru. zamówienie opcjonalne usługi gastronomiczne wykonawca musi przedstawić każdorazowo menu do akceptacji przez zamawiającego na bazie menu ramowego podanego w tym opisie 1. kolacja dostępna w sali restauracyjnej w hotelu w rzeszowie, dostępna na bieżąco dla pojedynczych gości w umówionym przedziale czasowym np. godz. 18 22, łącznie dla maksymalnie 45 osób, przez maksymalnie 2 dni. 2. całodzienna przerwa kawowa (obok sali w hotelu lub obok sali w ratuszu), jednorazowo dla maksymalnie 50 osób, przez maksymalnie 2 dni. wykonawca musi zapewnić stoliki do rozłożenia potraw oraz stoliki do konsumpcji. 3. obiad dla grupy w sali restauracyjnej w hotelu, jednorazowo dla maksymalnie 50 osób, przez maksymalnie 2 dni. wykonawca musi zapewnić stoliki do rozłożenia potraw oraz stoliki do konsumpcji (miejsca siedzące dla wszystkich osób). 4. obiad – usługa świadczona przy trasie warszawa rzeszów, obiekt restauracyjny typu karczma lub zajazd, miejsce do uzgodnienia z zamawiającym, dla maksymalnie 25 osób. zamówienie opcjonalne 5. obiad – usługa świadczona przy trasie lwów rzeszów, obiekt restauracyjny typu karczma lub zajazd, miejsce do uzgodnienia z zamawiającym, dla maksymalnie 20 osób. zamówienie opcjonalne opis posiłków kolacja przystawki zimne składające się z talerza wędlin (minimum 3 rodzaje, w tym szynka tradycyjna bez konserwantów, kiełbasa lub szynka surowa dojrzewająca, łącznie minimum 150 g wędlin na osobę), śledź w oleju z cebulką dla każdej osoby łącznie minimum 150 g, dla każdej osoby, pieczywo – ciemne i jasne – łącznie minimum 150 g na osobę); danie główne – porcja dania mięsnego i rybnego dla każdej osoby (przystawka ciepła i danie główne dla każdej osoby) na bazie następującego rodzaju mięsa do wyboru wieprzowina z wołowiną (np. gulasz mięsny), filet z indyka lub podobne oraz ryba (morszczuk, miruna, mintaj lub podobne); warzywa grillowane, dodatki typu ryż, (w ilości minimum 200 g/osobę, ziemniaki w całości lub „półksiężyce”); warzywa ogórki kiszone i marynaty w ilości minimum 200 g/osobę; deser – ciasto domowe (w ilości minimum 200 g na osobę). napoje dostępne podczas kolacji herbata parzona wrzątkiem bez ograniczeń (czarna lub zielona, lub owocowa do wyboru), kawa czarna (rozpuszczalna i parzona, do wyboru typu latte, espresso, cappuccino) wraz z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier (kawa dostępna bez ograniczeń), woda mineralna i soki owocowe do wyboru w 2 rodzajach smakowych, dostępne przynajmniej 0,3 l na osobę. przerwa kawowa herbata (do wyboru czarna, zielona lub owocowa w saszetkach, parzona wrzątkiem, herbata dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (z ekspresu ciśnieniowego, z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa 100 % arabica dostępna bez ograniczeń), woda mineralna (średnio lub wysoko zmineralizowana, niegazowana, podawana w butelkach o pojemności 0,3 – 0,4 l, przynajmniej po 2 butelki na osobę), soki owocowe 100 % w 2 rodzajach smakowych podawane w szklanych butelkach o pojemności od 0,3 do 0,4 l dostępne w ilości przynajmniej po 2 butelki na osobę); owoce sezonowe świeże podane na tacach – 3 rodzaje w tym śliwki, gruszki, w ilości co najmniej 0,5 kg owoców/osobę), kanapki bankietowe z minimum 5 składnikami (wędliny/ryba wędzona typu łosoś/jajko + sery + warzywa + masło), minimum 7 kanapek na osobę na pieczywie ciemnym i jasnym (wielkość kanapki rozmiaru minimum bułki kajzerki); wybór ciast domowych regionalnych – minimum 3 rodzaje (minimum 100 g każdego rodzaju na osobę). obiad 2 zupy do wyboru , 2 rodzaje dania głównego na ciepło dla każdej osoby, w tym danie mięsne i rybne dla każdej osoby na bazie następującego rodzaju mięsa wołowina 100 % (stek, bydło z gatunków mięsnych) i jagnięcina 100 %; ryba łosoś i sandacz do wyboru oraz jeden rodzaj dania wegetariańskiego); warzywa mix sałat (w ilości minimum 100 g/osobę), ogórki małosolne i kiszone (co najmniej 3 sztuki na osobę), marynaty (co najmniej 150 g / osobę); wybór dań wegetariańskich i bezglutenowych dla chętnych, np. warzywa grillowane, w tym bakłażan lub podobne, 2 dodatki typu ryż (biały w ilości ok. 160 g/osobę, ziemniaki (w całości lub „półksiężyce”). napoje dostępne podczas obiadu herbata (dostępna bez ograniczeń), kawa czarna (z ekspresu ciśnieniowego, z dodatkami – mleko, śmietanka, cukier, kawa 100 % arabica dostępna bez ograniczeń), soki owocowe w 3 rodzajach smakowych (soki typu 100 % podawane w butelkach o pojemności 0,3 0,4 l, dostępne przynajmniej 0,6 l na osobę), napoje smakowe gazowane w butelkach w ilości 0,5 l na osobę. usługi drukowania i powiązane 1. cyfrowy, niskonakładowy, kolorowy wydruk 13 różnych publikacji (pliki produkcyjne przekazuje zamawiający., wykonawca ma tylko pełne 3 dni (w tym minimum 2 dni robocze) na wydruk i dostawę wybranych publikacji, co ma związek z koniecznością akceptacji ostatecznej wersji części materiałów jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia dokumenty a,b,c,d i e będą już zatwierdzone w dniu podpisania umowy a pliki produkcyjne ich dotyczące zostaną przekazane wykonawcy także już w dniu podpisania umowy. reszta dokumentów (plików produkcyjnych) zostanie przekazana najpóźniej na 3 dni przed wydarzeniem (w tym minimum 2 dni robocze, podane ilości stron nie zawierają możliwych okładek) a. dokument programowy 2014 2020 w wersji angielskiej, objętość do 184 stron b. dokument programowy 2014 2020 w wersji polskiej, objętość do 184 stron c. dokument programowy 2014 2020 w wersji ukraińskiej, objętość do 184 stron d. dokument programowy 2014 2020 w wersji rosyjskiej, objętość do 184 stron e. broszura a4 nr 1. szacunkowa objętość do 16 stron f. broszura a4 nr 2. szacunkowa objętość do 16 stron zamówienie opcjonalne g. broszura a4 nr 3. szacunkowa objętość do 16 stron zamówienie opcjonalne h. broszura a4 nr 4. szacunkowa objętość do 16 stron zamówienie opcjonalne i. broszura a4 nr 5. szacunkowa objętość do 52 stron zamówienie opcjonalne j. broszura a4 nr 6. szacunkowa objętość do 40 stron zamówienie opcjonalne k. broszura a4 nr 7. szacunkowa objętość do 16 stron zamówienie opcjonalne l. broszura a4 nr 8. szacunkowa objętość do 16 stron zamówienie opcjonalne m. broszura a4 nr 9. szacunkowa objętość do 144 stron. zamówienie opcjonalne oprawa — pozycje a,b,c,d,m klejona – gotowe publikacje wyposażone w listwy pvc przyklejone do grzbietu każdej publikacji umożliwiające wpinanie do segregatora, — pozycje od e do l zeszytowa z oczkami drucianymi lub klejona z listwami pcv – grzbietowymi umożliwiającymi wpinanie do segregatora, (wybór na drodze porozumienia) przykładowa listwa pvc przyklejona do grzbietu publikacji nakłady — pozycja a 100 sztuk, — pozycje b,c,d po 80 sztuk, — pozycje od e do m po 50 sztuk, papier środki offset biały z przedziału 70 100 g (wybór w zależności od publikacji na drodze porozumienia), okładki kreda 250 300g i lakier mat lub błysk. ) 2. produkcja segregatorów a4, wkład minimum 52 mm, nakład 200 egzemplarzy, sztywne, lakierowane okładki, szerokość adekwatna do skompletowania wszystkich pozycji od a do m (bez b,c,d). indywidualny nadruk na zewnątrz i wewnątrz. zamówienie obejmuje także skład graficzny nadruków. zamówienie obejmuje także skompletowanie 50 segregatorów wpięcie/umieszczenie w nich dokumentów (gotowych wydruków) – dotyczy pozycji a oraz od e do m z pkt. 1 i dostarczenie gotowych pakietów (segregatorów) do miejsca organizacji wydarzenia (hotel w rzeszowie lub ratusz – do uzgodnienia) w dniu jego rozpoczęcia (dzień przyjazdu pierwszych uczestników) na godzinę 15 00. dostawa reszty segregatorów do siedziby zamawiającego. 3. druk toreb papierowych białych na materiały konferencyjne, 200 sztuk 40 x 36 x 9 cm (+/ 3 cm), uszlachetnienie folia mat, torby wytrzymałe, dodatkowe wzmocnienie na zakończenie rączki, rączka – sznurek biały ozdobny, zamówienie obejmuje dodatkowo skład graficzny badruku i kolorowy nadruk 3 znaków graficznych na obu stronach torby (na każdej torbie taki sam znak). znaki przekaże zamawiający w dniu podpisania umowy. 4. druk offsetowy dokumentów programowych – pozycje a,b,c,d opisane w pkt. 1. nakłady pozycja a 200 sztuk, pozycje b i c po 900 sztuk, pozycja d 700 sztuk. papier środki offset biały z przedziału 70 90 g (wybór na drodze porozumienia), okładki kreda 250 300g i lakier na okładce mat lub błysk plus lakier punktowy. okładka 4+4 kolory, środek 2 kolory. sposób pakowania po 10 20 sztuk, każda paczka zawinięta szczelnie w folię. paczki zapakowane w kartonowe opakowania zbiorcze o wadze do maksymalnie 50 kg, każde opakowanie oznaczone co do zawartości (program en, program pl, program ua, program rus). zamówienie obejmuje także wniesienie materiałów do pomieszczenia wskazanego przez zamawiającego w jego siedzibie (jest wózek i winda). zamówienie opcjonalne 5. druk notatnika z kalendarzem na 2016/2017 (2016 tydzień na stronie, 2017 miesiąc na stronie), druk offsetowy, nakład 600 sztuk, oprawa szyto klejona, bloki szyte nićmi, oprawa twarda książkowa, okładka kaszerowana, etui kartonowe, papier chamois, plik do produkcji dostarcza zamawiający (w dniu podpisania umowy), dostawa w ciągu 12 dni roboczych od dnia otrzymania pliku produkcyjnego. 6. kolorowy wydruk materiałów konferencyjnych (prezentacji), maksymalnie 100 kompletów, w każdym komplecie maksymalnie 100 kartek, oprawa zeszytowa lub spirala, papier 90 g, na okładkę 200 g. dostawa w ciągu 2 dni roboczych od dnia przesłania gotowego pliku pdf z materiałami informacyjnymi przez zamawiającego. zamówienie opcjonalne usługi transportowe — transport materiałów konferencyjnych i promocyjnych z siedziby zamawiającego (warszawa, ul. domaniewska 39a) do miejsca organizacji wydarzenia (hotel w rzeszowie) – transport samochodem dostawczym, objętość ładunku do 5 m3. zamówienie obejmuje także załadunek i rozładunek. zamówienie obejmuje także transport powrotny wybranych materiałów z miejsca organizacji wydarzenia do siedziby zamawiającego, załadunek i rozładunek. objętość ładunku powrotnego do 3 m3. godziny dostawy zostaną szczegółowo ustalone z zamawiającym w trakcie realizacji umowy. koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze, opłat drogowych pokrywa wykonawca. — transport maksymalnie 200 lnianych kocy promocyjnych z brześcia (białoruś) do warszawy, dużym samochodem osobowym. koce dostarcza zamawiający, odbiór w brześciu, ul. sowiecka 46 (советская 46). zamówienie obejmuje ustalenie i przeprowadzenie całej procedury celnej i zaangażowanie agencji celnej w imieniu zamawiającego, przygotowanie dokumentacji (materiały będą rozdawane bezpłatnie jako materiały promujące białoruś). — transfer osób z lotniska w rzeszowie do hotelu w rzeszowie, tam i z powrotem, kursy wahadłowe w zależności od godzin przylotów/wylotów, maksymalnie 4 transfery tam i z powrotem, jednorazowo dla maksymalnie 14 osób. — transport maksymalnie 20 osób z lwowa do rzeszowa tam i z powrotem. autokar (mini bus) musi być czysty, z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2007; wymagane wyposażenie bagażnik na maksymalnie 20 walizek, fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. koszty wyżywienia i noclegu kierowcy oraz koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu pokrywa wykonawca. zamówienie opcjonalne — transport maksymalnie 25 osób z warszawy do rzeszowa tam i z powrotem. autokar (mini bus) musi być czysty, z aktualnymi dokumentami potwierdzającymi sprawność techniczną, rocznik pojazdu nie starszy niż 2010; wymagane wyposażenie bagażnik na maksymalnie 20 walizek, fotele lotnicze z pasami, klimatyzacja. koszty wyżywienia i noclegu kierowcy oraz koszty ewentualnego parkowania pojazdu w drodze oraz na miejscu pokrywa wykonawca. zamówienie opcjonalne zakup biletów przewozowych zamówienie obejmuje zakup i dostarczenie (na adres mailowy wskazany przez zamawiającego) biletów lotniczych. w przypadku braku połączeń bezpośrednich zamawiający dopuszcza wykup biletów na połączenia z przesiadkami. dokładne godziny i dni wylotów do uzgodnienia z zamawiającym. klasa ekonomiczna, przewoźnik musi należeć do stowarzyszenia iata. godziny wylotów (dogodnych połączeń) danego dnia wybiera zamawiający. loty i przewozy muszą być tak zaplanowane, aby uczestnicy dotarli do hotelu w rzeszowie najpóźniej na godzinę 19 00. 1. zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie lwów warszawa rzeszów warszawa lwów dla maksymalnie 5 osób. zamówienie opcjonalne 2. zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie lwów warszawa lwów dla maksymalnie 8 osób. zamówienie opcjonalne 3. zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie rzeszów warszawa rzeszów lub warszawa rzeszów warszawa dla maksymalnie 20 osób. 4. zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie kijów warszawa rzeszów warszawa kijów dla maksymalnie 6 osób. 5. zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie kijów warszawa kijów dla maksymalnie 4 osób. zamówienie opcjonalne 6. zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie mińsk warszawa rzeszów warszawa mińsk dla maksymalnie 8 osób. 7. zakup i dostarczenie biletów lotniczych na trasie mińsk warszawa mińsk dla maksymalnie 6 osób. zamówienie opcjonalne obsługa fotograficzna — praca 1 fotografa (osoba, która zajmuje się fotografią profesjonalnie) w ciągu jednego dnia w godzinach 9 00 15 00 w hotelu w rzeszowie, w tym wykonanie zdjęć reportażowych, portretów i zdjęcia grupowego (łącznie minimum 80 zdjęć, w tym portrety każdego z uczestników); dostarczenie zamawiającemu wybranych 8 zdjęć (potrzebne ujęcia zostaną omówione w ramach spotkania roboczego przed rozpoczęciem wydarzenia) w postaci cyfrowej w dniu wydarzenia. w ciągu 3 dni roboczych po zakończeniu wydarzenia, wykonawca musi dostarczyć zamawiającemu pozostałe zdjęcia. wykonawca przekazuje zamawiającemu majątkowe prawa autorskie do korzystania ze wszystkich zdjęć na wszelkich możliwych polach eksploatacji. koszty przejazdów i wyżywienia fotografa pokrywa wykonawca. — wydruk zdjęcia grupowego na papierze fotograficznym, maksymalnie 50 kopii wybranego zdjęcia, format 21x30. fotograf dostanie wzór ramki, aby dokładnie przyciąć na wymiar. zamówienie opcjonalne usługi w zakresie promocji — produkcja oraz dostawa maksymalnie 30 zestawów z 4 proporczykami narodowymi, w każdym zestawie flaga ue, polski, białorusi i ukrainy na pojedynczych stojaczkach (jak na wzorze). druk technologią druku termo transferowego, materiał do druku – tkanina satynowa (atłas) o gramaturze minimum 240g/m2, druk dwustronny, wewnątrz proporczyka wkładka wzmacniająca. stojaczki metalowe, chromowane. przykładowy wymiar proporczyka narodowego 14x25cm (+/ 2 cm), stojak o wysokości minimum 35 cm, odpowiedni dla rozmiaru proporczyka. każdy zestaw w oddzielnym pudełku, na pudełku indywidualny nadruk (zamówienie obejmuje także skład graficzny). — produkcja indywidualnych, eleganckich, kolorowych, opakowań z tkaniny lub papieru dla 200 lnianych kocy (wymiar kocy 210 x 145 cm). każdy koc w oddzielnym opakowaniu ozdobnym, na opakowaniu indywidualny nadruk (zamówienie obejmuje także skład graficzny projektu nadruku). wykonawca musi zaproponować przynajmniej 2 rodzaje/koncepcje graficzne opakowania. koc po rozłożeniu — obsługa pakietów promocyjnych, tj. konfekcjonowanie materiałów promocyjnych, składanie teczek, dodanie wydruków do teczek, wkładanie materiałów do toreb, adresowanie kopert, itp. praca dla 1 osoby przez maksymalnie 24 godziny (liczone łącznie bez przerw), miejsce pracy w siedzibie zamawiającego i/lub w hotelu (bez liczenia czasu na dojazd). zamówienie obejmuje także pomoc przy pracach porządkowych w magazynie materiałów promocyjnych w siedzibie zamawiającego, gdzie przechowywane są materiały promocyjne. zamawiający może zgłosić zapotrzebowanie na przestrzeni kilku dni, łącznie do wykorzystania 24 roboczogodziny (minimalny czas pracy jednego dnia to 4 godziny). usługi w zakresie tłumaczeń ustnych wynajem tłumaczy do realizacji tłumaczeń ustnych symultanicznych przez maksymalnie 8 godzin roboczych podczas wydarzenia (rozliczenie za każdą rozpoczętą godzinę tłumaczenia, gwarantowany blok minimum 4 godzin). zamówienie obejmuje obsługę tłumaczeń w obrębie języków polski, ukraiński i rosyjski. dodatkowa obsługa języka angielskiego stanowi zamówienie opcjonalne. podczas spotkania tłumaczenia ustne obejmą następujące, możliwe konfiguracje językowe (oraz wszystkie możliwe konfiguracje pośrednie) — polski rosyjski — polski ukraiński — rosyjski ukraiński — angielski rosyjski zamówienie opcjonalne — angielski polski zamówienie opcjonalne — angielski ukraiński zamówienie opcjonalne wykonawca musi wyznaczyć do realizacji zamówienia tłumaczy — posiadających wykształcenie wyższe filologiczne (odpowiednie dla danego języka) lub będących absolwentami uczelni kształtujących tłumaczy (tytuł minimum magister lub równoważne), z oceną końcową ukończenia uczelni co najmniej dobrą i — posiadających co najmniej 4 letnie doświadczenie zawodowe w realizacji tłumaczeń stanowiących przedmiot zamówienia i zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia kwalifikacji tłumaczy uczestniczących w realizacji zamówienia. co do zasady koszty dojazdów tłumaczy oraz koszty ich wyżywienia i zakwaterowania pokrywa wykonawca (w przypadku transportu zbiorowego i w przypadku wolnych miejsc w autokarze zamawiający może zaproponować wolne miejsca tłumaczom, jeśli to nie wpłynie na koszt usługi transportowej). zamawiający musi świadczyć takie same usługi gastronomiczne tłumaczom w miejscu organizacji spotkania (lub miejscu zakwaterowania), jakie świadczy dla uczestników spotkania – dotyczy tylko dnia/dni, w których odbywa się tłumaczenie i nie obejmuje innych osób ze strony wykonawcy (tylko tłumaczy). tematyka tłumaczeń obejmuje zagadnienia społeczno gospodarcze, politykę ue, rozwój regionalny, rozwój konkurencyjności, zagadnienia prawne, inwestycje infrastrukturalne oraz zagadnienia podobne (tłumacze otrzymają materiały na 2 dni robocze przed rozpoczęciem wydarzenia). wcześniej tłumacze muszą zapoznać się z dokumentem programowym w zależności od obsługiwanej wersji językowej (dokument na 184 strony – przykład na stronie http //www.pl by ua.eu/upload/pl/jop_pl by ua_2014 2020_final_pl.pdf ), który zostanie przekazany w dniu podpisania umowy we wszystkich wersjach językowych. .ii.1.6)