Opracowanie koncepcji i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2012 w dniu 12 października 2012

Gdynia: Opracowanie koncepcji i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2012 w dniu 12 października 2012


Numer ogłoszenia: 49002 - 2012; data zamieszczenia: 17.02.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miasta Gdyni , Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54, 81-382 Gdynia, woj. pomorskie.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.gdynia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Opracowanie koncepcji i organizacja Międzynarodowego Forum Gospodarczego Gdynia 2012 w dniu 12 października 2012.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Zakres zreczowy przedmiotu zamówienia obejmuje: I. Opracowanie koncepcji MFG Gdynia 2012 w tym 1. Podanie zakresu tematycznego planowanych paneli tematycznych oraz wskazanie liderów paneli i prelegentów Forum, (min. 3 panele, max. 4 panele) wraz z ich notami biograficznymi 2.Wskazanie sponsorów oraz patronów medialnych i partnerów Forum 3.Wskazanie miejsca organizacji wydarzenia 4.Wskazanie gościa specjalnego Forum, eksperta w dziedzinie gospodarki lub marketingu miejsc wraz z podaniem noty biograficznej gościa 5.Przedstawienie scenariusza Forum 6.Przedstawienie harmonogramu realizacji poszczególnych działań związanych z Forum 7.Uzasadnienie zaproponowanych rozwiązań II. Organizację MFG, zgodnie z koncepcją, w tym: 1.Uruchomienie i prowadzenie sekretariatu Forum 2.Powołanie zespołu koordynującego działania związane z organizacją Forum i organizacja cyklicznych spotkań zespołu, z udziałem głównego specjalisty Gdyńskiego Centrum Wspierania Przedsiębiorczości. 3.Aktualizacja i obsługa strony internetowej Forum www.forum.gdynia.pl, w tym: przygotowywanie materiałów tekstowych i zdjęciowych, tłumaczenie tekstów na język angielski, zamieszczanie newsów dot. aktualnych przygotowań do Forum przynajmniej 4 razy w miesiącu, począwszy od daty podpisania umowy z Zamawiającym, po wcześniejszej pisemnej akceptacji przez Zamawiającego wszelkich materiałów do zamieszczenia na stronie. 4.Wybór uczestników i zaproszonych na Forum gości - opracowanie bazy mailingowej oraz adresowej, (format Excel, z podaniem informacji: nazwa, adres, dane telefoniczne, adres email), na podstawie baz własnych, przesłanych przez Miasto, liderów paneli prelegentów oraz Partnerów 5.Prowadzenie rejestracji uczestników Forum na podstawie formularzy zgłoszeniowych 6.Organizacja wykładu gościa specjalnegoForum, eksperta, autorytetu w dziedzinie gospodarki lub marketingu miejsc 7.Wskazanie moderatora (prowadzącego) Forum 8.Wynagrodzenie prelegentów, liderów paneli oraz gościa specjalnego pokrywające również ewentualny pobyt w hotelu 9.Dowóz prelegentów, gościa specjalnego z lotniska oraz z hoteli na obrady 10.Koordynacja działań w ramach współpracy z liderami paneli 11.Współpraca z patronami medialnymi, partnerami i sponsorami 12.Opracowanie relacji po wydarzeniu do umieszczenia na stronie internetowej 13.Wykonanie dokumentacji fotograficznej z Forum 14.Opracowanie raportu podsumowującego Forum 15.Wynajęcie sal konferencyjnych oraz ich dekoracja 16.Obsługa techniczna, w tym: zapewnienie wyposażenia technicznego sal konferencyjnych, m.in.: projektor multimedialny, ekran, flipchart, mównica, mikrofony, nagłośnienie, obsługa techniczna, aparatura do tłumaczeń symultanicznych, kabina tłumaczy, odbiorniki ze słuchawkami, zapewnienie tłumaczy symultanicznych 17.Organizacja cateringu w dniu forum (dwie przerwy kawowe) 18. Organizacja zakończenia Forum, w tym: wynajęcie sali, dekoracja sali, zapewnienie cateringu, zapewnienie obsługi technicznej 19. Redagowanie oraz rozsyłanie informacji do mediów, w tym mediów Partnerskich oraz Promocja Forum na serwisach społecznościowych Facebook/Goldenline 20.Promocja Forum poprzez Serwis Informacyjny Polskiej Agencji Prasowej 21.Promocja Forum na stronach partnerów Forum 22.Druk, w nakładzie co najmniej 500 sztuk, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego, oraz dystrybucja pocztą oficjalnych zaproszeń na Forum, do wybranej grupy odbiorców zaakceptowanej przez Zamawiającego, 23.Dystrybucja pocztą elektroniczną oficjalnych, zaakceptowanych przez Zamawiającego, zaproszeń na Forum 24.Opracowanie merytoryczne i graficzne oraz druk folderu z programem forum dla wszystkich uczestników Forum, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego 25.Przygotowanie i moderowanie konferencji prasowej na temat Forum, w tym przygotowanie press release, w ilości 50 sztuk 26.Organizacja i prowadzenie recepcji w dniu Forum dla wszystkich paneli tematycznych 27.Wykonanie dla wszystkich gości forum, organizatorów, liderów paneli oraz prelegentów: taśm na szyję, identyfikatorów, długopisów, toreb papierowych (format minimum A4) oraz bloczków do notatek, zgodnie z projektami zaakceptowanymi przez Zamawiającego 28. Ekspozycyja materiałów recepcyjnych oraz elementów identyfikacyjnych organizatora, w tym pobranie oraz zwrot do siedziby Zamawiającego 29.Współpraca z Zamawiającym w zakresie prowadzonych działań promujących Forum, w tym wskazanie osoby do kontaktu z Zamawiającym.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8, 79.34.22.00-5.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 19.10.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania oferty, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonali, co najmniej 1 zamówienie odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia (przez co Zamawiający rozumie: organizację przedsięwzięcia o podobnym charakterze, np. konferencji, kongresu), przy czym wartość zamówienia nie może być niższa niż 150 000 zł netto.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Formularz ofertowy 2. Koncepcja MFG Gdynia 2012 odpowiadająca zakresowi rzeczowemu przedmiotu zamówienia

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 50
• 2 - Innowacyjność koncepcji i kompleksowe ujęcie tematyki Forum - 50

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.gdynia.pl/bip/uslugi

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Miasta Gdyni, Referat Promocji i Turystyki, Gdynia 81-364, ul. 10 lutego 24, pok. 508.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
23.03.2012 godzina 10:00, miejsce: Urząd Miasta Gdyni, Wydział Polityki Gospodarczej i Nieruchomości, Referat Promocji i Turystyki, ul. 10-Lutego 24, 81-364 Gdynia, Kancelaria Ogólna na parterze.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie