Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na potrzeby Starostwa Powiatowego w Ostrowie Wielkopolskim Al. Powstańców Wielkopolskich 16 oraz Powiatowego Zespołu ds. Orzekania o Niepełnosprawności Al. J.Słowackiego 1c.

Opis przedmiotu przetargu: 1.Usługi pocztowe będące przedmiotem zamówienia będą świadczone w szczególności zgodnie z zasadami określonymi w: 1)Ustawie z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2012r. poz. 1529) 2) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013r. poz. 545) 3) Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 06 grudnia 2013r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U. z 2013r. poz.1468) 4) Ustawie Kodeks postępowania administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960r. (t. j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.), 5) Ustawie Kodeks postepowania cywilnego z dnia 17 grudnia 1964r. (Dz. U. Nr 43 poz. 296 ze zmianami), 6) Ustawie Ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997r. ( Dz.U. Nr 137 poz. 926 ze zmianami) 7) Innych aktach prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, wydanych na podstawie ustawy Prawo pocztowe. 2. Przez Wykonawcę - rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej zgodnie z art. 6 i 7 ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012r. (Dz.U. z 2012, poz.1529). 3. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) Przesyłki listowe o wadze do 2000g: a) zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami o najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, c) polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, e) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (zpo) - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, f) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (zpo) - przesyłki rejestrowane, najszybszej kategorii, przyjęte za potwierdzeniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym; 2) paczki krajowe o wadze do 10 000 g: a) zwykłe - rejestrowane nie będące paczkami o najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, c) z zadeklarowaną wartością - rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowana wartością . 4. Poprzez wymiary nadawanych przesyłek rozumie się: 1) Dla przesyłek listowych: a) Gabaryt A minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, maksimum - żaden wymiar nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm; b) Gabaryt B minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie przekracza 900 mm, przy czym długość nie może przekroczyć 600 mm. 2) Dla Paczek: a) Gabaryt A minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm; b) Gabaryt B minimum - jeżeli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm lub szerokość 500 mm lub wysokość 300 mm, maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm. 4. Wykonawca zobowiązuje się do doręczania przyjętych przesyłek pocztowych i paczek w dniu następnym nie później jednak niż w 4 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii oraz w dniu następnym nie później jednak niż w 6 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii. 5. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego potwierdzone przez adresata -zwrotne potwierdzenie odbioru- niezwłocznie po doręczeniu przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. W przypadku nieobecności adresata , przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie, Wykonawca powtórnie zawiadamia o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie jest zwracana Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 6. Zamawiający wymaga aby na druku awizo znajdowało się miejsce na informację pod jakim adresem i w jakim terminie (do kiedy, w jakich godzinach) adresat może odebrać awizowaną przesyłkę. Wzór druku awizo należy załączyć do oferty. 7.Odbiór przesyłek odbywać się będzie w siedzibie Zamawiającego - Al. Powstańców Wielkopolskich 16, 63-400 Ostrów Wielkopolski codziennie w dni robocze (poniedziałek - piątek) z Wydziału Organizacyjnego - Referat Administracyjno - Gospodarczy pok. 233 lub pok. Nr 1, pomiędzy godziną 1430 a godziną 1500 . Przesyłki muszą zostać nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego. 8.Odbioru przesyłek wychodzących będzie dokonywać upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 9.Przesyłki pocztowe i paczki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 10.Szacunkowe zestawienie rodzaju i ilości przesyłek do nadania przez Zamawiającego w ciągu trwania umowy zawiera formularz cenowy (kolumna nr 4) stanowiący załącznik do SIWZ. Zamawiający informuje, że podane dane mają charakter szacunkowy i służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje w żaden sposób, że podane ilości zostaną osiągnięte w okresie trwania umowy, na co Wykonawca wyraża zgodę tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i ilościowych w trakcie realizacji niniejszej umowy. Zamawiający zapłaci Wykonawcy tylko i wyłącznie za usługi faktycznie wykonane. 11.Zamawiający przewiduje w ramach przedmiotu zamówienia nadawanie przesyłek z których część będzie wymagała nadania u operatora wyznaczonego. Zamawiający nie jest w stanie podać ilości przesyłek listowych przewidywanych do nadania w ww. sposób gdyż nie prowadził do tej pory oddzielnego rejestru przesyłek nadawanych wg. procedur wynikających z przepisów szczególnych. 12.Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Przesyłki rejestrowane będą nadawane na podstawie sporządzonego przez Zamawiającego wykazu listów poleconych. Przesyłki nierejestrowane będą nadawane na podstawie ilościowego wykazu nadanych przesyłek. Wykazy sporządzane będą w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do potwierdzania rejestru przyjmowanych przesyłek. 13.Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego lub ich oznakowania w określony sposób - w celu wydzielenia i nadania przez Wykonawcę u operatora wyznaczonego. 14.Zamawiający umieszcza na przesyłkach pocztowych w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki. 15.Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swoich opakowań przesyłek pocztowych, nie dopuszcza się stosowania opakowań Wykonawcy. 16.Zamawiający będzie korzystał z własnych wzorów druków -potwierdzenie odbioru-. 17.Wykonawca zobowiązuje się do przekazania wszelkich oznaczeń przesyłek, a w szczególności rejestrowanych i priorytetowych. 18.Nie wyszczególnione przez Zamawiającego w załączniku do SIWZ rodzaje przesyłek, będą wyceniane dodatkowo zgodnie z obowiązującym cennikiem Wykonawcy, który zostanie przez Wykonawcę dostarczony najpóźniej dzień przed terminem podpisania umowy. 19.Wykonawca jest zobowiązany do przesłania zaktualizowanego cennika w przypadku zmian cen usług pocztowych. 20.Wybrany Wykonawca ma obowiązek dostarczyć Zamawiającemu projekt umowy, w którym uwzględni postanowienia zawarte w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz w istotnych postanowieniach do umowy. 21.Termin wykonania zamówienia od zakończenia obecnie trwającej umowy do 31.10.2016 r. lub na okres w którym zostanie wykorzystana maksymalna wartość umowy brutto. O terminie rozpoczęcia realizacji umowy Wykonawca zostanie poinformowany z co najmniej 14 dniowym wyprzedzeniem. Zamawiający ze swej strony zobowiązuje się do wykorzystania minimum 70% wartości umowy brutto, co Wykonawca akceptuje i jednocześnie rezygnuje z jakichkolwiek roszczeń odszkodowawczych czy uzupełniających w odniesieniu do niewykorzystanej części kwoty wartości umowy brutto. 22.Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie.