Świadczenie usług w zakresie obsługi Sekretariatu Programowego oraz Regionalnej Agencji Producenckiej Oddziału TVP S.A. w Gdańsku w przedmiocie prowadzenia archiwizacji programowej oraz wprowadzaniu i kontroli danych finansowych do systemów informatycznych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie obsługi Sekretariatu Programowego oraz Regionalnej Agencji Producenckiej Oddziału TVP S.A. w Gdańsku w przedmiocie prowadzenia archiwizacji programowej oraz wprowadzaniu i kontroli danych finansowych do systemów informatycznych. 1. Ogólny zakres zadań: 1) Prowadzenie archiwizacji programowej, zgodnej z obowiązującymi przepisami gospodarki zasobami archiwalnymi, a w szczególności: a) archiwizowanie audycji, filmów fabularnych i seriali telewizyjnych, b) archiwizowanie materiałów dźwiękowych, c) wykonywanie i przechowywanie dokumentacji fotograficznej scenografii audycji realizowanych przez Oddział TVP S.A. w Gdańsku, d) rejestrowanie osób korzystających z archiwum, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. e) wprowadzanie danych w programach ISIS, MAK, TAG 2) Wprowadzanie danych finansowych w szczególności: a) wprowadzanie danych finansowych w programie SAP R3 w module SD-HON, b) wprowadzanie danych finansowych w programie SAP R3 w module HR w zakresie wprowadzania danych do MAINa c) obsługa systemu DROZD. 2. Szczegółowy zakres czynności zadań określonych w ust. 1 pkt. 1. 1) organizacja funkcjonowania archiwum i kontrola nad prawidłowym wykonaniem czynności, 2) realizacja zadań archiwizacyjnych poprzez: a) oznakowanie zasobów, b) ewidencję katalogową, c) imienne karty wypożyczeń, d) dokumentację archiwalną, e) komputerowy system gromadzenia i wyszukiwania informacji, 3) przyjmowanie i kontrolowanie metryk programu przekazywanych przez dziennikarzy, 4) wprowadzanie informacji z metryk programu do baz danych: ISIS, MAK, 5) udostępnianie informacji o zbiorach na podstawie katalogów i systemu informatycznego, 6) opracowanie serwisu informacyjnego o posiadanych materiałach, 7) wypożyczanie materiałów archiwalnych, 8) kontrola obiegu wypożyczonych zasobów, monitowanie i nadzorowanie ich zwrotu do Archiwum, 9) kontrola opisów w programie archiwalnym, 10) zatwierdzanie i weryfikacja kategorii archiwalnych, 11) kopiowanie skontrolowanych dokumentów do bazy głównej, 12) sukcesywne aktualizowanie bazy danych, 13) wykonywanie kwerend wewnątrz i na zewnątrz Oddziału TVP S.A. w Gdańsku, 14) obsługa dziennikarzy w Archiwum Głównym i Archiwum Panoramy, 15) gromadzenie i opracowanie materiałów roboczych i emisyjnych, 16) rozpoznanie, uporządkowanie i zewidencjonowanie dokumentacji fotograficznej, 17) dostarczenie programów Zespołu Emisji zgodnie ze scenariuszem emisyjnym przygotowanym przez Sekretariat Programowy Oddziału TVP S.A. w Gdańsku, 18) inicjowanie przeglądów technicznych posiadanych zbiorów poprzez zlecanie wykonania właściwych zabiegów konserwatorskich - restauracyjnych, 19) zlecanie wykonania kopii eksploatacyjnych oraz rejestracji audycji przekazywanych z zewnątrz łącza satelitarnymi i naziemnymi do wykorzystania w Oddziale i na zewnątrz, 20) inicjacja i nadzorowanie kasowania zbędnych materiałów, 21) przestrzeganie Instrukcji w sprawie gospodarki wszelkimi nośnikami tj. taśmami, kasetami, płytami itd., 22) odpowiedzialność za stan środków trwałych i wyposażenia, będącego na stanie Archiwum, 23) sygnalizacji wszelkich stwierdzonych braków, znamion nadużyć, oraz faktów zagrożenia bezpieczeństwa magazynów i materiałów. 3. Szczegółowy zakres czynności zadań określonych w ust. 1 pkt. 2 1) wprowadzań danych płacowych do lokalnego systemu informatycznego, 2) sprawdzanie zgodności kosztorysów honorariów pracowniczych z obowiązującymi przepisami, 3) sporządzanie miesięcznych kart honorariów pracowniczych i współpracowniczych na podstawie dokumentów źródłowych (przeliczanie), 4) wystawianie rachunków wewnętrznych za materiały i usługi, 5) sprawdzanie poprawności wypełnienia załączników do wystawianych rachunków, 6) wystawianie faktur dla kontrahentów zewnętrznych za wykonane usługi, 7) prowadzenie ewidencji faktur, 4. Tryb i godziny świadczonych usług. 1) W celu prawidłowego zabezpieczenia realizacji przedmiotu zamówienia czynności określone w ust. 2 muszą być realizowane w następujących godzinach: a) od poniedziałku do piątku w godzinach: 8:00 - 20:00 b) w sobotę, niedzielę i święta w godzinach: od 14:00 do 20:00 2) Czynności określone w ust. 3 muszą być realizowane a) od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30 - 15:30