Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i pośredniczenia w sprzedaży miejsc noclegowych na terenie kraju i za granicą w związku z realizacją projektu „Dydaktyka, Innowacja, Rozwój. Podniesienie jakości kształcenia poprzez rozwój innowacyjnej edukacji” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, nr umowy o dofinansowanie: POWR.05.03.00-00-0006/15-00.

tak

nie

nie

nie

nie

nie

I. 1) NAZWA I ADRES:
Uniwersytet Jagielloński - Collegium Medicum, krajowy numer identyfikacyjny 127000040, ul. ul. Św. Anny  12, 31008   Kraków, woj. małopolskie, państwo Polska, tel. 12 433 27 29, e-mail , faks 12 398 37 01.
Adres strony internetowej (URL): www.dzp.cm-uj.krakow.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Uczelnia Publiczna

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i pośredniczenia w sprzedaży miejsc noclegowych na terenie kraju i za granicą w związku z realizacją projektu „Dydaktyka, Innowacja, Rozwój. Podniesienie jakości kształcenia poprzez rozwój innowacyjnej edukacji” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w Ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, nr umowy o dofinansowanie: POWR.05.03.00-00-0006/15-00.

Numer referencyjny:
141.2711.124.2016

Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny



II.2) Rodzaj zamówienia:
usługi

II.3) Informacja o możliwości składania ofert częściowych

Zamówienie podzielone jest na części:



II.4) Krótki opis przedmiotu zamówienia
(wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań )
a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
Przedmiotem postępowania i zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy na świadczenie usług w zakresie rezerwacji i pośredniczenia w sprzedaży miejsc noclegowych na terenie kraju i za granicą. 1.1.Zamówienia współfinansowane jest ze środków Unii Europejskiej w związku z realizacją projektu „Dydaktyka, Innowacja, Rozwój. Podniesienie jakości kształcenia poprzez rozwój innowacyjnej edukacji” ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój, umowa nr: POWR.05.03.00-00-0006/15-00. 1.2.Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawiera załącznik A do Formularza oferty. 1.3.Przedmiot zamówienia polega na świadczeniu usług w zakresie rezerwacji i pośredniczenia w sprzedaży miejsc noclegowych na terenie kraju i za granicą, które będą dotyczyć wyjazdów (podróży służbowych) zlecanych przez Zamawiającego na potrzeby: szkoleń, konferencji, kursów, staży, spotkań itp., zwanych w dalszej części spotkaniami. 1.4.Zamawiający przewiduje rocznie zakup usług hotelowych w następującej ilości: Rok 2016: a)usługi hotelowe w Polsce – brak b)usługi hotelowe za granicą – do 24 Rok 2017: a)usługi hotelowe w Polsce – do 64 b)usługi hotelowe za granicą – do 42 Rok 2018: a)usługi hotelowe w Polsce – do 43 b)usługi hotelowe za granicą – do 42 1.5.Zamawiający zastrzega, że ilość i wartość rzeczywistych potrzeb może ulec zmianie w zależności od aktualnego zapotrzebowania Zamawiającego i w takim przypadku Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia. Zamawiający zastrzega możliwość dokonania zmian ilości noclegów pomiędzy latami z zastrzeżeniem, iż łączna wartość nie przekroczy kwoty określonej w umowie. Wartość szacunkowa noclegów krajowych wynosi: 23.651,28 zł, wartość szacunkowa noclegów zagranicznych wynosi 71.768,16 zł. Niewyczerpanie kwoty lub ilości noclegów nie daje Wykonawcy podstaw do zgłaszania jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu. 1.6.Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia rezerwacji i pośredniczenia w sprzedaży miejsc hotelowych zgodnie z niżej wymienionymi wymaganiami: a)rezerwacje i pośredniczenie w sprzedaży noclegów ze śniadaniem w pokojach jednoosobowych (SINGLE) z łazienką i dostępem do internetu. W przypadku braku możliwości rezerwacji noclegów zgodnie z ww. wymaganiami, Zamawiający dopuszcza możliwość noclegu w pokoju dwuosobowym lub noclegu bez śniadania po uprzednim wyrażeniu zgody przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega, że śniadanie musi być podane w obiekcie, w którym rezerwowane są noclegi, b)standard hotelu/pensjonatu: dwugwiazdkowy lub trzygwiazdkowy lub o standardzie jak dla hotelu dwugwiazdkowego lub trzygwiazdkowego w cenie nie przekraczającej cen określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. z późn. zm. (stawki obowiązujące w danym roku) w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu służby. 1.7.Zlecenie na usługi hotelowe będzie składane przez Zamawiającego faksem lub drogą elektroniczną (na nr faksu lub adres e-mail wskazany przez Wykonawcę) wg zlecenia w godzinach od 08.00-15.00. 1.8.Zlecenie rezerwacji będzie zawierało: a)daty noclegów, b)liczbę gości hotelowych i ich imiona i nazwiska, c)liczbę pokoi, d)informacje o docelowym miejscu spotkania., 1.9.Wykonawca zobowiązany jest przedstawić na adres mailowy Zamawiającego, co najmniej 2 warianty wyboru noclegów spełniające wymagania Zamawiającego w terminie do 24 h od daty wysłania zlecenia. 1.10.Warianty miejsc hotelowych przedstawione przez Wykonawcę będą wynikiem wyszukania optymalnych miejsc pod względem: a)ceny, b)położenia względem docelowego miejsca spotkania dla osób oddelegowanych przez Zamawiającego (do 5 km), c)czasu na ewentualny dojazd do miejsca docelowego spotkania (w przypadku braku możliwości rezerwacji noclegu w bliskim położeniu). 1.11.Każdy z wariantów winien zawierać: a)datę rezerwacji, b)nazwę i adres hotelu, c)standard hotelu, d)odległość od wskazanego miejsca spotkania, e)cenę noclegu oferowaną przez hotel, f)cenę noclegu po uwzględnieniu ewentualnego zaoferowanego przez hotel lub Wykonawcę upustu, g)cenę noclegu z uwzględnieniem opłaty transakcyjnej i zaoferowanego przez Wykonawcę lub hotel upustu. 1.12.Zamawiający dokona wyboru noclegu kierując się założeniami określonymi w ust. 1.10., za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną w terminie 2 dni licząc od dnia otrzymania propozycji przez Wykonawcę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji przedłożonej propozycji i jeżeli stwierdzi, że oferta nie jest najkorzystniejsza, to zażąda od Wykonawcy korzystniejszej propozycji, w czasie nie dłuższym niż 12h. 1.13.Niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 2 dni kalendarzowych od otrzymania potwierdzenia od Zamawiającego, Wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych, a następnie prześle potwierdzenie dokonanej rezerwacji Zamawiającemu za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną. 1.14.Wykonawca, bez ponoszenia dodatkowych kosztów przez Zamawiającego, zapewni możliwość anulowania rezerwacji (za pośrednictwem poczty e-mail lub faksu), przed dokonaniem płatności przez Wykonawcę. Zmian w zakresie terminu rezerwacji można dokonywać bezkosztowo, jeżeli zostanie to zgłoszone przed wykupieniem noclegu. Imiona i nazwiska osób korzystających z usługi hotelowej mogą zostać zmienione przez Zamawiającego do jednego dnia przed planowanym noclegiem. 1.15.Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca noclegu lub terminu określonego w zamówieniu składanym przed dokonaniem rezerwacji, nie później jednak niż na 2 dni przed planowanym noclegiem. Wykonawca nie będzie pobierał opłat za dokonywanie powyższych zmian. 1.16.Wykonawca zapewni sprawny kontakt drogą telefoniczną i elektroniczną (e-mail) z wyznaczonymi osobami oraz serwis reklamacyjny 24 godziny na dobę w celu m.in. realizacji reklamacji. 1.17.Wykonawca dołoży szczególnej staranności i poufności przy wykonywaniu wszystkich czynności związanych z realizacją zamówienia. 1.18.Wykonawca przejmuje obowiązki składania ewentualnych odwołań i reklamacji dotyczących realizowanych usług hotelowych. 1.19.W przypadku zarezerwowania przez Wykonawcę hotelu/pensjonatu niezgodnego ze standardami określonymi w SIWZ Wykonawca zapewni, po zgłoszeniu telefonicznym lub w formie elektronicznej, w ciągu 4 godzin nocleg w standardzie wymaganym lub wyższym wraz z transportem do tego miejsca. Zamawiający w tym wypadku poniesie koszty jedynie do wysokości określonej na zgłoszeniu rezerwacyjnym. Powyższe nie zwalnia Wykonawcy od zapłacenia kar umownych określonych w umowie. 1.20.Wykonawca zobowiązuje się informować Zamawiającego o każdej możliwej do uzyskania promocji, upuście etc. niezwłocznie o podjęciu wiadomości o takiej ofercie. 1.21.Zamawiający zastrzega, że nie będzie ponosił odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez osoby korzystające z usługi w obiektach, w których zarezerwowane będą miejsca noclegowe. 1.22.Usługi hotelarskie będą realizowane w następujących krajach: Polska i pozostałe kraje Unii Europejskiej. 1.3Wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 3a p.z.p. dotyczące wymogu zatrudnienia osób na umowę o pracę, uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania wymagań oraz sankcje z tytułu niespełnienia tych wymagań: 1.3.1Zamawiający wymaga, aby nie później niż w dniu podpisania umowy Wykonawca zatrudniał na czas trwania realizacji przedmiotu umowy osobę pełniącą czynności w zakresie koordynowania zamówienia w okresie realizacji przedmiotu umowy na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2014r., poz. 1502 ze zm.). Wykonawca zobowiązany jest zagwarantować zatrudnienie na powyższych zasadach przez okres realizacji przedmiotu niniejszej umowy. Zobowiązane wynikające ze zdania poprzedniego dotyczy również podwykonawców i dalszych podwykonawców, którym Wykonawca lub jego podwykonawca zleci opisane czynności związane z realizacją usług objętych zakresem niniejszej umowy. 1.3.2 Opis zadań osoby ds. koordynowania zamówienia: 1.3.2.1 koordynacja wszystkich czynności podejmowanych przez Wykonawcę przy realizacji zamówienia, 1.3.2.2 koordynacja pracami osób delegowanych lub wyznaczonych do realizacji zamówienia, 1.3.2.3 zapewnienie sprawnej komunikacji oraz wysokiej jakości i staranności przy realizacji zamówienia, 1.3.2.4 monitorowanie terminowości przy realizacji każdej rezerwacji oraz przy zachowaniu innych terminów określonych umową, 1.3.2.5 bieżąca i ścisła współpraca z Zamawiającym, informowanie o postępach prac oraz o wszelkich sytuacjach mogących mieć istotny wpływ na realizację zamówienia. 1.4 Wykonawca w dniu podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające zatrudnienie osoby wskazanej w pkt. 1.3.1 (np. oświadczenia, zanonimizowane umowy lub inne dokumenty). 1.5 Wykonawca na każde żądanie Zamawiającego zobowiązany będzie przedstawić bieżące dokumenty potwierdzające, że przedmiot umowy będzie wykonywany przez osobę będącą pracownikiem, o której mowa w pkt. 1.3. 1. 1.6 W przypadku niezatrudnienia w trakcie realizacji przedmiotu umowy osoby, o której mowa w pkt. 1.3.1 lub nieprzedstawienia Zamawiającemu na jego żądanie dokumentów poświadczających zatrudnienie osoby wskazanej w pkt. 1.3.1 na umowę o prace w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną określoną we wzorze umowy.


II.5) Główny kod CPV:
55100000-1


II.6) Całkowita wartość zamówienia
(jeżeli zamawiający podaje informacje o wartości zamówienia):
Wartość bez VAT:
Waluta:


II.7) Czy przewiduje się udzielenie zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub w art. 134 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp:
nie

II.8) Okres, w którym realizowane będzie zamówienie lub okres, na który została zawarta umowa ramowa lub okres, na który został ustanowiony dynamiczny system zakupów:


II.9) Informacje dodatkowe:
Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i pośredniczenia w sprzedaży miejsc noclegowych na terenie kraju i za granicą będzie odbywało się sukcesywnie w terminie od daty zawarcia umowy do dnia 31.12.2018r. lub do wyczerpania jej wartości, jeśli nastąpi to przed upływem terminu, na jaki umowa została zawarta.

IV.1) OPIS


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony

IV.1.2) Zamawiający żąda wniesienia wadium:


IV.1.3) Przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:


IV.1.4) Wymaga się złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia do ofert katalogów elektronicznych:


IV.1.5.) Wymaga się złożenia oferty wariantowej:


IV.1.6) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

(przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne)

IV.1.7) Informacje na temat umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów:


IV.1.8) Aukcja elektroniczna


Przewidziane jest przeprowadzenie aukcji elektronicznej
(przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem) nie

Należy wskazać elementy, których wartości będą przedmiotem aukcji elektronicznej:


Przewiduje się ograniczenia co do przedstawionych wartości, wynikające z opisu przedmiotu zamówienia:

nie
Należy podać, które informacje zostaną udostępnione wykonawcom w trakcie aukcji elektronicznej oraz jaki będzie termin ich udostępnienia:
Informacje dotyczące przebiegu aukcji elektronicznej:
Jaki jest przewidziany sposób postępowania w toku aukcji elektronicznej i jakie będą warunki, na jakich wykonawcy będą mogli licytować (minimalne wysokości postąpień):
Informacje dotyczące wykorzystywanego sprzętu elektronicznego, rozwiązań i specyfikacji technicznych w zakresie połączeń:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w aukcji elektronicznej:
Informacje o liczbie etapów aukcji elektronicznej i czasie ich trwania:

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:


IV.2.2) Kryteria



IV.2.3) Zastosowanie procedury, o której mowa w art. 24aa ust. 1 ustawy Pzp
(przetarg nieograniczony)
nie

IV.3) Negocjacje z ogłoszeniem, dialog konkurencyjny, partnerstwo innowacyjne


IV.3.1) Informacje na temat negocjacji z ogłoszeniem

Minimalne wymagania, które muszą spełniać wszystkie oferty:

Przewidziane jest zastrzeżenie prawa do udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez przeprowadzenia negocjacji nie
Przewidziany jest podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert: nie
Należy podać informacje na temat etapów negocjacji (w tym liczbę etapów):

Informacje dodatkowe



IV.3.2) Informacje na temat dialogu konkurencyjnego

Opis potrzeb i wymagań zamawiającego lub informacja o sposobie uzyskania tego opisu:

Informacja o wysokości nagród dla wykonawców, którzy podczas dialogu konkurencyjnego przedstawili rozwiązania stanowiące podstawę do składania ofert, jeżeli zamawiający przewiduje nagrody:

Wstępny harmonogram postępowania:

Podział dialogu na etapy w celu ograniczenia liczby rozwiązań: nie
Należy podać informacje na temat etapów dialogu:


Informacje dodatkowe:


IV.3.3) Informacje na temat partnerstwa innowacyjnego

Elementy opisu przedmiotu zamówienia definiujące minimalne wymagania, którym muszą odpowiadać wszystkie oferty:

Podział negocjacji na etapy w celu ograniczeniu liczby ofert podlegających negocjacjom poprzez zastosowanie kryteriów oceny ofert wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia:
nie
Informacje dodatkowe:


IV.4) Licytacja elektroniczna

Adres strony internetowej, na której będzie prowadzona licytacja elektroniczna:
Adres strony internetowej, na której jest dostępny opis przedmiotu zamówienia w licytacji elektronicznej:
Wymagania dotyczące rejestracji i identyfikacji wykonawców w licytacji elektronicznej, w tym wymagania techniczne urządzeń informatycznych:
Sposób postępowania w toku licytacji elektronicznej, w tym określenie minimalnych wysokości postąpień:
Informacje o liczbie etapów licytacji elektronicznej i czasie ich trwania: Termin otwarcia licytacji elektronicznej:
Termin i warunki zamknięcia licytacji elektronicznej:

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, albo ogólne warunki umowy, albo wzór umowy:

Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy:

Informacje dodatkowe:

IV.5) ZMIANA UMOWY


Przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak
Należy wskazać zakres, charakter zmian oraz warunki wprowadzenia zmian:
Strony dopuszczają możliwość zmiany umowy w następujących przypadkach: 1.Zmiany w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, które nie są istotne w rozumieniu art. 144 ust. 1e ustawy – prawo zamówień publicznych 2.Zmiany, w tym zmian istotnych w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy – pod warunkiem wyrażenia zgody przez Zamawiającego tj. 1)zmiany podmiotów, na zasobach których opierał się Wykonawca wykazując na etapie postępowania o udzielenie zamówienia spełnianie warunków udziału w postępowaniu, za zgodą Zamawiającego i pod warunkiem, że odnośnie nowego podmiotu wykazane zostanie spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie nie mniejszym, niż wykazane zostało to na etapie postępowania o udzielenie zamówienia, a podmiot ten złoży pisemne potwierdzenie udostępnienia Wykonawcy niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia, w przypadku zaistnienia nieprzewidzianych wcześniej przez Wykonawcę okoliczności związanych w szczególności ze zmianami organizacyjnymi, kadrowymi, problemami finansowymi, zmianami w zakresie całości prowadzonej działalności, czy innymi kwestiami mającymi wpływ na organizację procesu realizacji zamówienia po stronie Wykonawcy 2)zmiany postanowień umowy związane ze: a)zmianą danych identyfikacyjnych (w tym adresowych i teleadresowych) strony umowy i osób reprezentujących strony (w szczególności z powodu nieprzewidzianych zmian organizacyjnych, choroby, wypadków losowych); b)zmianą numerów rachunku bankowego Wykonawcy wskazanego w niniejszej umowie , c)wystąpieniem oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści niniejszej umowy, d)zmianą w KRS, wpisie do CEIDG w trakcie realizacji zamówienia dotyczące Wykonawcy, 3)zmiany postanowień umowy korzystne dla Zamawiającego, a polegające m.in. na możliwości ograniczenia zakresu przedmiotowego umowy na skutek okoliczności niemożliwych wcześniej do przewidzenia, obniżenie wynagrodzenia umownego w przypadku ograniczenia zakresu przedmiotowego umowy, modyfikacji zasad płatności wynagrodzenia umownego, 4)zmiany terminu wykonania zamówienia, zmiana postanowień umowy wskutek zmiany przepisów prawa Unii Europejskiej lub prawa krajowego. 3.Strona występująca o zmianę postanowień niniejszej umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 2. Wniosek o zmianę postanowień niniejszej umowy musi być wyrażony na piśmie.

IV.6) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE



IV.6.1) Sposób udostępniania informacji o charakterze poufnym
(jeżeli dotyczy):


Środki służące ochronie informacji o charakterze poufnym



IV.6.2) Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

Data: 25/11/2016, godzina: 9:20,
Skrócenie terminu składania wniosków, ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia (przetarg nieograniczony, przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem):
nie
Wskazać powody:

Język lub języki, w jakich mogą być sporządzane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
> Język polski

IV.6.3) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert)

IV.6.4) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

IV.6.5) Przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki służące sfinansowaniu zamówień na badania naukowe lub prace rozwojowe, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane
nie

IV.6.6) Informacje dodatkowe: