Organizacja imprez żeglarskich w ramach Gdynia Sailing Days 2012

Gdynia: Organizacja imprez żeglarskich w ramach Gdynia Sailing Days 2012


Numer ogłoszenia: 72289 - 2012; data zamieszczenia: 29.03.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gdyński Ośrodek Sportu i Rekreacji , ul. Olimpijska 5/9, 81-538 Gdynia, woj. pomorskie, tel. 058 6223574, faks 058 6223574.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.gosirgdynia.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja imprez żeglarskich w ramach Gdynia Sailing Days 2012.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiot zamówienia zgodnie z CPV sklasyfikowany jest jako: 79952000-2 - usługi w zakresie organizacji imprez. 2. Przedmiotem zamówienia jest organizacja przez Wykonawcę imprez żeglarskich odbywających się pod wspólnym hasłem Gdynia Sailing Days (dalej GSD): 1) Pucharu Prezydenta Miasta Gdyni w klasach olimpijskich i przygotowawczych w terminie 27-29 czerwca 2012 r., 2) Eurosaf Sailing Freestyle Event - Dni High Performance w terminie 30 czerwca - 1 lipca 2012 r., 3) Mistrzostwa Półkuli Wschodniej w klasie Star w terminie 1 - 8 lipca 2012 r., 4) Mistrzostwa Polski w Match Racingu w terminie 6 - 8 lipca 2012 r., 5) Puchar Trenerów w klasie Optimist w terminie 6 - 8 lipca 2012 r., zwanych dalej łącznie Imprezami. 3. Do obowiązków Wykonawcy w zakresie każdej z Imprez należeć będzie wykonanie wszelkich niezbędnych do prawidłowej organizacji Imprez czynności, z wyłączeniem obowiązków spoczywających na Zamawiającym określonych enumeratywnie w ust. 7, w tym do Wykonawcy należeć będzie w szczególności : 1) uzyskanie licencji Polskiego Związku Żeglarskiego (zwanego dalej PZŻ) na organizację każdej z Imprez. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia uzyskanej licencji Zamawiającemu najpóźniej w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy , 2) obsługa i organizacja części lądowej i wodnej Imprez, w tym w szczególności : a) przygotowanie i podanie do wiadomości uczestnikom Imprez regulaminu danej Imprezy i instrukcji żeglugi, b) ubezpieczenie OC Imprez zgodnie z wymaganiami PZŻ (jednak na sumę ubezpieczenia nie niższą niż 500.000 zł na każdą z Imprez), c) prowadzenie biura regat i Imprez obejmujące wszelkie czynności i koszty sprawnego funkcjonowania (zapewnienie pomieszczeń, sprzętu biurowego, materiałów biurowych, środków komunikacji, zatrudnienie niezbędnej ilości osób do sprawnej obsługi, przy czym osoby wyznaczone do kontaktu z uczestnikami Imprez oprócz języka polskiego muszą posługiwać się w stopniu dobrym co najmniej językiem angielskim, bieżąca obsługa i aktualizacja strony internetowej www.gdyniasailingdays.org oraz stron właściwych związków klas, zamieszczania wyników na tablicy wyników, przyjmowanie zgłoszeń uczestników wraz z poborem wpisowego), d) zapewnienie materiałów promocyjno - informacyjnych Imprez (minimum 5 rodzajów materiałów), przy czym projekty i rodzaj materiałów każdorazowo wymagają wcześniejszej akceptacji Zamawiającego. e) wyznaczenie osoby do kontaktów z mediami i przygotowującej związane z tym materiały, f) zapewnienie opieki medycznej zgodnie z przepisami i zaleceniami PZŻ i właściwych międzynarodowych władz i stowarzyszeń żeglarskich, g) zapewnienie nagród dla uczestników Imprez, h) zapewnienie uczestnikom Imprez dostępu do bezprzewodowego Internetu lub zorganizowanie tzw. kawiarenki internetowej, oraz zapewnienie biura prasowego dostępnego dla przedstawicieli mediów wyposażonego w komputery i szerokopasmowy Internet, i) zapewnienie dla zawodników i osób towarzyszących zadaszonego miejsca spotkań i wypoczynku (tzw. strefa chill out) w godzinach 8:00 - 22:00, j) zapewnienie posiadającej wymagane uprawnienia obsługi sędziowskiej (sędziowie międzynarodowi i krajowi) regat rozgrywanych w ramach Imprez zgodnie z wymogami właściwych władz żeglarskich, i zaproszenie przedstawicieli międzynarodowych władz żeglarskich zgodnie z przyjętymi zwyczajami, k) pełna akomodacja, wynagrodzenie, transport sędziów i przedstawicieli wskazanych pod lit. j; w przypadku sędziów krajowych zamiast zakwaterowania i wyżywienia możliwa jest wypłata diet zgodnie z zaleceniami PZŻ, l) zapewnienie mierniczego Imprez oraz należytej ilości obsługi technicznej i organizacyjnej regat na lądzie (w tym sprzątacze, porządkowi, obsługa slipów), m) organizacja regat na wodzie, w tym wyznaczenie i oznakowanie tras, zapewnienie dla potrzeb każdej z Imprez w ilości zgodnej z zaleceniami właściwych władz żeglarskich statków Komisji Sędziowskiej, pontonów i motorówek dla obsługi technicznej i ratowniczej, oraz zapewnienie obsługi i paliwa do jednostek pływających, n) zapewnienie dla potrzeb każdej z Imprez motorówek dla VIP i mediów (co najmniej 2 sztuki) wraz z obsługą i paliwem, o) zapewnienie dla potrzeb komisji technicznej oraz jednostek pływających środków komunikacji oraz osprzętu i wyposażenia niezbędnego do prawidłowego i sprawnego przeprowadzenia regat, p) zapewnienie tzw. parku łodzi oraz terenu dla pozostawienia wózków, pozwalających na postojowanie wszystkich jednostek czy wózków w jednym czasie; teren winien być oznakowany i ogrodzony; w zakresie ochrony Wykonawca zobowiązany jest do współdziałania z agencją ochrony wyznaczoną przez Zamawiającego, q) zapewnienie dla potrzeb każdej z Imprez zgodnie z przepisami oraz zaleceniami PZŻ oraz właściwych międzynarodowych organizacji i stowarzyszeń żeglarskich należycie wyposażonych zamkniętych pomieszczeń dla mierniczego, dla sędziów, oraz miejsca dla osoby odpowiedzialnej za liczenie wyników wyposażonego co najmniej w komputer, drukarkę oraz Internet, r) zapewnienie dla zawodników, sędziów, członków obsługi koszulek z logo GSD; projekt przedmiotowych koszulek wymaga wcześniejszej akceptacji Zamawiającego, s) zorganizowanie i przeprowadzenie ceremonii otwarcia i zamknięcia każdej Imprezy zgodnie z wymogami właściwych władz żeglarskich, w tym zapewnienie sceny, nagłośnienia, podium, miejsca na flagi, flag, hymnów, oraz zorganizowanie związanych z tym bankietów, miejsca pod centrum informacyjno-medialne, a także zapewnienie miejsca odbywania się imprez towarzyszących typu koncerty (z wyłączeniem sytuacji, gdy miejsce imprezy odbywać się ma na terenie lub w obiekcie znajdującym się w posiadaniu Zamawiającego); w zakresie organizacji imprez towarzyszących Imprezom Wykonawca zobowiązany jest do współdziałania z Zamawiającym i osobami przez niego wyznaczonymi w zakresie niezbędnym do sprawnego przeprowadzenia tych imprez, t) czuwanie nad przestrzeganiem przepisów, regulaminów Imprez oraz porządku w miejscu odbywania się Imprez, a także bieżące sprzątanie zanieczyszczeń w miejscu odbywania się Imprez, u) zapewnienie relacji fotograficznej z Imprez (z uwzględnieniem przeniesienia na Zamawiającego praw autorskich polegających w szczególności na prawie do powielania i publikacji powstałych materiałów), 3) zapewnienie łodzi, na których rozgrywane będą regaty Mistrzostw Polski w Match Racingu w ilości i o parametrach określonych w wymogach właściwych władz żeglarskich oraz zapewnić serwis tych łodzi 4) ewidencjonowanie prowadzonej korespondencji oraz dokumentowania takich czynności jak przyjmowanie zgłoszeń, wysokości pobranego wpisowego od uczestników, udzielanie pomocy medycznej, przyjmowanie zgłoszeń szkód, protokoły, tabele wyników itp. 5) zapewnienie dostępności terenu w Basenie Prezydenta w Porcie Gdynia do organizacji Imprezy, o której mowa w ust. 2 pkt 4. 4. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić, aby Imprezy odbywały się zgodnie z przepisami regatowymi żeglarstwa i wytycznymi do organizacji regat ustanowionymi przez właściwe dla Imprez międzynarodowe stowarzyszenia klas regatowych, PZŻ i ISAF. 5. Wykonawca zobowiązany jest gromadzić wpłacone przez uczestników środki tytułem wpisowego na wyodrębniony w tym celu rachunek bankowy. Ze środków tych Wykonawca nie może korzystać, ani w żaden sposób nimi dysponować, z wyjątkiem przekazania obowiązkowych należności od wpisowego do PZŻ. W terminie 7 dni od zakończenia poszczególnych imprez Wykonawca zobowiązany jest do wpłaty na konto wskazane przez Zamawiającego kwoty pobranej od uczestników Imprez tytułem wpisowego pomniejszonej o kwotę przekazaną do PZŻ. 6. W terminie do 23.07.2012 r. w odniesieniu do każdej z Imprez, Wykonawca zobowiązany jest do złożenia sprawozdania merytorycznego z danej Imprezy potwierdzającego wykonanie obowiązków umownych wraz z dokumentacją zdjęciową, szczegółowym rozliczeniem wpłaconych przez uczestników środków tytułem wpisowego oraz dokumentami organizacyjnymi, o których mowa w ust. 3 pkt. 4. Sprawozdanie każdej z Imprez musi być podpisane przez osobę(y) uprawioną(e) do reprezentowania Wykonawcy. 7. Zamawiający ze swojej strony zapewnia : 1) teren dla zorganizowania Imprez (przystań jachtowa ze slipami, część plaży) w zakresie ustalonym przez strony, 2) ochronę na lądzie w zakresie ochrony mienia i porządku w czasie i miejscu trwania Imprez; przy czym Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z Zamawiającym w celu określenia zakresu ochrony oraz do bieżącej współpracy z wyznaczonym do ochrony podmiotem, 3) zawodnikom dostęp do wody przy slipach i na plaży w miejscu składowania łodzi, 4) organizację imprez towarzyszących Imprezom, z zastrzeżeniem obowiązków Wykonawcy określonych w ust. 3 pkt. 2 lit. s, 5) udostępnienie Wykonawcy strony internetowej www.gdyniasailingdays.org celem aktualizacji informacji na niej zawartych poczynając od dnia zawarcia umowy. 8. Zamawiający jako organizator powierzonych mu przez PZŻ Imprez jest wyłącznym dysponentem miejsc i powierzchni reklamowych na terenie odbywania się Imprez, oraz dysponentem loga i nazwy Gdynia Sailing Days i poszczególnych Imprez, w związku z czym wyłącznie jemu przysługuje prawo zawierania umów z podmiotami zainteresowanymi reklamowaniem i promowaniem siebie poprzez Imprezy czy też posługiwaniem się w jakikolwiek sposób logiem lub nazwą GSD lub Imprez. 9. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania przez cały okres trwania umowy, ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na sumę ubezpieczenia na wszystkie i jedno zdarzenie na kwotę nie mniejszą niż 500.000,00 zł. (słownie: pięćset tysięcy złotych). 10. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 11. Zamawiający nie ustanawia dynamicznego systemu zakupów. 12. Wykonawca zobowiązany jest wskazać w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prace wykonane przez podwykonawców. 13. Zamawiający dopuszcza płatność wynagrodzenia w formie zaliczki tj.: wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie w następujący sposób: zaliczka w wysokości 20% ceny ofertowej brutto, w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy, pozostała część wynagrodzenia płatna będzie w odniesieniu do każdej z Imprez po zakończeniu danej Imprezy i po przedstawieniu przez Wykonawcę prawidłowego sprawozdania końcowego z danej Imprezy wraz z fakturą VAT, w terminie 7 dni od złożenia przez Wykonawcę powyższych dokumentów Zamawiającemu, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany każdorazowo w fakturze.

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający przewiduje możliwość zamówień uzupełniających stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego. Zamówienia uzupełniające mogą dotyczyć całości przedmiotu zamówienia, w tym wykonania przez Wykonawcę dodatkowych czynności związanych z imprezami towarzyszącymi Imprezie

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.20.00-2.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 23.07.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  tak

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • w celu wykazania się spełnieniem warunku posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia, Wykonawca musi wykazać się należytym wykonaniem w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres jego działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej dwóch zleceń o charakterze i złożoności porównywalnej z zakresem niniejszego zamówienia w zakresie organizacji międzynarodowych imprez żeglarskich;

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje, że wprowadzenie zmian do umowy możliwe będzie w sytuacjach, gdy Zamawiający uzna, że zmiany te są niezbędne celem zapewnienia prawidłowego wykonania umowy przez strony, w szczególności w następujących przypadkach : 1) omyłek pisarskich lub błędów rachunkowych, 2) mających na celu wyjaśnienie wątpliwości treści umowy, jeśli będzie ona budziła wątpliwości interpretacyjne między stronami, 3) konieczności zmiany sposobu wykonania lub zakresu zamówienia z przyczyn wcześniej nie przewidzianych lub podyktowanych potrzebami danej Imprezy, 4) konieczności zmiany terminu wykonania części obowiązków umownych z przyczyn niezawinionych przez Wykonawcę, 5) zmian harmonogramu(ów) nie mających wpływu na ostateczne terminy i/lub realizację zamówienia, 6) jeżeli zmiany umowy, w tym zmiany sposobu płatności, wymagać będzie ochrona interesu Zamawiającego.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.gosirgdynia.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Gdyński Ośrodek Sportu i Rekreacji ul. Olimpijska 5/9 81-538 Gdynia.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
06.04.2012 godzina 09:30, miejsce: Sekretariat Zamawiającego ul. Olimpijska 5/9 81-538 Gdynia.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie