ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM DLA URZĘDU MIEJSKIEGO W KOSTRZYNIE W ROKU 2019

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Miejskiego w Kostrzynie w roku 2019 w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, do każdego miejsca w kraju i za granicą w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (tekst jednolity Dz.U. z 2017 poz. 1481 ze zm.) i przepisów wykonawczych do niej. 2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje świadczenie usług pocztowych opłacanych za pomocą opłaty z dołu i dotyczy: a) przesyłek listowych nierejestrowanych w obrocie krajowym i zagranicznym, ekonomicznych i priorytetowych; b) przesyłek listowych rejestrowanych, w tym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, ekonomicznych i priorytetowych w obrocie krajowym; c) przesyłek listowych rejestrowanych, w tym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru i priorytetowych w obrocie zagranicznym; d) paczek pocztowych; e) przesyłek kurierskich w obrocie krajowym, w tym nadchodzących do Nadawcy z opłatą przerzuconą na adresata i przesyłek kurierskich w obrocie zagranicznym; f) przesyłek rejestrowanych zwracanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. 3. Wielkość przesyłek listowych a) Gabaryt A  minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140 mm,  maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm, długości 325 mm i szerokości 230 mm. b) Gabaryt B  minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza: wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm,  maksimum - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) wynosi 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 4. Szczegółowy zakres przesyłek pocztowych (rodzaje oraz szacunkowe ilości) zawiera załącznik nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia - Opis przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający zobowiązuje się do przygotowania przesyłek do nadawania w formie odpowiadającej wymogom dla danego rodzaju przesyłek pocztowych oraz sporządzania zestawień: a) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do zestawienia listów poleconych w dwóch egzemplarzach lub do pocztowej książki nadawczej w dwóch egzemplarzach (załącznik nr 3 do wzoru umowy), z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek nierejestrowanych - zestawienie ilościowe przesyłek w sztukach poszczególnych kategorii sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 6. Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcę winno mieć moc dokumentu urzędowego. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki, miejsce - jednostkę organizacyjną Wykonawcy, która przesyłkę przyjęła oraz datę i podpis osoby odbierającej. 7. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz do umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego, numerze i dacie zawartej umowy. 8. Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki będzie stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz takie, które uniemożliwi uszkodzenie przesyłki w czasie jej przemieszczania. 9. Wykonawca zapewni możliwość przyjmowania od Zamawiającego przesyłek, w dni robocze od poniedziałku do piątku w lokalu Wykonawcy, poza kolejnością, tj. z pominięciem ewentualnych kolejek. Jeżeli usytuowanie placówki pocztowej Wykonawcy znajduje się w odległości większej niż 500 m od siedziby Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest odebrać przesyłki pocztowe od Zamawiającego, w dni pracy urzędu, w następujących godzinach: a) w poniedziałki od 15.00 – 15.30, b) od wtorku do piątku od 14.00 - 14.30. Odbioru przesyłek dokonywać będzie mógł wyłącznie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 10. Wszystkie przesyłki pocztowe przychodzące tj. adresowane na adres Urzędu Miejskiego w Kostrzynie (ul. Dworcowa 5, 62-025 Kostrzyn) będą odebrane przez upoważnionego pracownika Zamawiającego w lokalu Wykonawcy poza kolejnością, tj. z pominięciem ewentualnych kolejek. Jeżeli usytuowanie placówki pocztowej Wykonawcy znajduje się w odległości większej niż 500 m od siedziby Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania przesyłek pocztowych do siedziby Zamawiającego - pokój 01 sekretariat we wszystkie dni robocze, w godzinach pracy urzędu, jednak nie później niż: a) w poniedziałki do godz. 10.00. b) od wtorku do piątku do godz. 09.00. 11. Jeżeli usytuowanie placówki pocztowej Wykonawcy znajduje się w odległości większej niż 500 m od siedziby Zamawiającego, Wykonawca musi koszt wykonania usługi odbioru i dostarczania przesyłek uwzględnić w cenie ofertowej wprowadzając do formularza ofertowego odpowiednią pozycję kosztorysową. W przypadku nieuwzględnienia przez Wykonawcę tego kosztu, Zamawiający uzna, ze został on ujęty w pozostałych pozycjach kosztorysu ofertowego. 12. Zabrania się przekazywania przesyłek (pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym) na zewnątrz budynków, tj. poza sekretariatem – pok. 01 (I piętro), znajdującym się w siedzibie Urzędu Miejskiego w Kostrzynie, 62-025 KOSTRZYN, ul. Dworcowa 5 lub poza placówką pocztową Wykonawcy. 13. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą do każdego miejsca w kraju i zagranicą wskazanego przez Zamawiającego zgodnie z porozumieniem zawartym ze Światowym Związkiem Pocztowym. 14. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Wszelkie ewentualne nieprawidłowości będą wyjaśnione na bieżąco przez pracowników Wykonawcy lub Zamawiającego. Strony dopuszczają możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek (np.: nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentacji nadawczych z opisami na przesyłkach, brak znaków opłaty) i braku możliwości ich wyjaśnienia z przedstawicielem Zamawiającego, lub usunięcia w dniu ich odbioru. 15. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki rejestrowanej za potwierdzeniem odbioru (ZPO), ze wskazaniem miejsca i terminu, w jakim adresat może odebrać przesyłkę. Informacja dla Zamawiającego o sposobie, miejscu i terminie pozostawienia przez przedstawiciela Wykonawcy zawiadomienia o możliwości odebrania przesyłki przez adresata powinna być precyzyjnie określona na potwierdzeniu odbioru lub na przesyłce pocztowej. 16. Wykonawca musi zapewnić możliwość odbioru przez adresata przesyłki (ZPO)przez okres 14 dni kalendarzowych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo. W tym terminie przesyłka musi być awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie dostarczenia jej do adresata. Zwrot potwierdzeń odbioru oraz przesyłek listowych niedoręczonych wraz z ich wykazem odbywać się będzie przez przedstawiciela Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego - pok. 01 - Sekretariat, w dni robocze, wyłącznie w dni pracy Urzędu Miejskiego w Kostrzynie, w godzinach jego funkcjonowania. 17. Wykonawca, którego siedziba znajduje się w odległości większej niż 500 m od siedziby Zamawiającego o niemożliwości odbioru przesyłki poinformuje Zamawiającego lub wyjaśni powody jej nieodebrania, a w przypadku braku takiego postępowania, Zamawiający zleci usługę innemu operatorowi, a Wykonawca poniesie odpowiednią karę umowną. 18. Określone przez Zamawiającego w kosztorysie ofertowymi ilości przesyłek poszczególnych rodzajów są ilościami szacunkowymi i w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia będą modyfikowane w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia wobec Zamawiającego. Wykonawca będzie otrzymywał zapłatę wyłącznie za faktycznie wykonane usługi. 19. W trakcie realizacji usług może wystąpić zmiana zakresu rzeczowego przedmiotu zamówienia o usługi, których nie przewidziano w SIWZ, a których konieczność wykonania pojawi się na etapie realizacji zamówienia. Wycena tych usług może być dokonana wyłącznie na podstawie cen i stawek obowiązujących u Wykonawcy. Zamawiający przewiduje możliwość negocjacji cen i zastosowania rabatu. 20. Wszelkie niezbędne formularze i druki w zakresie podstawowym dostarcza Wykonawca Zamawiającemu w ilościach określanych przez Zamawiającego na bieżąco. Wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia Oferent jest zobowiązany ująć w cenie ofertowej. 21. UWAGI: 1) Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej. 2) Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 3) Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania Wykonawcy realizującemu zamówienie, zaliczek na poczet wykonania zamówienia. 4) Zamawiający nie przewiduje ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. 5) Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania wykonawców, chyba że taka potrzeba zajdzie. 6) Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenie korespondencji drogą elektroniczna lub fax-em.