Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektów Pora na aktywność i Streetwork - skuteczny kontakt oraz przeprowadzenie ewaluacji projektu Pora na aktywność

Kraków: Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektów Pora na aktywność i Streetwork - skuteczny kontakt oraz przeprowadzenie ewaluacji projektu Pora na aktywność


Numer ogłoszenia: 251123 - 2011; data zamieszczenia: 21.09.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Krakowie , ul. Józefińska 14/002, 30-529 Kraków, woj. małopolskie, tel. 012 6165420, 6165424, faks 012 6165428.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.mops.krakow.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektów Pora na aktywność i Streetwork - skuteczny kontakt oraz przeprowadzenie ewaluacji projektu Pora na aktywność.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem I części zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu systemowego Pora na aktywność. 2. Audyt powinien obejmować analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, a także procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. 3. Zakres przedmiotowy audytu: 1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); 2) sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy Beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym, 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 6) sprawdzenie wniosków Beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu; 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu 4. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków, pozwalająca wydać audytorowi wiążący raport w tym zakresie. Zapis wskazujący standardy, na podstawie których przeprowadzono audyt, a także próg istotności i poziom ufności należy zamieścić w raporcie z audytu. 5. Opinia i raport powstałe w wyniku audytu będą wykonane w trzech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytora oraz w jednym egzemplarzu na nośniku elektronicznym (płyta CD lub DVD), w tym również w postaci edytowalnej w formacie .doc lub .xls. 6. Wykonawca zobowiązuje się wszystkie dokumenty opatrzyć logotypami Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz informacją, że projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej, zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji ; http://www.efs.gov.pl/zpfe/strony/dokumenty.aspx. 7. Audytor dokonuje identyfikacji obszarów ryzyka na podstawie swojego profesjonalnego osądu wynikającego ze znajomości celów niniejszego audytu, struktury audytowanej jednostki, podejmowanych w niej działań. 8. Dane i informacje uzyskane dzięki audytowi projektu powinny zostać zagregowane w celu dokonania całościowej oceny realizowanego projektu. Zaproponowane przez Wykonawcę podejście metodologiczne powinno znaleźć odzwierciedlenie w strukturze raportu. 9. Minimalny poziom ufności dla badania audytowego nie może być mniejszy niż 95% i musi być zgodny z międzynarodowymi standardami audytu oraz statystycznymi i nie statystycznymi metodami doboru próby. 10. Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany jest do sporządzenia raportu zawierającego opinię z audytu. Zamawiający ma prawo do odniesienia się do raportu zawierającego opinię z audytu. W razie konieczności raport powinien zawierać również opinię o systemie zarządzania Zamawiającego. Raport zawierający opinię z audytu, a także stanowisko Zamawiającego są przekazywane przez Zamawiającego do instytucji odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli w trakcie realizacji lub na zakończenie audytowanego projektu oraz archiwizowane w dokumentacji związanej z realizacją projektu. Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia wymienionych wyżej dokumentów upoważnionym organom kontrolnym. 11. W wypadku, gdy audytor/audytorzy odpowiedzialni za sporządzenie sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu nie wywiążą się z obowiązków wynikających z faktu wykonywania zawodu audytora wewnętrznego lub biegłego rewidenta określonych odpowiednimi przepisami prawa lub normami wykonywania zawodu określonymi np. przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów lub Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, uchybienia w sporządzeniu sprawozdań z audytu zostaną zgłoszone do instytucji, która certyfikowała tych audytorów. 12. Wraz z harmonogramem Wykonawca przekaże Zamawiającemu dane osób, które będą wykonywać audyt, tj. imię i nazwisko, w celu wystawienia niezbędnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych uczestników projektu. 1. Przedmiotem II części zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu konkursowego pn. Streetwork-skuteczny kontakt dla MOPS w Krakowie. 2. Charakterystyka projektu. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Krakowie realizuje projekt pn.: Streetwork - skuteczny kontakt. Jest to projekt konkursowy Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007- 2013, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Cele projektu są zgodne z priorytetem VII PO KL, działaniem 7.2 i podziałaniem 7.2.1 Aktywizacja zawodowa i społeczna osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. Budżet projektu zamyka się w kwocie 1 709 330,00 zł. Projekt realizowany jest w okresie od 1 stycznia 2010 roku do 31 grudnia 2011 roku, skierowany jest do młodzieży w wieku 15 - 25 lat mieszkającej na terenie Dzielnic IV (Prądnik Biały), XI (Wola Duchacka) oraz XII (Prokocim - Bieżanów) Gminy Miejskiej Kraków. Realizacją zadań wynikających z projektu zajmuje się Zespół Zadaniowy Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Krakowie w biurze zlokalizowanym przy ul. Beskidzkiej 30a na terenie Dzielnicy XI, która jest położona w obszarze interwencji projektu. Rekrutację do projektu prowadzą pracownicy socjalni, - streetworkerzy, pracujący w czterech zespołach terenowych. Podstawą pracy streetworkerów jest praca socjalna - metodą streetwork, w środowisku młodzieży w wieku 15 - 25 lat zagrożonych wykluczeniem społecznym. Głównym celem projektu jest podniesienie do 31 grudnia 2011 roku poziomu integracji społecznej 150 osób z grupy młodzieży - dzieci ulicy w wieku od 15 do 25 lat z dzielnic XI, XII, IV Miasta Krakowa poprzez: 1) podniesienie aktywności edukacyjnej beneficjentów ostatecznych w odniesieniu do szkolnych i pozaszkolnych form nauczania, 2) poprawę funkcjonowania beneficjentów ostatecznych w środowisku rodzinnym, w grupach rówieśniczych, w szkole, 3) ograniczenie ryzykownych zachowań beneficjentów ostatecznych w sferze prowadzącej do rozwoju uzależnień, 4) nabycie przez beneficjentów ostatecznych konstruktywnych umiejętności radzenia sobie z emocjami, agresją i stresem, 5) nabycie przez beneficjentów ostatecznych wiedzy o instytucjonalnych formach pomocy oraz wykorzystanie jej - dzięki nawiązaniu relacji ze streetworkerom i otrzymanemu wsparciu. Na dzień 31 sierpnia 2011 roku w projekcie pn.: Streetwork - skuteczny kontakt uczestniczy 218 Beneficjentów Ostatecznych. 3. Audyt będzie obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, a także procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. 4. Zakres przedmiotowy audytu: 1) sprawdzenie, czy beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych) 2) sprawdzenie czy Beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usuną nieprawidłowości, jakie zostały wykryte 3) sprawdzenie czy Beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione 6) sprawdzenie wniosków Beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu 5. Podczas realizacji audytu zostanie zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków, pozwalająca wydać audytorowi wiążący raport w tym zakresie. (Zapis wskazujący standardy, na podstawie których przeprowadzono audyt, a także próg istotności i poziom ufności zostanie zamieszczony w raporcie z audytu) 6. Opinia i raport powstałe w wyniku audytu będą wykonane w trzech egzemplarzach, każdy w formie pisemnej w języku polskim z podpisami audytora oraz w jednym egzemplarzu na nośniku elektronicznym (płyta CD lub DVD), w tym również w postaci edytowalnej w formacie .doc lub .xls. 7. Wytworzone dokumenty zostaną oznaczone logo Europejskiego Funduszu Społecznego. 8. Audytor dokonuje identyfikacji obszarów ryzyka na podstawie swojego profesjonalnego osądu wynikającego ze znajomości celów niniejszego audytu, struktury audytowanej jednostki, podejmowanych w niej działań. 9. Dane i informacje uzyskane dzięki audytowi projektu powinny zostać zagregowane w celu dokonania całościowej oceny realizowanego projektu. Zaproponowane przez Wykonawcę podejście metodologiczne powinno znaleźć odzwierciedlenie w strukturze raportu. 10. Minimalny poziom ufności dla badania audytowego nie może być mniejszy niż 95% i musi być zgodny z międzynarodowymi standardami audytu oraz statystycznymi i nie statystycznymi metodami doboru próby. 11. Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany jest do sporządzenia raportu zawierającego opinię z audytu. Zamawiający ma prawo do odniesienia się do raportu zawierającego opinię z audytu. Raport z audytu powinien zawierać w szczególności elementy zamieszczone we wzorze stanowiącym załącznik do niniejszego formularza. W razie konieczności raport powinien zawierać również opinię o systemie zarządzania w instytucji realizującej projekt. Raport zawierający opinię z audytu, a także stanowisko Zamawiającego są przekazywane przez Beneficjenta do instytucji odpowiedzialnej za przeprowadzenie kontroli w trakcie realizacji lub na zakończenie audytowanego projektu oraz archiwizowane w dokumentacji związanej z realizacją projektu. Beneficjent jest zobowiązany do udostępnienia wymienionych wyżej dokumentów upoważnionym organom kontrolnym. 12. W wypadku, gdy audytor/audytorzy odpowiedzialni za sporządzenie sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu nie wywiążą się z obowiązków wynikających z faktu wykonywania zawodu audytora wewnętrznego lub biegłego rewidenta określonych odpowiednimi przepisami prawa lub normami wykonywania zawodu określonymi np. przez Krajową Izbę Biegłych Rewidentów lub Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego, uchybienia w sporządzeniu sprawozdań z audytu zostaną zgłoszone do instytucji, która certyfikowała tych audytorów..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający może udzielić Wykonawcy zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niż 50 % wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.21.20.00-3.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 2.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 02.12.2011.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia w zakresie I części zamówienia musi posiadać doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej jednego audytu projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej o wartości nie mniejszej niż wartość projektu będącego przedmiotem audytu, tj. 8 795 500 zł. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia w zakresie II części zamówienia musi posiadać doświadczenie w przeprowadzeniu co najmniej jednego audytu projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej o wartości nie mniejszej niż wartość projektu będącego przedmiotem audytu, tj. 1 709 330 zł.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia w zakresie I lub II części zamówienia musi dysponować co najmniej 2 osobami spełniającymi wymogi określone w art. 286 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w tym co najmniej 1 osobą posiadającą uprawnienia biegłego rewidenta.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zmiany mogą dotyczyć takich kwestii jak: termin realizacji zamówienia oraz warunki płatności.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://www.bip.krakow.pl/?dok_id=30232

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
MOPS w Krakowie, ul. Józefińska 14, pok. 002.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
29.09.2011 godzina 09:00, miejsce: Dziennik podawczy MOPS w Krakowie, ul. Józefińska 14.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Przedmiot zamówienia jest finansowany ze środków UE w ramach projektu Pora na aktywność oraz Streetwork - skuteczny kontakt. Szczegółowy termin realizacji zamówienia: I część zamówienia: Audyt przeprowadzony zostanie w terminie pomiędzy 17.10.2011 r. a 14.11.2011 r. Szczegółowy harmonogram audytu zostanie ustalony przez Wykonawcę z Zamawiającym nie później, niż na 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia audytu. Przekazanie harmonogramu audytu w późniejszym terminie spowoduje odpowiednie przesuniecie terminu rozpoczęcia audytu. Raport z audytu zostanie przedłożony najpóźniej do dnia 2 grudnia 2011 r. II część zamówienia: Przeprowadzenie audytu od 13.10.2011 do 19.10.2011. Złożenie raportu z audytu do 26.10.2011.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie