Dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji cykli szkoleń dla potencjalnych beneficjentów Programu Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska-Słowacja 2014-2020. - polska-warszawa: usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest dostarczenie wybranych usług w ramach organizacji cykli szkoleń dla potencjalnych beneficjentów programu współpracy transgranicznej interreg v a polska słowacja 2014 2020. warunki ogólne 1) przedmiotem zamówienia jest organizacja 4 cykli szkoleń dla potencjalnych beneficjentów, polegająca na zapewnieniu sal konferencyjnych oraz sal warsztatowych wraz z wyżywieniem uczestników, druku materiałów szkoleniowych oraz transportu materiałów szkoleniowych na spotkanie. przez cykl szkoleń rozumiane jest 5 dwumodułowych szkoleń (moduł ogólny i moduł warsztatowy, przy czym każdy z modułów jest jednodniowy), po jednym w każdym z regionów obszaru wsparcia programu, w tym trzy w polsce i dwa na słowacji, przy czym moduły mogą następować jeden po drugim, bądź też być rozdzielone okresem czasowym; 2) dany moduł warunkuje wymagania dotyczące sali i jej wyposażenia. dla modułów warsztatowych wymagane jest wynajęcie sprzętu komputerowego – laptopów (szczegółowo opisane w dalszej części sopz); 3) wszystkie moduły/szkolenia organizowane będą w dni robocze; 4) wszystkie cykle szkoleń będą organizowane na obszarze wsparcia programu, zarówno w polsce jak i na słowacji. zamawiający nie wyklucza również organizacji szkoleń w krakowie (poza obszarem wsparcia programu); 5) maksymalna liczba uczestników na pojedynczym module to 150 osób w przypadku modułów organizowanych na słowacji i 100 osób w przypadku modułów organizowanych w polsce; 6) podczas każdego z modułów/szkoleń w ramach każdego z cykli musi być obecny przedstawiciel wykonawcy /opiekun, gotowy do świadczenia bieżącego wsparcia w kwestiach organizacyjnych oraz aktywnie reagujący na zgłaszane przez zamawiającego problemy/potrzeby; 7) zarówno obiekty jak i sale, w których odbywać się będą moduły/szkolenia muszą być przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych; 8) wykonawca gwarantuje pełną sprawność i kompatybilność wykorzystywanego sprzętu; 9) każdorazowo, 30 dni kalendarzowych przed, zamawiający przedstawia wykonawcy przybliżoną lokalizację w każdym z regionów obszaru wsparcia programu, a wykonawca, w ciągu 3 dni roboczych przedstawia konkretne propozycje lokalizacji danego modułu/szkolenia. proponowane lokalizacje muszą być łatwo dostępne dla uczestników. zamawiający w ciągu 3 dni roboczych zaakceptuje propozycję lub poprosi o inną, podając zastrzeżenia w stosunku do propozycji niezaakceptowanej. wykonawca zaproponuje inną lokalizację w ciągu 1 dnia roboczego. niniejszy tryb akceptacji będzie stosowany aż do uzyskania akceptacji lokalizacji przez zamawiającego; 10) w odniesieniu do posiłków w ramach organizowanych szkoleń, każdorazowo, wraz z propozycją lokalizacji danego szkolenia, wykonawca przedstawi zamawiającemu 2 propozycje menu do wyboru. zamawiający podejmie decyzję w ciągu 3 dni roboczych; 11) zamawiający zastrzega sobie prawo do przesunięć czasowych posiłków o +/ 30 minut w stosunku do godzin ich rozpoczęcia wskazanych w ostatecznej agendzie spotkania przekazanej wykonawcy; 12) zamawiający zastrzega sobie prawo do przesunięć czasowych godzin rozpoczęcia i/lub godzin zakończenia danego moduły o +/ 60 min w stosunku do godzin wskazanych w ostatecznej agendzie spotkania przekazanej wykonawcy; 13) zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia liczby modułów/szkoleń; 14) zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia liczby modułów/szkoleń (maksymalnie 5 modułów warsztatowych) pod warunkiem nieprzekroczenia wartości brutto umowy; 15) wykonawca zapewni dostęp do drukarki/ksero (wraz z papierem) podczas każdego szkolenia w każdym cyklu szkoleń. liczba szkoleń 4 cykle szkoleń, przy czym przez cykl rozumiane jest 5 dwumodułowych szkoleń przy czym każdy z modułów jest jednodniowy, a moduły mogą następować jeden po drugim, bądź też być rozdzielone okresem czasowym. terminy szkoleń szkolenia będą realizowane w okresie od kwietnia do grudnia 2016 roku. usługi hotelarskie oraz usługi wynajmu sprzętu komputerowego każdorazowo obowiązkiem wykonawcy jest zapewnienie sali konferencyjnej i/lub mniejszych sal warsztatowych oraz wyżywienia w jednym obiekcie (przez co zamawiający rozumie, że aby przejść z sali na miejsce podawania posiłków, uczestnicy nie będą musieli wychodzić na zewnątrz obiektu, w którym odbywa się szkolenie). obiekt musi spełniać wymogi hotelu co najmniej 3 gwiazdkowego w rozumieniu rozporządzenia ministra gospodarki i pracy z dnia 19 sierpnia 2004 roku w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (dz.u. nr 22 z 2006r., poz.169) oraz prowadzić działalność gastronomiczną. hotel musi posiadać czynną całą dobę recepcję oraz dostęp do bezprzewodowego internetu (wi fi) o zasięgu gwarantującym płynne korzystanie z internetu, zwłaszcza na salach, w których będą się odbywać moduły/szkolenia. każdorazowo zamawiający przekaże wykonawcy planowane terminy i miejsca organizacji cyklu szkoleń oraz informację o modułach na 30 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia pierwszego z cyklu szkoleń. pierwszy cykl szkoleń odbędzie się w kwietniu 2016 roku; zamawiający potwierdzi wykonawcy zarejestrowaną liczbę uczestników szkoleń na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem danego szkolenia; wykonawca zobowiązany jest zagwarantować rezerwację ok. 10 pokoi jednoosobowych z węzłem sanitarnym lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania na noclegi. zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z noclegów oraz podania dokładnej liczby noclegów na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem danego szkolenia. rezerwacja blokowa na hasło plsk. zakwaterowanie ze śniadaniem. w pokojach dostęp do bezprzewodowego wi fi. w ramach zakwaterowania zamawiający pokrywa koszt wynajęcia maksymalnie do 7 pokoi jednoosobowych lub/i dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. pozostałe koszty zakwaterowania pokrywane są we własnym zakresie przez uczestników, którzy zgłoszą się w terminie rezerwacji blokowej. wykonawca zobowiązany jest zapewnić możliwość korzystania z co najmniej 2 pokoi zgłoszonych w ramach rezerwacji blokowej do jednej godziny po zakończeniu szkoleń. pokoje zostaną wskazane przez zamawiającego. wykonawca zobowiązany jest zapewnić co najmniej 50 miejsc parkingowych na czas trwania szkoleń. wykonawca zobowiązany jest zapewnić — na moduł ogólny każdego ze szkoleń w każdym cyklu salę konferencyjną klimatyzowaną, spełniającą wymogi akustyczne i oświetleniowe z układem krzeseł kinowym/teatralnym oraz stołem prezydialnym przykrytym suknem na co najmniej 5 osób, a także miejscem na ekrany. sala musi być w pełni gotowa (sprawdzony sprzęt, rozłożone materiały) na co najmniej 2 godziny przez rozpoczęciem szkolenia – wykonawca musi zademonstrować bezawaryjność działania wszystkich urządzeń oraz ich bardzo dobry stan techniczny, zapewniający czytelny obraz i dźwięk. przy sali musi znajdować się zaplecze sanitarne. sala konferencyjna musi być wyposażona w dwa ekrany tej samej wielkości dostosowane do wielkości sali (wielkość zapewniająca dobrą widoczność nawet z najdalszego miejsca sali); dwa projektory multimedialne do symultanicznych prezentacji oraz dwa laptopy z pełnym oprogramowaniem pozwalające na odtworzenie prezentacji/filmów; piloty bezprzewodowe, mikrofony/multifony stacjonarne na stole prezydialnym (po jednym dla każdej osoby), co najmniej 10 mikrofonów bezprzewodowych, sprzęt nagłośnieniowy/nagłośnienie. zamówienie obejmuje także obsługę techniczną sprzętu, w tym sterowanie klimatyzacją, światłem, nagłośnieniem. dla prelegentów musi być zapewniona woda mineralna (gazowana i niegazowana). — na moduł warsztatowy każdego ze szkoleń sale warsztatowe na maksymalnie 30 osób każda wraz ze sprzętem dla uczestników oraz bezwarunkowo zagwarantować pełny dostęp do internetu. liczba sal warsztatowych będzie uzależniona od liczby uczestników. zamawiający przewiduje, że szkolenie warsztatowe dla pojedynczej grupy trwa około 4 godzin. układ krzeseł i stołów szkolny. każda sala musi być klimatyzowana, spełniająca wymogi akustyczne i oświetleniowe ze stołem prezydialnym przykrytym suknem na co najmniej 3 osoby, a także miejscem na ekrany. każda sala musi być w pełni gotowa (sprawdzony sprzęt, rozłożone materiały) na co najmniej 2 godziny przez rozpoczęciem szkolenia – wykonawca musi zademonstrować bezawaryjność działania wszystkich urządzeń oraz ich bardzo dobry stan techniczny, zapewniający czytelny obraz i dźwięk. przy sali musi znajdować się zaplecze sanitarne. każda sala musi być wyposażona w ekran o wielkości dostosowanej do wielkości sali (wielkość zapewniająca dobrą widoczność nawet z najdalszego miejsca sali); projektor multimedialny do prezentacji, piloty bezprzewodowe, oraz laptop z pełnym oprogramowaniem pozwalający na odtworzenie prezentacji/filmów; mikrofony/multifony stacjonarne na stole prezydialnym (po jednym dla każdej osoby), co najmniej 5 mikrofonów bezprzewodowych, sprzęt nagłośnieniowy/nagłośnienie. w ramach organizacji modułów warsztatowych wykonawca ma obowiązek zapewnić sprawne laptopy (z myszką i podkładką pod myszkę, aktualnym oprogramowaniem windows, microsoft office, bezprzewodowym łączeniem z internetem, aktualną przeglądarką i wtyczkami) – po jednym komputerze na każdych dwóch zarejestrowanych uczestników szkolenia, a także przedłużacze, zapewniające możliwość podpięcia własnego sprzętu uczestników. w przypadku warsztatów organizowanych na słowacji, laptopy muszą mieć oprogramowanie i klawiaturę z językiem słowackim. zamówienie obejmuje także obsługę techniczną sprzętu. dla prelegentów musi być zapewniona woda mineralna (gazowana i niegazowana). ostateczna liczba potrzebnego sprzętu zostanie przekazana wykonawcy najpóźniej 5 dni kalendarzowych przez danym szkoleniem warsztatowym. przed salami, w których odbywać się będą szkolenia powinien być ustawiony stół, co najmniej 2 krzesła oraz stolik pomocniczy na materiały szkoleniowe, a także miejsce na 2 roll upy; sale muszą być przygotowane i oznakowane w sposób ułatwiający ich znalezienie przez uczestników (na terenie obiektu powinny być rozmieszczone „kierunkowskazy” zawierające logotypy, nazwę programu oraz informację o szkoleniu. „kierunkowskazy” muszą zostać zaakceptowane przez zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem); w obiektach muszą znajdować się szatnie o wielkości wystarczającej dla zmieszczenia okryć przewidywanej liczby uczestników (ewentualnie inne nadzorowane miejsce dostosowane do pozostawienia w nim okryć i/lub bagaży uczestników); usługi gastronomiczne każdorazowo w dniu poprzedzającym szkolenia, w zależności od potwierdzenia noclegów zapewnienie ciepłej kolacji w formie bufetu (zupa – co najmniej 2 rodzaje do wyboru, główne danie – co najmniej 3 rodzaje do wyboru, w tym danie wegetariańskie, deser – co najmniej 3 rodzaje do wyboru, napoje woda mineralna, sok, kawa, herbata) dla maksymalnie 15 osób. ostateczne potwierdzenie liczby osób nastąpi na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem danego szkolenia. w dniu szkolenia 1) przerwa kawowa ciągła dla liczby uczestników potwierdzonej przez zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przez rozpoczęciem danego szkolenia składająca się co najmniej z herbaty ( w saszetkach bez ograniczeń, minimum 6 rodzajów do wyboru w tym czarna, zielona i owocowa, parzona wrzątkiem, z dodatkami w postaci cytryny, cukru białego i brązowego oraz słodzika; kawy czarnej (rozpuszczalnej oraz z ekspresu wysokociśnieniowego) bez ograniczeń (typu latte, espresso, cappuccino) wraz z dodatkami w postaci mleka, śmietanki, cukru białego i brązowego oraz słodzika; wody mineralnej (średnio zmineralizowanej), gazowanej i niegazowanej, podawanej w butelkach o pojemności 0,3 0,4l (co najmniej 2 butelki na osobę); soków owocowych 100 % (co najmniej 3 rodzaje smakowe) podawane w szklanych butelkach o pojemności 0,3 0,4l (co najmniej 2 butelki na osobę); owoców świeżych podanych na tacach – minimum 4 rodzaje; domowych ciast i ciasteczek pieczonych, podawanych na paterach (co najmniej 5 rodzajów); kanapek/tartinek podawanych na różne sposoby (np. z pasztetem domowym z żurawiną, z łososiem, z fromage ziołowym – co najmniej 5 różnych rodzajów, w tym co najmniej 2 wegetariańskie). 2) lunch w formie bufetu (szwedzki stół) dla liczby uczestników potwierdzonej przez zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przez rozpoczęciem danego szkolenia składający się z — zupy ( co najmniej 3 rodzaje, w tym opcja wegetariańska); — dania głównego (co najmniej 3 rodzaje, w tym opcja wegetariańska) wraz z co najmniej 3 dodatkami (typu ryż, frytki, ziemniaki, ziemniaki opiekane), 4 rodzajami warzyw (w tym warzywa świeże i warzywa gotowane); — dodatków w postaci pieczywa ciemnego i jasnego oraz masła; — deseru (co najmniej 2 rodzaje); — napojów (kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe); lunch musi być podany w sali restauracyjnej, ze stolikami i krzesłami (stoły wolnostojące). sala restauracyjna musi być dostosowana do liczby uczestników szkoleń. w odniesieniu do każdej z potraw w ramach posiłku wykonawca zapewni informację o danej potrawie (nazwa, informacje o możliwej zawartości składników alergizujących) w języku polskim oraz języku słowackim (kartka umieszczona obok potrawy). usługi drukowania wykonawca zapewni druk, zszycie materiałów szkoleniowych dla każdego uczestnika zgodnie z instrukcjami zamawiającego. zamawiający przewiduje materiały szkoleniowe w postaci maksymalnie 10 kartek formatu a4 dla każdego uczestnika każdego ze szkoleń (forma zadruku zostanie przekazana wykonawcy w momencie przekazania materiałów). usługi transportowe zamówienie obejmuje odebranie zestawów materiałów na szkolenia (segregatory, notesy, torby, długopisy itp.) z siedziby wspólnego sekretariatu technicznego w krakowie najpóźniej 3 dni kalendarzowe przed danym szkoleniem, dostarczenie ich w miejsce organizacji szkolenia oraz konfekcjonowanie (wykonanie liczby pakietów odpowiadających liczbie zarejestrowanych uczestników), zgodnie z instrukcjami przekazanymi przez zamawiającego. liczba materiałów będzie uzależniona od liczby zarejestrowanych uczestników. ii.1.6)