Świadczenie usługi w zakresie spotkań i konferencji podczas międzynarodowego sympozjum ISSFIT-11, polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz usługi gastronomicznej i noclegowej dla Politechniki Gdańskiej, Wydziału Fizyki Technicznej i Matematyki Stosowanej

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest na świadczenie usługi w zakresie spotkań i konferencji podczas międzynarodowego sympozjum ISSFIT-11, polegającej na rezerwacji i udostępnieniu sali konferencyjnej oraz usługi gastronomicznej i noclegowej dla Politechniki Gdańskiej, Wydziału Fizyki Technicznej i Matematyki Stosowanej. Usługa będzie świadczona w jednym obiekcie. 2.Obiekt położony w miejscu atrakcyjnym krajobrazowo, charakterystycznym dla nadmorskiej strefy woj. Pomorskiego - blisko las i morze; odległość obiektu hotelowego od siedziby Zamawiającego - w promieniu do 20 km, z dala od ruchu wielkomiejskiego; możliwy dojazd komunikacją miejską z Gdańska do obiektu hotelowego zaproponowanego przez Wykonawcę. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1)wymagana sala konferencyjna na min. 110 osób, dostępna w dniach 25 - 29 czerwca 2014; 2)wyposażenie sali konferencyjnej: podstawowe media, tj. nagłośnienie, projektor multimedialny, mikrofon bezprzewodowy, tablica/flipchart, ekran oraz klimatyzacja, 3)serwis kawowy w czasie przerw podczas konferencji (łącznie 5 przerw); dokładny czas przerw i godziny zostaną ustalone z Zamawiającym w pierwszym dniu świadczonej usługi), 4)hotel wyposażony w bazę noclegową: pokoje z łazienką (pełny węzeł sanitarny), TV, telefon, pokoje 1 i 2 - osobowe, 5)możliwość zakwaterowania dla 110 osób w pokojach 1 i 2 - osobowych; koszt zakwaterowania dla 19 osób wliczony w świadczoną usługą, pozostali uczestnicy - 81 osób, pokryją koszt noclegu we własnym zakresie; usługa noclegowa ze śniadaniem, 6)wyżywienie: 3 lunche, 1 uroczysta kolacja, 1 zwykła kolacja, 1 kolacja bankietowa w Gdańsku, 1 kolacja plenerowa, 7)możliwość parkowania samochodów uczestników konferencji przy obiekcie hotelowym lub w jego pobliżu (parking oddalony maksymalnie do 300 m od obiektu hotelowego), koszt parkingu wliczony w cenę całej usługi, 8)w dniu 27 czerwca 2014 wycieczka po Gdańsku z wieczornym bankietem (bankiet w restauracji w centrum Gdańska zaproponowany przez Wykonawcę) przejazd spod obiektu hotelowego do Gdańska i z powrotem zapewnia Wykonawca; w wycieczce będzie brało udział około 60 osób, 9)Wykonawca zapewni Zamawiającemu hol na sesję plakatową (po 40 plakatów), miejsce na ekspozycję firm (5 stanowisk: stolik, krzesła - 2 szt.) 10) Harmonogram szkolenia: I dzień - 25 czerwca 2014 r.: a) zakwaterowanie: pokoje 1 i 2 - osobowe, b) uroczysta kolacja. II dzień - 26 czerwca 2014 r. a) śniadanie, b) konferencja c) przerwa kawowa, d) konferencja, e) lunch, f) konferencja g) przerwa kawowa, h) konferencja, i) kolacja. III dzień - 27 czerwca 2014 r.: a) śniadanie, b) konferencja c) przerwa kawowa, d) konferencja, e) lunch, f) wycieczka po Gdańsku Obsługa w języku angielskim przez dwóch przewodników. Zawiera: - dojazd z obiektu hotelowego i powrót po bankiecie - przejście Starym i Głównym miastem; - zwiedzanie trzech obiektów (Dwór Artusa, spichlerz Błękitny Baranek, Dom Farenheita). - bankiet w restauracji w centrum Gdańska. IV dzień - 28 czerwca 2014 r.: a) śniadanie, b) konferencja c) przerwa kawowa, d) konferencja, e) lunch, f) konferencja g) przerwa kawowa, h) konferencja, i) kolacja plenerowa - typu grill, ognisko. V dzień - 29 czerwca 2014 r.: a) śniadanie b) zakończenie konferencji. 11) Menu (na 110 osób): a) uroczysta kolacja w formie bufetu szwedzkiego (25.06.14): deska serów, wędliny - po 100 g/os. śledzie po kaszubsku i w śmietanie - po 100 g/os. sałatka z mozzarelli i pomidorów - po 100 g/os. dodatki: keczup, musztarda, majonez, żurawina sałatka warzywna - po 100 g/os. schab/kurczak i ryba w galarecie do wyboru - 100 g/os. pieczywo, masło soki owocowe 100% - 250 ml/os., woda mineralna gazowana i niegazowana - butelka 0,5/os. lampka wina (białe/czerwone do wyboru) b) przerwy kawowe: świeżo parzona kawa - 200 ml/os. (śmietanka, cukier), herbata - 200 ml/os. (cukier, cytryny) , kruche ciasteczka bankietowe - ok. 150g/os., ciasto domowe - ok. 100g/os. soki owocowe 100% - 250 ml/os., woda mineralna gazowana i niegazowana - butelka 0,5/os. c) lunche: zupa - 300 ml/os. II danie: jedna potrawa mięsna i jedna rybna - ok. 150 g/os., trzy dodatki węglowodanowe, np. ryż, ziemniaki z wody, ziemniaki opiekane, kasze itp. - ok. 150 g/os., cztery rodzaje surówek w tym dwa rodzaje na ciepło - ok. 150 g/os. danie wegetariańskie - ok. 250 g/os. deser - galanteria cukiernicza - ok. 200 g/os. świeżo parzona kawa - 200 ml/os. (śmietanka, cukier), herbata - 200 ml/os. (cukier, cytryny), soki owocowe 100% - 250 ml/os., woda mineralna gazowana i niegazowana - 250 ml/os. 12) kolacja w formie bufetu szwedzkiego (26.06.14): deska serów, wędliny parówki na ciepło, ser panierowany na ciepło do wyboru - ok. 150 g/os. dodatki: keczup, musztarda, majonez, żurawina surowe warzywa, np. pomidory, ogórki, papryka - po ok. 100 g/os. pieczywo, masło soki owocowe 100% - 250 ml/os., woda mineralna gazowana i niegazowana - butelka 0,5 l/os. lampka wina (białe/czerwone do wyboru) 13) bankiet w Gdańsku (27.06.14): w restauracji mieszczącej się w pobliżu zakończenia wycieczki. Menu restauracji musi zawierać propozycje dla uczestników o różnych preferencjach i zasadach żywieniowych. w wysokiej klasy restauracji na Starówce; przykładowe menu: Zupa podana w kociołku do wyboru: zupa rybna lub żurek - po 200 ml/os. Dania główne podane w podgrzewaczach do wyboru: Pierś z kurczaka z pomidorami suszonymi i szpinakiem - 100 g/os. Sandacz zapiekany z serem rokpol i orzechami Makaron typu penne zapiekany z borowikami oprószone parmezanem - 100 g/os. Ziemniaki - 100g/os. Kasza kuskus - 100 g/os. Warzywa blanszowane - 150 g/os. Zimne przekąski podane na bufecie: Filety z matiasa w śmietanie z kaparami - 100 g/os. Polędwiczka wieprzowa faszerowana śliwkami - 10 g/os. Capreze - 100 g/os. Zimne sosy, Marynaty, Pieczywo, Precle, Masło Desery podane na bufecie 2 rodzaje ciasta domowego - po ok. 150 g/os. Mus z białej czekolady - 150 g/os. Napoje: Kawa, Herbata - po 200 ml/os., Woda mineralna - gazowana, niegazowana do wybory - 0,5 l/os. Soki owocowe 100 pr. - 250 ml/os., piwo butelkowane lub z kija - 0.5 los/. 14) kolacja plenerowa (28.06.14): karkówka, kiełbasa, ryba i warzywa z grilla do wyboru (po ok 200g/os.); Możliwość upieczenia kiełbasy na ognisku; pieczywo, zimne napoje (woda, soki owocowe 100 pr. - po 0.2 l/os.) 5.Ostateczna liczba uczestników sympozjum oraz liczba osób korzystających z bazy noclegowej i posiłków zostanie podana przez Zamawiającego na 7 dni przed terminem sympozjum. 6.Menu zostanie ustalone przez Zamawiającego z Wykonawcą na 14 dni przed terminem Konferencji. 7.Ostateczne rozliczenie z Wykonawcą za świadczone usługi gastronomiczne odbędzie się na podstawie faktycznej liczby uczestników sympozjum