Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego.
Opis przedmiotu przetargu: Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego. Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych w ilości szacunkowej 200 000 sztuk, zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38 zgodnie z przepisami tj. Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.), Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375), Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. z 2004 r., Nr 46, poz. 443 z późn. zm.), Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej z dnia 12 grudnia 2003 r. (Dz. Urz. MS z 2003 r., Nr 5, poz. 22). Wymagana ilość sporządzenia ewidencji 200.000 sztuk akt jest ilością maksymalną i służy do wyliczenia ceny ofertowej brutto. Ostateczna ilość akt, która będzie ewidencjonowana w wyniku niniejszego postępowania będzie zależna od możliwości finansowych Zamawiającego, jednak ich ilość nie będzie mniejsza niż 60% ilości maksymalnej ilości akt. Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje: Wykonanie spisu akt w formie papierowej oraz w formie elektronicznej za pomocą pliku importowego zgodnego ze wzorem zaczytania paczek (Załącznik Nr 3 do SIWZ) do programu wprowadzonego do obsługi Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach: Archsys firmy KOM-PRO. Postęp w zakresie powyższych prac będzie raportowany w odstępach miesięcznych w formie wydruków oraz poprawnym imporcie przygotowanych paczek w wersji elektronicznej do programu Archsys firmy KOM-PRO. W przypadku braku danych na teczkach aktowych lub nieczytelnych zapisów Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia braków - zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji, po uprzednim uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego. Spis, o którym mowa powyżej powinien zawierać następujące dane: a) liczba porządkowa, b) sygnatura akt, c) oznaczenie powoda i pozwanego oraz rodzaju sprawy d) daty skrajne (roczne), e) kategoria akt, f) liczba teczek (tomów), g) miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym - numer regału. Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w siedzibie Zamawiającego tj. w Sądzie Okręgowym w Katowicach przy ul. Francuskiej 38, w godzinach urzędowania Sądu, tj. w poniedziałki od godz. 7:30 do godz. 18:00 oraz, od wtorku do piątku, od godz.7:30 do godz.15:30. Zamawiający dopuszcza - w wyjątkowych przypadkach, za pisemną zgodą Zamawiającego - możliwość realizacji przedmiotu zamówienia również w innych, niż wskazane, dniach i godzinach. Zamawiający przygotuje maksymalnie cztery stanowiska robocze do realizacji przedmiotu zamówienia. Wyposażenie stanowiska w materiały/sprzęt należy do Wykonawcy. Stanowiska te będą zlokalizowane w pomieszczeniu Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach. Przedmiot zamówienia obejmuje akta spraw sądowych z lat 1971 - 2003, przy czym większość (ok. 80%) to akta jednotomowe. Realizacja przedmiotu zamówienia będzie odbywać się w porządku wskazanym przez Zamawiającego. Realizacja przedmiotu zamówienia dotyczy również dokonania (po zewidencjonowaniu) czynności związania akt w paczki w porządku występującym uprzednio.
Katowice: Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego.
Numer ogłoszenia: 409178 - 2012; data zamieszczenia: 19.10.2012
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi
Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.
Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.
SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY
I. 1) NAZWA I ADRES:
Sąd Okręgowy w Katowicach , ul. Francuska 38, 40-028 Katowice, woj. śląskie, tel. 032 6070169, faks 032 6070593.
Adres strony internetowej zamawiającego:
www.katowice.so.gov.pl
I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Organ kontroli państwowej lub ochrony prawa, sąd lub trybunał.
SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego..
II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.
II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego. Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych w ilości szacunkowej 200 000 sztuk, zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38 zgodnie z przepisami tj. Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.), Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375), Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. z 2004 r., Nr 46, poz. 443 z późn. zm.), Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej z dnia 12 grudnia 2003 r. (Dz. Urz. MS z 2003 r., Nr 5, poz. 22). Wymagana ilość sporządzenia ewidencji 200.000 sztuk akt jest ilością maksymalną i służy do wyliczenia ceny ofertowej brutto. Ostateczna ilość akt, która będzie ewidencjonowana w wyniku niniejszego postępowania będzie zależna od możliwości finansowych Zamawiającego, jednak ich ilość nie będzie mniejsza niż 60% ilości maksymalnej ilości akt. Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje: Wykonanie spisu akt w formie papierowej oraz w formie elektronicznej za pomocą pliku importowego zgodnego ze wzorem zaczytania paczek (Załącznik Nr 3 do SIWZ) do programu wprowadzonego do obsługi Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach: Archsys firmy KOM-PRO. Postęp w zakresie powyższych prac będzie raportowany w odstępach miesięcznych w formie wydruków oraz poprawnym imporcie przygotowanych paczek w wersji elektronicznej do programu Archsys firmy KOM-PRO. W przypadku braku danych na teczkach aktowych lub nieczytelnych zapisów Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia braków - zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji, po uprzednim uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego. Spis, o którym mowa powyżej powinien zawierać następujące dane: a) liczba porządkowa, b) sygnatura akt, c) oznaczenie powoda i pozwanego oraz rodzaju sprawy d) daty skrajne (roczne), e) kategoria akt, f) liczba teczek (tomów), g) miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym - numer regału. Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w siedzibie Zamawiającego tj. w Sądzie Okręgowym w Katowicach przy ul. Francuskiej 38, w godzinach urzędowania Sądu, tj. w poniedziałki od godz. 7:30 do godz. 18:00 oraz, od wtorku do piątku, od godz.7:30 do godz.15:30. Zamawiający dopuszcza - w wyjątkowych przypadkach, za pisemną zgodą Zamawiającego - możliwość realizacji przedmiotu zamówienia również w innych, niż wskazane, dniach i godzinach. Zamawiający przygotuje maksymalnie cztery stanowiska robocze do realizacji przedmiotu zamówienia. Wyposażenie stanowiska w materiały/sprzęt należy do Wykonawcy. Stanowiska te będą zlokalizowane w pomieszczeniu Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach. Przedmiot zamówienia obejmuje akta spraw sądowych z lat 1971 - 2003, przy czym większość (ok. 80%) to akta jednotomowe. Realizacja przedmiotu zamówienia będzie odbywać się w porządku wskazanym przez Zamawiającego. Realizacja przedmiotu zamówienia dotyczy również dokonania (po zewidencjonowaniu) czynności związania akt w paczki w porządku występującym uprzednio..
II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.
Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających- Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających w wysokości 15 % wartości zamówienia podstawowego.
II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6.
II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.
II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.
II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 7.
SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM
III.1) WADIUM
Informacja na temat wadium:
1. Wykonawca, pod rygorem wykluczenia z postępowania, zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 4.000,00 złotych (słownie: cztery tysiące złotych), przed upływem terminu składania ofert. 2. Wadium powinno być wniesione na podstawie art. 45 ustawy PZP przed upływem terminu składania ofert, tj.: do dnia 29.10.2012r. do godz. 12.00. 3. Wadium może być wniesione w jednej z następujących form: a) w pieniądzu, b) w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, c) w gwarancjach bankowych, d) w gwarancjach ubezpieczeniowych, e) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 09.11.2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 Nr 109, poz. 1158 z późn. zm.). 4. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek Zamawiającego na konto podane w punkcie I SIWZ z adnotacją: Wadium - nr sprawy: Adm. 0160-14/12. Zamawiający uzna, że termin wpłaty wadium został dotrzymany, jeżeli przed jego upływem zostało uznane konto bankowe Zamawiającego. 5. Wadium wniesione w formie poręczeń lub (i) gwarancji należy złożyć w formie oryginału przed upływem terminu składania ofert, tj.: do dnia 29.10.2012r. do godz. 12.00 w siedzibie Zamawiającego, adres jak w pkt I SIWZ w KASIE Sądu Okręgowego. Prosimy nie załączać oryginału gwarancji ani poręczenia do oferty. 6. Wadium wniesione w formie poręczeń lub (i) gwarancji będzie akceptowane przez Zamawiającego, jeżeli będzie zawierać wszystkie określone ustawą PZP przypadki utraty wadium przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana, klauzulę o nieodwołalności oraz zapewnienie bezwarunkowej wypłaty przez Gwaranta na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego pełnej kwoty wadium w przypadkach wymienionych w art. 46 ustawy PZP tj: a) jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie; b) jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy; c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy; d) jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy PZP, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy PZP, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie. 7. Zamawiający w dowolnym czasie, jednak nie później niż na 7 dni przed upływem ważności wadiów, wzywa Wykonawców, pod rygorem wykluczenia z postępowania, do przedłużenia ważności wadium albo wniesienia nowego wadium na okres niezbędny do zabezpieczenia postępowania do zawarcia umowy. Jeżeli odwołanie wniesiono po wyborze oferty najkorzystniejszej, wezwanie kieruje się jedynie do Wykonawcy, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą. 8. Zwrot lub zatrzymanie wadium nastąpi zgodnie z zasadami art. 46 ustawy PZP. 9. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy PZP, Wykonawca nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy PZP, lub pełnomocnictw, chyba że udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie.
III.2) ZALICZKI
Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
nie
III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW
III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunkuZamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.
III.3.2) Wiedza i doświadczenie
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunkuOcena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców. Przez zakres niezbędny do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia należy rozumieć wykonanie lub wykonywanie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 1 usługi archiwizacyjnej, o wartości kontraktu co najmniej 50.000,00 zł. brutto. Do wymienionych w wykazie usług Zamawiający żąda załączenia dokumentów potwierdzających, że każda z nich została wykonana lub jest wykonywana należycie. Niespełnienie przez Wykonawcę któregokolwiek kryterium oceny spełniania warunku posiadania wiedzy i doświadczenia spowoduje wykluczenie Wykonawcy (wzór wykazu stanowi załącznik nr 6 do SIWZ).
III.3.3) Potencjał techniczny
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunkuZamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.
III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunkuOcena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. Wykaz ma obejmować co najmniej jedną osobę posiadającą wykształcenie archiwistyczne lub która ukończyła kurs archiwisty. W wykazie należy zamieścić informację na temat kwalifikacji zawodowych tych osób, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informację o podstawie do dysponowania tymi osobami. Do wykazu osób Wykonawca składa oświadczenie, iż co najmniej jedna osoba, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia posiada wykształcenie archiwistyczne lub ukończyła kurs archiwisty. Niemożność wykazania się Wykonawcy dysponowaniem osobą do wykonania zamówienia jak w treści postawionych wyżej warunków, spowoduje wykluczenie Wykonawcy (wzór wykazu stanowi załącznik nr 7 do SIWZ).
III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunkuZamawiający nie stawia w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.
III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY
-
III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:- wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
- wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
- oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień
III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:- oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
- aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
- wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.
-
III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych
Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:
III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:
- nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
III.6) INNE DOKUMENTY
Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)
1. Wykaz wskazanych części zamówienia, które Wykonawca zamierza powierzyć do realizacji Podwykonawcom (załącznik nr 9 do SIWZ). 2. Pisemne zobowiązanie podmiotów, o którym mowa w pkt VI ppkt. 6 SIWZ, w przypadku gdy Wykonawca polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów. 3. Pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile umocowanie do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. 4. Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ewentualnie umowę o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo. Pełnomocnik może być ustanowiony do reprezentowania Wykonawców w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i do zawarcia umowy.
III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie
SEKCJA IV: PROCEDURA
IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.
IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT
IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.
IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.
IV.3) ZMIANA UMOWY
Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak
Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian
Zamawiający przewiduje możliwość zmiany osób, biorących udział w realizacji zamówienia, w stosunku do osób wskazanych w ofercie (dalej specjalistów) w przypadku: a) śmierci, choroby lub innych zdarzeń losowych dotyczących specjalisty, b) nie wywiązywania się specjalisty z obowiązków wynikających z umowy, c) jeżeli zmiana specjalisty stanie się konieczna z innych przyczyn niezależnych od Wykonawcy (np. rezygnacji itp.) - pod warunkiem, iż nowy specjalista będzie spełniał wymagania określone w SIWZ dla danego specjalisty i wykonawca uprzednio uzyska pisemną zgodę Zamawiającego na dokonanie tej zmiany. W przypadku nie wywiązywania się specjalisty z obowiązków wynikających z umowy, na żądanie Zamawiającego Wykonawca jest zobowiązany go zmienić na innego, spełniającego warunki określone dla danego specjalisty w SIWZ, w terminie określonym przez Zamawiającego. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do umowy w zakresie ewentualnego przedłużenia terminu realizacji przedmiotu zamówienia w przypadku zaistnienia przeszkód, uniemożliwiających prowadzenie prac, za które nie odpowiada Wykonawca, np. zawieszenie prac przez Zamawiającego, oraz w przypadku konieczności zmiany harmonogramu rzeczowego wykonania usługi.
IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE
IV.4.1)
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.katowice.so.gov.pl
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Sąd Okręgowy w Katowicach, ul. Francuska 38, 40-028 Katowice pokój nr P.009 Sekcja ds. Zamówień Publicznych.
IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
29.10.2012 godzina 12:00, miejsce: Sąd Okręgowy w Katowicach, ul. Francuska 38, 40-028 Katowice pokój nr P.009 Sekcja ds. Zamówień Publicznych.
IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).
IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
1. Zgodnie z zapisami wzoru umowy wybrany Wykonawca, najpóźniej w dniu podpisania umowy, zobowiązany będzie wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny całkowitej (brutto) podanej w ofercie. 2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach: a) pieniądzu; b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo - kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym; c) gwarancjach bankowych; d) gwarancjach ubezpieczeniowych; e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust.5 pkt 2 ustawy z dnia 09 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007r., Nr 42, poz. 275, z późn. zm.). 3. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego. Dowód wpłaty powinien zawierać informację o proponowanej treści: Zabezpieczenie należytego wykonania umowy - nr sprawy Adm. 0160-14/12. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia. 4. Zabezpieczenie wnoszone w formie poręczeń lub(i) gwarancji, należy złożyć w formie oryginału w Sądzie Okręgowym w KASIE, ul. Francuska 38, 40-028 Katowice, parter - hall. 5. Poręczenie lub(i) gwarancja musi zawierać: klauzulę o nieodwoływalności oraz zapewnić bezwarunkową wypłatę przez Gwaranta na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego kwoty zabezpieczenia, w wysokości wskazanej w żądaniu. Zamawiający ma prawo żądania wypłaty kwot do wysokości wartości zabezpieczenia. 6. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostanie zwrócone Wykonawcy w trybie określonym w art. 148 ust 5 oraz art. 151 ustawy PZP..
IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie
Katowice: Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego.
Numer ogłoszenia: 517068 - 2012; data zamieszczenia: 18.12.2012
OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi
Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.
Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.
Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 409178 - 2012r.
Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.
SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY
I. 1) NAZWA I ADRES:
Sąd Okręgowy w Katowicach, ul. Francuska 38, 40-028 Katowice, woj. śląskie, tel. 032 6070169, faks 032 6070593.
I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Organ kontroli państwowej lub ochrony prawa, sąd lub trybunał.
SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego..
II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.
II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego. Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego akt sądowych w ilości szacunkowej 200 000 sztuk, zgromadzonych w Archiwum Zakładowym Sądu Okręgowego w Katowicach przy ul. Francuskiej 38 zgodnie z przepisami tj. Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r., Nr 123, poz. 698 z późn. zm.), Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 167, poz. 1375), Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (Dz. U. z 2004 r., Nr 46, poz. 443 z późn. zm.), Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej z dnia 12 grudnia 2003 r. (Dz. Urz. MS z 2003 r., Nr 5, poz. 22). Wymagana ilość sporządzenia ewidencji 200.000 sztuk akt jest ilością maksymalną i służy do wyliczenia ceny ofertowej brutto. Ostateczna ilość akt, która będzie ewidencjonowana w wyniku niniejszego postępowania będzie zależna od możliwości finansowych Zamawiającego, jednak ich ilość nie będzie mniejsza niż 60% ilości maksymalnej ilości akt. Realizacja przedmiotu zamówienia obejmuje: Wykonanie spisu akt w formie papierowej oraz w formie elektronicznej za pomocą pliku importowego zgodnego ze wzorem zaczytania paczek (Załącznik Nr 3 do SIWZ) do programu wprowadzonego do obsługi Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach: Archsys firmy KOM-PRO. Postęp w zakresie powyższych prac będzie raportowany w odstępach miesięcznych w formie wydruków oraz poprawnym imporcie przygotowanych paczek w wersji elektronicznej do programu Archsys firmy KOM-PRO. W przypadku braku danych na teczkach aktowych lub nieczytelnych zapisów Wykonawca zobowiązany jest do uzupełnienia braków - zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji, po uprzednim uzgodnieniu z przedstawicielem Zamawiającego. Spis, o którym mowa powyżej powinien zawierać następujące dane: a) liczba porządkowa, b) sygnatura akt, c) oznaczenie powoda i pozwanego oraz rodzaju sprawy d) daty skrajne (roczne), e) kategoria akt, f) liczba teczek (tomów), g) miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym - numer regału. Przedmiot zamówienia będzie wykonywany w siedzibie Zamawiającego tj. w Sądzie Okręgowym w Katowicach przy ul. Francuskiej 38, w godzinach urzędowania Sądu, tj. w poniedziałki od godz. 7:30 do godz. 18:00 oraz, od wtorku do piątku, od godz.7:30 do godz.15:30. Zamawiający dopuszcza - w wyjątkowych przypadkach, za pisemną zgodą Zamawiającego - możliwość realizacji przedmiotu zamówienia również w innych, niż wskazane, dniach i godzinach. Zamawiający przygotuje maksymalnie cztery stanowiska robocze do realizacji przedmiotu zamówienia. Wyposażenie stanowiska w materiały/sprzęt należy do Wykonawcy. Stanowiska te będą zlokalizowane w pomieszczeniu Archiwum Zakładowego w Sądzie Okręgowym w Katowicach. Przedmiot zamówienia obejmuje akta spraw sądowych z lat 1971 - 2003, przy czym większość (ok. 80%) to akta jednotomowe. Realizacja przedmiotu zamówienia będzie odbywać się w porządku wskazanym przez Zamawiającego. Realizacja przedmiotu zamówienia dotyczy również dokonania (po zewidencjonowaniu) czynności związania akt w paczki w porządku występującym uprzednio..
II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.51.00-6.
SEKCJA III: PROCEDURA
III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Przetarg nieograniczony
III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE
Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
nie
SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
18.12.2012.
IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
4.
IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
1.
IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:
- ARCHIDOC S.A., {Dane ukryte}, 40-668 Katowice, kraj/woj. śląskie.
IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 138211,38 PLN.
IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ
Cena wybranej oferty:
76000,00
Oferta z najniższą ceną:
76000,00
/ Oferta z najwyższą ceną:
592000,00
Waluta:
PLN.
Dane postępowania
ID postępowania BZP/TED: | 40917820120 |
---|---|
ID postępowania Zamawiającego: | |
Data publikacji zamówienia: | 2012-10-18 |
Rodzaj zamówienia: | usługi |
Tryb& postępowania [PN]: | Przetarg nieograniczony |
Czas na realizację: | 7 miesięcy |
Wadium: | 1 ZŁ |
Szacowana wartość* | 33 PLN - 50 PLN |
Oferty uzupełniające: | TAK |
Oferty częściowe: | NIE |
Oferty wariantowe: | NIE |
Przewidywana licyctacja: | NIE |
Ilość części: | 1 |
Kryterium ceny: | 100% |
WWW ogłoszenia: | www.katowice.so.gov.pl |
Informacja dostępna pod: | Sąd Okręgowy w Katowicach, ul. Francuska 38, 40-028 Katowice pokój nr P.009 Sekcja ds. Zamówień Publicznych |
Okres związania ofertą: | 30 dni |
Kody CPV
79995100-6 | Usługi archiwizacyjne |
Wyniki
Nazwa części | Wykonawca | Data udzielenia | Wartość |
---|---|---|---|
Świadczenie usługi archiwizacyjnej: Sporządzenie elektronicznej ewidencji zasobu archiwalnego. | ARCHIDOC S.A. Katowice | 2012-12-18 | 76 000,00 |
Barometr Ryzyka NadużyćRaport końcowy na temat potencjalnego ryzyka nadużyć dla wskazanej części wyniku postępowania przetargowego. Data udzielenia: 2012-12-18 Dotyczy cześci nr: 1 Kody CPV: 799951006 Ilość podmiotów składających się na wykonawcę: 1 Kwota oferty w PLN: 76 000,00 zł Minimalna złożona oferta: 76 000,00 zł Ilość złożonych ofert: 4 Ilość ofert odrzuconych przez zamawiającego: 1 Minimalna złożona oferta: 76 000,00 zł Maksymalna złożona oferta: 592 000,00 zł |