Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pt. Pięćdziesięciolecie Wspólnej Polityki Rolnej - doświadczenia i perspektywy

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na kompleksowej organizacji konferencji pt. Pięćdziesięciolecie Wspólnej Polityki Rolnej - doświadczenia i perspektywy. W ramach zamówienia Wykonawca zapewni w szczególności: Kompleksową organizację i obsługę techniczną konferencji pt. Pięćdziesięciolecie Wspólnej Polityki Rolnej - doświadczenia i perspektywy w dniu 15 listopada 2012 r. w Warszawie, dla 120 uczestników, zgodnie z ramowym harmonogramem konferencji, stanowiącym Załącznik nr 7 do SIWZ. W ramach zadania Wykonawca zapewni: powołanie Sekretariatu Konferencji, odpowiedzialnego za: - sporządzenie list obecności oraz rejestrację uczestników konferencji, - przygotowanie streszczeń prezentowanych artykułów, - wydawanie identyfikatorów, szczegółowego programu konferencji oraz streszczeń prezentowanych artykułów, - udzielanie informacji ustnych i telefonicznych nt. konferencji. Wykonawca musi zapewnić minimum jeden numer telefonu stacjonarnego do obsługi Sekretariatu Konferencji. nabór i rejestrację uczestników konferencji - 120 osób będących pracownikami naukowymi polskich uczelni, instytutów badawczych oraz pracownikami administracji publicznej (Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi, agencji rządowych, ośrodków doradztwa rolniczego); salę konferencyjną wraz z jej obsługą organizacyjno-techniczną w dniu 15 listopada 2012 r., w godzinach 9:30-17:30, według ramowego harmonogramu konferencji, stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ, zgodnie z poniższymi wymaganiami: - położoną w Warszawie, - wyposażoną co najmniej w 120 miejsc siedzących, - wyposażoną w sprzęt multimedialny, - z zapewnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej (dostęp do szatni). Sala musi zostać oznakowana logotypami i sloganami określonymi w załączniku nr 6 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl; sporządzenie, realizację szczegółowego programu konferencji. Szczegółowy program zostanie sporządzony na podstawie ramowego harmonogramu konferencji, stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ. Szczegółowy program konferencji zostanie rozdany uczestnikom konferencji. Szczegółowy program konferencji musi zostać oznaczony logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 6 do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. wykładowców/prelegentów z odpowiednimi kwalifikacjami i doświadczeniem, np. nauczyciele akademiccy, pracownicy instytutów naukowych i administracji specjalizujący się w zagadnieniach związanych z funkcjonowaniem Wspólnej Polityki Rolnej; Prezentacje lub treści, abstrakty, konspekty przygotowane przez wykładowców/prelegentów dla uczestników konferencji muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 6 do SIWZ. 2 przerwy kawowe (ciastka, kawa, herbata, woda) w trakcie trwania konferencji dla wszystkich uczestników i wykładowców/prelegentów, podawane zgodnie z ramowym harmonogramem konferencji, stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ; obiad (zupa, danie mięsne z dodatkami oraz napój (sok)) dla wszystkich uczestników i wykładowców/prelegentów, zgodnie z ramowym harmonogramem konferencji, stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ; zapewnienie identyfikatorów dla 120 uczestników konferencji przeznaczonych do dystrybucji podczas i w związku z konferencją; Identyfikatory muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 6 do SIWZ zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl Konferencja odbędzie się w dniu 15 listopada 2012 roku. Zebranie artykułów nadesłanych na konferencję, recenzja, rozmieszczenie w kolejności alfabetycznej, skład, łamanie i druk publikacji pokonferencyjnej w formie zeszytu naukowego. W ramach zadania Wykonawca zapewni: zebranie artykułów z konferencji; recenzentów posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie do recenzji artykułów, recenzję artykułów; Każdy artykuł zostanie zrecenzowany przez dwóch recenzentów, anonimowo, na podstawie recenzji artykuły będą przyjmowane do publikacji lub odrzucane. Artykuły użyte w publikacji muszą uzyskać dwie pozytywne recenzje. skład i łamanie publikacji; druk publikacji w nakładzie 150 egzemplarzy zgodnie z poniższymi wymaganiami: - okładka: karton o gramaturze min. 280 g, - papier środek: offset III klasy, o gramaturze min. 80 g, - zadruk: środek: 1+1, dwustronny okładka: 4+0, folia błyszcząca, - ilość stron: 300, - rodzaj oprawy: klejona, - format: B5. Wykonawca musi uzyskać od osób, których artykuły będą użyte w publikacji zgodę na użycie ich w publikacji. Zamawiający wymaga przeniesienia autorskich praw majątkowych do ww. publikacji zarówno na siebie, jak i Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Publikacja zostanie opatrzona logotypami i sloganami określonymi w Załączniku nr 6 do SIWZ, zgodnie z Księgą Wizualizacji Znaku PROW dostępną na stronie www.minrol.gov.pl Publikacja zostanie dostarczona do siedziby Zamawiającego do dnia 14 grudnia 2012 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają załączniki do SIWZ. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 8 do SIWZ