Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej w obszarze współpracy jednostek organizacyjnych pomocy społecznej z innymi służbami pierwszego kontaktu działającymi na rzecz osób i rodzin będących w sytuacjach kryzysowych, skutkujących interwencją wraz z usługą trenerską, cateringową i przygotowaniem materiałów konferencyjnych

Toruń: Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej w obszarze współpracy jednostek organizacyjnych pomocy społecznej z innymi służbami pierwszego kontaktu działającymi na rzecz osób i rodzin będących w sytuacjach kryzysowych, skutkujących interwencją wraz z usługą trenerską, cateringową i przygotowaniem materiałów konferencyjnych


Numer ogłoszenia: 365396 - 2013; data zamieszczenia: 10.09.2013

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej w Toruniu , ul. Słowackiego 114, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 0-56 657 14 60, 0-56 657 14 70, faks 0-56 657 14 61.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.ropstorun.home.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej w obszarze współpracy jednostek organizacyjnych pomocy społecznej z innymi służbami pierwszego kontaktu działającymi na rzecz osób i rodzin będących w sytuacjach kryzysowych, skutkujących interwencją wraz z usługą trenerską, cateringową i przygotowaniem materiałów konferencyjnych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej współpracy jednostek organizacyjnych pomocy społecznej z innymi służbami pierwszego kontaktu działającymi na rzecz osób i rodzin będących w sytuacjach kryzysowych, skutkujących interwencją, wraz z usługą trenerską, cateringową i przygotowaniem materiałów konferencyjnych. Termin konferencji - 28.11.2013 r., ok. 150 uczestników. Konferencja adresowana jest do przedstawicieli jednostek wykonujących zadania w obszarze współpracy pomiędzy jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej a służbami pierwszego kontaktu, pracujących z osobami i rodzinami będącymi w kryzysie, z obszaru województwa kujawsko-pomorskiego: 1) pracowników i wolontariuszy instytucji pomocy i integracji społecznej (zgodnie z definicją w Szczegółowym Opisie Priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 z terenu województwa kujawsko-pomorskiego), 2) pracowników instytucji współpracujących z j.o.p.s. m.in.: policji, sądów, kuratorów, prokuratury, 3) pracowników samorządu terytorialnego, 4) pracowników Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu, 5) przedstawicieli i wolontariuszy organizacji pozarządowych. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia według opisu zawartego w załączniku nr 1 do SIWZ, a w szczególności do: 1) zorganizowania i przeprowadzenia konferencji zgodnie z zakresem wskazanym w ramowym programie konferencji określonym w załączniku nr 1 do SIWZ; 2) przygotowania w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia na konferencję, następnie wydrukowanie 350 zaproszeń oraz kart zgłoszeniowych i dostarczenie ich do siedziby Zamawiającego w terminie do 21 dni przed datą konferencji. 3) zrealizowania działań promocyjnych w ramach prowadzonej konferencji, zgodnie z treścią załącznika nr 1 do SIWZ oraz dostarczenie wszystkich materiałów przygotowanych w ramach działań promocyjnych do siedziby Zamawiającego; 4) zapewnienia przewozu z siedziby Zamawiającego, materiałów promocyjno-informacyjnych dla uczestników konferencji i dostarczenia ich na miejsce konferencji, a po zakończeniu konferencji przewozu niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego; 5) zapewnienia sali konferencyjnej, spełniających wymagania Zamawiającego, określone w załączniku nr 1 do SIWZ; 6) zapewnienia dla każdego uczestnika konferencji tematycznej materiałów konferencyjnych, zgodnie z treścią załącznika nr 1 do SIWZ; 7) rozdania wszystkim uczestnikom konferencji ankiet ewaluacyjnych oraz zebrania wypełnionych ankiet od minimum 80% uczestników; 8) wydania uczestnikom konferencji zaświadczeń o udziale w konferencji z wyszczególnieniem zakresu poruszanych zagadnień, liczby godzin, nazwisk prelegentów; 9) przygotowania sprawozdania z przeprowadzonej konferencji..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
80.59.00.00-6, 79.95.20.00-2, 55.30.00.00-3.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 28.11.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten będzie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje), należycie co najmniej 2 usługi, z których każda z nich polegała na zorganizowaniu minimum jednodniowego spotkania (np. konferencji, kongresu, seminarium) dla minimum 100 uczestników, odpowiadających swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia tj.: obejmującego również zapewnienie sal konferencyjnych, wyżywienia, wykładowców, przygotowanie i wydruków materiałów konferencyjnych, przy czym wartość każdej ze wskazanych w wykazie usług winna wynosić nie mniej niż 20 000,00 złotych brutto.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten będzie spełniony, jeżeli osoba prowadząca konferencję i prelegenci zdolni do wykonania zamówienia, którymi dysponuje Wykonawca lub którymi będzie dysponował na czas realizacji zamówienia, a którzy będą uczestniczyć w jego wykonywaniu, posiadają odpowiednie wykształcenie dla tematyki objętej niniejszą konferencją opisanej w załączniku nr 1 do SIWZ. Wykonawca winien dysponować: a) osobą prowadzącą - pełniącą funkcje moderatora dla konferencji, przy czym osoba ta winna posiadać min. 2-letnie praktyczne doświadczenie w moderacji i wystąpieniach publicznych odpowiadających tematyką zakresowi tematycznemu objętemu niniejszym zamówieniem, b) co najmniej 3 prelegentami, z których każdy brał udział jako prelegent w co najmniej 3 konferencjach, kongresach lub seminariach, odpowiadających tematyką zakresowi tematycznemu objętemu niniejszym zamówieniem.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełniania tego warunku nastąpi na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;
• wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Podpisany (zaparafowany) na każdej zapisanej stronie wzór umowy z klauzulą akceptuję wzór umowy, stanowiący załącznik nr 6 do SIWZ, 2. Pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolności finansowej jeśli Wykonawca polega na osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, 3. Wypełniony formularz Wykaz części zamówienia powierzonych do wykonania podwykonawcom w zakresie podwykonawstwa stanowiący załącznik nr 7 do SIWZ, jeżeli Wykonawca zamierza powierzyć część zamówienia (jego element) podwykonawcom. 4. Wykaz zrealizowanych (zorganizowanych) konferencji, sympozjów, kongresów lub seminariów o tematyce odpowiadającej tematyce objętej zamówieniem. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 9 do SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia załączonego wzoru wykazu. W przypadku, gdy Wykonawca samodzielnie sporządzi wykaz, wówczas jest zobowiązany do sporządzenia go zgodnie ze wzorem co do jego treści. 5. Wypełniony Wykaz uczestnictwa w konferencjach/kongresach/sympozjach/seminariach w charakterze prelegentów, stanowiący załącznik nr 10 do SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest do wypełnienia załączonego wzoru wykazu. W przypadku, gdy Wykonawca samodzielnie sporządzi wykaz, wówczas jest zobowiązany do sporządzenia go zgodnie ze wzorem co do jego treści

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 40
• 2 - Doświadczenie Wykonawcy w organizacji konferencji, sympozjów, kongresów lub seminariów o tematyce odpowiadającej tematyce objętej zamówieniem - 30
• 3 - Doświadczenie prelegentów w zakresie uczestnictwa w konferencjach-kongresach-sympozjach lub seminariach w charakterze prelegentów - 30

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający wymaga zawarcia umowy zgodnie ze wzorem umowy, stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ. 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w zakresie i na warunkach opisanych w wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SIWZ. 3. Ponadto dopuszcza się możliwość zmiany miejsca prowadzenia konferencji w stosunku do zaproponowanego przez Wykonawcę w ofercie jedynie jeżeli przeprowadzenie jej w miejscu wynikającym z wybranej oferty stało się niemożliwe w wyniku działania siły wyższej takiej jak pożar, powódź, zalanie itp. W wypadku zaistnienia takiej okoliczności Wykonawca jest zobowiązany udowodnić jej zaistnienie Zamawiającemu. Nowe (w stosunku do zaproponowanego) miejsce musi odpowiadać standardom wskazanym w SIWZ. 4. Wszelkie zmiany umowy wynikają obopólnej zgody stron.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.ropstorun.home.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej ul. Słowackiego 114 87-100 Toruń pokój nr 36.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
20.09.2013 godzina 10:00, miejsce: Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej ul. Słowackiego 114 87-100 Toruń pokój nr 21.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zadanie realizowane będzie w ramach projektu systemowego Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu pn. Akademia pomocy i integracji społecznej - wsparcie kadr, w ramach Priorytetu VII Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Promocja integracji społecznej, Działanie 7.1 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji, Poddziałanie 7.1.3. Podnoszenie kwalifikacji kadr pomocy i integracji społecznej, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak