ORGANIZACJA ZAPLECZA KONFERENCJI - XVI SYMPOZJUM - WSPÓŁCZESNE PROBLEMY HYDROGEOLOGII - ORGANIZOWANEJ PRZEZ WYDZIAŁ GEOLOGII UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO - ZP/13/38/2012

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja zaplecza konferencji - XVI Sympozjum - Współczesne Problemy Hydrogeologii dla ok. 220-270 osób (dokładna liczba uczestników zostanie podana w terminie do 10 dni przed rozpoczęciem konferencji), w ośrodku co najmniej **** (4-gwiazdkowym), nie stanowiącym zwartej zabudowy, otoczonym zielenią, położonym na prawym brzegu Wisły, w oddaleniu od głównych ciągów komunikacyjnych (drogi sklasyfikowane jako: autostrady, drogi krajowe oraz drogi wojewódzkie), w odległości nie większej niż 50 km na północ od Warszawy (od Dworca Centralnego do ośrodka), obejmująca: 1)usługi hotelarskie; 2)usługi restauracyjne; 3)przewóz osób; 4)udostępnienie sal konferencyjnych ze sprzętem multimedialnym; 5)zapewnienie zaplecza rekreacyjnego; 6)organizację uroczystej kolacji i ogniska/grilla z zapewnieniem stanowiska do oprawy muzycznej. 2.Oferty deklarujące odległość większą niż 50 km od Dworca Centralnego PKP zostaną odrzucone. 3.Przedmiotem zamówienia jest ośrodek o standardzie co najmniej **** (4-gwiazdkowym); oferty proponujące ośrodki o niższym standardzie zostaną odrzucone. 4.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - stanowi Załącznik Nr 1 do Specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej Specyfikacją lub SIWZ - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Dokładne uzgodnienia nastąpią w trakcie negocjacji z Wykonawcami. 5.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił wyłączność swojego ośrodka, który oferuje do organizacji zaplecza konferencji, tak aby Zamawiający w trakcie konferencji nie musiał go dzielić z innymi gośćmi. 6.Przygotowując ofertę Wykonawca musi uwzględnić wszystkie elementy niezbędne do zrealizowania zamówienia. Zamawiający nie odpowiada za to, że Wykonawca pominął jakiś element przy wycenie usługi. 7.Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert równoważnych. 8.Wykonawcy zobowiązani są do zapoznania się z przedmiotem zamówienia. 9.Ewentualne zapytania dotyczące przedmiotu zamówienia prosimy kierować bezpośrednio do Zamawiającego na adres podany w niniejszej Specyfikacji. 10.Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 11.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 12.Zamawiający zastrzega, że podwykonawcom nie wolno powierzyć następującego zakresu zamówienia - usługi hotelarskie. 13.Odległość od Dworca Centralnego PKP w Warszawie będzie obliczana na podstawie trasy wyznaczonej od Dworca do ośrodka na mapie Targeo w następujący sposób: na stronie www.targeo.pl w tabelce - wyznaczanie trasy - wpisujemy w polu [start - miejscowość]: Warszawa, adres: Al. Jerozolimskie 54, Dworzec Centralny PKP; natomiast w polu [koniec - miejscowość]: nazwa miejscowości gdzie znajduje się oferowany ośrodek, adres: nazwa lub adres ośrodka. Następnie klikamy na - wyznacz - i przechodzimy do mapy z wyznaczoną trasą i podaną odległością. 14.Pomiar powinien być dokonany dla autokarów i autobusów ok. godziny 12:00 w ciągu dnia, aby wszyscy Wykonawcy dokonali pomiaru o tej samej porze (pomiary tej samej odległości dokonywane o różnych godzinach mogą się różnić). 15.Do oferty należy załączyć wydruki każdego z następujących po sobie kroków (mapkę wraz z rozpisaną trasą, tak aby wyraźnie widać było odległość). Wydruk powinien umożliwiać sprawdzenie godziny wyznaczania trasy (np. wydruk nie później niż do 15 minut po jej wyznaczeniu)