Dostawa i wdrożenie cyfrowego archiwum dokumentów dla Powiatowego Urzędu Pracy w Słubicach

Słubice: Dostawa i wdrożenie cyfrowego archiwum dokumentów dla Powiatowego Urzędu Pracy w Słubicach


Numer ogłoszenia: 411264 - 2012; data zamieszczenia: 22.10.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - dostawy

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiatowy Urząd Pracy w Słubicach , ul. Piłsudskiego 19, 69-100 Słubice, woj. lubuskie, tel. 0-95 758 3608, faks 0-95 758 3609.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.pupslubice.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa i wdrożenie cyfrowego archiwum dokumentów dla Powiatowego Urzędu Pracy w Słubicach.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
dostawy.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Zamówienie obejmuje: -dostawę oprogramowania pełniącego rolę systemu zarządzania dokumentami współpracującego z oprogramowaniem SYRIUSZ STD, -minimum 12 miesięczną opiekę serwisową dla dostarczonego oprogramowania, -instalację dostarczonego oprogramowania wraz z konfiguracją i uruchomieniem elementów integracji z oprogramowaniem SYRIUSZ STD, -szkolenie wskazanej osoby w zakresie administracji oprogramowaniem, -szkolenie wskazanej osoby w zakresie realizacji zadań archiwisty z wykorzystaniem funkcjonalności dostępnych w dostarczonym oprogramowaniu, -szkolenie, konsultacje grupowe lub indywidualne dla osób obsługujących dostarczone oprogramowanie -szkolenia muszą zostać potwierdzone stosownymi certyfikatami-zaswiadczeniami dla każdej przeszkolonej osoby Dostarczone oprogramowanie musi spełniać poniższe wymagania. Możliwości systemu -Możliwość elektronicznego przechowywania kopii dokumentów. -Wskazanie czasu, miejsca i pracownika przechowującego teczkę. -Pozwala na zastosowanie technologii kodów kreskowych ułatwiających proces wypożyczeń. -Każde działanie jest w systemie rejestrowane. -Rozwiązanie dostępne z każdego miejsca w organizacji dzięki technologii klient-serwer -Podstawowe operacje (przekazania, zamówienia teczki) dostępne są z głównego okna programu. -Integracja z oprogramowaniem SYRIUSZ STD w trybie ciągłym - online. -Podgląd skanów dokumentów. -Podgląd elektronicznej wersji dokumentów znajdujących się w archiwum poza urzędem. -Zapewnienie bezpieczeństwa informacji dzięki możliwości zarządzania uprawnieniami dostępu. -Możliwość dostosowania tabeli ewidencji akt do indywidualnych potrzeb. Użytkownicy aplikacji Dostęp do aplikacji będą mieli jedynie autoryzowani użytkownicy. Liczba użytkowników aplikacji -30 licencji dostępowych. Użytkownicy aplikacji muszą mieć możliwość przypisania do jednej lub wielu z ról: -Administrator -Zarządzanie użytkownikami, przypisywanie użytkowników do ról -Zarządzanie rolami (tworzenie ról i ich edycja) -Archiwista -Zarządzanie aktami (dodawanie, usuwanie, edycja) -Wypożyczanie akt użytkownikom -Zmiana stałego miejsca akt -Edycja słowników (drzewo miejsc użytkowania, nowe kategorie akt) -Użytkownik standardowy -Przeglądanie akt, wypożyczanie Aplikacja musi odzwierciedlać podział administracyjny organizacji (wydziały, referaty itd). Każdy pracownik przypisany będzie do konkretnej komórki organizacyjnej. Rodzaj roli i funkcje do niej przypisane i definiowane są przez administratora. Funkcjonalności aplikacji -Baza danych archiwum. Baza danych archiwum przechowywała będzie informacje o zgromadzonych w archiwum aktach. Umożliwiać będzie dodawanie i edycję kartotek akt oraz wyszukiwanie akt według kryteriów użytkownika. Słownik miejsc użytkowania Każdy pracownik oraz wszystkie akta muszą mieć możliwość przypisania miejsca pracy (użytkowania). Słownik miejsc użytkowania będzie miał strukturę drzewiastą pozwalającą zdefiniować wszystkie wymagane miejsca użytkowania na różnym poziomie szczegółowości (np. budynek-piętro-pokój-szafa-półka). Możliwa będzie pełna edycja słownika. Słownik kategorii archiwalnych Słownik kategorii archiwalnych akt, wraz z datami przechowywania: A, B5 B10, B50, Be itd. wg aktualnie obowiązujących przepisów w tym zakresie. (Rzeczowy Wykaz Akt) Słownik rodzajów akt Słownik rodzajów akt będzie miał strukturę drzewiastą i pozwoli na samodzielne definiowanie rodzajów akt wymaganych przez daną organizację. Pozwoli to na zachowanie porządku oraz systematykę podziału akt oraz wygodne filtrowanie. Dodatkowo każda grupa akt będzie miała przypisany jeden z dostępnych typów akt. Typy akt Definiują pola dostępne dla kartoteki akt: np. Akta osobowe, akta księgowe itd. Wyszukiwanie Moduł wyszukiwania musi dawać możliwość przeszukiwania archiwum uwzględniając wszystkie pola w nim dostępne. Możliwe będą trzy rodzaje wyszukiwania: -Wyszukiwanie proste: podane słowa szukane będą w dowolnym polu projektu. -Wyszukiwanie zaawansowane: wyszukane zostaną akta spełniające zadane kryteria, możliwe jest ustalenie kryteriów dla dowolnych pól w karcie akt. Dodatkowo możliwe jest wyszukiwanie akt po danych historii wypożyczeń. -Wyszukiwanie wg filtrów: każde wyszukiwanie zaawansowane można zapisać jako filtr do późniejszego użycia. Wynikiem wyszukiwania będzie lista wszystkich akt pasujących do zadanych kryteriów. Z poziomu listy można będzie otworzyć karty dowolnej liczby wyszukanych akt. -Karta akt. Każde akta (teczka) będą posiadać w bazie swoją kartę przechowującą wszystkie informacje dotyczące utworzenia akt oraz ich historii. Informacje dostępne na karcie akt: -Nazwa -Opis -Wewnętrzny Numer Identyfikacyjny -Kod kreskowy -Numer ewidencyjny -PESEL - system samodzielnie będzie weryfikował ilość znaków oraz zgodność nr PESEL osoby bezrobotnej z jej datą urodzenia -Rodzaj akt -Data utworzenia -Twórca akt -Data ostatniego przeglądania -Ostatni oglądający -Data ostatniej zmiany -Ostatni zmieniający -Liczba dokumentów w teczce -Liczba stron w teczce -Lista dokumentów -Lokalizacja podstawowa -Lokalizacja bieżąca -Użytkownik bieżący -Historia wypożyczeń -Daty najstarszego i najnowszego dokumentu Lista dokumentów Każda karta akt będzie zawierała listę dokumentów wchodzących w skład akt. Możliwa będzie pełna edycja listy dokumentów. Każdy dokument posiadać będzie informacje: -Nazwa -Opis -Data dodania -Twórca -Data ostatniej edycji -Edytor -Liczba stron -Typ dokumentu np. rodzaj wydawnictwa oprogramowania SYRIUSZ STD Każda teczka będzie miała możliwość rozdzielenia dokumentów w niej zawartych na odrębne foldery (np. zaświadczenia, certyfikaty, karty bezrobotnego). Ułatwi to przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów. Dodatkowo system automatycznie będzie zachowywać datę ważności dokumentu (od najbardziej aktualnego do najstarszego). Dodatkowo z pozycji strony głównej aplikacji możliwe będzie sprawdzenie jaka jest ilość stron, folderów i dokumentów. c. Moduł wypożyczeń Moduł wypożyczeń umożliwiać będzie automatyczną rejestrację zmiany miejsca użytkowania akt oraz użytkownika. Możliwe będzie wypożyczanie akt z archiwum oraz przekazywanie akt pomiędzy pracownikami. Scenariusz wypożyczenia akt: 1.Użytkownik potrzebujący akt -wyszukuje je w systemie archiwum: widoczna jest informacja o użytkowniku i miejscu użytkowania akt (lub archiwum) -naciska przycisk Zamów: Na pulpicie użytkownika pojawia się informacja o zamówieniu , a do obecnego użytkownika akt zostaje wysłana wiadomość. 2.Obecny użytkownik akt (lub archiwista): -Otrzymuje powiadomienie o zamówieniu na akta -Akceptuje lub odmawia wydania akt (odmowa, akceptacja, gotowe do odbioru) 3.Użytkownik zamawiający -Otrzymuje odpowiedź na zamówienie -Odmowa -Akceptacja (czeka na informacje o gotowości zamówienia) -Gotowe - idzie odebrać 4.Odbiór zamówienia -Użytkownik wydający oznacza zamówienie jako zrealizowane, system automatycznie rejestruje przekazanie(wypożyczenie) -Powiadomienia użytkowników W zakładce pulpit dostępna będzie lista -zadań dla użytkownika- na której widoczne będą wszystkie zamówienia w realizacji wystawione przez użytkownika lub do niego skierowane. W momencie pojawienia się nowego zamówienia lub zmiany statusu zamówienia np. zmiana statusu na -gotowy do odbioru- użytkownik jest informowany poprzez wyskakujące okienko komunikatu lub dialogu. Pojawieniu się okienka towarzyszy dźwięk podobnie jak w komunikatorach internetowych. Aby użytkownik otrzymywał powiadomienia wystarczy, że jest zalogowany w systemie archiwum, okno przeglądarki może być zminimalizowane. Wypożyczenia stałe i czasowe Stałym miejscem przechowywania akt jest archiwum, jednak często akta pozostają w ciągłym użyciu w związku z tym możliwe są dwa rodzaje wypożyczeń: -Wypożyczenia stałe Możliwe są tylko z archiwum i tam też muszą zostać zwrócone z wypożyczenia stałego. Podczas wypożyczenia stałego miejsce przechowywania akt jest zależne od wypożyczającego użytkownika. -Wypożyczenia tymczasowe Możliwe zarówno z archiwum jak i pomiędzy użytkownikami. Użytkownik może samodzielnie wybrać datę zwrotu akt. Aplikacja pozwala na dokonywanie operacji grupowych na teczkach. Teczki zostają przeniesione do pola -Koszyk- w zakładce Pulpit. Dokumenty wypożyczeń Podczas wypożyczenia akt możliwe będzie wygenerowanie karty wypożyczenia akt. Podczas zwrotu akt możliwe również będzie wygenerowanie dokumentu: potwierdzenie zwrotu akt. Raporty wypożyczeń Możliwe będą do wygenerowania następujące raporty wypożyczeń -Lista wypożyczeń danej teczki w zadanym okresie czasu -Lista wypożyczeń (korzystania z akt) akt przez wybranego użytkownika -Kartoteki elektroniczne System pozwalać będzie na rozszerzenie funkcjonalności listy dokumentów akt o możliwość przechowywania ich wersji elektronicznej. Możliwa jest aktualizacja elektronicznej wersji dokumentu poprzez wgranie nowego pliku. System przechowuje pełną historię wgrywanych wersji dokumentów. Możliwe będzie wczytywanie dokumentów w formatach graficznych i PDF. e. Kody kreskowe Aplikacja umożliwiać będzie wydruk kodów kreskowych dla akt. Kod kreskowy w jednoznaczny sposób identyfikuje akta. Czytnik kodów kreskowych Zastosowanie czytnika kodów kreskowych podłączonego do komputera pozwala na automatyczne wyszukiwanie akt. Jest to szczególnie wygodne podczas wypożyczania, oraz zwracania akt z archiwum. Wystarczy otworzyć okno wyszukiwania a następnie zeskanować kod akt a karta akt zostanie otwarta automatycznie. -Moduł digitalizacji Aplikacja umożliwiać będzie użytkownikom wprowadzanie elektronicznej wersji dokumentów przy pomocy sieciowych urządzeń skanujących. Dokumenty po zeskanowaniu trafiają do określonej przez użytkownika teczki. System umożliwia zarówno skanowanie jedno jak i wielostronicowych dokumentów. Zeskanowane dokumenty należy następnie nazwać, opisać oraz przyporządkować do odpowiedniej kategorii akt. -Moduł paczek Umożliwiać będzie zarządzanie paczkami dokumentów i prowadzenie rejestru teczek przekazanych do archiwum zewnętrznego. Dodatkowo podczas tworzenia paczki dokumentów system generuje niezbędne dokumenty, wykorzystywane w procesie przekazywania dokumentacji do archiwów zewnętrznych. Funkcjonalności modułu paczek: -organizowanie teczek w paczki i wysyłanie paczek do archiwów zewnętrznych -przeglądanie zawartości teczek znajdujących się w archiwach zewnętrznych -dodawanie teczek do paczek oczekujących na wysłanie do archiwum zewnętrznego -zamawianie teczek z archiwów zewnętrznych -generowanie protokołów przyjęcia i wydania dla paczek -Skanowanie z przeglądarki Moduł skanowania z przeglądarki umożliwiać będzie skanowanie dokumentów podczas pracy z systemem bezpośrednio z przeglądarki internetowej, w której pracuje użytkownik. Podczas skanowania istnieje możliwość konfiguracji podstawowych parametrów skanowania (rozdzielczość, tryb kolorów, dokument wielostronicowy, itp.), a także podglądu i korekty zeskanowanego obrazu (np. obrót, przycięcie, rozjaśnienie). Funkcjonalności modułu skanowania z przeglądarki: -skanowanie oraz załączanie dokumentów do teczki bez potrzeby uruchamiania dodatkowego oprogramowania (oprogramowania skanera) -podstawowa obróbka graficzna skanowanego dokumentu (obracanie, przycinanie, korekcja kolorów) -Integracja z oprogramowaniem SYRIUSZ STD Moduł integracji systemu z oprogramowaniem SYRIUSZ STD obejmuje synchronizację kont użytkowników, kartotek bezrobotnych, organizacji, pracobiorców oraz dokumentów. Umożliwiać będzie automatyczny import wszystkich lub wybranych kont użytkowników systemu SYRIUSZ STD. Moduł pozwala także na pełną synchronizację kartotek: bezrobotnych, organizacji i pracobiorców. Dzięki integracji dokumenty generowane w programie SYRIUSZ STD dostępne są w wersji elektronicznej w aplikacji. Funkcjonalności modułu integracji: -import kont użytkowników z oprogramowania SYRIUSZ STD wraz z przypisanymi rolami -konta użytkowników tworzone w oprogramowaniu SYRIUSZ STD synchronizowane są na bieżąco z aplikacją -logowanie do systemu przy użyciu loginu i hasła z oprogramowania SYRIUSZ STD -podgląd teczki przechowywanej w systemie wywoływany bezpośrednio z poziomu oprogramowania SYRIUSZ STD -możliwość automatycznego zapisania dokumentu wygenerowanego w oprogramowaniu SYRIUSZ STD w elektronicznej teczce w aplikacji -zdefiniowanie w oprogramowaniu SYRIUSZ STD podstawowych kryteriów wyszukiwania dokumentów przechowywanych w systemie -dostępność w aplikacji zaawansowanego wyszukiwania dokumentów z poziomu listy wyników zapytania wywołanego z oprogramowania SYRIUSZ STD Technologia aplikacji System funkcjonował będzie w architekturze klient - serwer jako aplikacja webowa, tzn. jako klienta wykorzystuje przeglądarkę internetową. Minimalne wersje wspieranych przeglądarek internetowych: -Firefox 4.x -Internet Explorer 8.x -Google Chrome 10.x Instalacja systemu na serwerze możliwa będzie z wykorzystaniem systemów operacyjnych rodziny Windows lub Linux. Środowisko potrzebne do uruchomienia systemu na serwerze (silnik bazy danych, serwer http) będzie wykorzystywało oprogramowanie o otwartym kodzie źródłowym. System nie będzie posiadał ograniczeń co do wielkości pojedynczego pliku ani do ilości obsługiwanych dokumentów i teczek. Obsługiwane formaty plików: -pdf, jpg, png, bmp, gif - możliwy podgląd dokumentów w systemie. -inny dowolny format pliku dokumentu (np. doc, odt, xls) - możliwe wywołanie podglądu pliku przy pomocy zewnętrznego programu zainstalowanego na komputerze klienta Zamawiający informuje, że: -jest użytkownikiem oprogramowania SYRIUSZ STD. -nie posiada praw autorskich oraz kodów źródłowych do oprogramowania SYRIUSZ STD..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.31.10.00-1, 72.26.50.00-0.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.11.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełnienia warunków będzie dokonana na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik 3 do SIWZ Działalność prowadzona na potrzeby przedmiotu zamówienia nie wymaga posiadania specjalnych uprawnień.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełnienia warunków będzie dokonana na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 3 oraz załącznika nr 5 do SIWZ. Na potwierdzenie niezbędnej wiedzy i doświadczenia Wykonawcy winni wykazać, że w ciągu ostatnich trzech lat wykonali, co najmniej jedną usługę lub dostawę o podobnym przedmiocie zamówienia (dostawa oprogramowania, konfiguracja oprogramowania e-archiwum itp.) o wartości nie mniejszej niż 20 000 zł netto

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełnienia warunków będzie dokonana na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełnienia warunków będzie dokonana na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Ocena spełnienia warunków będzie dokonana na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Wypełniony i podpisany Formularz cenowy- zgodnie z załącznikiem nr 2 do SIWZ. Wypełniony i podpisany Formularz ofertowy- zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.pupslubice.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Powiatowy Urząd Pracy w Słubicach, ul. Piłsudskiego 19, 69-100 Słubice.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
30.10.2012 godzina 10:00, miejsce: Powiatowy Urząd Pracy w Słubicach, ul. Piłsudskiego 19, 69-100 Słubice.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
do 30.11.2012.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie