Świadczenie przez wykonawcę usług gastronomicznych podczas uroczystego bankietu organizowanego przez Prezydenta Wrocławia dla gości VII Międzynarodowej Konferencji Medioznawczej Europy Środkowo - Wschodniej, który odbędzie się w dniu 12.06.2014

Wrocław: Świadczenie przez wykonawcę usług gastronomicznych podczas uroczystego bankietu organizowanego przez Prezydenta Wrocławia dla gości VII Międzynarodowej Konferencji Medioznawczej Europy Środkowo - Wschodniej, który odbędzie się w dniu 12.06.2014 r. w budynku Starej Giełdy


Numer ogłoszenia: 168323 - 2014; data zamieszczenia: 04.08.2014

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Wrocław Urząd Miejski Wrocławia, pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 71 7779230, 7779231, faks 71 7779229.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie przez wykonawcę usług gastronomicznych podczas uroczystego bankietu organizowanego przez Prezydenta Wrocławia dla gości VII Międzynarodowej Konferencji Medioznawczej Europy Środkowo - Wschodniej, który odbędzie się w dniu 12.06.2014 r. w budynku Starej Giełdy.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Świadczenie przez wykonawcę usług gastronomicznych podczas uroczystego bankietu organizowanego przez Prezydenta Wrocławia dla gości VII Międzynarodowej Konferencji Medioznawczej Europy Środkowo - Wschodniej, który odbędzie się w dniu 12.06.2014 r. w budynku Starej Giełdy.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
09.06.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• ADMI Sp. z o.o. Gastronomia, pl. Solny 16, 50-062 Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 21600,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  21400,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  21400,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  21400,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  - uniknięcie naruszenia zasady celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, usługa może być świadczona przez jednego wykonawcę; - uniemożliwienie terminowej realizacji - ustawodawca wskazuje, że dla skorzystania z tej przesłanki istotny jest sam fakt zagrożenia terminów do realizacji zamówienia w innej procedurze. Żadne inne okoliczności takie, jak np. staranność zamawiającego, możliwość przewidzenia przeszkód w dochowaniu terminów czy też wina jakiegokolwiek podmiotu z punktu widzenia tego przepisu nie są istotne; - brak możliwości precyzyjnego oszacowania przedmiotu zamówienia; Przedmiotem zamówienia są usługi restauracyjne, które należą do kategorii usług o charakterze niepriorytetowym. W omawianym przypadku mamy do czynienia z usługami restauracyjnymi o specjalnym przeznaczeniu, tj. realizowaną dla tzw. grupy osób zaliczanych do VIP, będących gośćmi Gminy Wrocław. Specyfika tych usług związana jest z charakterem działalności prowadzonej przez Biuro Prezydenta, tzn. wymaga szczególnego podejścia przy podejmowaniu ważnych, krajowych i międzynarodowych gości, m.in. oczekiwania najwyższego poziomu jakości ich świadczenia oraz uwzględnienia okoliczności i procedur bezpieczeństwa w danym miejscu. W roku 2014 mija 25 lat od początku przemian demokratycznych w Europie Środkowo-Wschodniej i pojawienia się wolnych mediów. Z tej okazji, w ramach sieci CEECOM Central and East European Communication and Media Conferences, w dniach 12-14 czerwca 2014 roku we Wrocławiu, odbędzie się międzynarodowa konferencja pt. Changing Media and Democracy: 25 Years of Media Freedom and Public Sphere in Central and East Europe. Na konferencji wygłosi referaty prawie 200 naukowców, badaczy i praktyków mediów ze wszystkich krajów Europy Środkowo-Wschodniej, a także z Europy Zachodniej, obu Ameryk, Afryki i Azji. Obecne będą też polskie i światowe sławy naukowe w obszarze medioznawstwa, m.in.: Jane L. Curry, Wolfgang Donsbach, Peter Gross, David H. Weaver i wielu innych. Odbędzie się również benefis profesora Walerego Pisarka i sesja poświęcona pamięci Karola Jakubowicza. Organizatorami konferencji są: Polskie Towarzystwo Komunikacji Społecznej, Uniwersytet Wrocławski, Europejskie Stowarzyszenie Badań nad Komunikacją i Edukacją ECREA oraz Międzynarodowe Towarzystwo Komunikologiczne (ICA). Patronami konferencji są: Marszałek Województwa Dolnośląskiego, Rektor Uniwersytetu Wrocławskiego oraz Rektor Dolnośląskiej Szkoły Wyższej, a partnerami - Agencja Rozwoju Aglomeracji Wrocławskiej oraz portal www.wroclaw.pl. Patronat honorowy nad wydarzeniem objął Prezydent Wrocławia Rafał Dutkiewicz. W związku z powyższym w dniu 12 czerwca 2014 r. w budynku Starej Giełdy, zlokalizowanym na Placu Solnym we Wrocławiu, odbędzie się uroczysty bankiet wydawany przez Prezydenta Wrocławia dla gości VII Międzynarodowej Konferencji Medioznawczej Europy Środkowo-Wschodniej. Celem powyższego zamówienia jest zapewnienie na najwyższym poziomie obsługi restauracyjnej tego wydarzenia. Charakter i jego ranga powodują, że wykonawca musi wykazać się ogromnym doświadczeniem, należytą starannością i rzetelnością w wykonaniu usługi. Jakość w/w usług ma bezpośredni wpływ na postrzeganie Miasta Wrocławia zarówno przez zaproszonych gości, jak też przez mieszkańców. Ze względu na rangę i liczbę zaproszonych gości wybitnych specjalistów ze świata komunikacji i medioznawstwa, charakter konferencji oraz cel spotkania - wymiana doświadczeń w obszarze komunikacji i współczesnych mediów, przedstawienie Wrocławia jako miasta atrakcyjnego kulturalnie i turystycznie, uczczenie wieloletniego dorobku naukowo-badawczego profesora Walerego Pisarka zdecydowano, że jedynym odpowiednim miejscem dla w/w wydarzenia będzie zabytkowy, pochodzący z początku XIX wieku budynek Starej Giełdy na Placu Solnym we Wrocławiu. Najważniejszym kryterium wyboru miejsca, poza lokalizacją w ścisłym centrum miasta, czynnikami jakościowymi, względami ekonomicznymi, możliwościami technicznymi oraz organizacyjnymi, jest fakt, że budynek Starej Giełdy stanowi jeden z najbardziej interesujących przykładów zabytkowej architektury Wrocławia. Z uwagi na to, że w 2016 roku Wrocław będzie piastował prestiżowy tytuł Europejskiej Stolicy Kultury, prezentowanie szerokiemu gronu tego typu przykładów wrocławskiej kultury jest niezwykle ważne ze względów wizerunkowych oraz promocyjnych Miasta Wrocławia w Polsce, Europie i na świecie. W tym miejscu należy wskazać na szczególny charakter przedmiotowego zamówienia powodujący, że można udzielić go tylko wskazanemu wykonawcy. Przedmiotową usługę gastronomiczną na najwyższym poziomie we wskazanym miejscu tj. budynek Starej Giełdy może świadczyć jeden jedyny wykonawca (ADMI Sp. z o.o. Gastronomia, Plac Solny 16, 50-062 Wrocław), którego wyznaczył właściciel wnętrz budynku Starej Giełdy, w których odbędzie się spotkanie (ADMI Sp. z o.o., Plac Solny 16, 50-062 Wrocław). Z uwagi na fakt, że właściciel nie wyraża zgody na wprowadzenie innych podwykonawców usług gastronomicznych, konieczne jest udzielenie powyższego zamówienia wskazanemu wykonawcy. Jednocześnie należy podkreślić, że wskazany wykonawca posiada odpowiednie doświadczenie i wszelkie, niezbędne kompetencje do realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z protokołem dyplomatycznym, zachowaniem zasad bezpieczeństwa oraz najwyższej jakości świadczonych usług, posiada również niezbędne zaplecze techniczno-gastronomiczne konieczne do świadczenia usługi. Mając na uwadze powyższe, jednoznacznie należy stwierdzić, że opisany charakter prowadzonej działalności oraz stwierdzone fakty mają charakter zasadniczy. Ponadto, udzielenie przedmiotowego zamówienia innemu podmiotowi na terenie Starej Giełdy w zakresie usług restauracyjnych o tak wysokim standardzie, mając na uwadze charakter spotkania i rangę gości, jest ze względów technicznych i obiektywnych (niezależnych od Zamawiającego) niemożliwe, a powyższe okoliczności w obecnym stanie prawnym mają charakter nieprzezwyciężalny. Realizacja zamówienia w pełnej procedurze trybów podstawowych uniemożliwi terminowe wykonanie zamówienia. Mając nawet zaplanowany na to wydarzenie budżet, nie jest bowiem możliwe, dokładając wszelkiej należytej staranności przy realizacji usługi, aby oszacować precyzyjnie przedmiot zamówienia, ponieważ dopiero po potwierdzeniu przez uczestników konferencji obecności wiadoma będzie ostateczna liczba osób biorących w niej udział, która zdecyduje o ostatecznym charakterze bankietu oraz wielkości zamówienia. Zamawiający nie jest zatem w stanie do dnia dzisiejszego określić pełnego zakresu ani wartości zamówienia. Zastosowanie ma więc art. 5 ust. 1a pkt. 4 ustawy prawo zamówień publicznych. Należy także pamiętać, że wszczynając postępowanie zgodnie z trybami konkurencyjnymi, zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, z tym, że w przypadku dostaw i usług termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Mogłoby to spowodować, że nie zorganizowano by uroczystego bankietu dla gości konferencji ze względów proceduralnych. W opisanej sytuacji zamawiający, przy zachowaniu należytej staranności, nie może zastosować innego trybu niż zamówienie z wolnej ręki, gdyż mogłoby to uniemożliwić realizację świadczenia usługi restauracyjnej. Niezastosowanie w/w trybu doprowadziłoby do sytuacji, w której zamawiający musiałby zrezygnować z świadczenia usługi uroczystego bankietu dla gości konferencji. Głównym, oczywistym powodem, dla którego nie można przeprowadzić postępowania w trybie konkurencyjnym jest także brak możliwości oszacowania przedmiotu zamówienia z należytą starannością, tj. zgodnie z art. 29 ustawy prawo zamówień publicznych. Sformułowanie przewidywana ilość uczestników do 180 osób jest niejednoznaczne i co więcej jako takie nieuczciwe w rozumieniu art. 7 ustawy prawo zamówień publicznych. Na ten moment nie wiadomo również, czy liczba uczestników spotkania nie wzrośnie. Niemniej jednak, specyfika wydarzenia wymaga, aby wykonawca świadczący usługę był nieprzerwanie w pełnej gotowości do jej realizacji. Zatem, jedynym rozwiązaniem, aby w tych okolicznościach udzielić zamówienia zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych będzie udzielenia zamówienia zgodnie z art. 67 ust 1 pkt 1 lit. a oraz art. 5 ust. 1a. W związku z powyższym, wybór innego trybu mógł doprowadzić do naruszenia zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, tj. zwiększenia kosztów usługi bez gwarancji uzyskania oczekiwanego efektu. Skutkowałoby to także nie wywiązaniem się naszej jednostki ze zobowiązania dołożenia wszelkich niezbędnych i słusznych starań, aby uroczysty bankiet odbył się na najwyższym poziomie.