Świadczenie przez wykonawcę usług gastronomicznych podczas uroczystego bankietu organizowanego przez Prezydenta Wrocławia dla gości VII Międzynarodowej Konferencji Medioznawczej Europy Środkowo - Wschodniej, który odbędzie się w dniu 12.06.2014

Wrocław: Świadczenie przez wykonawcę usług gastronomicznych podczas uroczystego bankietu organizowanego przez Prezydenta Wrocławia dla gości VII Międzynarodowej Konferencji Medioznawczej Europy Środkowo - Wschodniej, który odbędzie się w dniu 12.06.2014 r. w budynku Starej Giełdy.


Numer ogłoszenia: 168189 - 2014; data zamieszczenia: 04.08.2014

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Wrocław Urząd Miejski Wrocławia, pl. Nowy Targ 1-8, 50-141 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. 71 7779230, 7779231, faks 71 7779229.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Świadczenie przez wykonawcę usług gastronomicznych podczas uroczystego bankietu organizowanego przez Prezydenta Wrocławia dla gości VII Międzynarodowej Konferencji Medioznawczej Europy Środkowo - Wschodniej, który odbędzie się w dniu 12.06.2014 r. w budynku Starej Giełdy..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Świadczenie przez wykonawcę usług gastronomicznych podczas uroczystego bankietu organizowanego przez Prezydenta Wrocławia dla gości VII Międzynarodowej Konferencji Medioznawczej Europy Środkowo - Wschodniej, który odbędzie się w dniu 12.06.2014 r. w budynku Starej Giełdy..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
09.06.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
11.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• ADMI Sp. z o.o. Gastronomia, pl. Solny 16, 50-062 Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 21600,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  21240,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  21240,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  21240,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Powody zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki (podać uzasadnienie faktyczne i prawne): art. 66 w zw. z art. 5 ust 1 a oraz art. 67 ust 1 pkt 1 lit. a ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) - uniknięcie naruszenia zasady celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, usługa może być świadczona przez jednego wykonawcę; - uniemożliwienie terminowej realizacji - ustawodawca wskazuje, że dla skorzystania z tej przesłanki istotny jest sam fakt zagrożenia terminów do realizacji zamówienia w innej procedurze. Żadne inne okoliczności takie, jak np. staranność zamawiającego, możliwość przewidzenia przeszkód w dochowaniu terminów czy też wina jakiegokolwiek podmiotu z punktu widzenia tego przepisu nie są istotne; - brak możliwości oszacowania przedmiotu zamówienia; Przedmiotem zamówienia są usługi restauracyjne, które należą do kategorii usług o charakterze niepriorytetowym. W omawianym przypadku mamy do czynienia z usługą restauracyjną o specjalnym przeznaczeniu dla tzw. grupy osób zaliczanych do VIP, będących gośćmi Gminy Wrocław. Specyfika tych usług związana jest z charakterem działalności prowadzonej przez Biuro Prezydenta, tzn. wymaga szczególnego podejścia przy podejmowaniu ważnych, krajowych i międzynarodowych gości, m.in. oczekiwania wysokiego poziomu jakości ich świadczenia, uwzględnienia okoliczności i procedur bezpieczeństwa w danym miejscu, podlegającego weryfikacji przez odpowiednie służby ochrony, ponieważ w oficjalnej kolacji wezmą udział ważne osoby państwowe i międzynarodowe. Konferencja Wrocław Global Forum - organizowana jest już po raz piąty przez Miasto Wrocław, Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, amerykański think tank Atlantic Council of the United States oraz Convention Bureau Wrocław. To prestiżowe spotkanie przedstawicieli świata polityki, biznesu, ekspertów, dziennikarzy i intelektualistów z Europy oraz Stanów Zjednoczonych. Tegoroczna konferencja odbędzie się w dniach 5-7 czerwca i po raz kolejny stanie się doskonałą okazją do spotkań, wymiany doświadczeń i otwartych dyskusji na temat polityki zagranicznej, stosunków międzynarodowych, polityki energetycznej i polityki bezpieczeństwa w szerokim gronie wszystkich uczestników. Piąta, jubileuszowa edycja Wrocław Global Forum staje się tym bardziej wyjątkowym wydarzeniem, że zbiega się w czasie z symbolicznymi dla Polski i świata rocznicami - 25-leciem pierwszych, częściowo wolnych wyborów w Polsce, które uruchomiły dynamikę wielkich przemian w Europie Środkowo-Wschodniej; 15-leciem rozszerzenia NATO i przystąpienia Polski do Paktu oraz 10-leciem największego rozszerzenia Unii Europejskiej i członkostwa Polski w jej strukturach. W ramach wyżej wymienionej konferencji odbędzie się oficjalna kolacja powitalna wydawana przez Prezydenta Wrocławia. W uroczystym bankiecie wezmą udział ważne osoby państwowe i międzynarodowe, m.in. Bronisław Komorowski - Prezydent RP, Toomas Hendrik Ilves - Prezydent Estonii, Nikola Poposki - Minister Spraw Zagranicznych Macedonii, Miklos Nemeth - były Premier Węgier, Radosław Sikorski - Minister Spraw Zagranicznych RP, Elżbieta Bieńkowska - Wicepremier oraz Minister Infrastruktury i Rozwoju RP, Włodzimierz Karpiński - Minister Skarbu Państwa RP, Tomasz Siemoniak - Minister Obrony RP, Zbigniew Brzeziński - doradca prezydenta Cartera ds. bezpieczeństwa narodowego USA w latach 1977-1981. Celem powyższego zamówienia jest zapewnienie na najwyższym poziomie obsługi restauracyjnej tego wydarzenia. Charakter i jego ranga powodują, że wykonawca musi wykazać się ogromnym doświadczeniem, należytą starannością i rzetelnością w wykonaniu usługi. Jakość w/w usług ma bezpośredni wpływ na postrzeganie Miasta Wrocławia i Polski zarówno przez zaproszonych gości jak też przez mieszkańców. Dzięki Wrocław Global Forum, Wrocław na kilka dni stanie się miejscem spotkań i wymiany poglądów kilkuset czołowych polityków, dyplomatów, intelektualistów, przedstawicieli biznesu oraz mediów z całego świata. Wydarzenie odbędzie się w Operze Wrocławskiej, miejscu jak najbardziej reprezentatywnym i adekwatnym do charakteru wydarzenia oraz rangi zaproszonych gości. Opera Wrocławska jest jedynym odpowiednim miejscem na uroczysty bankiet powitalny nie tylko ze względu na swoją lokalizację, ale przede wszystkim z uwagi na fakt, że stanowi jedną z najważniejszych we Wrocławiu instytucji kultury, jest powszechnie uznawana za jeden z najprężniej działających teatrów operowych w Polsce, Europie i na świecie. To miejsce o bogatej historii i tradycji, obdarzone niepowtarzalnym klimatem i wyjątkową atmosferą, gdzie zabytkowy charakter łączy się z prestiżem i elegancją teatru muzycznego światowego formatu. Przesłanki te są istotne ze względów wizerunkowych i reprezentatywnych Miasta Wrocławia, nie tylko w kontekście konferencji Wrocław Global Forum, ale przede wszystkim także Europejskiej Stolicy Kultury 2016. W tym miejscu należy wskazać na szczególny charakter przedmiotowego zamówienia powodujący, że można udzielić go tylko wskazanemu wykonawcy. Przedmiotową usługę gastronomiczną na najwyższym poziomie we wskazanym miejscu to jest Opera Wrocławska może świadczyć jeden jedyny wykonawca Nelson Józef Nawrot ul. Kościuszki 34, 50-012 Wrocław, który jest dzierżawcą pomieszczeń gastronomicznych Opery Wrocławskiej i jako jedyny świadczy usługi gastronomiczne w wymienionym obiekcie. Mając na uwadze powyższe, jednoznacznie należy stwierdzić, iż opisany charakter prowadzonej działalności oraz stwierdzone fakty maja charakter zasadniczy. Ponadto, udzielenie przedmiotowego zamówienia innemu podmiotowi na terenie Opery Wrocławskiej w zakresie usług restauracyjnych o bardzo wysokim standardzie, mając na uwadze procedury protokołu dyplomatycznego na międzynarodowym poziomie jest ze względów technicznych niemożliwe a powyższe okoliczności w obecnym stanie prawnym mają charakter nieprzezwyciężalny. Realizacja zamówienia w pełnej procedurze trybów podstawowych uniemożliwi terminowe wykonanie zamówienia. Mając nawet zaplanowany na uroczystość budżet, nie jest bowiem możliwe, dokładając wszelkiej należytej staranności przy realizacji tej rangi usługi, aby oszacować precyzyjnie przedmiot zamówienia, ponieważ dopiero po potwierdzeniu przez uczestników konferencji obecności wiadoma będzie ostateczna liczba osób biorących w niej udział. Od rangi gości (niezbędne jest zatem potwierdzenie udziału) zależy ostateczny charakter, wielkość, jak i wycena zamówienia. Zamknięcie listy osób biorących udział w konferencji i uroczystym bankiecie nastąpi w dniach 2-4 czerwca br. O ostatecznym charakterze bankietu decyduje ranga oraz liczba uczestników. Zamawiający nie jest zatem w stanie do dnia dzisiejszego określić zakresu ani wartości zamówienia. Zastosowanie ma więc art. 5 ust. 1a pkt. 4 ustawy prawo zamówień publicznych. Należy także pamiętać, że wszczynając postępowanie zgodnie z trybami konkurencyjnymi, zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty, z tym, że w przypadku dostaw i usług termin ten nie może być krótszy niż 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Mogłoby to spowodować, że nie zorganizowano by uroczystego bankietu dla gości konferencji ze względów proceduralnych. W opisanej sytuacji zamawiający, przy zachowaniu należytej staranności, nie może zastosować innego trybu niż zamówienie z wolnej ręki, gdyż mogłoby to uniemożliwić realizację świadczenia usługi restauracyjnej. Niezastosowanie w/w trybu doprowadziłoby do sytuacji, w której zamawiający musiałby zrezygnować z świadczenia usługi kolacji powitalnej podczas konferencji. Głównym, oczywistym powodem, dla którego nie można przeprowadzić postępowania w trybie konkurencyjnym jest także brak możliwości oszacowania przedmiotu zamówienia z należytą starannością, tj. zgodnie z art. 29 ustawy prawo zamówień publicznych. Opisanie w SIWZ: przewidywana ilość uczestników 200-300 osób jest niejednoznaczne i co więcej jako takie nieuczciwe w rozumieniu art. 7 ustawy prawo zamówień publicznych. Zupełnie inaczej kalkuluje się ofertę dla 200 a inaczej dla 300 osób. Niemniej jednak, specyfika wydarzenia wymaga, aby wykonawca świadczący usługę był nieprzerwanie w pełnej gotowości do jej realizacji. Zgodnie z protokołem dyplomatycznym oraz zwyczajem panującym na najwyższych szczeblach władzy przy podejmowaniu gości podczas konferencji przyjętej jest wydawanie oficjalnych i eleganckich kolacji z udziałem głów państw, w których uczestniczą zaproszeni goście. Skutkowałoby to także nie wywiązaniem się naszej jednostki z zobowiązania się do dołożenia wszelkich niezbędnych i słusznych starań, aby konferencja, w tym kolacja powitalna, odbyła się na najwyższym poziomie. Zatem, jedynym rozwiązaniem, aby w tych okolicznościach udzielić zamówienia zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych będzie udzielenia zamówienia zgodnie z art. 67 ust 1 pkt 1 lit. a oraz art. 5 ust. 1a. W związku z powyższym, wybór innego trybu mógł doprowadzić do naruszenia zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, tj. zwiększenia kosztów usługi bez gwarancji uzyskania oczekiwanego efektu.