Wykonanie usługi polegającej na organizacji wyjazdu studyjnego do Włoch

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na zorganizowaniu 6 - dniowego wyjazdu studyjnego do Włoch dla ilości nie mniejszej niż 17 i nie większej niż 20 osób w okresie od dnia 26 do 31 sierpnia 2014 r. Liczba nie przewiduje osób, których zapewnienie leży po stronie Wykonawcy (np. pilot - tłumacz, kierowca.) Termin wyjazdu: 26 sierpnia 2014 r. Gdańsk Termin powrotu: 31 sierpnia 2014 r. Gdańsk 2. Godziny wylotów są uzależnione od rozkładu lotów do/z miejscowości Fumicino, Włochy. 3. W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do wykonania następujących czynności: a) realizacji programu wyjazdu przedstawionego przez Zamawiającego stanowiącego - Załącznik nr 1 do SIWZ, b) zapewnienia zakwaterowania i noclegów dla wszystkich uczestników wyjazdu oraz dla eksperta włoskiego: - zakwaterowanie w miejscowościach wg opisu przedstawionego w programie wyjazdu studyjnego w obiektach o standardzie od 2 gwiazdek do 3 gwiazdek posiadających restaurację, w pokojach 2 osobowych (2 oddzielne łóżka) z łazienką wyposażoną w ręczniki, min. klasa turystyczna podwyższona, c) zapewnienia trzech posiłków dziennie dla wszystkich uczestników wyjazdu oraz dla eksperta włoskiego: wg opisu przedstawionego w programie wyjazdu stanowiącego - Załącznik nr 1 do SIWZ w miejscach żywienia -do posiłków zostaną zapewnione napoje do wyboru: kawa, herbata, sok -w ramach obiadu podane zostaną potrawy regionalne- dwa dania gorące i deser d) pokrycie kosztów wstępów ujętych i wyszczególnionych w programie wyjazdu stanowiącego - Załącznik nr 1 do SIWZ e) zapewnienia każdemu uczestnikowi (wyłączając eksperta włoskiego) bezpośredniego lub z maksymalnie jedną przesiadką przelotu samolotem w klasie ekonomicznej na trasie Gdańsk - Fumicino - Gdańsk, w tym zapewnienia każdemu uczestnikowi (wyłączając eksperta włoskiego) przewozu jednego bagażu rejestrowanego o wadze min. 20 kg. Przy czym łączny czas podróży w jedną stronę nie może przekroczyć 5 godzin f) zapewnienia środka transportu na terenie Włoch (ok. 1000 km), zgodnie z programem wyjazdu, który stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ, Wykonawca zapewni autokar lub bus min. klasy LUX.. Pojazd powinien być wyposażony co najmniej w komfortowe fotele uchylno - rozsuwane z podłokietnikiem na montażu szynowym, pasy bezpieczeństwa, klimatyzację, półki na bagaż podręczny; indywidualne nawiewy i oświetlenia, nagłośnienie, oświetlenie sufitowe dzienne i nocne oraz wyodrębnione miejsce na bagaż. Pojazd ma być sprawny technicznie oraz posiadać miejsca siedzące dla wszystkich uczestników wyjazdu. Wykonawca podstawia pojazd w stanie czystym, zarówno na zewnątrz jak i wewnątrz oraz zobowiązuje się do dbania o czystość autokaru podczas podróży. Na wyraźną prośbę przedstawiciela uczestników wyjazdu kierujący pojazdem ma uruchamiać klimatyzacje w celu zapewnienia komfortowych warunków podróży. W przypadku awarii technicznej lub wypadku pojazdu w trakcie realizacji zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w możliwie najkrótszym czasie pozwalającym na planowe kontynuowanie podróży zastępczy środek transportu o takich samych lub wyższych parametrach, zgodnych ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia lub w przypadku takiej konieczności noclegu uczestnikom wizyty studyjnej. Nocleg oraz transport do miejsca noclegu zapewni Wykonawca. Wykonawca pokrywa koszty opłat drogowych i parkingowych oraz koszty uzyskania wszelkich innych pozwoleń niezbędnych do prawidłowego wykonania umowy. W przypadku zmian w programie ze strony włoskiej Wykonawca jest zobowiązany w ramach zabezpieczonych kilometrów zapewnić transport do innego miejsca wizyty. g) ubezpieczenia wszystkich uczestników wyjazdu (wyłączając eksperta włoskiego) na czas trwania wyjazdu, Wykonawca wykupi ubezpieczanie KL i NNW dla wszystkich uczestników wyjazdu (wyłączając eksperta włoskiego). h) zapewnienia pilota będącego jednocześnie tłumaczem języka polsko - włoskiego, czuwającego nad prawidłową realizacją usługi. Osoba ta ma bezpośrednio uczestniczyć w wyjeździe, musi także wykazywać znajomość technicznego słownictwa z zakresu przedstawionego w programie wyjazdu stanowiącego - Załącznik nr 1 do SIWZ 4. W ramach zamówienia, Zamawiający będzie odpowiedzialny za: a) merytoryczną organizację spotkań z przedstawicielami gospodarzy we Włoszech wraz ze wskazaniem miejsc spotkań, b) opracowanie szczegółowego programu wyjazdu, c) przeprowadzenie rekrutacji uczestników wyjazdu i przedstawienie imiennej listy uczestników wyjazdu zawierającej w szczególności: imię, nazwisko, pesel w dniu podpisania umowy. Lista uczestników wyjazdu zostanie przesłana na adres e-mail Wykonawcy.