Zakwaterowanie i wyżywienie uczestników festiwalu - Międzynarodowe Poleskie Lato z Folklorem w 2011 r.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zakwaterowanie i wyżywienie uczestników festiwalu Międzynarodowe Poleskie Lato z Folklorem we Włodawie. Miejsce zakwaterowania i wyżywienia ma się odbywać na terenie miasta Włodawy lub okolic Włodawy do 5 km. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na jedną lub więcej części. 1) Ilość osób objętych zakwaterowaniem i wyżywieniem z podziałem na części zamówienia: Dla części 1 - 121 osób zakwaterowanie i wyżywienie, Dla części 2 - 69 osób zakwaterowanie i 84 osoby wyżywienie, Dla części 3 - 103 osoby zakwaterowanie i wyżywienie. 2) Wymagania szczegółowe określone dla każdej części zamówienia. Część 1 Wykonawca zapewni ogrodzony parking, z możliwością bezpiecznego parkowania przy obiekcie dużych autokarów, mikrobusów i samochodów osobowych bez dodatkowej opłaty. Konieczne jest zapewnienie bezpośredniego dojazdu pod obiekt autokaru z minimum 40 miejscami dla pasażerów. Część 2 Dla części 2 brak wymagań szczegółowych. Wykonawca spełni wszystkie wymagania ogólne określone w pkt 4). Część 3 W grupie osób objętych wyżywieniem wykonawca zapewni posiłki wegetariańskie w ilości określonej 14 dni przed rozpoczęciem świadczenia usługi. 3) Określenie szczegółowych warunków wyżywienia: a) zamawiający zastrzega sobie prawo do: - rezygnacji z części posiłków, zwłaszcza kolacji, o których ilości i terminie będzie informowany wykonawca przez pracownika biura festiwalu w dniu poprzedzającym rezygnację, - ustalania różnych godzin wydawania posiłków (w tym również w godz. nocnych) dla poszczególnych zespołów i osób indywidualnych, o których ilości i godzinie będzie informowany wykonawca przez pracownika biura festiwalu w dniu poprzedzającym, - zapewnienie wody mineralnej i dodatkowych porcji pieczywa, - przygotowania tzw. suchych prowiantów zamiast posiłków spożywanych na miejscu; b) jadalnia musi być czysta i estetyczna, ze szczególnym uwzględnieniem obrusów tekstylnych, naczyń i sztućców; c) konieczne jest zapewnienie sprawnej obsługi kelnerskiej. 4) Warunki ogólne, które muszą zostać spełnione dla wszystkich części zamówienia: - całodobowy dostęp do ciepłej wody. - zapas czystej pościeli w ilości 10 kompletów, ponieważ w trakcie imprezy może nastąpić wymiana zespołów i osób indywidualnych w pokojach, - pokoje na tyle duże, aby można w nich było przechowywać stroje ludowe, rekwizyty i instrumenty. W przeciwnym przypadku w obiekcie muszą być zapewnione oddzielne pomieszczenia na ich przechowywanie. - kuchnię i jadalnię celem wyżywienia uczestników znajdującą się w tym samym obiekcie co zakwaterowanie. Wykluczone jest żywienie w innym nawet blisko położonym obiekcie. - obiekt musi posiadać salę lub inne wyznaczone miejsce umożliwiające przeprowadzanie prób. - obiekt musi być czysty, estetyczny i bezpieczny, z niezniszczonym wyposażeniem (meble, kafelki, armatura łazienkowa, itp.). Prowadzony przez wykwalifikowany i doświadczony personel. 5) Obiekty w zakresie każdej części, w których wykonywana będzie usługa mają spełniać warunki określone przez Zamawiającego w zakresie realizacji zamówienia już na dzień składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli ( tzw. wizji lokalnej ) spełniania warunków zakwaterowania i wyżywienia w zgłoszonych obiektach przed wyborem najkorzystniejszej oferty. Z kontroli takiej sporządzony zostanie protokół uwzględniający zastany stan faktyczny obiektu objętego przedmiotem zamówienia, ze szczególnym wskazaniem zastrzeżeń bądź uwag Zamawiającego. Obiekt wskazany przez Wykonawcę w ofercie jako miejsce kwaterunku i wyżywienia uczestników Festiwalu nie spełniający wymagań określonych w niniejszej specyfikacji nie zostanie zaakceptowany przez Zamawiającego, co skutkować będzie odrzuceniem oferty złożonej przez Wykonawcę jako niezgodnej z SIWZ w trybie art. 89 ust. 1 pkt 2) ustawy Pzp. Z wizji lokalnej sporządzony zostanie protokół, w którym Zamawiający wskaże wszystkie nieprawidłowości i niezgodności stanu obiektu w stosunku do wymagań określonych w przedmiocie zamówienia. Z przeprowadzonej wizji sporządzona zostanie również dokumentacja fotograficzna stanowiąca załącznik do protokołu. 6) Zamawiający zastrzega sobie możliwość kwaterowania mniejszej ilości osób niż ilość wskazana dla każdej z części oraz możliwość zakwaterowania w okresie krótszym niż w termin określony w rozdziale 4. 7) Zamawiający zastrzega sobie możliwość objęcia wyżywieniem mniejszej ilości osób niż ilość wskazana w ramach każdej części zamówienia.