cykliczne świadczenie usług restauracyjnych na rzecz Ministerstwa Spraw Wewnętrznych

Warszawa: cykliczne świadczenie usług restauracyjnych na rzecz Ministerstwa Spraw Wewnętrznych


Numer ogłoszenia: 23577 - 2014; data zamieszczenia: 05.02.2014

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 6015916, 6014537, 6014913, faks 22 8456044, 6463708.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
cykliczne świadczenie usług restauracyjnych na rzecz Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem umowy jest cykliczne świadczenie usług restauracyjnych na rzecz Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (MSW). Przez świadczenie usług restauracyjnych Zamawiający rozumie zapewnienie usługi gastronomicznej (przygotowanie posiłków) oraz obsługi kelnerskiej podczas spotkań (maksymalnie 32 spotkania dla szacunkowej liczby 7 osób - uczestników obiadu/kolacji) w formie zasiadanej, serwowanej, w uzgodnionym w ramach zamówienia cząstkowego zakresie, czasie i standardzie z wykorzystaniem miejsc restauracyjnych Wykonawcy w czasie spotkań organizowanych przez MSW. 2. Niniejsze zamówienie realizowane będzie od dnia podpisania umowy do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy brutto, jednak nie dłużej niż do 30 czerwca 2014 r., z zastrzeżeniem obsługi maksymalnie 32 spotkań w ramach niniejszej umowy.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
22.01.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Food Zone S.A., ul. Poleczki 23, 02-822 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 48930,24 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  44352,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  44352,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  44352,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Uzasadnienie faktyczne Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie usług restauracyjnych, tj. obsługi restauracyjnej (w tym cateringowej) spotkań odbywanych przez Ministra Spraw Wewnętrznych z delegacjami i wysokimi przedstawicielami obcych państw w reprezentacyjnych i prestiżowych miejscach oddających powagę i charakter wizyt delegacji przebywających na zaproszenie Ministra Spraw Wewnętrznych i kierownictwa Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Należy zwrócić uwagę na szczególną wagę spotkań (zdarzeń) w kontekście ich wpływu na interes państwa, w tym pozycję międzynarodową. Niewątpliwie wzorowa i stojąca na najwyższym możliwym poziomie obsługa spotkań zagranicznych (i krajowych) Ministra Spraw Wewnętrznych w zakresie organizacyjnym, bezpieczeństwa, gastronomicznym stanowi cel priorytetowy i nie pozostawiający możliwości stosowania rozwiązań niesprawdzonych i niepewnych. Za przyjętymi rozwiązaniami przemawia konieczność zapewnienia odpowiedniego wizerunku w kontaktach międzynarodowych przy jednoczesnym umożliwieniu prowadzenia w sposób niezakłócony i komfortowy rozmów na najwyższym szczeblu. Udzielenie zamówienia wskazanemu wykonawcy zapewni oszczędne, efektywne i celowe wydatkowanie środków publicznych. Bezpośrednia współpraca wykonawcy i zatrudnionych w MSW specjalistów odpowiedzialnych za organizację i obsługę spotkań Ministra pozwoli na optymalizację celów w stosunku do poniesionych nakładów zapewniając efektywne wykonywanie powierzonych zadań. Okoliczności faktyczne przemawiające za wyborem wykonawcy dotyczą możliwości zapewnienia przez wskazany podmiot obsługi w zakresie przyjęcia gości w reprezentacyjnym i stosunkowo nieodległym punkcie Warszawy (lokal-obiekt), jak również w pobliżu siedziby MSW. W ramach realizacji wnioskowanego zamówienia publicznego, przy uwzględnieniu okoliczności planowanych wydarzeń, w szczególności powinny zostać spełnione następujące warunki: a) świadczenie usług restauracyjnych winno być możliwe w różnych obiektach - spotkania nie mogą odbywać się w jednym obiekcie ze względu na często powtarzające się składy delegacji; umowa będzie podpisana na cykl spotkań - maksymalnie 32, i będzie obejmować szacunkową liczbę 7 osób podczas każdego ze spotkań, z zastrzeżeniem możliwości zarówno zwiększenia jak i zmniejszenia liczby uczestników; b) obiekt musi posiadać wydzielone sale w obiektach, co pozwoli m.in. zapewnić Ministrowi Spraw Wewnętrznych, Kierownictwu MSW oraz członkom zagranicznych delegacji kameralne warunki do prowadzenia rozmów, jak również bezpieczeństwo; c) oferta musi składać się z dań Kuchni Polskiej, jako warunek konieczny stanowiący element promocji kultury polskiej; d) oferta winna posiadać także możliwość wyboru dań innych kuchni, e) obiekty muszą posiadać reprezentacyjny charakter obiektów, zgodnie z założeniami dyplomacji publicznej i kulturalnej oraz wytycznymi Rady Promocji Polski określonymi w dokumencie Kierunki promocji Polski do 2015 roku, Warszawa 2009 ze względu na charakter i rangę planowanych spotkań; f) zobowiązań wynikających z przestrzegania zasad protokołu dyplomatycznego (np. preferencje gości, nadanie spotkaniu mniej lub bardziej oficjalnego charakteru, zróżnicowanie menu, poszanowanie dla kulinarnych różnic kulturowych lub religijnych itp.); g) doświadczenia i kwalifikacji personelu (wymagany od pracowników wykonawcy takt, wyczucie oraz świadomość różnic kulturowych, elastyczność w stosunku do zmian związanych z danym spotkaniem, znajomość języków obcych); h) posiadania wyposażenia w standardach odpowiadających protokołowi dyplomatycznemu (zastawa, obrusy, sztućce, oraz elementy wystroju - krzesła, parasole, czy menu - bez oznaczeń logo restauracji czy producentów trunków lub żywności) oraz możliwość dostosowania lokalu na potrzeby konkretnej wizyty (w obiekcie nie może być ani zbyt jasno ani zbyt ciemno, zbyt zimno ani zbyt gorąco, wystrój wnętrza nie może być zbyt krzykliwy, dysponowanie stołami spełniającymi różne, w tym szczególne wymagania: okrągłe, owalne, kwadratowe, prostokątne, koktajlowe, oraz - z otworami na multifony (w przypadku spotkań o charakterze konferencyjnym i w większym gronie); i) bezpieczeństwa, w tym bezpieczeństwa lokalizacji (bezpieczeństwo przygotowywania posiłków, konieczność sprawdzenia przez Biuro Ochrony Rządu personelu oraz lokalu, możliwość zorganizowania spotkania w swobodnej atmosferze, dysponowanie salami, w których można odbyć spotkania w bardzo wąskim gronie, ale również przyjęcia na większą liczbę osób, możliwość zamknięcia całości obiektu lub zaproponowania rozwiązania, w którym sala, szatnia i toaleta są wyodrębnione, a inni goście nie mają do nich dostępu; gotowość do poddania się przez wykonawcę każdorazowemu rekonesansowi: oglądaniu wnętrz lokalu - sale, korytarze, łazienki, szatnie - oraz otoczenia - z uwagi na zapewnienie bezpieczeństwa i właściwej organizacji wymagany jest odpowiedni podjazd dla kolumny Ministra i Gościa; okolica, np. nie może być placu budowy w pobliżu, zadbany budynek i otoczenie - żadnych odrapanych okien, odpadających tynków; wypielęgnowany trawnik, ogród, park); j) najwyższych standardów jakości posiłków (wysoka jakość posiłków, przygotowanych ze świeżych, sezonowych produktów, zróżnicowane menu - tradycyjna kuchnia polska, nowoczesna kuchnia europejska, ewentualnie inne wynikające ze względów religijnych i tradycji gości, np. uwzględnienie w zakresie serwowanych posiłków uwarunkowań zdrowotnych, światopoglądowych lub religijnych wymogów dietetycznych gości, w tym doświadczenie w przygotowywaniu posiłków koszernych i zgodnych z tradycją koraniczną, znajomość procedur, posiadanie odpowiedniego sprzętu i zaplecza, wina wybierane przez przeszkolonych sommelierów); k) doświadczenia wykonawcy (posiadanie nieposzlakowanej opinii, posiadanie rekomendacji innych instytucji państwowych szczebla centralnego); l) szybkość i elastyczność realizacji zlecenia oraz gotowość do sprostania nagłym zmianom (np. zmianom obiektu, daty, godziny spotkania oraz jego formuły - liczba osób, zmiany menu, zmiany dekoracji kwiatowych - decyzje zapadają często na dzień przed spotkaniem, lub w ostatniej chwili). Sieć restauracji Food Zone spełnia wymogi przedstawione powyżej oraz dysponuje szerokim zapleczem restauracyjnym wyjątkowym w skali całego kraju. Szczególnie istotną kwestią z punktu widzenia Zamawiającego jest posiadanie aż 9 restauracji, z czego aż 5 jest położonych w Warszawie (cztery o charakterze polskim: AleGloria, Biała Gęś, Krokodyl, Polka oraz jedna restauracja o charakterze włoskim: Bellini), jak również w innych regionach kraju (woj. mazowieckie, łódzkie i śląskie), co umożliwia organizację spotkań poza Warszawą. Nie bez znaczenia pozostaje unikatowy charakter, jakość serwowanych posiłków i klimat lokali. Spotkania organizowane w restauracjach sieci Food Zone są równocześnie spotkaniem z polską sztuką oraz polską kuchnią - tę misterną, inteligentną, czerpiącą z tradycji, a jednocześnie serwowaną we współczesnej aranżacji. Restauracje są swoistymi ambasadami polskiej sztuki w nowoczesnej wersji. Sztuki, która współgra ze światem, potrafi zaistnieć we współczesnej Europie. Wszystkie wymienione lokale dysponują odpowiednimi, wydzielonymi salami, które stwarzają komfortowe warunki do rozmów i negocjacji prowadzonych podczas organizowanych międzynarodowych spotkań. W związku z powyższym, sieć restauracji Food Zone spełnia wszystkie wyżej wymienione wymagania, ma możliwość zapewnienia obsługi restauracyjnej spotkań we własnym obiekcie, a także dysponuje odpowiednim potencjałem do obsługi, posiada personel o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu pozwalającym na obsługę wysokiej rangi spotkań, w tym również spotkań międzynarodowych, posiada wyposażanie i potencjał zapewniające świadczenie usług restauracyjnych zgodnie z protokołem dyplomatycznym oraz dające gwarancję najwyższej ich jakości, jak również zapewnia zachowanie procedur bezpieczeństwa przy przygotowaniu lokalu (obiektu), przygotowaniu i podawaniu posiłków. Na podstawie art. 66 w związku z art. 5 ust. 1a ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający udziela zamówienia z wolnej ręki po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą z uwagi na zaistnienie okoliczności, iż usługi są usługami niepriorytetowymi a zastosowanie innego trybu udzielenia zamówienia mogłoby skutkować naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków. Należy zwrócić uwagę na szczególną wagę spotkań w kontekście ich wpływu na interes państwa, w tym pozycję międzynarodową. Stąd udzielenie zamówienia wskazanemu wykonawcy zapewni efektywne, celowe i optymalne wydatkowanie środków publicznych. Wobec powyższego należy przyjąć, iż zasadnym jest udzielenie niniejszego zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a w związku z art. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). Uzasadnienie prawne: zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a w związku z art. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.).