Bankową obsługę budżetu Gminy Gorzyce w latach 2016-2020

Opis przedmiotu przetargu: Zakres zamówienia obejmuje: 1) prowadzenie rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych Gminy Gorzyce, rachunków bieżących i pomocniczych gminnych jednostek budżetowych, zakładu budżetowego - Gminnego Ośrodka Turystyki Sportu i Rekreacji Nautica w Gorzycach, gminnych instytucji kultury (WDK w Czyżowicach, Gorzycach i Olzie) oraz Gminnej Biblioteki Publicznej w Gorzycach z siedzibą w Rogowie w oparciu o odrębne umowy zawarte z poszczególnymi jednostkami. Wszystkie rachunki będą oprocentowane na identycznych zasadach przy zastosowaniu preferencji banku takich jak dla klientów strategicznych, 2) udostępnienie usługi Identyfikacji Przychodzących Płatności Masowych, zwanych dalej IPPM, polegającej na identyfikacji i przetwarzaniu wpłat masowych. Wpłaty masowe powinny być dokonywane na rachunek rozliczeniowy gminy za pośrednictwem indywidualnego, nierzeczywistego numeru rachunku wygenerowanego przez gminę, zgodnie z postanowieniami umowy z Wykonawcą, 3) możliwość zaciągania kredytu w rachunku bieżącym gminy do wysokości zgodnej z treścią uchwały Rady Gminy w sprawie budżetu gminy na poszczególne lata. Zmiana wysokości kredytu będzie dokonywana w formie pisemnej tj. aneksu do umowy ogólnej. Dla wyliczenia kosztu kredytu na dzień złożenia oferty przyjmuje się wielkość kredytu w wysokości 4.000.000,00 zł., 4) możliwość wielostanowiskowego wdrożenia programu do obsługi rachunków, o których mowa w pkt 1 drogą elektroniczną (home banking). Program będzie zainstalowany w następującej konfiguracji (według stanu na dzień ogłoszenia zamówienia): - Urząd Gminy Gorzyce - 2 stanowiska; - Ośrodek Pomocy Społecznej - 1 stanowisko; - Gminny Zespół Obsługi Finansowej - 1 stanowisko; - Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji Nautica - 1 stanowisko; - Wiejski Dom Kultury w Czyżowicach - 1 stanowisko; - Wiejski Dom Kultury w Gorzycach - 1 stanowisko; - Wiejski Dom Kultury w Olzie - 1 stanowisko; - Gminna Biblioteka Publiczna w Gorzycach - 1 stanowisko; - Świetlica Profilaktyczno - Wychowawcza w Gorzyczkach - 1 stanowisko. Uwagi: System elektronicznej obsługi rachunków musi umożliwiać komunikację z bankiem bezpośrednio z komputera, na którym jest zainstalowany. Łączność z bankiem powinna następować na zasadzie bezpośredniej komunikacji tj. komputer użytkownika - serwer bankowy. Program powinien umożliwiać pracę (np. przygotowywanie przelewów) w trybie offline. System musi być wyposażony w zabezpieczenia gwarantujące bezpieczeństwo jego funkcjonowania (m.in. szyfrowany podpis dyspozycji przelewów itp.), 5) w trakcie obowiązywania umowy możliwość rozszerzenia konfiguracji, o której mowa w pkt 3, na wniosek zainteresowanych jednostek organizacyjnych. 3. Wykaz jednostek organizacyjnych gminy, dla których prowadzenie rachunków objęte jest niniejszym postępowaniem: - Gmina Gorzyce - Urząd Gminy Gorzyce - Ośrodek Pomocy Społecznej w Gorzycach - Gminny Zespół Obsługi Finansowej w Gorzycach - Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji Nautica w Gorzycach - Wiejski Dom Kultury w Czyżowicach - Wiejski Dom Kultury w Gorzycach - Wiejski Dom Kultury w Olzie - Gminna Biblioteka Publiczna w Gorzycach - Świetlica Profilaktyczno - Wychowawcza w Gorzyczkach - Gimnazjum w Czyżowicach - Gimnazjum w Gorzycach - Gimnazjum w Rogowie - Gimnazjum w Turzy Śląskiej - Szkoła Podstawowa w Bluszczowie - Szkoła Podstawowa w Czyżowicach - Szkoła Podstawowa Nr 1 w Gorzycach - Szkoła Podstawowa Nr 2 w Gorzycach - Szkoła Podstawowa w Olzie - Szkoła Podstawowa w Rogowie - Szkoła Podstawowa w Turzy Śl. - Przedszkole Publiczne w Czyżowicach - Przedszkole Publiczne w Gorzycach - Przedszkole Publiczne w Olzie - Przedszkole Publiczne w Rogowie - Przedszkole Publiczne w Turzy Śląskiej - Zespół Szkolno - Przedszkolny w Gorzyczkach (Zespół prowadzi oddzielne rachunki dla Szkoły Podstawowej i Przedszkola Publicznego w Gorzyczkach). 4. Z wymienionych w pkt 1.3. jednostek Gmina Gorzyce posiada 3 rachunki podstawowe, 1 rachunek pomocniczy na masowe płatności podatkowe oraz 16 rachunków pomocniczych, pozostałe jednostki posiadają po jednym rachunku podstawowym każda oraz rachunki pomocnicze, każda co najmniej jeden. Na dzień ogłoszenia przetargu, niniejszym postępowaniem objęte są 91 rachunki bankowe. W okresie obowiązywania umowy ilość jednostek organizacyjnych gminy oraz rachunków może ulec zmianie. (Na dzień dzisiejszy jest jeszcze dodatkowy r-k bankowy na masowe płatności podatkowe) 5. Przewiduje się, że w okresie 5 - ciu lat, wykonane zostaną następujące operacje: 1) Opłaty związane z 3 rachunkami bieżącymi Gminy Gorzyce: a) za otwarcie rachunku b) za prowadzenie rachunku c) inne ewentualne opłaty jakie poniesie Zamawiający w zakresie określonym w niniejszej specyfikacji 2) Opłaty związane z 25 rachunkami bieżącymi pozostałych jednostek: a) za otwarcie jednego rachunku, b) za prowadzenie jednego rachunku, c) inne ewentualne opłaty jakie poniesie Zamawiający w zakresie określonym w niniejszej specyfikacji, 3) Opłaty związane z 63 rachunkami pomocniczymi a) za otwarcie jednego rachunku, b) za prowadzenie jednego rachunku, c) inne ewentualne opłaty jakie poniesie Zamawiający w zakresie określonym w niniejszej specyfikacji. 4) Prowizje stosowane w ramach prowadzenia 91 rachunków a) przelewy - przewiduje się 200 000 szt. przelewów (papierowe i elektroniczne), b) pobieranie gotówki z banku (do kas jednostek) - przewiduje się 2000 krotne pobieranie gotówki, c) inne ewentualne prowizje jakie poniesie Zamawiający w zakresie określonym w niniejszej specyfikacji, d) wpłaty gotówkowe (o których mowa w pkt 1.5. ppkt 1 SIWZ, e) czeki o których mowa w pkt 1.5. ppkt 3, 4, 6 SIWZ. 5) Koszty obsługi 91 rachunków drogą elektroniczną: a) koszty instalacji programu oraz szkolenia, b) wielkość opłat za korzystanie z oprogramowania, c) przyjmuje się, że dysponentami rachunków bieżących i pomocniczych obsługiwanych drogą elektroniczną będą: - Urząd Gminy Gorzyce - 2 stanowiska; - Ośrodek Pomocy Społecznej - 1 stanowisko; - Gminny Zespół Obsługi Finansowej - 1 stanowisko; - Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji Nautica - 1 stanowisko; - Wiejski Dom Kultury w Czyżowicach - 1 stanowisko; - Wiejski Dom Kultury w Gorzycach - 1 stanowisko; - Wiejski Dom Kultury w Olzie - 1 stanowisko; - Gminna Biblioteka Publiczna w Gorzycach - 1 stanowisko; - Świetlica Profilaktyczno - Wychowawcza w Gorzyczkach - 1 stanowisko - inne jednostki, które wystąpią do Wykonawcy z wnioskiem o obsługę rachunków drogą elektroniczną d) wszystkie rachunki przypisane danemu dysponentowi (bieżące i pomocnicze) będą obsługiwane drogą elektroniczną. 6. Warunki dodatkowe, jakie spełniać musi oferta: 1) wpłaty gotówkowe dokonywane na rzecz gminy przez inkasentów opłaty targowej oraz inkasentów opłat pobieranych za pobyt i wyżywienie dzieci w przedszkolach i szkołach na rachunki Gminy Gorzyce oraz jednostek oświatowych, objęte niniejszym postępowaniem, nie będą obciążane żadną opłatą bankową bądź prowizją (ok. 500 wpłat). 2)na rachunkach objętych postępowaniem odsetki od dodatniego salda dopisywane będą nie rzadziej niż w cyklach miesięcznych; 3)Zamawiający na wniosek bezpłatnie otrzyma czeki do rachunków objętych niniejszym postępowaniem; 4)Zamawiający bez dodatkowych kosztów będzie otrzymywał wyciągi i dowody wpłat i wypłat z rachunków objętych niniejszym postępowaniem, w następnym dniu roboczym po dniu dokonania operacji; 5) Zamawiający zastrzega sobie możliwość funkcjonowania niektórych rachunków, na wniosek Wójta Gminy lub kierownika jednostki, na zasadach bez kosztowych tj. bez naliczania odsetek od dodatniego salda oraz bez pobierania opłat i prowizji za prowadzenie tych rachunków (np. na rachunkach związanych z pozyskanymi funduszami zewnętrznymi w zależności od sposobu rozliczania danego funduszu, 6)zabezpieczeniem kredytu w rachunku bieżącym gminy będzie weksel własny -in blanco- kredytobiorcy wraz z deklaracją wekslową; 7) Wykonawca w ramach oferty skalkuluje wszelkie opłaty i prowizje za prowadzenie rachunków, obsługę systemu bankowości elektronicznej, oraz odsetki od kredytu w rachunku bieżącym gminy w okresach miesięcznych. Prowizję od kredytu w rachunku bieżącym gminy bank pobierze w przypadku podpisania umowy kredytowej przez Zamawiającego. Uwaga: umowa kredytowa zostanie podpisana przez Zamawiającego w przypadku zaistnienia faktycznej potrzeby zaciągnięcia kredytu; 8) przedmiot zamówienia obejmuje również otwarcie dodatkowych rachunków dla jednostek wymienionych w pkt 1.3. lub nowych jednostek utworzonych przez Zamawiającego - nie więcej niż 15 szt.