ORGANIZACJA KONFERENCJI OTWIERAJĄCEJ PROJEKT SYSTEMOWY PN. ROZMAWIAJMY-DIALOG SPOŁECZNY JAKO SKUTECZNA FORMA ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW RYNKU PRACY REALIZOWANY PRZEZ WUP W KATOWICACH W RAMACH PODDZIAŁANIA 6.1.1. PO KL

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia publicznego jest organizacja w terminie 7 kwietnia 2011r. jednodniowej konferencji otwierającej projekt systemowy pn. Rozmawiajmy - dialog społeczny jako skuteczna forma rozwiązywania problemów rynku pracy realizowany przez Wojewódzki Urząd Pracy w Katowicach w ramach Poddziałania 6.1.1 PO KL dla 100 osób. Wykonawca będzie odpowiedzialny bezpośrednio za przygotowanie i obsługę konferencji. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie również zapewnienie: materiałów konferencyjnych, cateringu, prelegentów spotkania oraz sali, w której zorganizowana będzie konferencja. Celem konferencji jest przedstawienie idei budowania dialogu społecznego w województwie śląskim. Na przedmiot zamówienia, składają się: I . Wynajem sali konferencyjnej: a) oddanie do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego sali konferencyjnej mieszczącej co najmniej 100 uczestników, na terenie miasta Katowice, w miejscu które dysponuje parkingiem dla uczestników konferencji, z dogodnym dojazdem komunikacją miejską (tramwaj, autobus, PKP). b) minimalne wyposażenie sali: nagłośnienie, klimatyzacja, stoły dla prelegentów, miejsca siedzące dla uczestników, mikrofony bezprzewodowe, ekran, rzutnik multimedialny, laptop. Sala powinna być dostępna dla Zamawiającego w dniu organizacji konferencji co najmniej w godzinach od 9.00 do 16.00; c) sala zlokalizowana w obiekcie z niezbędnym zapleczem sanitarnym oraz gastronomicznym; d) wykonawca zapewnia bezpłatną szatnię dla uczestników oraz bezpłatny dostęp do toalet w budynku, w którym będzie mieściła się sala. e) wykonawca zapewni podczas konferencji osoby do obsługi technicznej systemu nagłaśniającego, rzutnika multimedialnego oraz klimatyzacji; f) zapewnienie najwyższego stopnia niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji (natychmiastowa wymiana urządzeń lub usunięcie ewentualnej usterki, obsługa techniczna); g) zapewnienie miejsca przygotowanego do przeprowadzenia rejestracji uczestników konferencji, na które składać się będzie stół z dwoma krzesłami oraz osoby do obsługi; II. Usługa cateringowa podczas konferencji. a) zorganizowanie dwóch przerw kawowych podawanych w formie stołu szwedzkiego z zapewnieniem ceramicznych filiżanek i talerzyków, szklanek do zimnych napojów, a także metalowych łyżeczek oraz serwetek i obrusów; b) w cenie usługi uwzględniony personel obsługowy; c) w skład usługi wejdą co najmniej: - woda mineralna gazowana i niegazowana po co najmniej 0,33 l na osobę podane w szklanych butelkach, - sok pomarańczowy, jabłkowy lub porzeczkowy co najmniej 0,2 l na osobę, podany w szklanym dzbanku, - kawa świeżo parzona z ekspresu wystawiona w termosach, - herbata ekspresowa w różnych wariantach smakowych do wyboru, każda torebka herbaty pakowana w osobnych kopertkach, wrzątek do herbaty wystawiony w termosach, - kanapki dekoracyjne (w tym co najmniej białe lub ciemne pieczywo, masło, wędlina, ser żółty, jajko na twardo, twaróg , sałata, ogórek , pomidor, łosoś) po 2 sztuki na osobę , - owoce: jabłka, winogrona, banany, - świeże ciasteczka dekoracyjne; d) w ramach usługi gastronomicznej należy zapewnić także cukier, mleko do kawy, cytrynę do herbaty; e) usługa cateringowa powinna zostać podawana w innej sali niż sala konferencyjna. III. Organizacja konferencji. 1. Materiały konferencyjne a) opracowanie harmonogramu konferencji przy współpracy z Zamawiającym. Ostateczna data przedstawienia harmonogramu do akceptacji Zamawiającego upływa po 3 dniach od zawarcia umowy na realizację zamówienia; b) opracowanie, przygotowanie i przekazanie uczestnikom konferencji w formie papierowej (format A4) i elektronicznej (na płycie CD lub pendrive) prezentacji oraz materiałów, które będą prezentowane podczas konferencji. Materiały konferencyjne muszą być opatrzone nazwą projektu oraz logami: WUP w Katowicach, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo województwa Śląskie Pozytywna Energia, flagą Unii Europejskiej z podpisem Unia Europejska - Europejski Fundusz Społeczny, danymi teleadresowymi WUP, logo projektu, adresem strony internetowej projektu, a także informacją o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej. Wykonawca zobligowany jest do stosowania zasad wynikających z aktualnie obowiązujących Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Loga oraz wytyczne są dostępne do pobrania na stronie http:efs.wup-katowice.pl/promocja_po_kl oraz http: sląskie.pl. W przypadku loga projektu Zamawiający przekaże je Wykonawcy w programie Corel Draw. c) materiały konferencyjne powinny zawierać: materiały prezentowane podczas konferencji (wersja papierowa powinna być w formacie A4 oraz wersja elektroniczna na nośniku CD lub pen drive), długopis, notes w formacie A4 do notowania. Materiały powinny być umieszczone wraz z przygotowaną ankietą w teczce konferencyjnej, która zostanie przekazana Wykonawcy przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. Zamawiający przekaże również Wykonawcy ankietę w formie elektronicznej; d) jeden egzemplarz skompletowanych materiałów konferencyjnych powinien być dostarczony do akceptacji Zamawiającego na 5 dni roboczych przed realizacją całości zamówienia. Wszystkie materiały dla uczestników konferencji powinny zostać dostarczone najpóźniej w dniu 7 kwietnia 2011r. przed godz. 9:00 na miejsce realizacji zamówienia. Nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji w celu przygotowania odpowiedniej ilości kompletów materiałów. 2. Prelegenci konferencji a) zapewnienie 5 prelegentów konferencji, którzy wygłoszą referaty z zakresu dialogu społecznego oraz tworzenia partnerstw. Wygłoszone referaty powinny zawierać wprowadzenie do tematu dialogu społecznego i budowania partnerstw, ponadto powinny zapoznać uczestników konferencji z definicjami dialogu społecznego i partnerstw oraz formami i celami ich budowania. Referaty powinny również obejmować tematy takie jak wpływ udziału kobiet na jakość budowania dialogu i tworzenia partnerstw oraz przykłady kształtowania partnerstw lokalnych. Prelegenci będą odpowiedzialni za przygotowanie referatów, a następnie ich zaprezentowanie w trakcie konferencji. Prelegenci są zobowiązani do zapewnienia ciągłości prowadzenia konferencji w godzinach 10.00 -14.00 (wraz z przerwami kawowymi), zgodnie z harmonogramem. Osoby te muszą wykazać się doświadczeniem i wiedzą dotyczącą znajomości tematu dialogu społecznego. b) koszt związany z zapewnieniem wyżywienia i kosztów dojazdu pokrywa Wykonawca. W przypadku miejsca zamieszkania prelegenta poza miastem organizowania konferencji, pobyt- w tym nocleg - pokrywa Wykonawca. UWAGI OGÓLNE: Wykonawca zobowiązany jest do podania w dniu zawarcia umowy danych kontaktowych do osoby, która ze strony Wykonawcy będzie odpowiedzialna za koordynację i nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji usługi. Przetwarzanie danych osobowych osób korzystających z usługi musi odbywać się zgodnie z zachowaniem zasad poufności przy przetwarzaniu tych danych. Zamawiającemu przysługuje prawo wglądu do dokumentów Wykonawcy związanych z realizacją zamówienia, w tym dokumentów finansowych. Zamawiający dopuszcza zmianę prelegentów przed terminem konferencji (konieczne porównywalne doświadczenie i wiedza). Nie później niż na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji. Tym samym płatność za usługę zorganizowania i przeprowadzenia konferencji będzie uzależniona od liczby osób uczestniczących w konferencji przy czym minimalna liczba uczestników wynosić będzie 70 osób.