Utrzymanie techniczne siedziby Zamawiającego. - polska-warszawa: usługi zarządzania nieruchomościami na zasadzie bezpośredniej płatności lub umowy

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa techniczna nieruchomości, stanowiącej siedzibę zamawiającego (ul. anielewicza 6, warszawa). i. ogólny zakres przedmiotu zamówienia 1. zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości. 2. utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym, z wyłączeniem następstw normalnego użytkowania budynku, we właściwym stanie technicznym i estetycznym poprzez dbanie o nieruchomość z należytą starannością. 3. ścisła współpraca z zamawiającym (użytkownikiem), w sprawach dotyczących prawidłowego funkcjonowania całego obiektu. 4. wykonywanie bieżącej obsługi nieruchomości, stałego dyżuru minimum 2 techników na miejscu w godzinach 7 00–22 00 /7 dni w tygodniu (zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę). wykonywanie bezpośrednio przez techników lub wyspecjalizowanych podwykonawców inspekcji, konserwacji, napraw bieżących i przeglądów technicznych w następującym zakresie dla branż a. instalacji elektrycznej w tym, przyłącza, kompletu rozdzielnic budynku, transformatorów, zespołu prądotwórczego, zasilacza ups, oświetlenia; b. instalacji niskoprądowej w tym, bms, sap, dso, detekcji gazu, rtv i wideodomofonów; c. instalacji i urządzeń przeciwpożarowych w tym, klap pożarowych, kurtyn dymowych, klap oddymiających, gaśnic i sprzętu ppoż, przejść, drzwi pożarowych, drzwi napowietrzających, stałego urządzenia gaśniczego (gazowego), systemów zapobiegania zadymieniu klatek schodowych i szybów dźwigów oraz systemów oddymiania wystawy stałej, holu i audytorium; d. instalacji gazowej wraz z przyłączem; e. instalacji grzewczej i chłodniczej w tym, agregatów wody lodowej, chłodnice cieczy i skraplacze, szafy klimatyzacyjne, urządzenia typu „split”, stacje uzdatniania wody, węzeł cieplny, komplet pomp budynku oraz armatury instalacyjnej; f. instalacja hydrantowa w tym kompletny zestaw pompowo hydroforowy; g instalacja tryskaczowa w tym kompletna pompownia; h. instalacja wodno kanalizacyjna budynku wraz z przyłączami i kanalizacją podposadzkową oraz wodą letnią (podlewanie terenu zewnętrznego); i. instalacji wentylacyjnej w tym kompletu central wentylacyjnych, nawilżaczy powietrza, przepustnic oraz elementów regulacyjnych, wentylatorów wyciągowych; j. drzwi automatycznych karuzelowych i przesuwnych oraz bram; k. platform dźwigowych oraz urządzenia do przemieszczania osób niepełnosprawnych l. części budowlanej w tym, ściany (murowane, g k, torkret), posadzki (drewniane, beton, żywica, kamienne, trawertyn, płytki ceramiczne), sufity (stałe i podwieszane), schody, mostki, stolarki i ślusarki (dotyczy wszystkich okien, przeszkleń, drzwi wewnętrznych i zewnętrznych), elewacji oraz dachu budynku; ł. terenu zewnętrznego wraz małą architekturą, oraz całą infrastrukturą znajdującą się w granicach działki muzeum; 5. współpraca przy instalacji i wykonywanie bieżącej obsługi wystawy stałej, wystaw czasowych i okazjonalnych, w tym, wykonywanie inspekcji, konserwacji, napraw bieżących i przeglądów technicznych zgodnie z procedurami gwarancyjnymi. raportowanie działowi infrastruktury usterek z codziennych obchodów dot. wystawy stałej i czasowej. monitorowanie temperatury i wilgotności o stałej porze i we wskazanych lokalizacjach w poszczególnych galeriach, w tym utrzymanie zadanej wilgotności na terenie wystaw. wykonywanie bieżącej obsługi, napraw i okresowych przeglądów technicznych w następującym zakresie dla a. elementów ekspozycyjnych b. elementów manualnych c. elementów wyposażenia wnętrz, w tym wyposażenia meblowego d. instalacji oświetlenia ekspozycyjnego e. platform dźwigowych przeznaczonych dla osób niepełnosprawnych na wystawie stałej. 6. prowadzenie wszystkich czynności związanych z obsługą całego obiektu zgodnie z warunkami jego eksploatacji, instrukcjami użytkowania, dokumentacją powykonawczą oraz dokumentacją techniczno ruchową, warunkami gwarancji urządzeń i instalacji, wszystkich elementów wyposażenia oraz najlepszą wiedzą techniczną, w tym również wystawy stałej, wystaw czasowych i okazjonalnych. 7. udział w okresowych przeglądach gwarancyjnych instalacji i urządzeń stanowiących wyposażenie instalacyjne nieruchomości. udział w okresowych przeglądach gwarancyjnych wyposażenia ekspozycyjnego wystawy stałej. sprawdzenie stanu technicznego elementów scenograficznych, wyposażenia. 8. świadczenie usługi hot line i pogotowia technicznego dla budynku muzeum, tj. pozostawania w gotowości do reakcji w przypadku wystąpienia zdarzeń zagrażających bezpieczeństwu nieruchomości lub bezpieczeństwu osób w nim przebywających, w systemie 24h/7 dni w tygodniu. udzielanie wsparcia telefonicznego oraz awaryjny przyjazd do nieruchomości. zamawiający wymaga, aby wykonawca, w ramach pogotowia technicznego w czasie obecności na obiekcie przystąpił bezzwłocznie a w przypadku poza godzinami pracy w czasie do 60 minut po odebraniu zgłoszenia przez 24 godziny na dobę, przystąpił do minimalizacji awarii lub usunięcia jej skutków, które mogłyby spowodować pogorszenie stanu nieruchomości, stanowiące zagrożenie zniszczenia lub uszkodzenia nieruchomości, lub uniemożliwiające prawidłową pracę nieruchomości, a także zagrożenie dla bezpieczeństwa osób przebywających na terenie nieruchomości. zamawiający wymaga aby wykonawca z ramach prowadzonej usługi pogotowia technicznego 24 h/7 dni w tygodniu przedstawił niezwłocznie po zawarciu umowy, numery telefonów (podstawowy i zapasowe), oraz adres poczty elektronicznej e mail, pod który zamawiający mógłby zgłaszać informacje o awariach. 9. nadzorowanie usuwania awarii oraz ich skutków przez osoby trzecie, także ustalenie jej przyczyn, przygotowywanie raportów poawaryjnych (na potrzeby wewnętrzne zamawiającego oraz innych np. ubezpieczyciela). 10. wsparcie zamawiającego w podejmowanych przez niego czynnościach dotyczących egzekwowania uprawnień zamawiającego z tytułu gwarancji lub rękojmi dotyczących wykonanych robót budowlanych w szczególności w zakresie instalacyjnym. 11. asyst technicznych eventów (wydarzeń programowych i komercyjnych realizowanych na terenie nieruchomości i w jej bezpośrednim otoczeniu). zakres dotyczy udostępniania nieruchomości, nadzoru prac instalacji, współpracy z wykonawcami zewnętrznymi, wykonywania podłączeń zasilania do istniejącej infrastruktury oraz innych drobnych prac technicznych. zamawiający zobowiązany jest przekazać wykonawcy plan miesięczny eventów a w przypadku zmian poinformować wykonawcę z maksymalnym możliwym wyprzedzeniem. obsługa eventów po godzinie 22.00 odbywa się w sposób elastyczny tzn. na zasadzie przesunięcia godzin rozpoczęcia prac technika oddelegowanego do obsługi eventu (wynagrodzenie w ramach wynagrodzenia obsługi podstawowej). 12. wykonywanie drobnych prac i napraw typu „złota rączka”. przez prace te rozumie się prace o łącznym czasie trwania każdego zdarzenia nie przekraczającym 4 godzin na każdej osobo/zmianie, po wykonaniu których praca jest zakończona. usługa „złotej rączki” nie zawiera kosztu materiałów, wszystkie materiały i części eksploatacyjne będą refakturowane po kosztach zakupu z marżą określona w cenniku. 13. zarządzanie mediami (energia elektryczna, energia cieplna, gaz, woda). zakres dotyczy a. rejestracji i raportowania zużyć na potrzeby zamawiającego; b. rozliczania zużyć najemców; c. przygotowywania i realizacji po uzyskaniu akceptacji zamawiającego programów oszczędnościowych (zakładana oszczędność w każdym roku trwania kontraktu min. 5 % obecnego łącznego zużycia rocznego energii elektrycznej); d. przygotowywania danych i wsparcia zamawiającego w procesie zakupowym i podpisywania umów na dystrybucje i sprzedaż. 14. monitoring stanu nieruchomości, instalacji, urządzeń i systemów. wykonywanie uzgodnionych obchodów, raportów w szczególności w zakresie wystawy stałej. przygotowywanie innych raportów bezpośrednio na żądanie zamawiającego. 15. organizacja i uczestniczenie w przeglądach gwarancyjnych dotyczących nieruchomości i wystawy stałej. wynikiem przeglądu okresowego będzie raport podpisany przez wszystkich uczestników przeglądu. terminowe przeprowadzanie przeglądów okresowych z dochowaniem należytej staranności oraz w odpowiednich terminach jest warunkiem utrzymania okresu gwarancji. raport z przeglądu okresowego powinien zawierać w szczególności informacje o zauważonych usterkach, inne zauważone zagrożenia mające wpływ na prawidłowe użytkowanie nieruchomości i elementów scenograficznych objętych gwarancją, uwagi zgłoszone przez strony, informację o planowanej dacie następnego przeglądu. 16. przedmiot zamówienia obejmuje także następujące prace dodatkowe a. prace serwisu technicznego poza ustalonymi godzinami dyspozycyjności na terenie budynku zamawiającego, tj. poza godz. 7 00 22 00; na podstawie odrębnych, wyraźnych, zleceń zamawiającego związanych z usuwaniem awarii telefoniczne zlecenie przez zamawiającego (potwierdzone w formie e mail w pierwszym dniu roboczym po awarii). zlecenia dodatkowe o których mowa powyżej zostaną wykonane wg ustalonej, przedstawionej przez wykonawcę w ofercie ceny za roboczogodzinę określona w cenniku (nie dotyczy obsługi eventów). b. prace serwisu technicznego przy obsłudze lokalu menora pl. grzybowski 2. po uzgodnieniu zakresu prac z zamawiającym i uzyskaniu pisemnej akceptacji oraz zlecenia od zamawiającego, wykonawca wykona prace i zgłosi je zamawiającemu do odbioru; c. wykonywanie inspekcji, konserwacji, napraw bieżących i przeglądów technicznych dla dodatkowych instalacji, będących w trakcie robót instalacyjno montażowych lub budowlanych na terenie budynku zamawiającego, prowadzonych przez podmioty trzecie, które to zostaną oddane do użytku w trakcie trwania umowy (a obejmujących w szczególności prace związane ze zmianą instalacji tryskaczowej na system gaszenia gazem). po uprzednim pisemnym uzgodnieniu przez wykonawcę zakresu prac i przedłożeniu zamawiającemu kosztorysu. po uzgodnieniu zakresu prac z zamawiającym i uzyskaniu pisemnej akceptacji oraz zlecenia od zamawiającego. d. wykonanie napraw nie objętych zakresem usług konserwacyjnych po uprzednim pisemnym zgłoszeniu przez wykonawcę zakresu prac i przedłożenia zamawiającemu kosztorysu. po uzgodnieniu zakresu prac z zamawiającym i uzyskaniu pisemnej akceptacji oraz zlecenia od zamawiającego, wykonawca wykona prace i zgłosi je zamawiającemu do odbioru; zlecenia i prace dodatkowe o których mowa powyżej zostaną wykonane w ramach całkowitej wartości zamówienia, co oznacza, że kwota tych zleceń będzie wyczerpywała odpowiednio wcześniej całkowitą wartość zamówienia, powodując wcześniejsze zakończenie umowy. 17. wszystkie prace naprawcze prowadzone na terenie nieruchomości a w szczególności na wystawie stałej, a mające wpływ na elementy architektury i scenograficzne musza być przeprowadzone za zgodą mhżp. jedynie w przypadku nagłych awarii lub wystąpienia ryzyka poważnych uszkodzeń elementów obsługa techniczna ma prawo wykonania niezbędnych prac zabezpieczających z zastrzeżeniem poinformowania o tym zamawiającego (dział zarzadzania infrastrukturą) nie później niż w dniu rozpoczęcia prac zabezpieczających. jako prace zabezpieczające strony rozumieją również demontaż uszkodzonego elementu lub jego części. 18. sporządzenie, uzgodnienie z zamawiającym i wdrożenie w życie, w terminie 90 dni od daty zawarcia umowy, harmonogramu przeglądów i konserwacji (ppm), na cały okres trwania umowy. plan powinien zawierać listę wszystkich niezbędnych prac w oparciu o dokumentację powykonawczą, dokumentację techniczno ruchową, przepisy prawa oraz warunku gwarancji z uwzględnieniem ich wymagań techniczno eksploatacyjnych dla wszystkich urządzeń, instalacji oraz wyposażenia nieruchomości w szczególności w zakresie utrzymania wystawy stałej. tworzony harmonogram powinien być rozbity na tygodnie dla pełnego roku kalendarzowego (plan kolejnych lat powinien uwzględniać wymagania przeglądów i pomiarów 5 letnich). dla pierwszego roku plan musi uwzględniać wcześniej wykonane prace przeglądowe nieruchomości, urządzeń i wszystkich systemów w taki sposób by zapewnić realizację wszystkie wymagań do końca roku kalendarzowego w którym wykonawca rozpoczyna obsługę. 19. wszystkie inspekcje, przeglądy i prace konserwacyjne ppm muszą być wykonywane zgodnie z wytycznymi zawartymi w instrukcjach eksploatacji, konserwacji instalacji i urządzeń, wyposażenia warunkami gwarancji, zawartymi w dokumentacji powykonawczej, oraz z należytą starannością, i wiedzą techniczną. wykonawca ma prawo do zmiany harmonogramu przeglądów w uzasadnionych sytuacjach (np. brak zgody zamawiającego na prace w wcześniej zaplanowanym terminie), z zastrzeżeniem że każda zmiana planu przed wprowadzeniem musi zostać uzgodniona z zamawiającym. wprowadzenie zmiany ppm przez wykonawcę samowolnie (np. przesuwanie terminów przeglądów) bez zgody zamawiającego będzie równoważne z niedotrzymaniem wymaganego poziomu usług i będzie podstawą do obniżenia wynagrodzenia. 20. wykonawca skieruje do wykonania zamówienia taką liczbę osób, jaka jest niezbędna do starannego, należytego i kompleksowego wykonania przedmiotu zamówienia, odpowiednio do wskazanego zakresu. minimalny skład 6 techników i kierownik lub koordynator techniczny. zamawiający będzie uprawniony do weryfikacji liczby osób oddelegowanych do wykonania zamówienia. wykonawca zobowiązany jest do załączania miesięcznego grafiku pracy do raportu miesięcznego z obsługi technicznej. zamawiający ma prawo zażądać od wykonawcy skierowania większej liczby osób do wykonania zamówienia w razie stwierdzenia przez niego takiej konieczności lub potrzeby. ii.1.6)