Świadczenie powszechnych usług w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Urzędu Gminy Kęty w roku 2019

Opis przedmiotu przetargu: 1. Nomenklatura CPV: przedmiot główny: 64.11.00.00-0 – usługi pocztowe przedmiot dodatkowy: 64.11.20.00-4 – usługi pocztowe dotyczące listów 64.11.30.00-1 – usługi pocztowe dotyczące paczek 2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów na rzecz Urzędu Gminy Kęty w roku 2019. 3. Przez Wykonawcę – Operatora rozumie się przedsiębiorcę uprawnionego do wykonywania działalności pocztowej. 4. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) zwykłe – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, c) polecone – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, d) polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, e) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, f) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) – przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym g) przesyłki w obrocie zagranicznym dotyczyć będą krajów europejskich i pozaeuropejskich, h) GABARYT A to przesyłki (rejestrowane) o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. i) GABARYT B to przesyłki (rejestrowane) o wymiarach: MINIMUM – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość/grubość 20 mm lub długość 325 mm, lub szerokość 230 mm, MAKSIMUM – suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją plus, minus 2 mm., j) błyskawiczna poczta kurierska dotyczy przesyłek o wadze do 2000 g – usługa dostarczania przesyłki pocztowej w ciągu 24 godzin od godziny odebrania przesyłki od Zamawiającego, k) paczki pocztowe. 5. Szacunkowa roczna ilość wysyłek została zawarta w „Formularzu ilościowym” , który stanowi Załącznik Nr 1a do SIWZ. 6. Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytetowa) na stronie adresowej przesyłki. Dane Zamawiającego będą umieszczane na przesyłce w miejscu nadawcy. Tym samym Zamawiający nie dopuszcza umieszczania danych innego podmiotu w miejscu nadawcy zarówno nad jak i pod danymi Zamawiającego. 7. Z oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty jednoznacznie wynika nazwa Wykonawcy, z którym Zamawiający zawarł umowę w postępowaniu. 8. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz aby uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie uniemożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 9. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej na podstawie wykazu ilościowego i wagowego nadanych przesyłek, w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy, a kopia dla Zamawiającego. Wykonawca potwierdza odbiór nadanych przesyłek pieczęcią, podpisem i datą na zestawieniu. 10. Zamawiający wymaga aby usługa dostarczania przesyłek świadczona była przez Wykonawcę do każdej wskazanej przez Zamawiającego miejscowości w Polsce i zagranicą. 11. Terminy doręczenia przesyłek pocztowych: zgodnie z art. 47 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Administracji i cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545). 12. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania bezpłatnie Zamawiającemu druków zwrotnego potwierdzenia odbioru dla przesyłek krajowych i zagranicznych z zastrzeżeniem, że w odniesieniu do przesyłek nadawanych i doręczanych w trybie specjalnym (kpa, Ordynacja podatkowa itp.) Zamawiający będzie wykorzystywał własne druki zwrotnego potwierdzenia odbioru. 13. Operator zobowiązuje się do przekazania wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych. 14. Dla przesyłek rejestrowanych – poleconych, w przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki, ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę, w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w/w terminie, Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru, w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. 15. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia, nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 421 z późn. zm.). 16. Pokwitowane odbioru przesyłki Wykonawca będzie zwracał Zamawiającemu niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 17. Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby miejsca wyznaczone na odbiór przesyłek awizowanych spełniały warunki umożliwiające swobodny, nieskrępowany odbiór przesyłek pocztowych. W tym celu wykonawca musi zapewnić, aby odbiór powyższych przesyłek odbywał się we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. 18. Wykonawca musi dysponować taką siecią swoich placówek, aby odbiór przesyłki przez adresata był możliwy najpóźniej w dniu kolejnym po dniu awizowania. Miejsce takie (pomieszczenie) musi być oznakowane w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy. Natomiast jeżeli znajduje się w pomieszczeniu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych i osobę do wydawania przesyłek. Prowadzona działalność gospodarcza nie może utrudniać dostępu do obsługi klienta w zakresie świadczenia usług pocztowych. Miejsce takie także musi być oznakowane jak powyżej. 19. Obecnie Zamawiający posiada na terenie Gminy Kęty dwa punkty, w których świadczone są usługi w zakresie przesyłek pocztowych awizowanych tj.: - w Kętach dla mieszkańców Miasta Kęty, sołectw Bulowice i Witkowice; - w Nowej Wsi dla mieszkańców sołectw Nowa Wieś, Malec, Bielany i Łęki. Wobec powyższego w celu zachowania dotychczasowego standardu świadczenia usług pocztowych w opisanym zakresie, Zamawiający wyznacza spełnienie powyższego minimum przez wybranego Wykonawcę. Odpowiedzialność za jakość świadczonych usług w tym zakresie ponosi Wykonawca. Zamawiający przed podpisaniem umowy zastrzega sobie prawo do sprawdzenia lokalu oraz warunków w jakich wykonawca będzie świadczył usługę w zakresie wydawania przesyłek pocztowych awizowanych. W przypadku niespełnienia wymogów, Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy. 20. Ilości wskazane w druku „Formularza ilościowego” oferty, są wielkościami orientacyjnymi na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w tabeli. Zmiana ta nie wymaga sporządzenia aneksu. 21. Umowa będzie obowiązywać od 2 stycznia 2019 r. do 31 grudnia 2019 r. lub wcześniejszego wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia przysługującego wykonawcy z tytułu realizacji umowy. 22. W przypadku wygaśnięcia umowy lub jej rozwiązania, strony zobowiązują się do dokonania, w terminie 2 miesięcy od zakończenia obowiązywania umowy, rozliczenia liczby nadanych/zwróconych przesyłek, oraz zastosowanych opłat, a w razie potrzeby również do zwrotu kwot nienależnych wynikających z takiego rozliczenia na podstawie wystawionych przez wykonawcę faktur VAT. 23. Zamawiający będzie uiszczał opłaty za usługi pocztowe w formie opłaty z dołu. Świadczone usługi rozliczane będą w okresach miesięcznych na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Termin płatności faktury VAT wynosi 21 dni kalendarzowych licząc od dnia wystawienia faktury, pod warunkiem, że doręczenie przesyłki z fakturą do siedziby Zamawiającego, nastąpi w ciągu 4 dni roboczych od dnia jej wystawienia. W przeciwnym wypadku termin płatności faktury wynosi 14 dni kalendarzowych licząc od dnia doręczenia Zamawiającemu przesyłki z fakturą. Dodatkowo za dzień zapłaty strony przyjmują dzień wpływu środków na rachunek bankowy Wykonawcy. 24. Miesięczna należność za usługi realizowane w ramach umowy będzie uwzględniała wynagrodzenie Wykonawcy wynikające z ilości wyekspediowanych w danym miesiącu przesyłek. 25. Wykonawca za zwroty przesyłek rejestrowanych będzie pobierał opłaty od Zamawiającego. 26. Zamawiający zgodnie z art. 29 ust. 3a Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę i Podwykonawcę co najmniej 5 osób wykonujących czynności doręczenia przesyłek listowych oraz paczek pocztowych w Gminie Kęty w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2018r. poz. 917 z późn. zm.). 27. Zamawiający nie dopuszcza usługi pośrednictwa. 28. Zamawiający dopuszcza możliwość używania druków zwrotnego potwierdzenia odbioru przygotowanego przez Pocztę Polską.