Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Żywcu

Żywiec: Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Żywcu


Numer ogłoszenia: 166032 - 2012; data zamieszczenia: 22.05.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Starostwo Powiatowe , ul. Krasińskiego 13, 34-300 Żywiec, woj. śląskie, tel. 033 8612424, faks 033 8614623.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.starostwo.zywiec.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Żywcu.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wraz z dostawą niezbędnego sprzętu oraz przeprowadzeniem szkoleń dla pracowników Starostwa Powiatowego w Żywcu w ramach projektu: Akademia Dobrego Rządzenia realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013. 2.1. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: a) wdrożenie Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów b) wdrożenie Elektronicznej Skrzynki Podawczej c) wdrożenie Systemu Elektronicznej Kontroli Zarządczej d) przeprowadzenie szkoleń z zakresu wdrożonego systemu dla 150 pracowników Starostwa Powiatowego w Żywcu. 2.2. Dodatkowe informacje o zamówieniu a) W miejscu gdzie przedmiot zamówienia opisany jest za pomocą norm, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów odniesienia Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne z opisanymi. b) Wykonawca, który powoła się na rozwiązania równoważne, obowiązany jest wykazać, że oferowane przez niego dostawy/usługi spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. c) Przedmiot zamówienia został szczegółowo opisany w Załączniku nr 7 do Specyfikacji..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.00.00.00-8, 72.24.00.00-9, 72.26.00.00-5, 72.26.80.00-1, 72.26.30.00-6, 72.26.50.00-0, 80.51.10.00-9, 72.25.32.00-5.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 60.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
1. Zamawiający przewiduje obowiązek wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert, w wysokości 3 000,00 PLN. 2. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach: 1) pieniądzu (w tytule przelewu należy podać nr sprawy: WRiS.272.37.2012), 2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym, 3) gwarancjach bankowych, 4) gwarancjach ubezpieczeniowych, 5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. Nr 109, poz. 1158 z późn. zm.). 3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacać przelewem na rachunek bankowy Starostwa Powiatowego w Żywcu, na konto: Getin Noble Bank Oddział w Bielsku-Białej Filia w Żywcu 37 1560 1023 0000 9140 0000 0253. 4. Wadium wnoszone w innej formie niż wyżej opisanej, należy składać w kasie Starostwa Powiatowego w Żywcu przy ul. Krasińskiego 13, I piętro, pok. nr 31. 5. Terminowe wniesienie wadium w formie pieniężnej oznacza, że żądana przez Zamawiającego kwota została wpłacona w pełnej wysokości przelewem na wskazany przez niego rachunek bankowy. Oznacza to, że wniesienie wadium w tej postaci jest skuteczne dopiero z chwilą uznania rachunku Zamawiającego kwotą wadium przed upływem terminu składania ofert. 6. Wadium wnoszone w innych formach będzie wniesione w terminie, jeżeli stosowny dokument zostanie zdeponowany u Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. 7. Wykonawca, którego oferta nie zostanie zabezpieczona wadium, zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta uznana za odrzuconą. 8. Zamawiający nie będzie wymagał wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  tak

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek wiedzy i doświadczenia oceniony zostanie na podstawie złożonego przez Wykonawcę wykazu wykonanych usług. Zamawiający uzna za spełniony warunek, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: wykonał, minimum 1 zamówienie odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, z podaniem jej wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców. Przez zamówienie odpowiadające swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia Zamawiający rozumie wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów wykonane w ramach jednego zlecenia (umowy), o wartości minimum 70 000 zł brutto. Wykonawca na potwierdzenie spełniania w/w warunku udziału w postępowaniu zobowiązany jest także dołączyć do oferty dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zamówienia.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oceniony zostanie na podstawie złożonego oświadczenia. Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli wykonawca oświadczy na druku stanowiącym załącznik Nr 2 do Specyfikacji, że dysponuje - (samodzielnie bądź udostępnionym przez inne podmioty) - potencjałem technicznym, zapewniającym wykonanie przedmiotu zamówienia.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna spełnienie warunku dotyczącego osób zdolnych do wykonania zamówienia, jeśli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia w tym: a) Wdrożeniowcem: - osoba posiadająca doświadczenie we wdrożeniu co najmniej 1 projektu, którego zakres obejmował wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Powyższe informacje wykonawca przekazuje zamawiającemu w ramach oświadczenia złożonego na druku stanowiącym załącznik nr 5 do Specyfikacji wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 100.000,00 PLN.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

3. Pozostałe dokumenty, które Wykonawca jest zobowiązany złożyć wraz z ofertą: a) Wypełniony Formularz ofertowy (Załącznik Nr 1 do Specyfikacji), zawierający m.in.: - oświadczenie o zapoznaniu się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia wraz ze wszystkimi załącznikami i przyjęciu ich bez zastrzeżeń oraz o uznaniu się za związanym określonymi w niej postanowieniami i zasadami postępowania, - oświadczenie o przyjęciu: warunków płatności i terminu związania ofertą, b) W przypadku złożenia oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawców w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. c) Pełnomocnictwo udzielane osobom podpisującym dokumenty ofertowe, o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentów rejestrowych - postanowienie niniejsze stosuje się odpowiednio do reprezentowania Wykonawcy powołanego i funkcjonującego na podstawie przepisów ustaw. 4. Dokumenty, o których mowa wyżej, należy przedłożyć w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, z tym, że pełnomocnictwo udzielone osobie reprezentującej Wykonawcę składane przez Wykonawcę powinno być złożone w oryginale lub kserokopii poświadczonej notarialnie. 5. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu, albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być udzielone przez wszystkich wykonawców wchodzących w skład konsorcjum oraz zostać przedłożone w oryginale lub kserokopii poświadczonej notarialnie. 6. Wykonawca mający siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej składa dokumenty zgodnie z §4 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2009r. ( Dz.U. 2009 r. Nr 226 poz 1817) w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane. 7. W przypadku, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu będzie nieczytelna lub będzie budzić wątpliwości, co do jej prawdziwości, zamawiający może zażądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu. 8. Dokumenty i oświadczenia sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski. 9. W wypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna) dokumenty, o których mowa w rozdz. IV Specyfikacji pkt. 2 lit. a) - d) winny zostać przedłożone odrębnie w odniesieniu do każdego z wykonawców. 10. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia w ramach spółki cywilnej dokumenty, o których mowa w rozdz. IV Specyfikacji pkt 2 lit. c) i d) winny zostać przedłożone odrębnie w odniesieniu do spółki cywilnej oraz odrębnie w odniesieniu do jej wspólników. 11. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (konsorcjum, spółka cywilna), warunki wynikające z art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy muszą być spełnione oddzielnie przez każdego z wykonawców składających ofertę, natomiast warunki wynikające z art. 22 ust. 1 pkt 2 - 4 (warunki materialne lub warunki potwierdzające zdolność Wykonawcy do wykonania przedmiotowego zamówienia) mogą być spełnione łącznie przez wszystkich wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia. Złożone przez Wykonawców ubiegających się o zamówienie oświadczenia, o których mowa wyżej, powinny potwierdzać spełnianie warunków wynikających z art. 22 ust. 1 pkt 1 - 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. 12. Oferta Wykonawcy winna posiadać spis treści, a wszystkie dokumenty składające się na ofertę mają być ułożone zgodnie z kolejnością wskazaną w rozdz. IV Specyfikacji pkt 1 i 2.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień niniejszej umowy w następujących przypadkach: 2.1. uzasadnionej konieczności zmiany terminu realizacji projektu, za zgodą Instytucji Pośredniczącej dopuszcza się możliwość zmiany terminu realizacji umowy. 2.2. Konieczności wprowadzenia do umowy zapisów, które zostaną narzucone warunkami umowy o dofinansowanie.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.starostwo.zywiec.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Starostwo Powiatowe w Żywcu Wydział Rozwoju i Strategii ul. Leśnianka 102a 34-300 Żywiec pok. nr 24 - II piętro.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
30.05.2012 godzina 08:00, miejsce: Starostwo POwiatowe w Żywcu ul. Krasińskiego 13 34-300 Żywiec parter - Biuro Informacji.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn. WdroSenie elektronicznego obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w śywcu realizowane w ramach Projektu pn.: Akademia Dobrego Rządzenia, współfinansowane jest ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak