Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy Aleksandrów Kujawski w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów

Opis przedmiotu przetargu: Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy Aleksandrów Kujawski w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w zakresie i na warunkach określonych w siwz wraz z załącznikami. Opis przedmiotu zamówienia obejmuje: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy Aleksandrów Kujawski w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, dokonywanych przez Urząd Gminy Aleksandrów Kujawski. 2. Poszczególne ilości nadawanych przesyłek pocztowych wymienione w załączniku do oferty p.n. Ilości nadawanych przesyłek pocztowych (podział ceny na składniki) mają charakter szacunkowy i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tytułu nie nadania przez Zamawiającego przewidywanej ilości przesyłek listowych. 3. Wykonawca będzie zobowiązany świadczyć usługi pocztowe na rzecz Zamawiającego zgodnie z przepisami: a) Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529 ze zm.), b) Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r., poz. 545), c) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 poz. 1468), d) Ratyfikowanych umów międzynarodowych: Siódmy protokół dodatkowy do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa oraz Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych ogłoszona w dniu 8 listopada 2007 r. (Dz. U. z 2007 r., Nr 206, poz. 1494), Regulamin Poczty Listowej, Światowy Związek Pocztowy z dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych, Światowy Związek Pocztowy z dnia 28 stycznia 2005 r. (Dz. U. z 2007 r., Nr 108, poz. 745), e) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zm.), f) Innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, w tym wydanych na podstawie ustawy Prawo Pocztowe oraz wynikających z postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 4. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) Listy zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) Listy polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym c) Listy polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, d) Paczki krajowe i zagraniczne, e) Listy zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, f) Listy polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, g) Listy polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru - przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, h) Paczki krajowe i zagraniczne priorytetowe, i) Zwroty, j) Druki bezadresowe. Gabaryt A to przesyłki listowe o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. Gabaryt B to przesyłki listowe o wymiarach: MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość (grubość) 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, MAKSIMUM - suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Gabaryt A to paczki pocztowe o wymiarach: MINIMUM - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 300 mm, długość 600 mm, szerokość 500 mm. Gabaryt B to paczki pocztowe o wymiarach: MINIMUM - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość (grubość) 300 mm lub długość 600 mm lub szerokość 500 mm, MAKSIMUM - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1 500 mm. 5. Realizacja przedmiotowej usługi odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów, w przypadku przesyłek rejestrowanych zestawienie będzie sporządzone w 2 egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki zgodnie z wymogami Wykonawcy oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 6. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 7. Przesyłki pocztowe i paczki będą kwalifikowane według kategorii wagowych i podziału obowiązującego u Wykonawcy. 8. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek przez Wykonawcę świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu na terenie kraju i poza jego granicą. 9. Przesyłki pocztowe przygotowane do dystrybucji będą dostarczane przez Zamawiającego do punktu odbioru, wskazanego przez Wykonawcę. Wskazany punkt odbioru musi znajdować się w pobliżu siedziby Zamawiającego - Urzędu Gminy (przy ul. Słowackiego 12 w Aleksandrowie Kujawskim.), tj. w takiej odległości od ww. siedziby aby dotarcie pieszo do wyznaczonego przez Wykonawcę punktu zajmowało max. 15 min. Punkt ma być dostępny (ma umożliwiać nadanie przesyłek) w godzinach pracy Urzędu Gminy: poniedziałek, środa, czwartek 07:30- 15:30, wtorek 07:30 - 17:00, piątek 07:30 - 14:00. W przypadku braku posiadania takiego punktu Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek jeden raz dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku z siedziby Zamawiającego, o której mowa w niniejszym punkcie z Biura Obsługi Interesanta pół godziny przed końcem pracy Urzędu Gminy. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego lub w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego w przypadku braku punktu odbioru. Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wzór książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego zostanie przedstawiony Zamawiającemu przez Wykonawcę w formie pisemnej w dniu zawarcia umowy i stanowić będzie załącznik do umowy. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych. 10. Zamawiający wymaga w wyjątkowych przypadkach możliwość przyjęcia korespondencji po godzinach pracy Urzędu Gminy lecz nie później niż do godziny 18.00. 11. Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Operatora po okazaniu stosownego upoważnienia. 12. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, przez którą przesyłka została nadana, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia doręczenia. 13. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę, a po upływie 7 dni drugie awizo. Termin do odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni liczonych od następnego dnia po dniu pozostawienia pierwszego awizo; w tym terminie przesyłka jest awizowana powtórnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odbierania przez adresata (zgodnie z art. 150 Ordynacji podatkowej bądź art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego). Zamawiający wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy i miasta na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Każda jednostka (punkt odbioru) Wykonawcy musi spełniać następujące warunki: - czynna we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, - oznakowana w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym jednostkę Wykonawcy, - jeżeli Wykonawca nie dostarczy przesyłki rejestrowanej adresatowi i pozostawi awizo, w takim przypadku, począwszy od dnia następnego (licząc od daty awizowania przesyłki), przez cały okres awizowania, adresat ma mieć zapewniony stały dostęp do swobodnego odbioru korespondencji w godzinach 8:00-15:00. 14. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie reklamacji usługi pocztowej. 15. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od dnia ich nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w rozporządzeniu w sprawie reklamacji usługi pocztowej. 16. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe oraz Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego. 17. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej niezależnej od Wykonawcy i niemożliwej do przewidzenia. 18. Z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie zgodnie z zasadami ustawy Prawo pocztowe oraz regulaminami poszczególnych usług Wykonawcy. 19. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy. 20. Ilości, rodzaje przesyłek określone zostały w załączniku do formularza oferty p.n. Ilość nadawanych przesyłek pocztowych (podział ceny na składniki). Przyjęte w ww. załączniku ilości mogą ulec zmianie, przy czym zmiany ilości nie mogą skutkować zwiększeniem ogólnej kwoty wynagrodzenia ustalonej w ofercie wykonawcy. 21. Nazwa i kod określone we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV): 64110000-0 - usługi pocztowe, 64112000-4 - usługi pocztowe dotyczące listów, 64113000-1 - usługi pocztowe dotyczące paczek. 22. Zamawiający nie dopuszcza umieszczania na przesyłkach treści innych niż służące oznaczeniu adresata, nadawcy - Zamawiającego i Wykonawcy oraz informacji dot. pobranej opłaty i innych informacji odnoszących się do formy i sposobu wysłania korespondencji, typu: kod kreskowy, oznaczenia: polecony, zwrotne potwierdzenie odbioru, itp. 23. Operator będzie stosował własne znaki służące do potwierdzenia opłat dotyczących usługi pocztowej i oznaczenia umożliwiające identyfikację umowy, na podstawie której świadczone są usługi pocztowe.