Usługa hotelarska na potrzeby zorganizowania dwudniowego spotkania w ramach realizacji Umów Partnerstwa Lokalnego

Szczecin: Usługa hotelarska na potrzeby zorganizowania dwudniowego spotkania w ramach realizacji Umów Partnerstwa Lokalnego


Numer ogłoszenia: 253928 - 2015; data zamieszczenia: 28.09.2015

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:

V	zamówienia publicznego
	zawarcia umowy ramowej
	ustanowienia dynamicznego systemu zakupów (DSZ)

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie , ul. Mickiewicza 41, 70-383 Szczecin, woj. zachodniopomorskie, tel. 091 4256100, faks 091 4256103.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.wup.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa hotelarska na potrzeby zorganizowania dwudniowego spotkania w ramach realizacji Umów Partnerstwa Lokalnego.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Szacunkowa wartość zamówienia: 7 577,56 zł (netto) Zakres usługi w szczególności obejmuje: 1) Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie sali, wraz z odpowiednim wyposażeniem technicznym w celu przeprowadzenia spotkania, według wytycznych zawartych w szczegółowym opisie zamówienia. 2) Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie usługi noclegowej i cateringowej w postaci serwisu kawowego oraz obiadów, kolacji i śniadania dla wszystkich uczestników spotkania zgodnie z wytycznymi zawartymi w szczegółowym opisie zamówienia. 3) Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie usługi transportowej do przewozu osób (15 osób) wraz z kierowcą. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie: sali szkoleniowej, bazy noclegowej, usługi restauracyjnej, usługi wynajęcia busa do przewozu osób wraz z kierowcą, niezbędnej do przeprowadzenia ww. przedsięwzięcia. 1) Termin spotkania: 29 - 30.10.2015 r. 2) Liczba osób: max. 48 osób. 3) Miejsce realizacji usługi: obiekt położony w miejscowości na terenie jednego z powiatów: kamieńskiego, gryfickiego, kołobrzeskiego, koszalińskiego (z wyłączeniem miasta Koszalina) o dobrej komunikacji - możliwość dojazdu pociągiem, busem lub innymi dostępnymi środkami komunikacji publicznej. 4) Uczestnicy spotkania: przedstawiciele publicznych służb zatrudnienia z terenu województwa zachodniopomorskiego tj. pracownicy powiatowych urzędów pracy z województwa zachodniopomorskiego oraz Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie. Spotkanie organizowane jest w ramach realizacji porozumienia pn. Umowa Partnerstwa Lokalnego Na Rzecz Badań Rynku Pracy, zawartego pomiędzy Wojewódzkim Urzędem Pracy w Szczecinie, a Powiatowymi Urzędami Pracy z terenu naszego województwa, mającego na celu monitorowanie procesów społeczno-gospodarczych w powiatach województwa zachodniopomorskiego. 5) Ogólne wymagania wobec obiektu: Wykonawca zaproponuje obiekt o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) w przypadku hotelu lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowemu w przypadku obiektów innych niż hotel, dla max. 48 osób. Obiekt musi posiadać salę szkoleniową: a) 1 dużą, przestronną salę szkoleniową (na min.38 osób), wyposażoną w: - klimatyzację - temperatura pokojowa, - odpowiednie oświetlenie drzwi zabezpieczające przed hałasem z zewnątrz, - sprzęt multimedialny do prezentacji: rzutnik multimedialny, biały ekran lub ściana, - dostęp do Internetu na terenie całego obiektu oraz dostęp do drukarki lub/i ksero. - flipchart z papierem i mazakami, - tablicę suchościeralną, - stoły ustawione w kształcie litery U, - w przypadku sali o dużym naświetleniu słonecznym w godzinach organizacji spotkania w oknach sali powinny być zainstalowane rolety, - nie dopuszcza się wykorzystania sali restauracyjnych, pokoi hotelowych oraz innych pomieszczeń nie przystosowanych do celów przeprowadzenia spotkania, b) sala musi zapewnić grupie max. 48 - osobowej swobodną pracę. Obiekt musi posiadać bazę noclegową: c) pokoje hotelowe muszą zostać udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 10.00 do godziny 15.00 ostatniego dnia pobytu, d) przy obiekcie musi znajdować się bezpłatny parking dla uczestników spotkania dla min. 15 samochodów osobowych lub cena powinna obejmować opłatę za miejsca parkingowe, e) zakwaterowanie w 19 pokojach dwuosobowych, wyposażonych w oddzielne łóżka, łazienki (toaleta, umywalka, prysznic lub wanna), f) zakwaterowanie w 10 pokojach jednoosobowych, wyposażonych w łazienki (toaleta, umywalka, prysznic lub wanna), g) wynagrodzenie za dodatkowe usługi świadczone przez Wykonawcę w ramach usługi hotelarskiej na rzecz uczestników spotkania, w szczególności koszty korzystania z bufetu znajdującego się w pokojach hotelowych (minibar), koszty telekomunikacyjne, koszty pralni, będą ponoszone bezpośrednio przez uczestników spotkania o czym zostaną oni powiadomieni przez Zamawiającego. Usługa restauracyjna: h) 1 śniadanie dla określonej w danym terminie liczby osób w formie szwedzkiego stołu, w zależności od oferty hotelu, i) 2 obiady dla określonej w danym terminie liczby osób: obiad dwudaniowy, w tym zupa (nie mniej niż 250 ml na osobę) oraz danie główne mięsne lub rybne, ziemniaki/kasza/makaron/frytki wraz z zestawem minimum dwóch surówek/sałatek, napoje zimne (sok owocowy i woda - nie mniej niż 0,2 l na osobę), j) 1 kolacja w formie szwedzkiego stołu dla określonej w danym terminie liczby osób: (przystawka, dania główne - danie mięsne i bezmięsne, zimne przekąski, zestaw sałatek, bukiet serów oraz wędlin, inne dodatki, soki owocowe min. 3 rodzaje, herbata, kawa, ciasto min 3 rodzaje, owoce min. 3 rodzaje), k) 2 przerwy kawowe dla określonej w danym terminie liczby osób - 1 przerwa kawowa -poczęstunek powitalny w pierwszym dniu, 1 przerwa kawowa w ciągu drugiego dnia: zestaw herbat czarnych i owocowych w saszetkach (min. dwie saszetki na osobę) oraz kawa, podane w termosach konferencyjnych (nie mniej niż 200 ml na osobę), cukier w cukiernicy, cytryna pokrojona w plasterki (nie mniej niż ? na osobę), mleko serwowane w dzbankach, woda mineralna gazowana i niegazowana, dwa rodzaje soków (nie mniej niż 0,2 l każdego napoju na osobę), serwowane w dzbankach, ciasto świeże (min.3 kawałki na osobę), ciasteczka (min. 3 sztuki na osobę), owoce (nie mniej niż 150 g na osobę). Zamawiający wymaga aby cały poczęstunek przeznaczony na przerwę kawową był serwowany wewnątrz sali, w której będzie odbywało się spotkanie i będzie on dostępny podczas trwania całego spotkania. Wykonawca zapewni uczestnikom spotkania salę szkoleniową, miejsca noclegowe, usługi restauracyjne, zgodnie z poniższym planem: Dzień pierwszy: 29.10.2015 r. 10.00 - przyjazd i zakwaterowanie uczestników 10.45 - 11.00 poczęstunek powitalny 11.00 - 14.00 zajęcia 14.00 - 15.30 obiad 15.30 - 17.30 zajęcia 19.00 - kolacja Dzień drugi: 30.10.2015 r. 08.00 - 09.00 śniadanie 09.00 - 11.00 zajęcia 11.00. - 11.15 przerwa kawowa 11.15 - 14.15 zajęcia 14.15 - 15.00 obiad i wyjazd uczestników Zakwaterowanie uczestników, udostępnienie sali szkoleniowej oraz sali restauracyjnej będzie miało miejsce w jednym budynku. Wymagania dotyczące kalkulacji i rozliczenia usługi. a) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników maksymalnie o 10 osób w stosunku do maksymalnej ilości osób; b) Zamawiający zastrzega sobie możliwość do zmniejszeniu liczby uczestników korzystających z noclegu w ramach usługi (nie więcej jednak niż 5 osób) w stosunku do maksymalnej ilości osób; c) Zamawiający najpóźniej na 4 dni przed planowaną usługą poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, w tym o osobach korzystających i nie korzystających z zakwaterowania. Usługa transportowa Wykonawca zarezerwuje busa wraz z kierowcą na potrzeby przewozu uczestników spotkania. Rezerwacja busa dotyczy 15 miejsc siedzących. Przewóz osób na trasie: Dojazd: Szczecin - Miejsce organizacji spotkania w dniu 29.10.2015 r. Wyjazd ze Szczecina do miejsca docelowego godz. 07.45 Powrót: Miejsce organizacji spotkania - Szczecin w dniu 30.10.2015 r. Wyjazd z miejsca docelowego do Szczecina godz. 15.00 Miejscem wyjazdu/powrotu jest siedziba Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie, ul. Mickiewicza 41..

II.1.5)

przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.10.00.00-1, 55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3, 60.17.00.00-0.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 30.10.2015.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Nie dotyczy

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający żąda następujących dokumentów: Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem oświadczenia stanowiącym Formularz nr 2 do SIWZ. Zamawiający dokona oceny spełniania tych warunków zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach i o świadczeniach wymaganych w specyfikacji.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający żąda następujących dokumentów: -wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał minimum 2 usługi, polegające na zorganizowaniu szkolenia i lub/ konferencji i/lub seminarium dla grupy min. 40 osób o wartości nie mniejszej niż 8 000 zł. brutto każda wraz z załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. W celu potwierdzenia spełniania niniejszego warunku Wykonawcy zobowiązani są przedłożyć wykaz wykonanych usług sporządzony wg propozycji stanowiącej Formularz nr 4 do SIWZ. Zamawiający dokona oceny spełniania tych warunków zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach i o świadczeniach wymaganych w specyfikacji.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający żąda następujących dokumentów: Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem oświadczenia stanowiącym Formularz nr 2 do SIWZ. Zamawiający dokona oceny spełniania tych warunków zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach i o świadczeniach wymaganych w specyfikacji.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający żąda następujących dokumentów: Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem oświadczenia stanowiącym Formularz nr 2 do SIWZ. Zamawiający dokona oceny spełniania tych warunków zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach i o świadczeniach wymaganych w specyfikacji.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający żąda następujących dokumentów: Oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z wzorem oświadczenia stanowiącym Formularz nr 2 do SIWZ. Zamawiający dokona oceny spełniania tych warunków zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie informacji zawartych w dostarczonych dokumentach i o świadczeniach wymaganych w specyfikacji.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

• wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY, USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

• inne dokumenty

  Formularz nr 1 - Oferta cenowa Formularz nr 2 - Oświadczenie o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Formularz nr 3 - Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia określonych w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Formularz nr 4 - Wykaz wykonanych usług Formularz nr 5 - Wykaz dodatkowych usług potwierdzających doświadczenie Formularz nr 6 - Opis zaoferowanego obiektu aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. W przypadku składania oferty wspólnej ww. dokument składa każdy z Wykonawców składających ofertę wspólną. Pełnomocnictwa osób podpisujących ofertę do podejmowania zobowiązań w imieniu firmy składającej ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów. Tylko w sytuacjach określonych w Części II w Rozdziale I pkt 1.5 lub w przypadku składania oferty wspólnej. Zobowiązanie innych podmiotów do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów - jeśli dotyczy. Lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej - jeżeli dotyczy.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz inne kryteria związane z przedmiotem zamówienia:

• 1 - Cena - 80
• 2 - Dodatkowe doświadczenie Wykonawcy - 20

IV.2.2)

przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna, adres strony, na której będzie prowadzona:

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający przewiduje możliwość zmian istotnych postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia, co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: Zmiana będąca następstwem okoliczności leżących po stronie Zamawiającego: Zmiana terminu realizacji przedmiotu umowy spowodowana: przedłużającymi się czynnościami prowadzącymi do wyboru najkorzystniejszej oferty w przedmiotowym postępowaniu, trudnościami w skompletowaniu minimalnej liczby uczestników, wystąpieniem okoliczności utrudniających terminową realizację przedmiotu zamówienia (np. zmiana zaoferowanego obiektu). Zmiany będące następstwem okoliczności leżących po stronie Wykonawcy Zmiana zaoferowanego obiektu o którym mowa w Formularzu nr 6 do SIWZ. spowodowana czynnikami niezależnymi od Wykonawcy. W przypadku wystąpienia okoliczności wymienionej w pkt 13. 9.: ppkt I.1., termin realizacji umowy może ulec zmianie o czas nie dłuższy jednak niż okres trwania zaistniałych okoliczności powodujących konieczność dokonania zmiany, ppkt II.1. gdy realizacja usługi nie będzie mogła zostać zrealizowana, Wykonawca będzie musiał przedłożyć niezwłocznie stosowne zaświadczenie oraz propozycję innego obiektu, który spełniać będzie takie same wymagania. Wraz z propozycją Wykonawca będzie musiał złożyć wszelkie niezbędne dokumenty wskazane w SIWZ.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.wup.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie ul. A. Mickiewicza 41 70-383 Szczecin, pok. 037.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
06.10.2015 godzina 11:00, miejsce: Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie ul. A. Mickiewicza 41 70-383 Szczecin, kancelaria, pok. 06.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie