Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji konferencji Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji konferencji Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich. Wykonawca zapewni organizację konferencji Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich (AFROW) w terminie od dnia 8 marca 2013 r. do dnia 9 marca 2013 r., odbywającej się w sali CK2 Targów Kielce, ul. Zakładowa 1, 25-672 Kielce w dniu 8 marca 2013 r. oraz w sali Hotelu Świętokrzyski ul. Słowackiego 1, 26-130 Suchedniów w dniu 9 marca 2013 r. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Obsługi, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją konferencji. W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację konferencji Akademickie Forum Rozwoju Obszarów Wiejskich (AFROW), b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny, c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura zamawiającemu i uczestnikom konferencji, Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. Czas odpowiedzi na zapytanie e-mailowe nie może przekroczyć 2 dni roboczych. Podstawowym zadaniem Biura jest zapewnienie: 1. Wyżywienia dla maksymalnie 150 uczestników, zgodnie z programem konferencji (załącznik nr 6 do SIWZ), w tym: w dniu 8 marca 2013 r.: - obiad dla maksymalnie 150 uczestników, składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie), gotowane jarzyny i surówki, napój zimny i gorący, - przerwa kawowa: kawa, herbata, dodatki: cukier, mleko, cytryna, mix ciasteczek kruchych, - kolacja dla maksymalnie 150 uczestników. Sala Centrum Konferencyjnego CK2 Targów Kielce ul. Zakładowa 1, 25-672 Kielce. w dniu 9 marca 2013 r.: - obiad dla maksymalnie 150 uczestników, składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupa i drugie danie (do wyboru dwa rodzaje mięs i danie wegetariańskie), gotowane jarzyny i surówki, napój zimny i gorący, - przerwa kawowa: kawa, herbata, dodatki: cukier, mleko, cytryna, mix ciasteczek kruchych. Sala konferencyjna Hotelu Świętokrzyski ul. Słowackiego 1, 26-130 Suchedniów. 2. Zakwaterowania wraz ze śniadaniem, dla maksymalnie 50 uczestników, w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, w pokojach 2-osobowych, z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w terminie od dnia 8 marca 2013 r. do dnia 9 marca 2013 r. w granicach administracyjnych miasta Kielce. 3. Transportu maksymalnie 50 uczestników konferencji z sali konferencyjnej CK 2 Targów Kielce ul. Zakładowa 1, 25-672 Kielce) do miejsca zakwaterowania w dniu 8 marca 2013 r. o godz. 20:00 oraz z miejsca zakwaterowania do sali konferencyjnej Hotelu Świętokrzyski ul. Słowackiego 1, 26-130 Suchedniów w dniu 9 marca 2013 o godz. 9:00. 4. Opracowanie merytoryczne materiałów konferencyjnych (150 kompletów) i ich dystrybucji, podczas pierwszego i drugiego dnia konferencji, wśród wszystkich uczestników konferencji, w tym: - teczka kartonowa 150 szt. (format A4, karton, zapinane gumką), - notatnik 150 szt. (format A5, papier offset 70-80g/m2 biały w kratkę, min. 50 kartek), - opracowanie merytoryczne, redakcyjne i wydruk kolorowy (min. 5 str.) skrótów wykładów przygotowanych w związku z konferencją - 150 szt. Wszelkie materiały konferencyjne zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w załączniku nr 7 do SIWZ. 5. Naboru 150 uczestników konferencji spośród młodych rolników do 40 lat, uczniów szkół rolniczych, studentów uczelni wyższych, przedstawicieli instytucji rolniczych oraz około rolniczych i organizacji działających na rzecz młodzieży na obszarach wiejskich z terenu całej Polski. 6. Co najmniej 3 wykładowców z wykształceniem wyższym i minimum 3-letnim doświadczeniem adekwatnym do zakresu tematycznego wykładów zgodnie z programem konferencji (załącznik nr 6 do SIWZ). Wszelkie materiały wytworzone na potrzeby niniejszego zamówienia, w szczególności prezentacje lub treści, abstrakty, konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 7 do SIWZ.