Wybór kadry zarządzającej do realizacji Projektu pn.: Kompleksowe wsparcie szkół i przedszkoli w Powiecie Świeckim - szansą na sukces edukacyjny

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest Wybór kadry zarządzającej do realizacji Projektu pn. Kompleksowe wsparcie szkół i przedszkoli w Powiecie Świeckim - szansą na sukces edukacyjny, który realizowany będzie w okresie od 15.08.2013r. do 31.07.2015r. 2. W ramach Projektu realizowane będą następujące zadania: 1) przeprowadzenie pełnego cyklu doskonalenia w każdej szkole/przedszkolu w oparciu o dwie oferty doskonalenia na terenie Powiatu Świeckiego; 2) opracowanie i monitorowanie Powiatowego Programu Wspomagania; 3) utworzenie czterech tematycznie różnych sieci współpracy i samokształcenia. 3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1) Zamówienie zostało podzielone na trzy części: Część 1: Wybór Kierownika Projektu Część 2: Wybór Asystenta Kierownika Projektu Część 3: Wybór Asystenta do spraw monitoringu i ewaluacji 2) Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę na realizację wszystkich części bądź ofertę częściową na wybrane stanowisko; 3) Zamawiający dokona oceny ofert oddzielnie na każdą część przedmiotu zamówienia. 4) Część 1: Kierownik Projektu Obowiązki Kierownika Projektu w szczególności obejmują: a) realizację Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie; b) nadzór nad zgodnością prowadzonych działań z zapisami zawartymi we wniosku aplikacyjnym, w tym budżetem i harmonogramem; c) kierowanie wykonaniem Projektu w formie nadzoru merytorycznego i technicznego (organizacyjnego); d) podejmowanie decyzji operacyjnych, eliminowanie ryzyka nieosiągnięcia założonych celów; e) kierowanie, organizowanie i nadzorowanie pracą Kadry Zarządzającej oraz współpraca z jednostkami biorącymi udział w Projekcie; f) współpracę z opiekunem Projektu z ramienia Instytucji Pośredniczącej II stopnia (IP2 - ORE w Warszawie); g) działania informacyjno- promocyjne zgodne z wytycznymi dotyczącymi oznakowania Projektów w ramach POKL; h) opracowanie szczegółowych harmonogramów realizacji Projektu w szkołach/przedszkolach, zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym; i) dokonywanie kontroli realizacji zadań przewidzianych w Projekcie; j) współpracę z Powiatowym Zespołem Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Świeciu na etapie przygotowania, sporządzania i przekazywania dokumentacji umożliwiającej rozliczenie rzeczowe i finansowe etapów Projektu; k) dokonywanie pomiaru wartości wskaźników oraz produktów Projektu; l) bieżący monitoring postępu rzeczowego i finansowego Projektu, analiza ryzyka i podejmowanie działań mających na celu wyeliminowanie wszelkich nieprawidłowości oraz reagowanie na zagrożenia w trakcie realizacji Projektu; m) przygotowywanie dokumentacji i udział podczas kontroli prowadzonych przez upoważnione organy kontroli; n) stosowanie się do zapisów Regulaminu w sprawie realizacji Projektu Kompleksowe wsparcie szkół i przedszkoli w Powiecie Świeckim - szansą na sukces edukacyjny, wdrażanego w ramach Działania 3.5 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki przyjętego Uchwałą nr XXVIII/183/13 Rady Powiatu Świeckiego z dnia 26 czerwca 2013; o) przeprowadzenie rekrutacji szkół/przedszkoli, uczestników/uczestniczek sieci współpracy, weryfikacja Formularzy Zgłoszeniowych, wyłonienie Grupy docelowej Projektu zgodnie z Regulaminem realizacji Projektu; p) nadzór nad rekrutacją uczestników/uczestniczek procesu doskonalenia w szkołach/przedszkolach; q) nadzorowanie bieżących postępów w realizacji Projektu i przygotowywanie wymaganych sprawozdań merytorycznych; r) nadzór i doradztwo w zakresie zgodności realizacji Projektu z aktualnymi wytycznymi i dokumentami obowiązującymi w Projektach EFS-POKL; s) utrzymywanie kontaktów z IP2 - opracowywanie i przekazywanie IP2 wymaganych dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu, t) weryfikowanie i zatwierdzanie dokumentów, które powstały w Projekcie, pod względem merytorycznym, u) przygotowanie części merytorycznej i zatwierdzenia kompletności i prawidłowości wypełniania części finansowej oraz składania wniosków o płatność w formie elektronicznej w aktualnym Generatorze Wniosków oraz w formie papierowej - tożsamej z wersją elektroniczną, wraz z obowiązującymi załącznikami, v) nadzór nad terminowością i prawidłowością prowadzenia, przechowywania i archiwizowania dokumentacji Projektu; w) wyłanianie ekspertów na warsztaty i spotkania w ramach doskonalenia nauczycieli oraz prac sieci i samokształcenia x) nadzór i przeprowadzanie kontroli nad pracą Szkolnych Organizatorów Rozwoju Edukacji; y) nadzór i przeprowadzanie kontroli nad pracą Koordynatorów Sieci Współpracy i Samokształcenia; z) nadzór nad terminowością i prawidłowością opracowania Powiatowego Programu Wspomagania; aa) dbanie o działania Promocyjne Projektu; bb) współpraca z organami prowadzącymi oraz dyrektorami szkół i przedszkoli biorących udział w Projekcie; cc) organizację pracy Biura Projektu; dd) organizowanie spotkań Kadry Zarządzającej w zakresie zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu; ee) organizowanie spotkań z SORE, Koordynatorami Sieci oraz osobą odpowiedzialną za opracowanie PPW; ff) przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych w projekcie, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.); gg) monitorowanie przepływu uczestników w Projekcie i nadzór nad prawidłowym stosowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, tworzenie bazy PEFS; hh) inne zadania wynikające z dokumentów programowych, umów i porozumień, związane z prawidłowym przebiegiem realizacji Projektu; ii) zachowanie w tajemnicy wszelkich danych, do których będzie miał dostęp w związku z realizacją zamówienia. 5) Część 2: Asystent Kierownika Projektu Obowiązki asystenta Kierownika Projektu w szczególności obejmują: a) prowadzenie spraw administracyjno - biurowych związanych z obsługą Projektu; b) bieżące przekazywanie osobom zaangażowanych w realizacje Projektu ustaleń Kierownika Projektu; c) przygotowywanie i aktualizacja niezbędnych załączników do umowy o dofinansowanie zgodnie z wymogami IP2 (ORE w Warszawie), w tym w przypadku wprowadzenia zmian we wniosku aplikacyjnym i aneksowania umowy; d) opracowywanie wszystkich wzorów dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji Projektu oraz oznakowanie ich zgodnie z wytycznymi POKL; e) sporządzanie protokołów ze spotkań Grupy Zarządzającej; f) opracowywanie projektów materiałów promujących realizację Projektu; g) działania informacyjno-promocyjne; h) udostępnianie dokumentacji związanej z realizacją Projektu upoważnionym organom kontroli i udzielanie wyjaśnień; i) prowadzenie i obsługa obiegu korespondencji związanej z Projektem; j) opisywanie pod względem merytorycznym dokumentów związanych z wydatkami Projektu; k) opracowywanie i przekazywanie IP2 wymaganych dokumentów związanych z realizacją Projektu; l) przekazywanie z odpowiednim wyprzedzeniem informacji na wyznaczony adres e-mail o planowanych zajęciach, warsztatach, kursach itp., m) stosowanie się do zapisów Regulaminu w sprawie realizacji Projektu Kompleksowe wsparcie szkół i przedszkoli w Powiecie Świeckim - szansą na sukces edukacyjny, wdrażanego w ramach Działania 3.5 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki przyjętego Uchwałą nr XXVIII/183/13 Rady Powiatu Świeckiego z dnia 26 czerwca 2013; n) weryfikacji Formularzy Zgłoszeniowych, Deklaracji Uczestnictwa pod kontem spełniania kryteriów obligatoryjnych i fakultatywnych; o) kontrolę merytoryczną dokumentacji związanej z realizacją Projektu w szkołach/przedszkolach; p) przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych w projekcie, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.); q) udostępnianie niezbędnej dokumentacji osobom zaangażowanym w realizację Projektu, r) raportowanie Kierownikowi Projektu o przebiegu realizacji Projektu oraz o zagrożeniach mogących mieć wpływ na jego wynik; s) archiwizowanie dokumentacji Projektu zgodnie z prawem i założeniami PO KL; t) wykonywanie poleceń Kierownika Projektu dotyczących prawidłowej realizacji Projektu; u) inne zadania wynikające z dokumentów programowych, umów i porozumień, związane z prawidłowym przebiegiem realizacji Projektu; v) zachowanie w tajemnicy wszelkich danych, do których będzie miał dostęp w związku z realizacją zamówienia. 6) Część 3: Asystent do spraw monitoringu i ewaluacji Obowiązki: Asystenta do spraw monitoringu i ewaluacji w szczególności obejmują: a) współpraca z Kierownikiem Projektu b) gromadzenia dokumentacji dot. monitoringu całego Projektu, c) przeprowadzeniu pomiaru wskaźników realizacji celów (prowadzenie rejestrów, opracowywanie ankiet ewaluacyjnych, monitorowanie obecności uczestników w procesie doskonalenia oraz sieci współpracy i samokształcenia), d) monitorowanie proces rekrutacji i działań promocyjnych, e) stosowanie się do zapisów Regulaminu w sprawie realizacji Projektu Kompleksowe wsparcie szkół i przedszkoli w Powiecie Świeckim - szansą na sukces edukacyjny, wdrażanego w ramach Działania 3.5 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki przyjętego Uchwałą nr XXVIII/183/13 Rady Powiatu Świeckiego z dnia 26 czerwca 2013; f) działania logistyczne - organizacja miejsc spotkań, wykładów, warsztatów, konsultacji, zakupy materiałów biurowych, art. spożywczych na poczęstunki, celem zapewnienia bezkolizyjnej realizacji Projektu; g) przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych w projekcie, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.); h) wykonywanie poleceń Kierownika Projektu dotyczących prawidłowej realizacji Projektu; i) inne zadania wynikające z dokumentów programowych, umów i porozumień, związane z prawidłowym przebiegiem realizacji Projektu; j) zachowanie w tajemnicy wszelkich danych, do których będzie miał dostęp w związku z realizacją zamówienia