świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 12. Krajowych warsztatów szkoleniowo-organizacyjnych Polskiego FADN

Warszawa: świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 12. Krajowych warsztatów szkoleniowo-organizacyjnych Polskiego FADN


Numer ogłoszenia: 115831 - 2014; data zamieszczenia: 29.05.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej Państwowy Instytut Badawczy , ul. Świętokrzyska 20, 00-002 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 50 54 444, faks 022 8271960.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.ierigz.waw.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: państwowy instytut badawczy.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych dla uczestników 12. Krajowych warsztatów szkoleniowo-organizacyjnych Polskiego FADN.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej (z dostępem do Internetu) dla łącznie 125 uczestników warsztatów szkoleniowo - organizacyjnych Polskiego FADN. 3.1.1. Miejsce świadczenia usług - hotel położony poza granicami administracyjnymi Warszawy, ale w bezpośredniej odległości nie większej niż 60 km w linii prostej od centrum Warszawy. Odległość mierzona przy pomocy narzędzi dostępnych na stronie www.dystans.org . 3.1.2. Hotel oraz pełny zakres świadczonych usług powinien odpowiadać standardowi nie mniejszemu niż określony dla hoteli zaszeregowanych dla kategorii *** (trzy gwiazdki) zgodnie z rozporządzeniem w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie. Zamawiający nie żąda posiadania kategoryzacji. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w pomieszczeniach, w których będą odbywały się posiedzenia. 3.1.3. Organizowane przez Instytut warsztaty mogą odbyć się w dniach 15 - 18 września 2014 r. lub 22 - 25 września 2014 r. (zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie Zamawiającego). poniedziałek ) od podania obiadu i zakończą ostatniego dnia (18 lub 25 Warsztaty rozpoczną się pierwszego dnia pobytu (15 lub 22 września - września - czwartek) pobytu po podaniu obiadu. 3.1.4. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia warsztatów i nie będzie mniejsza niż 90 osób. 3.1.5. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z Formularzem cenowym - Załącznikiem Nr 6 do SIWZ zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników warsztatów, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem warsztatów. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. 3.1.6. Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo dochodzenia roszczeń z tytułu zmiany ilości uczestników warsztatów, o ile Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 5 dni kalendarzowych przed datą rozpoczęcia warsztatów. 3.2. Zakwaterowanie: 3.2.1. Wykonawca zapewni noclegi w poszczególnych dniach: a) poniedziałek/wtorek - 26 pokoi 1-osobowych, 43 pokoje 2 osobowe z pojedynczymi łóżkami, b) wtorek/ środa - 39 pokoi 1 osobowych, 43 pokoje 2 osobowe z pojedynczymi łóżkami, c) środa/czwartek - 8 pokoi 1 osobowych, 41 pokoi 2 osobowych z pojedynczymi łóżkami. 3.2.2. Przez cały okres trwania warsztatów tj. z 3 noclegów korzystało będzie 90 osób. 3.2.3. Pokoje hotelowe (nie mogą być to domki typu bungalowy, fińskie) muszą być dostępne dla uczestników warsztatów w pierwszym dniu pobytu (poniedziałek) od godz. 11:00 i do godz. 16:00 w ostatnim dniu pobytu (czwartek). 3.3. Wyżywienie: 3.3.1. Wykonawca zapewni: a) śniadania - standardowy szwedzki stół: - dla 112 osób w drugim dniu pobytu (wtorek), - dla 125 osób w trzecim dniu pobytu (środa), - dla 90 osób w czwartym dniu pobytu (czwartek), b) poniedziałek - obiad dla 101 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół, c) wtorek - obiad dla 125 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół, d) środa i czwartek - obiad dla 90 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół, e) poniedziałek - kolacja dla 112 osób - standardowy stół szwedzki, f) wtorek - kolacja wspólna dla 125 osób - w max. cenie do 110,00 zł/osobę -dwa dania ciepłe, półmiski: wędlin, rybne, serów twardych i sałatek, ciasta i owoce, zimne napoje (gazowane i niegazowane), kawa i herbata wg życzenia oraz lampka wina na osobę (250 ml), kolacja serwowana na stół, godzina rozpoczęcia kolacji 19:00, godzina zakończenia 24:00, podczas kolacji Wykonawca zapewni muzykę mechaniczną, g) środa - kolacja dla 90 osób - standardowy stół szwedzki, h) 6 serwisów kawowych dla 125 osób -świeżo parzona, gorąca kawa (mleczko lub śmietanka do kawy), gorąca woda (wrzątek), herbata w torebkach jednorazowych, cytryna, cukier, mleko do kawy, woda z cytryną w dzbankach, soki owocowe, ciasta: drożdżowe, serniki, piaskowiec, szarlotka. W poniedziałek i w czwartek po jednym serwisie, a we wtorek i środę po dwa serwisy - przed i po południu. Wykonawca zapewni taką ilość termosów z wrzątkiem, aby w czasie przerw nie tworzyły się kolejki, i) codziennie podczas zajęć rannych i popołudniowych Wykonawca zapewni wodę mineralną dla wszystkich uczestników warsztatów (gazowana i niegazowana w butelkach o poj. 0,5 litra - łącznie ok. 620 butelek), woda i szklanki ustawione na stołach konferencyjnych, j) posiłki muszą być wykonane z naturalnych produktów, metodą tradycyjną bez użycia produktów typu instant lub produktów gotowych typu pierogi mrożone, klopsy, gołąbki, itp., k) dania i napoje muszą być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami, l) zapewnienie dekoracji stołów, m) Wykonawca, z którym zostanie podpisana umowa zobowiązany będzie do przedstawienia Zamawiającemu trzech propozycji menu do akceptacji, nie później niż na czternaście dni roboczych przed rozpoczęciem warsztatów. 3.4. Sala konferencyjna: 3.4.1. Wykonawca zapewni (do wykorzystania przez wszystkie dni trwania warsztatów) jedną dużą salę konferencyjną klimatyzowaną, bez kolumn, minimum 3,20 m wysokości - na 125 osób, wyposażoną w stoły i krzesła w ustawieniu szkolnym (w tym stół dla 4 osób w prezydium, przy którym będzie gniazdo zasilające). Stół prezydialny musi być widoczny dla wszystkich uczestników konferencji. Nagłośnienie sali musi być z możliwością podłączenia systemu rejestracji dźwięku (dyktafon cyfrowy) Zamawiającego poprzez kabel audio 3,5 mm. 3.4.2. Wykonawca zapewni ekran do rzutnika (rzutnik na czas warsztatów dostarczy Zamawiający) dostosowany wymiarami do wielkości sali, ustawienia stolików i odległości zarówno do najbliżej jak i do najdalej siedzących uczestników warsztatów, w taki sposób, aby zapewnić właściwą (dobrą) widoczność całego ekranu. Minimalne wymiary ekranu: szerokość 3 m, wysokość 2,5 m. Dolna krawędź ekranu powinna być na wysokości co najmniej 0,8 metra od podłogi. 3.4.3. Wykonawca zapewni w sali konferencyjnej miejsce z widokiem na ekran do ustawienia dwóch kabin służących do tłumaczeń symultanicznych. 3.4.4. Wykonawca zapewni bezpłatny przewodowy dostęp do Internetu, flipchart oraz serwis techniczny na czas trwania warsztatów. 3.4.5. Wykonawca zapewni estetyczny wygląd sali konferencyjnej. 3.4.6. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym niezakłócony przebieg warsztatów, tj. nie powinna graniczyć z zapleczem kuchennym, socjalnym lub remontowanymi w tym czasie pomieszczeniami. 3.4.7. Ewentualna organizacja w tym samym terminie innych spotkań/konferencji musi wykluczać możliwość wzajemnego zakłócania przebiegu spotkań. Wymaga się aby w takim przypadku zostały wyznaczone odpowiednie strefy zajmowane przez uczestników poszczególnych konferencji. 3.5. Inne warunki: a) Wykonawca zapewni miejsce w pobliżu dużej sali konferencyjnej wyposażone w stół i dwa krzesła, w którym będzie można zorganizować recepcję (sekretariat) na czas trwania konferencji. b) Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe na parkingu hotelowym dla min. 30 samochodów osobowych. c) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia do każdego pokoju listu informującego uczestników warsztatów o usługach dodatkowych, nie przewidzianych przez organizatora, z których uczestnicy mogą korzystać wyłącznie na własny koszt. Uczestnik warsztatów za usługi dodatkowe zobowiązany jest do uiszczenia opłaty samodzielnie. 3.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo przed dokonaniem wyboru oferty najkorzystniejszej do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami, celem zweryfikowania zaoferowanego obiektu pod kątem wymagań zawartych w SIWZ..

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w dniach: 4.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Inne wymagane oświadczenia i dokumenty: a) w przypadku, gdy wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo, o którym mowa w pkt 8.1 SIWZ, b) w przypadku gdy ofertę składają wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia pełnomocnictwa do reprezentowania ich w postępowaniu. c) oryginał pisemnego zobowiązania, o którym mowa w pkt 7.2. SIWZ, d) wypełniony i podpisany formularz cenowy - załącznik nr 6 do SIWZ, e) Oświadczenie Wykonawcy z art. 22 ust.1 ustawy Pzp- załącznik nr 2 do SIWZ.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.ierigz.waw.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej -PIB ul. Świętokrzyska 20, 00-002 Warszawa pokój 115.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
06.06.2014 godzina 10:00, miejsce: Instytut Ekonomiki Rolnictwa i Gospodarki Żywnościowej -PIB ul. Świętokrzyska 20, 00-002 Warszawa pokój 212.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie